Оплата по счету в Битрикс24: как отметить поступление с Kaspi и расчетного счета и закрыть сделку

Чтобы отметить оплату счета в Битрикс24, откройте счет в разделе CRM, Продажи, Счета и переведите его на стадию «Оплачен». Если в воронке сделок настроен триггер «Отследить оплату счета», сделка сама перейдет на нужную стадию. Для денег с Kaspi и с расчетного счета это ручная отметка по выписке или интеграция, которая делает ее за менеджера.

Обычная история в казахстанской компании выглядит так. Менеджер выставил счет из сделки, клиент заплатил: один через Kaspi, другой платежкой с расчетного счета ТОО. Бухгалтер видит деньги в выписке, менеджер узнает об оплате из сообщения в WhatsApp, а сделка неделю висит на стадии «Счет выставлен». В конце месяца руководитель смотрит отчет по воронке и не понимает, сколько денег пришло на самом деле. Порядок, описанный в статье, решает это так: оплата отмечается в одном месте, а сделка закрывается без ручной беготни по карточкам.

Где в Битрикс24 отмечается оплата: в счете, а не в сделке

Оплата фиксируется на стадии счета, сделка лишь реагирует на нее. Новые счета в Битрикс24 построены на смарт-процессах: у счета своя карточка, свои стадии и свои роботы, а со сделкой он связан. Об этом написано в справке Битрикс24 об отключении старых счетов: старые счета скоро будут доступны только для просмотра, а работать нужно в новых.

Новый счет — это отдельный элемент CRM со стадиями, который создается из сделки и наследует из нее клиента, товары и сумму. Стадия «Оплачен» в нем финальная: перевод счета на нее и есть отметка оплаты.

Отсюда первое правило учета: менеджер не должен двигать сделку на «Успешно» по сообщению клиента «я оплатил». Двигается счет, когда деньги подтверждены, а сделка идет за ним. Если сделать наоборот, в отчетах появятся закрытые сделки без денег, и сверка с бухгалтерией превратится в ручной разбор.

Если в вашем портале до сих пор используются старые счета, начните с перехода на новые. Роботы и триггеры, о которых пойдет речь дальше, рассчитаны на новую версию.

Как отметить оплату счета вручную: пошагово

Ручная отметка занимает меньше минуты и подходит компаниям, где счетов немного или деньги приходят разными путями. Порядок такой:

1. Откройте CRM, Продажи, Счета. Найдите счет по номеру, клиенту или сумме. Удобнее всего фильтр по стадии «Отправлен клиенту» или по той стадии, на которой у вас висят неоплаченные счета.
2. Откройте карточку счета и сверьте сумму с поступлением в выписке банка или в кабинете Kaspi.
3. Нажмите на текущую стадию в верхней части карточки и выберите «Оплачен».
4. Оставьте комментарий в таймлайне счета: дата поступления, канал (Kaspi или расчетный счет), номер платежного поручения или операции. Через полгода этот комментарий сэкономит час при споре с клиентом.
5. Проверьте, что связанная сделка перешла на следующую стадию. Если не перешла, триггер не настроен, об этом в следующем разделе.

Так же это работает в мобильном приложении. В справке о счетах в мобильной CRM сказано, что для завершения работы со счетом нужно нажать на текущую стадию и выбрать финальную, например «Оплачен». Названия и порядок стадий может менять администратор или сотрудник с правом на изменение настроек CRM, поэтому у вас стадия может называться иначе.

Как настроить, чтобы сделка закрывалась сама после оплаты счета

За это отвечает триггер «Отследить оплату счета» из группы «Оплата товаров и услуг». По справке Битрикс24 о роботах и триггерах для оплаты, он переводит элемент CRM на свою стадию, когда статус связанного счета меняется на «Оплачен». Дополнительных настроек у триггера нет, только стандартные: условие, название, от имени какого сотрудника менять стадию и можно ли возвращать элемент на предыдущую стадию.

Триггер в Битрикс24 — это правило, которое следит за событием и, когда оно происходит, переносит сделку на стадию, где триггер установлен. Робот, наоборот, выполняет действие, когда сделка уже попала на стадию.

Настройка:

1. Откройте CRM, Сделки и нужную воронку. Нажмите «Роботы».
2. Выберите стадию, на которую сделка должна попасть после оплаты. Например, «Оплачено, в работе» или «Отгрузка».
3. Нажмите «Создать», перейдите в группу «Оплата товаров и услуг» и выберите триггер «Отследить оплату счета».
4. Сохраните. При необходимости задайте условие, например только для определенного типа сделок.
5. Проверьте на тестовой сделке: создайте счет из сделки, переведите его в «Оплачен» и посмотрите, сдвинулась ли сделка. В таймлайне сделки должны появиться статус счета и запись о смене стадии.

На стадию после оплаты обычно ставят роботов: задачу складу или исполнителю, уведомление ответственному, создание акта или накладной. Если у вас работает связка с ЭСФ, логику описывает отдельная статья про связь ЭСФ со сделкой и оплатой в Битрикс24.

Обратите внимание на частую ошибку. Триггер ставят на финальную стадию «Сделка успешна», хотя после оплаты еще есть работа: поставка, монтаж, оказание услуги. Тогда сделка закрывается раньше, чем клиент что-то получил, и контроль исполнения теряется. Надежнее вести сделку после оплаты на рабочую стадию, а на «Успешно» переводить после закрывающих документов.

Чем оплата с Kaspi отличается от оплаты с расчетного счета

Разница в том, откуда Битрикс24 может узнать о деньгах. Сам по себе портал не видит ни выписку банка, ни операции в Kaspi: информация о поступлении попадает в CRM либо руками сотрудника, либо через интеграцию.

Канал оплаты	Как узнаем о деньгах	Как отметить в Битрикс24	Где частые ошибки
Платежное поручение на расчетный счет (юрлица, ИП)	Выписка банка, 1С	Вручную по выписке или через интеграцию с банком или 1С	В назначении платежа нет номера счета, клиент платит одной суммой по двум счетам
Kaspi: перевод, оплата по QR или счету Kaspi Pay	Кабинет Kaspi, уведомление в приложении	Вручную по списку операций или через приложение-интеграцию из Маркета	Платит не тот человек, что указан в сделке; сумма отличается из-за округления или комиссии
Онлайн-оплата по ссылке через платежную систему из Центра продаж	Платежная система сама передает статус	Статус оплаты обновляется в CRM без участия менеджера	Платежная система не подключена или ссылка ведет не на тот счет

Про третью строку важно понимать, какие платежные системы есть для Казахстана. В справке Битрикс24 описано подключение платежной системы Woopkassa, и это возможно только на порталах в зоне .kz: настройка делается в разделе Центр продаж, Платежные системы. Готового штатного подключения Kaspi в Центре продаж справка не описывает. Поэтому для Kaspi остаются два пути: отмечать оплату вручную или поставить интеграцию.

Отдельно о QR-коде. В новых счетах можно формировать документ с QR-кодом для оплаты через приложение банка, если в CRM заполнены банковские реквизиты вашей компании. Это удобно для клиента, но статус оплаты в Битрикс24 сам по себе от этого не изменится: деньги все равно нужно увидеть в выписке.

Как отмечать оплаты с Kaspi без путаницы

Главная сложность с Kaspi в том, что плательщик часто не совпадает с контактом в сделке. Счет выставлен на ТОО, а переводит бухгалтер со своего Kaspi или директор с личной карты. Если менеджер ищет поступление по фамилии контакта, он его не найдет.

Что помогает на практике:

• Просите клиента указывать номер счета в комментарии к переводу. В тексте счета и в сообщении со ссылкой напишите это одной строкой.
• Сверяйте поступления по сумме и дате, а не по имени. Если у вас много счетов на одинаковые суммы, добавляйте к сумме уникальный хвост или выставляйте отдельный счет на каждую оплату.
• Назначьте одного ответственного за сверку Kaspi. Когда отмечать оплату может кто угодно, через месяц половина счетов окажется в «Оплачен» без комментария, и проверить их будет нельзя.
• Добавьте в карточку счета поле «Канал оплаты» со списком: Kaspi, расчетный счет, наличные. По нему потом удобно строить отчет.

Если операций с Kaspi много, ручная сверка начинает съедать время. Тогда смотрят в сторону приложений из Битрикс24 Маркета или собственной интеграции. Перед покупкой любого приложения проверьте, что оно делает с вашими данными, на каком тарифе работает и умеет ли менять стадию нового счета или только пишет комментарий в сделку.

Отдельно продумайте возвраты. Если клиент отказался от заказа и деньги вернули через Kaspi, счет не стоит просто возвращать на прежнюю стадию: через месяц будет непонятно, был ли платеж вообще. Удобнее завести стадию счета «Возврат» и оставить в таймлайне комментарий с датой и суммой возврата. Тогда отчет по оплатам честно покажет и поступление, и его отмену, а бухгалтер сверит обе операции с выпиской.

Как отмечать оплаты с расчетного счета

Для безналичных оплат от юрлиц есть три уровня автоматизации, и выбирать стоит по количеству счетов в месяц.

1. Ручная сверка по выписке. Бухгалтер или менеджер раз в день открывает выписку и отмечает оплаченные счета. Подходит, если счетов до нескольких десятков в месяц.
2. Обмен с 1С. Если оплаты уже разносятся в 1С, разумно получать статус оплаты оттуда, чтобы не вводить одно и то же дважды. Это делается через интеграцию 1С и Битрикс24, и ее настройка зависит от вашей конфигурации 1С.
3. Прямая интеграция с банком. Поступления из банка сопоставляются со счетами автоматически. Подробнее о вариантах в нашей статье про интеграцию Битрикс24 с банком и сверку платежей.

Во всех трех вариантах результат один: счет переходит в «Оплачен», а дальше работает тот же триггер в сделке. Поэтому начинать стоит с правильной схемы стадий и триггера, а автоматизацию отметки добавлять, когда ручная сверка станет узким местом.

Что делать с частичной оплатой и переплатой

Частичная оплата — самый частый повод для путаницы, потому что у стадии «Оплачен» нет состояния «оплачен наполовину». Если клиент заплатил 50% предоплаты, а счет выставлен на всю сумму, перевод его в «Оплачен» исказит отчет.

Рабочие варианты:

• Отдельный счет на каждый платеж. Предоплата и остаток выставляются двумя счетами из одной сделки. Каждый отмечается в свой момент, и триггер срабатывает на нужной стадии. Это самый прозрачный вариант.
• Дополнительная стадия счета. Администратор добавляет стадию вроде «Частично оплачен». Счет стоит на ней, пока не придет остаток. Минус в том, что триггер «Отследить оплату счета» реагирует именно на «Оплачен», поэтому сделка на частичной оплате сама не сдвинется.
• Поле с фактически оплаченной суммой. Пользовательское поле в счете, куда вносят сумму поступлений. Помогает при сверке, но требует дисциплины.

При переплате или оплате двух счетов одним платежом оставляйте комментарий в каждом счете со ссылкой на платежку. Без этого через месяц никто не вспомнит, какие деньги к чему относятся.

Кто должен отмечать оплату: права и ответственность

Отмечать оплату должен тот, кто видит деньги, а не тот, кто ждет их больше всех. Менеджеру выгодно поскорее закрыть сделку, поэтому, если стадию счета может менять любой продавец, в «Оплачен» рано или поздно попадут счета, по которым клиент только пообещал заплатить.

Распределение, которое мы чаще всего предлагаем:

• Бухгалтер или финансовый менеджер отмечает оплаты с расчетного счета по выписке.
• Один назначенный сотрудник сверяет операции Kaspi и отмечает их.
• Менеджер видит счет и его стадию, получает уведомление об оплате от робота и дальше работает со сделкой.
• Руководитель отдела продаж смотрит отчет по оплаченным счетам и не правит их сам.

Права на счета в Битрикс24 настраиваются в разделе прав доступа CRM, так же как на сделки. Прежде чем менять их на рабочем портале, проверьте настройку на одном тестовом сотруднике: слишком жесткие права приводят к тому, что менеджер не может даже выставить счет, а слишком мягкие возвращают вас к исходной путанице.

Пример: как это выглядит в компании с поставками

Возьмем условную компанию в Алматы, которая продает оборудование организациям и частным мастерам. Это иллюстрация, а не конкретный клиент, но такая схема встречается часто.

Воронка сделок: «Новая заявка», «Подбор», «Счет выставлен», «Оплачено, комплектация», «Отгружено», «Сделка успешна». На стадии «Счет выставлен» робот «Создать на основании» создает счет из сделки, и менеджер отправляет его клиенту. На стадии «Оплачено, комплектация» стоит триггер «Отследить оплату счета» и робот, который ставит задачу складу.

Организации платят платежками на расчетный счет, бухгалтер отмечает их по выписке каждое утро. Частные мастера платят через Kaspi и пишут номер счета в комментарии, сверку делает администратор офиса в обед и вечером. В обоих случаях отметка одна и та же: счет переходит в «Оплачен», сделка уходит в комплектацию, склад получает задачу. Менеджер больше не пересылает скриншоты оплат в общий чат, а руководитель видит оплаченные сделки в отчете без звонков бухгалтеру.

Если поставка частями, выставляются два счета, предоплата и остаток. Триггер срабатывает на первом оплаченном счете, а перевод сделки в «Сделка успешна» менеджер делает после отгрузки и оплаты второго счета.

Как проверить, что учет оплат работает

Раз в месяц полезно потратить 15 минут на простую проверку. Вот что мы смотрим на проектах B2BPRO.KZ, когда клиент жалуется, что цифры в CRM не сходятся с бухгалтерией:

1. Список счетов на стадии «Отправлен клиенту» старше 14 дней. Часть из них на самом деле оплачена и просто не отмечена.
2. Сделки на стадии «Успешно» без оплаченного счета. Это либо закрытие по словам клиента, либо оплата, учтенная мимо CRM.
3. Счета в «Оплачен» без комментария о поступлении. Их стоит выборочно сверить с выпиской.
4. Сумма оплаченных счетов за месяц против поступлений по выписке и Kaspi. Расхождение больше пары процентов означает, что в процессе есть дыра.

Если расхождения повторяются, причина обычно в схеме: триггер стоит не на той стадии, счета выставляются мимо сделок, или правом менять стадию счета обладают все. Это решается настройкой воронки и прав, а не напоминаниями менеджерам. Если хочется сразу правильную схему, внедрение и настройка Битрикс24 у нас включает воронку продаж, счета, роботов на стадиях оплаты и права доступа под ваш процесс.

Частые вопросы

Как отметить счет оплаченным в Битрикс24?

Откройте счет в разделе CRM, Продажи, Счета, нажмите на текущую стадию и выберите «Оплачен». В мобильном приложении так же: нажимаете на стадию в карточке счета и выбираете финальную. Хорошая практика — оставить в таймлайне комментарий с датой и каналом поступления, чтобы оплату можно было сверить с выпиской.

Можно ли сделать, чтобы сделка сама переходила на следующую стадию после оплаты?

Да, для этого есть триггер «Отследить оплату счета» в группе «Оплата товаров и услуг». Его ставят в воронке сделок на ту стадию, куда сделка должна попасть после оплаты. Когда связанный счет переходит в «Оплачен», триггер переносит сделку на эту стадию, а запись об этом появляется в таймлайне.

Видит ли Битрикс24 оплаты через Kaspi автоматически?

Нет, сам портал не видит операции в Kaspi. Оплату отмечают вручную по списку операций или через интеграцию, например приложение из Битрикс24 Маркета или собственную доработку. Чтобы сверка шла быстрее, просите клиентов указывать номер счета в комментарии к переводу и сверяйте поступления по сумме и дате.

Что делать, если клиент оплатил счет частично?

Надежнее всего выставлять отдельные счета на предоплату и на остаток из одной сделки, тогда каждый счет отмечается оплаченным в свой момент. Можно добавить стадию счета «Частично оплачен», но триггер в сделке реагирует только на стадию «Оплачен», поэтому сделка при частичной оплате сама не сдвинется.

Нужно ли переходить со старых счетов на новые?

Да. По справке Битрикс24 старые счета скоро будут доступны только для просмотра, создавать и редактировать их будет нельзя, а автоматического переноса в новую карточку не будет. В новых счетах работают роботы, бизнес-процессы, документы с QR-кодом и платежные системы из Центра продаж.