Обучение руководителей отделов в Битрикс24: программа на два часа и что они должны уметь

Обучение руководителей отделов в Битрикс24 укладывается в два часа, если учить только управленческие действия: ставить и принимать задачи, смотреть эффективность подчиненных, читать канбан и отчеты CRM, проверять рабочее время. После такой программы руководитель контролирует отдел в портале сам, без выгрузок от администратора и без просьб «скинь отчет в Excel».

Типичная картина в компании, где портал внедрили год назад: менеджеры работают в CRM каждый день, а руководитель отдела продаж открывает Битрикс24 раз в неделю, чтобы найти одну сделку. Отчеты ему собирает администратор, задачи он раздает в мессенджере, а потом удивляется, что в портале «ничего не видно». Проблема почти всегда в том, что руководителя учили вместе с рядовыми сотрудниками, то есть показывали, как работать, а не как контролировать.

Чем обучение руководителей Битрикс24 отличается от обучения сотрудников

Руководителю нужно меньше кнопок, но других: он не столько заполняет карточки, сколько проверяет, принимает и сравнивает. Общий курс по работе в Битрикс24 для сотрудников (как вести сделку, звонить из карточки, писать в чат) мы разбирали в статье об обучении сотрудников как части техподдержки. Здесь речь о другом: что именно должен уметь начальник отдела, чтобы портал стал его инструментом управления.

На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего видим одну и ту же ошибку. Руководитель прошел то же обучение, что и менеджеры, умеет создать сделку, но не знает, где посмотреть эффективность подчиненных, и не понимает, почему не видит чужие задачи. Через месяц он перестает открывать портал, а за ним и отдел возвращается к таблицам. Отдельный инструктаж по Битрикс24 для руководителей на два часа обходится дешевле, чем повторное внедрение через полгода.

Для новых сотрудников отдела продаж нужен свой порядок, его мы описали в материале про онбординг в Битрикс24. Программа ниже рассчитана именно на руководителей отделов: продаж, сервиса, закупок, проектного офиса.

Программа обучения руководителей на два часа

Двухчасовая программа делится на пять блоков, и каждый заканчивается практическим заданием на живом портале компании, а не на демо. Ниже примерный тайминг, который мы используем на проектах:

Время	Блок	Что руководитель делает руками
0:00-0:25	Задачи: постановка и приемка	Ставит задачу с контролем результата, добавляет наблюдателя, принимает выполненную задачу
0:25-0:45	Эффективность и раздел «Руковожу»	Открывает эффективность отдела, находит замечания по просрочкам
0:45-1:15	CRM: канбан, права, аналитика	Проверяет, какие сделки видит, открывает отчеты по сделкам
1:15-1:35	Рабочее время и отчеты	Находит незакрытые дни подчиненных, подтверждает правки
1:35-2:00	Практика и разбор вопросов	Проходит чек-лист «что должен уметь руководитель» на своем отделе

Тайминг можно сдвигать под отдел. Руководителю проектного офиса CRM почти не нужна, зато задачам стоит отдать час. Руководителю продаж наоборот. Главное правило: каждое действие руководитель повторяет сам, на своем отделе и со своими сотрудниками.

Блок 1. Как руководителю ставить и принимать задачи в Битрикс24

Руководитель должен уметь поставить задачу так, чтобы ее нельзя было закрыть без его проверки. Для этого достаточно знать роли участников и две настройки срока.

Роли в задаче Битрикс24 устроены так. Постановщик ставит задачу и принимает результат. Исполнитель в задаче один: если указать нескольких, портал создаст отдельную задачу для каждого. Соисполнители помогают исполнителю, при этом ответственность за общий результат остается у исполнителя. Наблюдатели не выполняют работу, но видят ход задачи, комментарии и файлы. Подробно роли описаны в справке Битрикс24 о создании и настройке задач.

Что показать руководителю на практике:

1. Откройте «Задачи и проекты» → «Задачи» и нажмите «Создать».
2. Заполните название, исполнителя и крайний срок.
3. Нажмите значок настроек рядом с крайним сроком и включите «Проконтролировать задачу после завершения». Тогда завершенная задача вернется постановщику на приемку.
4. Если исполнитель не должен сам двигать срок, проверьте, что пункт «Разрешить исполнителю менять крайний срок» выключен.
5. В меню «Дополнительные настройки» при необходимости включите «Требовать результат»: исполнитель не закроет задачу без описания результата.
6. Добавьте наблюдателем, например, коммерческого директора, если задача важна для него.

Отдельно объясните руководителю, кто может принять задачу на контроле. По справке Битрикс24, завершить такую задачу и принять результат могут администратор портала, руководитель постановщика и руководитель исполнителя. Руководители часто об этом не знают и ждут, пока задачу примет ушедший в отпуск постановщик.

Блок 2. Эффективность подчиненных: что показывает цифра

Эффективность в задачах Битрикс24 — это процент, который снижается за каждую просрочку крайнего срока по задачам сотрудника. Руководитель должен понимать формулу, иначе он либо игнорирует показатель, либо наказывает за него несправедливо.

Формула из справки Битрикс24 об эффективности в задачах: эффективность равна 100 минус отношение замечаний к задачам ко всем задачам в работе за период, умноженное на 100. Пример из той же справки: сотрудник выполнил 10 задач, у двух нарушен срок, эффективность 80%.

Что важно объяснить руководителю:

• в расчет входят задачи, где сотрудник исполнитель или соисполнитель. Задачи, которые он поставил сам себе, не учитываются;
• замечание начисляется за каждую просрочку. Если задача просрочена дважды, замечаний будет два;
• неисправленные просроченные задачи переходят в следующий период. Исправить можно, завершив работу или продлив срок;
• если задачу поставили уже после крайнего срока, замечание не появляется.

Где смотреть: «Задачи и проекты» → «Эффективность». На вкладке три показателя: «Всего в работе», «Завершено задач» и «Замечаний к задачам», в последнем есть кнопка «Подробнее» со списком задач. Эффективность подчиненных руководитель видит в разделе «Руковожу». Инструмент «Эффективность для KPI» доступен не на всех тарифах, это стоит проверить до обучения, чтобы не обещать руководителю то, чего на портале нет.

Практическое задание блока: руководитель открывает эффективность своего отдела за прошлый месяц и находит одну задачу с замечанием. Почти всегда выясняется, что срок просто не продлили, хотя договоренность была. Это хороший повод обсудить правило: срок переносим в задаче, а не в устном разговоре.

Почему руководитель не видит задачи отдела

Руководитель не видит задачи отдела, если у него не та роль в правах доступа к задачам или он не указан руководителем отдела в структуре компании. Это самый частый вопрос после обучения, и его лучше снять заранее.

По справке Битрикс24 о правах доступа в задачах, есть три стандартные роли: «Полный доступ», «Руководитель» и «Менеджер». Роль «Руководитель» назначается автоматически руководителям отделов. Роль «Менеджер» есть у всех сотрудников: с ней человек работает только с задачами, где участвует, и не видит задачи всего отдела. Права настраиваются в «Задачи и проекты» → «Еще» → «Права доступа», среди них есть право «просматривать задачи своего отдела».

Отсюда проверка для администратора до обучения: руководитель должен стоять руководителем своего отдела в структуре компании, а у его роли должно быть включено право просмотра задач своего отдела. Если у человека несколько ролей, действует та, что дает больше прав.

Чем соисполнитель отличается от наблюдателя

Соисполнитель работает над задачей вместе с исполнителем, а наблюдатель только следит за ней. Руководители путают эти роли чаще всего: добавляют себя соисполнителем «чтобы видеть», а потом получают уведомления обо всех изменениях и попадают в статистику задачи.

По справке Битрикс24 о соисполнителях и наблюдателях, соисполнитель может обсуждать задачу в чате, получать уведомления обо всех изменениях, менять статусы, добавлять промежуточные и окончательные результаты, создавать подзадачи и включать учет времени. Наблюдатель может обсуждать задачу в чате, прикреплять файлы, добавлять других наблюдателей, ставить напоминания и получает уведомления об изменении статуса. Часть действий, например редактирование чек-листа, зависит от настроек прав доступа.

Правило, которое мы даем руководителям на обучении, простое. Если руководитель сам что-то делает по задаче, он соисполнитель. Если только контролирует, он наблюдатель или постановщик. Помните и про эффективность: задачи, где человек соисполнитель, входят в расчет его показателя, поэтому руководитель-соисполнитель рискует получить замечания за просрочки подчиненного.

Блок 3. CRM для руководителя: канбан, права и аналитика

В CRM руководитель должен за пять минут ответить на три вопроса: какие сделки у отдела, где они застряли и сколько денег на каждой стадии. Для этого нужны канбан, права и отчеты.

Начните с прав, потому что от них зависит, что руководитель вообще увидит. Ролевая модель прав в CRM — это набор ролей, где для каждого действия (просмотр, изменение, удаление, экспорт) задан уровень доступа. Настраивается она в «CRM» → «Еще» → «Настройки» → «Права доступа к CRM», доступна не на всех тарифах. Уровни в справке Битрикс24 о ролевой модели прав в CRM называются так: «Только свои элементы», «Элементы своего отдела», «Подотделов отдела», «Элементы своих команд», «Элементы своих команд и их подкоманд», «Элементы с доступом для всех» и «Все элементы всех сотрудников».

Типичная настройка для руководителя продаж: просмотр и изменение на уровне «Элементы своего отдела», экспорт по решению собственника. Если у руководителя есть подчиненные отделы, нужен уровень с подотделами. Отдельно в ролях есть действия «Просмотр суммы на стадиях канбана» и «Перемещение на стадию»: первое руководителю обычно нужно, второе зависит от того, должен ли он сам двигать сделки.

Дальше аналитика. Отчеты, которые раньше были в каждом разделе CRM, собраны в CRM-аналитике: «CRM» → «Аналитика». Среди перечисленных в справке отчетов есть «Отчет по лидам», «Отчет по сделкам» и «Отчет по счетам», а в той же справке по CRM-аналитике отдельно описаны «Динамика продаж», «Вклад в продажи» и отчеты по клиентам. Практическое задание: руководитель открывает отчет по сделкам за прошлый месяц своего отдела и называет стадию, на которой застряло больше всего сделок.

Если руководитель хочет видеть отчеты, которых в стандартной аналитике нет (например, сравнение менеджеров по своей формуле), фиксируйте это как задачу на доработку, а не решайте в ходе обучения.

Блок 4. Рабочее время и отчеты подчиненных

Руководитель должен уметь найти незакрытые рабочие дни подчиненных и подтвердить исправления, иначе отчет по часам в конце месяца будет неверным. Учет рабочего времени смотрят в «Сотрудники» → «Время и Отчеты» → «Рабочее время»: руководитель видит дни только своих подчиненных.

Главное, что нужно запомнить: если сотрудник сам исправил время окончания дня, правка уходит руководителю на подтверждение, а неподтвержденные дни не входят в сумму отработанных часов. Пошаговый порядок мы разобрали в статье про незакрытый рабочий день в Битрикс24, на обучении достаточно один раз пройти его на реальном сотруднике.

Если в компании включены рабочие отчеты, покажите и их: руководитель читает отчет, комментирует, ставит оценку или подтверждает без оценки. После подтверждения сотрудник уже не может отчет редактировать.

Что руководитель должен уметь после обучения: чек-лист

После двух часов руководитель отдела должен сам, без помощи администратора, выполнить десять действий. Этот список удобно раздать на бумаге и пройти в последние 25 минут:

1. Поставить задачу с контролем результата и запретом менять срок.
2. Принять выполненную задачу или вернуть ее на доработку.
3. Добавить наблюдателя и соисполнителя.
4. Открыть эффективность своего отдела и найти задачи с замечаниями.
5. Объяснить сотруднику, почему у него 80%, а не 100%.
6. Открыть канбан сделок отдела и увидеть суммы по стадиям.
7. Найти в CRM-аналитике отчет по сделкам за прошлый месяц.
8. Найти незакрытые рабочие дни подчиненных и подтвердить правки.
9. Понять, к кому идти, если он не видит задачу или сделку подчиненного.
10. Оставить заявку в техподдержку Битрикс24, если что-то сломалось.

Если руководитель не справился с тремя и более пунктами, назначьте повторную короткую сессию через неделю. Обычно хватает 30 минут, потому что основное уже знакомо.

Кто проводит обучение: администратор или техподдержка Битрикс24

Обучение руководителей лучше проводит тот, кто настраивал права и графики, потому что половина вопросов на занятии будет «а почему я этого не вижу». Если это внутренний администратор, у него должно быть время подготовить портал заранее. Если такого человека нет, задачу берет внешняя техническая поддержка Битрикс24.

Перед занятием администратор или подрядчик проверяет три вещи: структуру компании (кто руководитель какого отдела), роль руководителя в правах доступа к задачам и уровень его доступа в CRM. На это уходит 20-30 минут, и они экономят половину занятия.

Еще одна подготовка, о которой забывают: на портале к началу занятия должны быть живые данные. Если у отдела нет ни одной просроченной задачи и ни одной сделки в работе, руководителю нечего проверять, и практика превращается в показ слайдов. Лучше провести обучение через две-три недели после запуска портала, когда в задачах и CRM уже накопилась реальная работа отдела, а у руководителя появились свои вопросы.

Для компаний в Казахстане удобнее, когда обучение проводится в часовом поясе компании и на русском или казахском языке, а запись занятия остается в портале, например на Диске или в базе знаний. Новый руководитель через полгода посмотрит запись вместо того, чтобы просить повторить. После обучения у руководителей всегда остаются вопросы, которые возникают уже в работе: в 8 утра перед планеркой или в выходной перед отчетом собственнику. Поэтому мы связываем обучение с поддержкой: техподдержка Битрикс24 24/7 от B2BPRO.KZ отвечает на такие вопросы круглосуточно, а не только в рабочие часы.

Как закрепить результат через месяц

Через месяц после обучения проверьте не то, что руководитель помнит, а то, что он делает в портале. Три простых признака работающего обучения: задачи отделу ставятся в Битрикс24, а не в мессенджере; руководитель хотя бы раз в неделю открывает эффективность или отчет по сделкам; рабочие дни подчиненных подтверждаются до конца месяца без напоминаний бухгалтера.

Если хотя бы один признак не выполняется, причина обычно не в руководителе, а в настройке: не видны задачи из-за роли, неудобный отчет, лишние уведомления. Такие вещи исправляет администратор или техническая поддержка Битрикс24, и после исправления повторное обучение часто не требуется. Если в компании нет своего администратора, мы проводим инструктаж по Битрикс24 для руководителей в рамках техподдержки 24/7 и сами проверяем права и структуру перед занятием.

Частые вопросы

Сколько времени нужно на обучение руководителя отдела в Битрикс24?

Базовое обучение руководителя отдела занимает около двух часов, если заранее настроены структура компании и права доступа. За это время руководитель учится ставить и принимать задачи, смотреть эффективность, работать с канбаном и отчетами CRM и проверять рабочее время подчиненных. Повторная сессия через неделю обычно занимает 30 минут.

Почему руководитель не видит задачи своих сотрудников?

Чаще всего руководитель не указан руководителем отдела в структуре компании или у его роли в правах доступа к задачам выключено право просматривать задачи своего отдела. Стандартная роль «Менеджер» видит только задачи, где сотрудник участвует. Администратор проверяет это в «Задачи и проекты» → «Еще» → «Права доступа».

Как считается эффективность сотрудника в задачах Битрикс24?

Эффективность считается как 100 минус доля задач с замечаниями от всех задач в работе за период, умноженная на 100. Замечание ставится за каждую просрочку крайнего срока. Учитываются задачи, где сотрудник исполнитель или соисполнитель, а задачи, поставленные самому себе, в расчет не входят.

Можно ли обучать руководителей вместе с менеджерами?

Можно, но тогда руководитель получит навыки рядового сотрудника и не узнает о контроле: приемке задач, эффективности, правах и отчетах. Лучше провести общее занятие для всех, а руководителям добавить отдельный инструктаж на два часа с практикой на их собственных отделах.

Кто может провести обучение руководителей, если нет своего администратора?

Обучение может провести партнер Битрикс24 или подрядчик по техподдержке, который заранее проверит структуру компании, права в задачах и CRM. Удобно, когда тот же подрядчик потом отвечает на вопросы руководителей в работе, включая вечер и выходные, если поддержка работает 24/7.