Как поставить план продаж в Битрикс24 и следить за выполнением

Чтобы поставить план продаж в Битрикс24 и следить за его выполнением, нужно открыть вкладку «План продаж» в разделе CRM, выбрать период, цель (сумма или количество успешных сделок) и вид плана (по сотрудникам, по направлениям или на всю компанию), а затем внести значения. Но сама настройка занимает минут пятнадцать. Дольше и важнее другое: откуда взять цифру плана и как сделать так, чтобы менеджеры и руководитель видели её каждый день.

Типичная ситуация выглядит так. План на месяц живёт в голове директора или в таблице, которую открывают раз в неделю. К двадцатому числу выясняется, что выполнено сорок процентов, и начинается аврал: скидки, давление на менеджеров, срочные звонки старым клиентам. Для большинства небольших отделов продаж это не провал плана, а отсутствие системы слежения. План в CRM нужен не для отчётности, а чтобы тревожный сигнал приходил на второй неделе, а не на четвёртой.

Что такое план продаж в CRM и чем он отличается от таблицы

План продаж в CRM — это целевое значение, которое привязано к периоду, сотруднику или направлению и сравнивается с реальными данными по сделкам автоматически. Таблица Excel требует, чтобы кто-то вручную вносил факт. В CRM факт берётся из закрытых сделок, поэтому расхождений между «что сказал менеджер» и «что есть в системе» не возникает.

У плана в Битрикс24 есть два практических следствия для руководителя. Во-первых, план честен ровно настолько, насколько честно менеджеры ведут сделки: если сделку не перевели в успешную, в плане её не будет. Во-вторых, чтобы план работал, воронка должна быть настроена: стадии, суммы, ответственные. Без этого сравнивать нечего.

Где в Битрикс24 находится план продаж и как его настроить

План продаж находится в разделе CRM, Аналитика, Оперативная аналитика, Воронка продаж, на вкладке «План продаж». Порядок настройки описан в справке Битрикс24 о плане продаж. Выглядит он так:

1. Откройте CRM, затем Аналитика, Оперативная аналитика, Воронка продаж и перейдите на вкладку «План продаж».
2. Нажмите «Настроить план».
3. Выберите период: месяц, квартал, полугодие или год.
4. Укажите цель плана: сумму успешных сделок или их количество.
5. Выберите вид плана: по сотрудникам, по направлениям (воронкам) или на всю компанию.
6. Введите значения. Чтобы добавить сотрудников, используйте кнопку «Добавить ещё».
7. Сохраните изменения.

Два замечания из справки, о которых стоит помнить заранее. Функция «План продаж» доступна не на всех тарифах, поэтому наличие её на вашем тарифе лучше проверить до того, как вы пообещаете отделу показывать план на экране. И права на просмотр и редактирование плана настраиваются отдельно: CRM, Ещё, Настройки, Права доступа к CRM. Если не хотите, чтобы рядовой менеджер менял цифру своего плана, ограничьте это право сразу.

Как выбрать цель: сумма или количество сделок

Цель по сумме подходит, когда сделки сильно различаются по чеку, а цель по количеству работает там, где продукт стандартный и чек примерно одинаков. В Битрикс24 можно выбрать только одно из двух значений для плана, поэтому решение нужно принять заранее.

Ориентир такой:

• оптовые поставки, проекты, услуги с индивидуальной ценой: цель по сумме успешных сделок;
• розница, подписки, типовые услуги с фиксированным чеком: цель по количеству;
• новый отдел, где важно прежде всего приучить менеджеров доводить сделки до закрытия: количество, и только потом сумма.

Отдельная история с планом «по направлениям». Если у компании несколько воронок, например продажи новым клиентам и повторные продажи, план по направлениям позволит видеть вклад каждой из них. Это полезно, когда вы хотите понять, за счёт чего выполняется общая цифра: за счёт новых клиентов или за счёт старой базы.

Откуда брать цифру плана и как не завысить её

Цифра плана должна опираться на фактические данные за прошлые периоды, а не на желание руководителя. Простая формула: возьмите средний результат за последние три-шесть месяцев, учтите сезонность и добавьте реалистичный рост. Всё остальное превращается в план, который менеджеры игнорируют с первой недели.

Если у вас уже есть история сделок в Битрикс24, посмотрите её. Это можно сделать в оперативной аналитике или в конструкторе отчётов CRM (CRM, Аналитика, Оперативная аналитика, Конструктор отчётов), где отчёт строится в том числе по сделкам. Вам нужны три числа: сколько сделок закрывается в месяц, какой средний чек и какая конверсия из стадии в стадию. Если история в CRM только начинается, воспользуйтесь данными из учётной системы или таблиц.

Для расчёта от целевой выручки удобно идти от воронки назад. Допустим, цель на месяц составляет определённую сумму, а средний чек вам известен. Разделив одно на другое, вы получите нужное число успешных сделок. Если конверсия из квалифицированного лида в сделку, например, один к трём, то вам нужно втрое больше квалифицированных обращений. Это иллюстративный расчёт, цифры у каждой компании свои, но логика одна: план продаж должен подтягивать за собой план по обращениям.

Как разложить общий план по менеджерам

План на компанию делят между менеджерами не поровну, а с учётом опыта, портфеля клиентов и срока работы в компании. Поровну делить проще, но тогда новичок гарантированно не выполняет план, а опытный сотрудник выполняет без усилий. Оба сценария демотивируют.

Рабочая схема из трёх шагов:

1. Разделите общий план по весам: опытный менеджер с сильной базой получает больший вес, новичок в первые месяцы меньший.
2. Оставьте небольшой резерв на уровне компании: сумму, которая не распределена между сотрудниками и закрывается руководителем или за счёт крупных сделок.
3. Через месяц пересмотрите веса по факту: ориентируйтесь на реальную динамику, а не на первоначальное ощущение.

Для новых сотрудников хорошо работает правило «плановая нагрузка растёт по ступеням»: в первый месяц цель по количеству сделок, во второй уже по сумме с пониженным коэффициентом, с третьего месяца полный план.

Как следить за выполнением: ритм, а не разовая проверка

Слежение за планом работает, только если у него есть ритм: фиксированные дни и фиксированный формат. Открывать план раз в месяц, когда уже поздно что-то менять, смысла не имеет. Руководителю нужны три контрольные точки.

Контрольная точка	Что смотрим	Что делаем при отклонении
Еженедельно	Выполнение плана нарастающим итогом, количество новых и закрытых сделок	Разбираем сделки, застрявшие на стадиях, перераспределяем нагрузку
Середина периода	Доля плана, закрытая к 15 числу, и «хвост» сделок на финальных стадиях	Решаем, хватит ли воронки, нужны ли дополнительные обращения
Конец периода	Итог и причины отклонения по менеджерам	Корректируем план, веса и воронку на следующий период

На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего видим, что у компаний есть план, но нет ритма: цифру посмотрели в начале месяца и вспомнили в конце. Поэтому имеет смысл заранее закрепить в календаре повторяющуюся встречу на пятнадцать минут, где обсуждается только план и сделки, которые мешают его выполнить.

Чем план в CRM помогает мотивации, а чем вредит

План мотивирует, когда он понятен, достижим и виден самому сотруднику. Он вредит, когда цифра взята с потолка, меняется по ходу месяца или используется только как повод для наказания. Первая причина демотивации: сотрудник не видит свой план и узнаёт о результате постфактум. Вторая: цели недостижимы, и менеджеры перестают за них бороться.

Что помогает сделать план мотивирующим:

• каждый менеджер видит свой план и текущее выполнение, а не только руководитель;
• промежуточные цели: не только месячная, но и недельная;
• признание результата: публичное, а не только материальное;
• понятные правила: что считается успешной сделкой, когда она учитывается в плане, кто отвечает за возвраты.

Последний пункт часто упускают. Если спор о том, считать ли сделку в этом месяце, возникает каждый раз, план перестаёт быть инструментом и становится поводом для конфликта. Договорённости нужно записать один раз, до начала периода.

Типичные ошибки при работе с планом продаж в Битрикс24

Самая частая ошибка: план настроен, а воронка нет. Сделки лежат на одной и той же стадии неделями, суммы не заполнены, ответственные не назначены. Тогда план показывает ноль не потому, что никто не продаёт, а потому что продажи не фиксируются.

Вторая ошибка: ставить план без учёта сезонности. Если у вас в декабре и январе обычно спад, одинаковая цифра на каждый месяц сделает прогноз ложным. Корректируйте цифру под период.

Третья: считать выполнение плана только по итогу. Если менеджер закрывает сделки в последние три дня, это сигнал о проблеме в процессе, даже когда цифра в итоге достигнута. Смотрите не только итог, но и динамику по неделям.

Четвёртая: не пересматривать план. Бизнес меняется, цены растут, появляются новые продукты. План, поставленный год назад, перестаёт отражать реальность.

Пример: как выглядит расчёт плана для отдела из пяти менеджеров

Это иллюстрация, а не данные конкретной компании. Допустим, отдел из пяти менеджеров за последние полгода закрывал в среднем сорок сделок в месяц со средним чеком в определённой сумме. Руководитель хочет рост в десять процентов и сомневается, реально ли это.

Первый шаг: умножить число сделок на рост. Вместо сорока сделок получается сорок четыре. Второй шаг: проверить, хватит ли воронки. Если конверсия из заявки в успешную сделку составляет около одной пятой, то для сорока четырёх сделок нужно двести двадцать заявок, то есть на десять процентов больше, чем сейчас. Третий шаг: убедиться, что маркетинг и входящие обращения действительно дадут эту прибавку. Если нет, план придётся скорректировать либо усилить поток заявок.

Такая прикидка занимает час, но она защищает от самой дорогой ошибки: плана, который нельзя выполнить при существующем потоке обращений. Тогда менеджеры начинают давить на клиентов, снижать цену и закрывать сделки некачественно, лишь бы приблизиться к цифре.

Как связать план с воронкой, стадиями и вероятностью

План продаж в CRM опирается на успешные сделки, а значит, он зависит от того, как у вас устроена воронка. Если стадии размыты и непонятно, когда сделка считается выигранной, план будет показывать то, что менеджеры решат отметить, а не то, что реально происходит в продажах.

Перед тем как ставить план, проверьте четыре вещи:

1. У каждой стадии есть чёткое условие перехода: что именно должно произойти, чтобы сделка перешла дальше.
2. Сумма сделки заполняется на ранней стадии, а не в день закрытия, иначе прогноз по воронке невозможно построить.
3. Есть единое правило, что считается успешной сделкой: оплата, подписанный договор или отгрузка.
4. За каждой сделкой закреплён один ответственный, иначе вклад сотрудника в план определить нельзя.

Если воронка строится с нуля или перестраивается под план, это хороший повод заодно пересмотреть стадии. Лишние стадии усложняют жизнь менеджерам, а недостающие скрывают, где именно сделки останавливаются.

Как проводить планёрку по плану продаж за пятнадцать минут

Планёрка по плану продаёт не отчёты, а решения. Если на встрече каждый менеджер пересказывает свои сделки, пятнадцати минут не хватит и результата не будет. Рабочий формат строится вокруг цифры и вопроса «что мешает».

Простая структура встречи:

• руководитель в двух предложениях называет, сколько выполнено и сколько осталось до конца периода;
• каждый менеджер называет одну-две сделки, которые могут закрыться на этой неделе, и что для этого нужно;
• отдельно обсуждаются сделки, застрявшие дольше обычного: кому передать, что предложить клиенту, нужна ли помощь руководителя;
• в конце фиксируется одно решение на неделю, а не список из десяти задач.

Хорошо, когда в такой встрече используется экран с планом: все видят одну и ту же цифру, и вопрос «кто сколько закрыл» не требует споров. Для этого и нужен план в CRM, а не в личной таблице руководителя.

Что делать, если план отстаёт к середине периода

Если к середине периода выполнено заметно меньше половины, у руководителя есть три рычага, и их стоит применять в определённом порядке. Сначала нужно понять причину, затем выбирать меры: иначе можно потратить силы на давление там, где проблема в потоке заявок.

1. Проверить воронку. Посмотрите, сколько сделок находится на финальных стадиях. Если их много, план может «подтянуться» в последние дни, и достаточно подтолкнуть закрытие.
2. Проверить поток. Если на входе мало заявок, дело в маркетинге, а не в менеджерах. Давление на отдел здесь только ухудшит ситуацию.
3. Проверить качество работы. Если заявок достаточно, а конверсия упала, нужно смотреть на скрипты, скорость реакции и контроль повторных касаний.

Отдельно стоит решить, пересматривать ли план. Менять цифру в середине периода допустимо, когда изменились внешние условия: ушёл крупный клиент, остановилась реклама, сломался сайт. Но делать это нужно открыто, объяснив команде причину, иначе доверие к плану пропадёт.

Как учесть повторные продажи и работу с базой

Если в компании есть повторные продажи, их стоит отделить от продаж новым клиентам, иначе общая цифра скроет, откуда она взялась. Вид плана «по направлениям» как раз для этого и подходит: одна воронка для новых клиентов, другая для повторных заказов и допродаж.

Практический смысл такой. Новые клиенты зависят от маркетинга и входящего потока, повторные от качества сервиса и регулярности касаний. Это разные рычаги, и отвечать за них часто должны разные люди. Если смешать всё в один план, менеджеры будут закрывать лёгкие повторные сделки и игнорировать сложные новые, а руководитель не поймёт, почему рост базы остановился при хорошей общей цифре.

Что делать, если функция «План продаж» недоступна на вашем тарифе

Если функция недоступна на текущем тарифе, есть три пути: перейти на тариф, где она есть, собрать план в конструкторе отчётов или поставить цель вне CRM и сверять с отчётом по сделкам. Конкретный набор возможностей зависит от тарифа, поэтому сначала сверьтесь с актуальной страницей тарифов, а не с чужими статьями.

Для небольшой компании временное решение вполне допустимо: таблица с планом по менеджерам и еженедельная сверка с отчётом по сделкам из CRM. Главное, чтобы источником факта оставалась CRM, а не личные записи менеджеров.

Если вы хотите, чтобы план, воронка и отчёты были настроены под вашу структуру отдела продаж, это обычно делается в рамках внедрения и настройки Битрикс24 под руководителя: мы подбираем воронки, стадии, права и отчёты так, чтобы руководитель видел выполнение плана без ручной сборки.

Частые вопросы

Где в Битрикс24 поставить план продаж?

В разделе CRM, Аналитика, Оперативная аналитика, Воронка продаж, на вкладке «План продаж». Там нужно нажать «Настроить план», выбрать период, цель и вид плана и ввести значения. Функция доступна не на всех тарифах, поэтому её наличие стоит проверить заранее.

Можно ли поставить разный план для каждого менеджера?

Да, вид плана можно выбрать «по сотрудникам» и ввести значение для каждого. Кнопка «Добавить ещё» позволяет добавлять новых сотрудников. Значения лучше распределять с учётом опыта и портфеля клиентов, а не делить поровну.

Что выбрать: план по сумме или по количеству сделок?

Если чеки сильно различаются, выбирайте сумму успешных сделок. Если продукт стандартный и чек примерно одинаков, подойдёт количество. Для одного плана выбирается одна цель, поэтому решение стоит принять до настройки.

Кто может видеть и менять план продаж?

Это регулируется правами доступа к CRM: CRM, Ещё, Настройки, Права доступа к CRM. Можно разрешить или запретить конкретным сотрудникам просмотр и редактирование плана. Рядовым менеджерам право редактирования лучше не давать.

Как часто нужно пересматривать план?

Выполнение стоит смотреть каждую неделю, а саму цифру пересматривать на каждый новый период. Если рынок или продукт заметно изменился, корректировать план нужно и в середине периода, но делать это открыто и заранее предупредив команду.