Воронка для тендеров и госзакупок в Битрикс24: стадии, сроки и документы

Воронка для тендеров в Битрикс24 — это отдельная воронка сделок, в которой каждая закупка проходит свои стадии от мониторинга до исполнения контракта, а у карточки есть поля для сроков и документов. Она отделяет закупки от обычных продаж, показывает руководителю, на каком этапе застряла заявка, и напоминает о дедлайнах роботами. Настройка занимает несколько дней, а не недель.

Типичная картина выглядит так. Тендерный специалист находит закупку на портале, пересылает ссылку коллеге в мессенджере, документы лежат в трёх папках, а срок подачи записан в личном календаре. Когда специалист болеет или увольняется, заявку приходится собирать с нуля. Руководитель при этом спрашивает, сколько закупок в работе и какова доля побед, и получает ответ только после недели выгрузок в Excel.

Зачем тендерам отдельная воронка, а не общая?

Тендеры нужно вести в отдельной воронке, потому что у них другой жизненный цикл: сроки диктует заказчик, а не менеджер, а результат определяется пакетом документов и ценой, а не серией переговоров. В общей воронке закупка выглядит как обычная сделка и тонет среди текущей работы.

Воронка в Битрикс24 — это набор стадий, через которые проходит сделка, причём для каждой воронки можно настроить собственные стадии, права доступа и вид карточки. Это следует из справки Битрикс24 о воронках продаж, где как раз приводится пример разделения направлений, например B2B и B2C. Закупки подходят под это описание полностью: у них свои этапы, свои исполнители и своя отчётность.

Есть и аргумент из статистики. Если тендерные заявки лежат вместе с розничными лидами, конверсия из заявки в выигрыш размывается и перестаёт что-либо значить. В отдельной воронке цифры честные: сколько закупок нашли, сколько отобрали, сколько подали и сколько выиграли.

Для Казахстана есть ещё один практический довод. С 1 января 2025 года закупки регулирует Закон «О государственных закупках» от 1 июля 2024 года № 106-VIII ЗРК, о чём сообщал портал gov.kz. Когда правила меняются, удобнее иметь одну воронку, где стадии и поля можно поправить за час, чем перестраивать привычки команды в общем потоке сделок. Конкретные сроки и требования по каждой процедуре сверяйте с самим законом и документацией заказчика, в воронку они попадают как поля и задачи.

На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего видим одну и ту же ошибку: тендерами занимается один сотрудник, а вся «система» живёт в его голове и в его почте. Воронка переносит эти знания из головы одного человека в общий процесс, который видит вся команда.

Какие стадии нужны воронке тендеров?

Воронке тендеров нужно от шести до девяти стадий: от мониторинга закупок до исполнения контракта, плюс стадии для проигрыша и отказа от участия. Меньше — теряется контроль, больше — менеджеры перестают двигать карточки.

Новая воронка в Битрикс24 создаётся с набором стадий по умолчанию, и его можно менять: переименовывать, добавлять через кнопку «+», менять цвет и порядок. Поэтому не нужно строить всё с нуля, достаточно переработать готовую схему. Ниже пример набора стадий, который хорошо работает для поставщика товаров и услуг. Это иллюстрация, а не готовый стандарт: подгоните названия под свою процедуру.

Стадия	Что происходит	Кто отвечает
Найдена закупка	Карточка создана, добавлена ссылка на объявление и срок подачи	Тендерный специалист
Анализ и решение	Проверка требований, расчёт маржи, решение участвовать или нет	Руководитель отдела
Подготовка заявки	Сбор документов, согласование цены, запросы поставщикам	Тендерный специалист
Подано	Заявка отправлена, ожидание результатов	Тендерный специалист
Подведение итогов	Результаты опубликованы, возможны запросы заказчика	Тендерный специалист
Выиграно	Контракт получен, готовится передача в исполнение	Руководитель отдела
Исполнение	Поставка или оказание услуг, закрывающие документы	Менеджер проекта
Проиграно / отказ	Причина фиксируется обязательно	Тендерный специалист

Стадию отказа лучше делить на две причины: «отказались сами» и «проиграли». Это разные потери. В первом случае вы теряете закупки из-за нехватки ресурсов или неподходящих условий, во втором из-за цены или документов. Причина провала выбирается из списка, а не пишется свободным текстом, иначе через полгода анализировать будет нечего.

Какие поля добавить в карточку тендера?

В карточку тендера добавляют поля, которые нужны для решений и контроля: номер и ссылку на закупку, заказчика, способ закупки, сумму, крайний срок подачи, размер обеспечения заявки и итоговый результат. Остальные поля только мешают, ведь каждое обязательное поле замедляет работу.

Минимальный набор пользовательских полей выглядит так:

• Номер закупки и ссылка на объявление. Чтобы любой сотрудник открыл закупку в один клик.
• Заказчик. Лучше связать сделку с компанией в CRM: тогда история закупок одного заказчика собирается автоматически.
• Способ закупки. Список значений, например конкурс, запрос ценовых предложений, закупка из одного источника. Заполняйте его теми названиями, которые встречаются в документации.
• Крайний срок подачи. Поле «Дата и время», с которым работают роботы.
• Сумма закупки и ваша цена. Разница показывает, насколько вы были близки к победе.
• Обеспечение заявки. Сумма и статус: внесено, возвращено, удержано.
• Причина проигрыша. Список, который руководитель пересматривает раз в квартал.

Карточку сделки можно настроить для каждой воронки отдельно, как указано в справке о воронках. Значит, поля тендера не засорят карточки обычных продаж, а менеджеры розницы вообще не увидят лишнего.

Как автоматизировать сроки через роботов?

Сроки в воронке тендеров контролируют роботы: при входе сделки на стадию они сами ставят задачи исполнителям с нужным крайним сроком и предупреждают руководителя. Робот в Битрикс24 — это автоматическое действие, которое срабатывает, когда сделка попадает на выбранную стадию.

По справке Битрикс24 о роботах и триггерах, робот «Поставить задачу» создаёт задачу при входе элемента на стадию, а в самой задаче можно задать описание, участников и крайний срок. Название задачи советуют формировать с данными из карточки, чтобы её было легко найти. Роботы настраиваются в карточке сделки на вкладке «Роботы»: выбираете стадию и добавляете нужное действие.

Вот схема, которая закрывает большинство потерь по срокам. Это пример логики, адаптируйте интервалы под вашу практику:

1. На стадии «Найдена закупка» робот ставит специалисту задачу «Проверить требования и принять решение» со сроком в один рабочий день.
2. На стадии «Подготовка заявки» робот создаёт задачи на сбор документов, расчёт цены и согласование, у каждой свой исполнитель.
3. Если до крайнего срока подачи остаётся мало времени, а сделка всё ещё на стадии подготовки, руководитель получает уведомление.
4. На стадии «Подано» робот закрывает задачи подготовки, которые остались открытыми, и ставит задачу следить за итогами.
5. На стадии «Проиграно» робот требует заполнить причину и запускает задачу на разбор.

Справка также описывает обратную связь: триггер может менять стадию сделки, когда связанная задача переходит в нужный статус, например «Завершена». Для тендеров это удобно: когда специалист закрывает последнюю задачу подготовки, сделка сама переходит на стадию «Подано».

Не стоит включать слишком много роботов в первую неделю. Начните с двух или трёх: задача на проверку, задача на документы и уведомление о близком сроке. Остальное добавляйте, когда команда привыкнет.

Где хранить документы тендера и как их называть?

Документы тендера хранят в карточке сделки или на привязанном к ней диске, а имена файлов делают по единому шаблону: номер закупки, тип документа, версия. Тогда комплект находится за секунды, а не по памяти.

Проще всего договориться о структуре на уровне компании. Один комплект включает документацию заказчика, вашу заявку, ценовое предложение, подтверждающие документы по квалификации и переписку по уточнениям. Для каждого типа документа есть свой префикс в названии файла. Когда в команде двое или трое человек, такая дисциплина окупается за первый месяц, потому что заявки перестают собираться из разрозненных папок.

Отдельно храните то, что нужно в каждой заявке: учредительные документы, справки, сертификаты и лицензии. У каждого документа есть срок действия, и просроченная справка — частая причина отклонения заявки. Заведите в CRM список «Постоянные документы» с датами окончания и роботом, который за месяц до срока ставит задачу на обновление. Так вы не обнаружите просроченный документ в день подачи.

Какие именно документы требуются, определяют документация заказчика и действующее законодательство. Воронка здесь не заменяет юридическую проверку, а даёт место, где комплект собирается, согласуется и хранится.

Как передавать тендер между отделами?

Когда над закупкой работают несколько отделов, сделку переносят между воронками туннелем или роботом «Сменить воронку». Эти механизмы описаны в справке Битрикс24: туннель соединяет стадию одной воронки со стадией другой, а при копировании в новой воронке создаётся копия сделки, оригинал при этом остаётся.

В тендерах это пригодится при выигрыше. Когда контракт получен, сделка из воронки «Тендеры» уходит в воронку исполнения, где работает уже другая команда: логисты, проектный отдел, бухгалтерия. Подробности о настройке есть в справке о туннелях продаж. Если нужно, чтобы тендерная история сохранялась, выбирайте режим копирования, если чтобы воронка тендеров показывала только активные закупки — перемещение.

Какие отчёты нужны руководителю?

Руководителю тендерного направления достаточно пяти показателей: сколько закупок найдено, сколько взято в работу, сколько подано, сколько выиграно и какова сумма выигранных контрактов. Остальное вторично, пока эти цифры не стали привычными.

Из них считаются три главные отношения. Доля участия показывает, сколько найденных закупок вы вообще берёте в работу. Доля побед показывает, сколько поданных заявок выигрывается. Стоимость одной победы получается, если разделить затраты на подготовку на число выигранных контрактов. Затраты вносите в поле карточки: часы специалистов, обеспечение заявки, услуги подрядчиков.

Стандартные средства CRM, такие как канбан и аналитика по воронке, показывают распределение сделок по стадиям и позволяют увидеть, где закупки застревают. Если большинство карточек стоит на стадии «Подготовка заявки», проблема в ресурсах команды. Если много проигрышей с причиной «цена» — вопрос к расчёту маржи. Без причин проигрыша эти выводы делаются на ощупь.

Руководителю собственника бизнеса важна ещё одна вещь: воронка показывает загрузку. Если у одного специалиста десять заявок с близкими сроками, а у второго две, это видно сразу, и работу можно перераспределить до того, как срок сорвётся.

Как выглядит воронка тендеров на примере?

Возьмём иллюстративный пример поставщика офисной техники и расходных материалов, который участвует в закупках бюджетных организаций. Это условная ситуация для понимания механики, а не описание конкретного клиента.

Раньше специалист вёл закупки в таблице, а срок подачи отслеживал по календарю. Три заявки в одну неделю привели к тому, что одна была подана за час до окончания, а в другой не оказалось свежей справки. После перехода на воронку каждая закупка получила карточку с обязательными полями, а роботы начали ставить задачи сразу после решения об участии. Справки с датами окончания вынесли в отдельный список, и обновление стало плановым.

Главное изменение для руководителя состояло в другом. Он стал видеть сразу все закупки в работе на одном экране канбана и мог заранее вмешиваться, если карточка стояла на одной стадии дольше обычного. Решения об участии перестали приниматься в последний день, потому что на анализ у специалиста была отдельная задача со своим сроком.

Какие ошибки чаще всего портят воронку тендеров?

Чаще всего воронку портят три вещи: слишком много обязательных полей, отсутствие причин проигрыша и общий доступ ко всем карточкам без разграничения прав. Каждая из них приводит к тому, что команда возвращается к таблицам.

Первая ошибка — перегруженная карточка. Если специалист должен заполнить двадцать полей, чтобы создать сделку, он будет откладывать это до вечера, а к вечеру забудет. Оставьте обязательными только то, без чего нельзя принять решение об участии: номер, заказчика, срок и сумму. Остальные поля заполняются по мере движения по стадиям, а правило «без цены сделку на стадию «Подано» не двигаем» закрепите в регламенте и проверяйте на еженедельном разборе.

Вторая ошибка — пустая стадия проигрыша. Без причин через полгода у вас будет сотня закрытых карточек и ни одного вывода. Сделайте причину обязательной при переходе на стадию проигрыша и ограничьте её списком: цена, документы, квалификация, срок, технические требования, отказались сами. Список короткий, зато статистика получается пригодной для решений.

Третья ошибка — открытые для всех цены. Информацию о вашей марже и стратегии торгов видят только те, кому она нужна по работе. Права доступа в Битрикс24 настраиваются для каждой воронки отдельно, поэтому тендерную воронку можно закрыть от сотрудников других отделов, а руководителю и тендерной группе оставить полный доступ. Если вы привлекаете внешнего подрядчика для подготовки документов, дайте ему только нужные карточки и не открывайте всю воронку.

Четвёртая ошибка — забытая связь с компанией. Если сделка не привязана к компании-заказчику, история закупок одного заказчика не собирается. Через год вы не сможете ответить, сколько раз участвовали в закупках конкретного учреждения, какие цены предлагали и по каким причинам проигрывали. Привязка занимает несколько секунд, а польза накапливается с каждой новой закупкой.

С чего начать внедрение воронки за неделю?

Начать можно с трёх шагов: создать воронку «Тендеры» с восемью стадиями, добавить семь пользовательских полей и настроить трёх роботов. Этого достаточно, чтобы увидеть пользу уже на первых закупках.

1. День первый: создайте воронку и стадии по таблице выше, подправьте названия под свои процедуры.
2. День второй: добавьте поля карточки и сделайте обязательными номер закупки, срок подачи и заказчика.
3. День третий: настройте роботов на задачу проверки, задачу подготовки и уведомление о сроке.
4. День четвёртый: перенесите в воронку действующие закупки и договоритесь о правилах именования документов.
5. День пятый: проведите короткое обучение и разберите первую закупку вместе с командой.

Если у вас нет времени проектировать воронку самостоятельно, можно воспользоваться нашей услугой: внедрение и настройка Битрикс24 под ваши процессы. B2BPRO.KZ работает с Битрикс24 с 2012 года, а официальным партнёром Битрикс24 в Казахстане мы являемся с 2024 года. Мы соберём воронку, роботов и отчёты, а ваша команда начнёт работать в готовой системе.

Воронка не гарантирует побед. Она убирает потери, которых можно избежать: пропущенные сроки, просроченные справки, закупки, о которых забыли на середине подготовки. Если госзакупки дают заметную долю выручки, настройка может окупиться уже в первые месяцы.

Частые вопросы

Можно ли вести тендеры в общей воронке продаж Битрикс24?

Технически можно, но делать это не стоит. У тендера другие стадии, жёсткие сроки подачи и пакет документов, которого нет в обычной сделке. Если смешать их с коммерческими продажами, статистика конверсии искажается, а менеджеры теряют закупки среди сотен текущих сделок. Отдельная воронка решает обе проблемы.

Сколько воронок в Битрикс24 нужно для тендеров?

Для большинства компаний хватает одной воронки «Тендеры». Вторая нужна, если у вас есть отдельный этап исполнения контракта с другой командой и другими стадиями. Тогда сделку из тендерной воронки переносят в воронку исполнения туннелем или роботом «Сменить воронку».

Как не пропустить срок подачи заявки на тендер?

Заведите в карточке сделки поле «Крайний срок подачи» и привяжите к нему роботов: задача ответственному и уведомление руководителю создаются автоматически при входе на стадию. Тогда срок не зависит от памяти менеджера, а просроченные задачи видны в отчётах по эффективности.

Нужно ли хранить документы тендера в Битрикс24?

Да, если хотите, чтобы заявку мог подготовить не один человек. Загружайте файлы в поле карточки или на Диск, привязанный к сделке, и называйте их по единому шаблону. Полные версии заявок можно держать в основном архиве компании, а в сделке оставлять актуальный комплект.

Как посчитать, окупаются ли тендеры?

Сравните число поданных заявок с числом выигранных и сложите затраты на подготовку: часы сотрудников, обеспечение заявки, услуги подрядчиков. Если все эти данные вносятся в карточку, воронка показывает процент побед и стоимость одного выигранного контракта без ручных выгрузок.