Вопрос «сколько мы доплатим, если добавим в портал ещё трёх человек» звучит почти на каждом проекте, обычно в момент, когда компания нанимает новых менеджеров и вдруг обнаруживает, что пригласить их некуда. И почти всегда за этим вопросом стоит одно неверное ожидание: что в Битрикс24 есть цена за одно рабочее место, которую достаточно умножить на количество новичков. В облаке это работает иначе. В коробке ближе к ожиданию, но с оговорками. Ниже обе модели: что именно считается доплатой, откуда берётся сумма и на чём чаще всего спотыкаются бухгалтерия и руководитель отдела продаж.
В облаке пользователей не докупают поштучно
Главное, что нужно принять до всех расчётов: в облачном Битрикс24 количество пользователей жёстко привязано к тарифу и не продаётся отдельно. Нельзя «добавить пять мест» к текущей лицензии. Можно только перейти на тариф, где мест больше.
По данным официальной поддержки Битрикс24, лимиты сотрудников распределены так: на бесплатном тарифе количество пользователей не ограничено, на Базовом доступно 5 сотрудников, на Стандартном 50, на Профессиональном 100, а тариф Энтерпрайз охватывает диапазон примерно от 250 до 10 000 пользователей. Если компании нужно больше 10 000 мест, вопрос решается через отдел продаж вендора отдельно.
Отсюда следует неочевидная для многих вещь: увеличить количество пользователей Битрикс24 в облаке иногда стоит ноль, а иногда разницу в целый тариф. Компания на Стандартном тарифе с 42 сотрудниками может нанять ещё шестерых и не заплатить ни тенге, потому что остаётся в пределах своих 50 мест. А компания с 50 сотрудниками, которой нужен 51-й, вынуждена переходить на Профессиональный и платить уже за тариф целиком, а не за одного человека.
Это же объясняет, почему бессмысленно спрашивать, какая в облаке доплата за пользователя CRM. Такой цены нет. Есть цена тарифа и есть ваше положение относительно его потолка. Практический вывод простой: планируя найм, смотрите не на количество новых людей, а на то, где проходит граница вашего тарифа.
Как считается доплата при переходе на старший тариф
Тут начинается вторая частая ошибка. Компания оплатила год Стандартного в январе, в июне выросла и переходит на Профессиональный. Бухгалтерия ждёт счёта на полную годовую стоимость нового тарифа и мысленно списывает полгода оплаченного Стандартного в убыток.
Это не так. Официальная документация Битрикс24 формулирует правило прямо: при смене тарифа оставшиеся оплаченные дни не теряются. Система пересчитывает остаток оплаченных дней на текущем тарифе и переносит их на новый. При этом стоимость нового тарифа не меняется, а остаток дней зачисляется в виде дополнительных дней работы Битрикс24.
То есть логика не в том, чтобы доплатить разницу. Ваш оплаченный остаток конвертируется во время. Деньги, уже уплаченные за младший тариф, продолжают работать, но выражаются они не в скидке к счёту, а в сроке действия нового тарифа. Для финансового директора это важное отличие: сумма в счёте будет полной, а выгода проявится в дате следующего платежа.
Отсюда практическое следствие для планирования бюджета. Если вы понимаете, что рост неизбежен в течение года, переход на старший тариф в середине оплаченного периода не сжигает деньги, потерянных платежей не будет. А вот искусственно затягивать переход, чтобы доработать оплаченный год, смысла мало: пока вы ждёте, новые менеджеры либо сидят без доступа, либо работают из чужой учётной записи, что рано или поздно превращается в разбирательство, кто на самом деле вёл эту сделку.
Счётчик мест обновляется не мгновенно
Ещё одна деталь, о которой узнают в самый неподходящий момент. В справке Битрикс24 указано, что счётчик доступных мест обновляется раз в 30 дней. Если сотрудников приглашали и удаляли в течение месяца, число свободных мест в портале может не совпадать с вашими ожиданиями, и часть приглашённых не получит доступ до обновления счётчика.
На практике это выглядит так: компания уволила четверых, уверенно приглашает четверых новых и получает отказ. Формально мест хватает, фактически счётчик ещё не пересчитался. Ситуация решаемая, но неприятная в день выхода новичков.
Поэтому при массовом обновлении команды закладывайте запас по времени и не планируйте приглашение новой смены день в день с увольнением старой. Особенно если у вас сезонный найм и штат внутри года гуляет на десяток человек.
А если сотрудников стало меньше
Обратная ситуация встречается реже, но задают её постоянно: компания сократилась, людей стало сильно меньше лимита, можно ли вернуть часть денег. Возврата за неиспользованные места в облачной модели нет по той же причине, по которой нет и поштучной доплаты. Вы платите не за места, а за тариф.
Что реально можно сделать, так это не продлевать текущий тариф и по окончании оплаченного периода перейти на младший. Тут стоит заранее проверить, какие возможности останутся: тарифы отличаются не только числом пользователей, но и набором инструментов, и переход вниз ради экономии иногда обходится дороже, чем выглядит, если на отключаемых функциях завязаны бизнес-процессы отдела продаж.
Разумный порядок действий такой: за месяц-полтора до окончания периода выписать, какими инструментами команда действительно пользуется, и только потом сравнивать с составом младшего тарифа. Мы такие ревизии делаем регулярно, и примерно в половине случаев выясняется, что портал держится на двух-трёх функциях, о которых собственник не подозревал.
В коробке места действительно докупают
Коробочная версия устроена иначе, и именно поэтому путаница возникает так часто: половина рынка обсуждает облако, половина коробку, а термин «лицензия» звучит одинаково.
В коробке лицензия приобретается на определённое количество пользователей, и расширить лимит можно, не меняя редакцию. Покупается отдельное расширение лицензии, по которому выдаётся специальный код активации. Код применяется на странице /bitrix/coupon_activation.php вашего портала, после чего лимит пользователей увеличивается. Смена редакции коробки работает по-другому: там вместе с функциональностью меняется и количество пользователей.
Состав доступных расширений вендор со временем менял. Например, с продаж были сняты расширения на 5000 и 10 000 пользователей для лицензии «Энтерпрайз», вместо них появилось расширение на каждую 1000 пользователей для лицензии «Энтерпрайз (12 мес.)». Это тот случай, когда ориентироваться на прайс трёхлетней давности, найденный в поиске, бессмысленно: линейка расширений живая.
Практический совет по коробке: не откладывайте активацию купона. Он привязан к текущему сроку действия лицензии, поэтому подход «купим сейчас, активируем когда-нибудь» плохо заканчивается. Купили расширение, примените код и убедитесь, что лимит в портале действительно вырос.
Продление коробки: цифра, которую надо заложить в бюджет
С коробкой связан ещё один расход, который в разговоре про доплату за пользователей всплывает обязательно. Лицензия действует 12 месяцев, после чего её нужно продлевать на следующие 12. И здесь вендор поменял условия: с 1 октября 2024 года стоимость ежегодного продления изменилась с 25% до 30% от цены лицензии.
Что это значит для расчёта. Когда вы расширяете коробочную лицензию на дополнительных пользователей, вы увеличиваете не только разовый платёж, но и базу, от которой в дальнейшем считается ежегодное продление. Компании, которые считают только стоимость расширения и забывают про продление, через год получают счёт заметно больше ожидаемого.
Поэтому при планировании роста штата на коробке считайте два числа: стоимость расширения сейчас и то, как оно повлияет на продление в следующем году. Если рост планируется поэтапный, иногда выгоднее сразу взять лимит с запасом, чем расширяться дважды.
Кто в вашем портале на самом деле занимает место
Перед тем как считать доплату, стоит понять, из чего складывается текущая цифра. В блоке «Лимиты» раздела «Мой тариф» видно, сколько сотрудников и сколько внешних пользователей доступно по тарифу. Это две разные строки, и путать их не надо.
В реальных порталах занятые места распределяются заметно хуже, чем думает руководитель. Вот что мы находим чаще всего при аудите перед покупкой лицензии.
- Уволенные, которых не деактивировали. Самая массовая история: человек ушёл полгода назад, доступ формально закрыли на уровне «поменяли пароль», а учётная запись жива и место занимает.
- Технические и тестовые учётки, заведённые когда-то для проверки бизнес-процесса или для интеграции, названные вроде «test2» и забытые.
- Дубли одного сотрудника. Появляются, когда человека приглашали дважды, сначала на личную почту, потом на корпоративную, и обе записи остались.
- Люди, которых пригласили на всякий случай: склад, водители, бухгалтер на аутсорсе. Их завели при внедрении, они ни разу не зашли, но лимит расходуют.
Разбор этого списка занимает час-полтора и регулярно освобождает от пяти до пятнадцати мест. В масштабе годовой лицензии это иногда означает, что переход на старший тариф можно отложить на год. Мы всегда начинаем разговор о доплате именно с такой ревизии, а не со счёта, просто потому, что клиенту это выгоднее, а нам не хочется через месяц объяснять, за что были заплачены деньги.
Отдельно проверьте, кто у вас числится администратором портала. Ситуация, когда админских прав больше, чем нужно, к количеству мест отношения не имеет, но всплывает ровно в тот же момент, при инвентаризации пользователей перед покупкой. Заодно закроете вопрос, кто может пригласить нового сотрудника, а кто нет.
Как это выглядит на живом примере
Пример ниже иллюстративный, это не описание конкретного клиента, а собирательная ситуация, которая повторяется у нас в поддержке из месяца в месяц.
Оптовая компания сидит на облачном Стандартном тарифе, оплачен год с февраля. Штат в портале 47 человек: продажи, логистика, бухгалтерия и склад. В сентябре открывается второй филиал, туда набирают восьмерых. Итого нужно 55 мест.
Первая реакция руководителя: нам нужно докупить пять мест. Пять, потому что 47 плюс 8 минус 50. Реальность другая: лимит Стандартного 50 сотрудников, значит компания уходит на Профессиональный со 100 местами. Счёт будет не за пять человек, а за тариф целиком.
Дальше вступает правило перерасчёта. С февраля прошло около семи месяцев, примерно пять месяцев Стандартного оплачены и не использованы. Эти дни не сгорают: система пересчитает остаток и добавит его к сроку действия Профессионального. Компания платит полную стоимость нового тарифа, но следующий платёж наступает позже, чем через год.
И третий момент, который в этом сценарии обычно всплывает последним. К моменту перехода в портале числятся ещё шесть уволенных сотрудников, которых никто не деактивировал. То есть реальная потребность была не 55 мест, а 55 при 53 занятых, и если бы портал вели аккуратно, часть срочности можно было снять. Регулярная чистка неактивных пользователей это самая дешёвая мера экономии на лицензии, и её почти никто не делает.
Где посмотреть свои цифры перед разговором о доплате
Прежде чем запрашивать счёт, полезно открыть портал и свериться с фактами. В облачном Битрикс24 за это отвечает раздел «Мой тариф», он открывается по клику на название действующего тарифа.
Что там смотреть:
- блок с тарифом: название, дата окончания и количество оставшихся дней, это база для перерасчёта при переходе;
- блок «Лимиты», пункт «Пользователи»: сколько сотрудников и внешних пользователей доступно по вашему тарифу;
- там же видно занятое место в облаке и лимит писем, на случай если переход обсуждается не только из-за людей;
- пункт «Активировать купон», если у вас на руках промокод на подключение или смену тарифа.
Также в разделе доступна демоверсия: 15 дней возможностей Профессионального тарифа, которые можно взять один раз. Если сомневаетесь, нужен ли переход прямо сейчас или можно подождать квартал, разумно сначала посмотреть тариф в деле, а не по описанию на сайте.
Цифры из «Моего тарифа» стоит выписать до звонка партнёру. Разговор в формате «у нас Стандартный, заканчивается 14 февраля, занято 47 мест из 50» ведёт к счёту за пятнадцать минут. Разговор «нам нужно больше людей» ведёт к получасовому уточнению исходных данных.
Три ошибки, которые дороже всего обходятся
Первая: считать доплату по головам. Из этой привычки растёт большинство неверных бюджетов. В облаке цены за пользователя нет вообще, в коробке расширения продаются пакетами, а не поштучно. Ни там, ни там формула «количество новичков умножить на цену места» не работает.
Вторая: тянуть с переходом до конца оплаченного периода. Логика «доработаем оплаченное» разбивается о правило перерасчёта, потому что оставшиеся дни всё равно переносятся на новый тариф. Пока вы ждёте, новые сотрудники либо не работают в CRM, либо работают под чужой учётной записью, и потом эти сделки невозможно нормально разобрать по ответственным.
Третья: считать только разовый платёж. На коробке расширение лицензии влияет на стоимость ежегодного продления, которая с октября 2024 года считается как 30% от цены лицензии. Бюджет, посчитанный без этой строки, через год перестаёт сходиться.
Ко всем трём добавляется четвёртая, менее очевидная: решение о тарифе принимают, глядя только на количество мест. Тарифы различаются не одними лишь лимитами пользователей. Переход иногда открывает инструменты, которые компания давно хотела, а иногда наоборот отключает то, на чём уже держатся процессы отдела продаж. Поэтому сравнивать нужно не одну строку, а состав тарифа целиком.
Как оформить доплату в Казахстане
Техническая сторона понятна, остаётся организационная: кто выставит счёт и в какой валюте. B2BPRO.KZ официальный партнёр Битрикс24 в Казахстане, и переход на старший тариф, продление и расширение коробочной лицензии оформляются через нас с выставлением счёта в тенге и полным пакетом закрывающих документов для бухгалтерии. Это снимает вопросы с оплатой из-за рубежа и с постановкой расхода на учёт.
Порядок обычно такой: вы присылаете текущий тариф и дату окончания, мы проверяем, действительно ли нужен переход или хватает чистки неактивных пользователей, и только потом считаем сумму. Если переход нужен, можно оформить лицензию Битрикс24 у нас и получить счёт с актуальной ценой на дату оплаты, без пересчётов задним числом.
Отдельно про коробку: расширение лицензии это не только счёт, но и работа с порталом. Код нужно применить, лимит проверить, а заодно убедиться, что сервер выдержит выросшую нагрузку, потому что на пятидесяти пользователях и на ста это разные требования к железу. Мы обычно совмещаем расширение с быстрой проверкой производительности, чтобы новые сотрудники не пришли в подтормаживающий портал.
Частые вопросы
Можно ли в облачном Битрикс24 купить одного дополнительного пользователя?
Нет. Количество пользователей в облаке зафиксировано тарифом: 5 на Базовом, 50 на Стандартном, 100 на Профессиональном, от 250 на Энтерпрайзе. Если вы упёрлись в потолок, единственный путь это переход на старший тариф.
Сгорят ли деньги за оплаченный год, если мы перейдём на другой тариф в середине периода?
Нет. Битрикс24 пересчитывает оставшиеся оплаченные дни текущего тарифа и переносит их на новый в виде дополнительных дней работы. Стоимость нового тарифа при этом не меняется.
Мы удалили сотрудников, но пригласить новых не получается. Почему?
Счётчик доступных мест обновляется раз в 30 дней. Если приглашения и удаления происходили внутри этого периода, часть новых сотрудников не получит доступ до пересчёта счётчика.
Как увеличить количество пользователей в коробочном Битрикс24?
Купить расширение лицензии и активировать полученный код на странице /bitrix/coupon_activation.php вашего портала. После активации лимит пользователей увеличивается. Смена редакции коробки тоже меняет количество доступных пользователей.
Влияет ли расширение коробочной лицензии на стоимость продления?
Да. Лицензия действует 12 месяцев и продлевается на следующие 12, а с 1 октября 2024 года стоимость ежегодного продления составляет 30% от цены лицензии вместо прежних 25%. Чем дороже лицензия после расширения, тем выше сумма продления.
Правильный порядок действий в этой задаче почти всегда один и тот же: сначала посчитать реально работающих людей в портале, потом посмотреть границу своего тарифа в разделе «Мой тариф» и только третьим шагом обсуждать деньги. Половина запросов «нам срочно нужно больше пользователей» после первого шага закрывается сама, просто потому, что в портале годами висят те, кто уволился прошлой весной.