Увольнение сотрудника в Битрикс24: как передать дела, закрыть доступ и не потерять данные

Чтобы уволить сотрудника в Битрикс24, администратор (или пользователь с правом «Увольнение сотрудников») открывает раздел «Сотрудники», нажимает «Меню (≡) > Уволить» и подтверждает действие. Человек сразу теряет доступ к порталу, а его задачи, переписка и файлы остаются. Но «закрыть доступ» и «передать дела» это два разных шага, и если пропустить второй, сделки и задачи уволенного останутся без хозяина. Ниже полный порядок действий с точными названиями разделов.

На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего видим одну и ту же ситуацию: сотрудника отключили в день ухода, а через две недели клиент звонит менеджеру, у которого уже нет доступа, и никто не понимает, где его сделка. Лучше сделать увольнение процедурой из нескольких шагов и закрепить её за конкретным человеком.

Кто может уволить сотрудника в Битрикс24?

Уволить сотрудника может администратор портала или пользователь, которому в структуре компании выдано право «Увольнение сотрудников». Это следует из справки Битрикс24 об увольнении сотрудника. Если кнопки «Уволить» вы не видите, проблема почти всегда в правах, а не в интерфейсе.

Практический совет: не раздавайте это право широко. Увольнение отключает человека от портала, поэтому его лучше оставить за администратором и руководителем HR. Так вы исключите случайные отключения и сохраните единый порядок.

Что сделать до увольнения: чек-лист на день ухода

Перед увольнением нужно получить список всего, что закреплено за человеком: задачи, дела, элементы CRM, почтовый ящик и интеграции. Тогда в момент отключения вы точно знаете, что и кому передавать.

1. Откройте профиль сотрудника и посмотрите его задачи и группы.
2. В нужном разделе CRM отфильтруйте сделки, лиды, контакты и компании по полю «Ответственный».
3. Проверьте раздел «Еще > Мои дела»: там дела, звонки и встречи.
4. Проверьте, подключён ли у сотрудника корпоративный почтовый ящик.
5. Откройте «Разработчикам > Интеграции» и посмотрите, нет ли вебхуков, созданных этим человеком.
6. Согласуйте с руководителем, кто принимает дела.

Для небольшой команды этот список занимает минут двадцать. Для менеджера с сотнями сделок лучше выделить отдельное время и не делать это в последний день.

Как уволить сотрудника: пошаговая инструкция

Уволить сотрудника можно двумя способами: из списка сотрудников или из личного профиля. Результат одинаковый, различается только путь.

Способ	Шаги
Из списка сотрудников	Раздел «Сотрудники», затем «Меню (≡) > Уволить» рядом с нужным человеком, затем «Да, уволить»
Из профиля	Профиль сотрудника, затем «Действия > Уволить», затем «Уволить сотрудника»

Если у сотрудника есть активные интеграции (вебхуки), в диалоге появятся два варианта. Первый: «Уволить и отключить интеграции», и тогда интеграции перестанут работать. Второй: «Уволить и оставить интеграции включёнными», тогда они перейдут на системного пользователя (копию уволенного) и продолжат работать. Справка отдельно предупреждает: в таком случае любой, у кого есть ссылка на вебхук, сможет им пользоваться.

Выбор зависит от того, что именно подключено. Если вебхук связывает сайт и CRM и без него остановятся заявки, его нельзя просто отключить. Тогда оставляйте работать, но после увольнения создайте новый вебхук от имени действующего сотрудника и замените им старый. Это наша рекомендация, в справке такого шага нет: так ссылка, которая могла оказаться у бывшего сотрудника, перестанет работать.

Что происходит с данными после увольнения?

После увольнения сотрудник теряет доступ к Битрикс24, а его задачи, переписка и файлы сохраняются. В профиле уволенного можно открыть его задачи, файлы, встречи, сообщения в ленте и группы, а переписка доступна через «История переписки».

По умолчанию уволенные скрыты в списке сотрудников. Администратор может включить их показ в «Настройки > Сотрудники > Приглашения» с опцией «Показывать уволенных в списке сотрудников». Это удобно, когда нужно найти человека, чтобы передать его дела.

Важная деталь: справка прямо не описывает, что происходит с лицензией и местом пользователя после увольнения. Поэтому мы не будем обещать автоматического освобождения лицензии. Как это работает на вашем тарифе, проверяйте в разделе оплаты и лицензий портала или у партнёра. Мы как официальный партнёр Битрикс24 в Казахстане помогаем сверить такие вопросы, если нужен ответ по конкретному порталу.

Как передать сделки, лиды и контакты уволенного сотрудника?

Элементы CRM передаются сменой ответственного через фильтр и массовое действие. Это порядок из справки Битрикс24 о передаче элементов CRM уволенного.

1. Откройте раздел CRM, например «Сделки», и выберите режим «Список».
2. В поиске добавьте фильтр «Ответственный».
3. Если сотрудник уже уволен, откройте вкладку «Уволенные». Если нет, найдите его в общем списке пользователей.
4. Нажмите «Найти».
5. Отметьте нужные карточки или нажмите «Для всех», чтобы применить действие ко всем элементам на всех страницах.
6. Нажмите «Выбрать действие > Изменить ответственного».
7. Укажите нового сотрудника и нажмите «Применить».

Не забудьте про завершённые сделки и лиды. Справка рекомендует сменить ответственного и у них: тогда новый сотрудник получит звонки и уведомления, если клиент вернётся. Это частая ошибка: открытые сделки передали, а закрытые оставили на уволенном, и входящий звонок от прежнего клиента уходит в пустоту.

Повторите процедуру для каждого раздела CRM отдельно: сделки, лиды, контакты, компании и предложения. Фильтр работает внутри одного раздела.

Как передать дела и счета?

Дела передаются через «Еще > Мои дела», а счета только по одному, в карточке каждого. Массово передать счета нельзя, это прямо указано в справке.

Для дел порядок такой. Если сотрудник уже уволен, его нужно временно вернуть: в разделе «Сотрудники» найти его через фильтр «Уволены», открыть профиль и нажать «Принять на работу». Затем в «Мои дела» выбрать фильтр «Ответственный», указать сотрудника, отметить карточки и нажать «Выбрать действие > Изменить ответственного». После этого выберите нового сотрудника и нажмите «Применить». Когда дела переданы, уволенного можно уволить повторно.

Отсюда практический вывод: передавайте дела до увольнения, а не после. Иначе вам придётся возвращать человека в штат ради технической операции, а в этот момент он снова получает доступ к порталу. Если вернули временно, не оставляйте так на ночь.

Что делать с почтовым ящиком уволенного сотрудника?

Почтовый ящик, подключённый через корпоративную почту, нужно передать другому сотруднику, пока он не отключился автоматически. По справке, ящик остаётся активным 30 дней после увольнения, и за 7 дней до отключения администратор получает уведомление. Если ящик не передан, он отключается.

Порядок: откройте раздел «Почта», выберите «Управление ящиками сотрудников», найдите уволенного (у него пометка «Уволен»), нажмите «Настроить», в поле владельца нажмите «Изменить», выберите нового владельца и сохраните. Новый владелец получит уведомление и доступ к письмам и истории переписки. Есть ограничение: сменить владельца можно только у ящиков, подключённых через корпоративную почту. Подробности в справке Битрикс24 о передаче почтового ящика уволенного.

Для отдела продаж почта часто важнее, чем кажется: в ней лежит переписка с клиентами, которая не попала в CRM. Если ящик не передать, она останется вне поля зрения команды.

Как проверить, что ничего не потеряно?

После увольнения стоит пройти короткую проверку по четырём пунктам. Это занимает несколько минут и избавляет от неприятных открытий через месяц.

Что проверить	Где смотреть	Что считать нормой
Сделки и лиды	CRM, фильтр «Ответственный», вкладка «Уволенные»	Ни одной карточки на уволенном, включая завершённые
Дела	«Еще > Мои дела», фильтр «Ответственный»	Нет незакрытых дел на уволенном
Почта	«Почта > Управление ящиками сотрудников»	Владелец ящика сменён на действующего сотрудника
Интеграции	«Разработчикам > Интеграции»	Нет вебхуков, закреплённых за уволенным без решения, что с ними делать

Если портал большой и увольнения происходят регулярно, имеет смысл закрепить процедуру в регламенте и поручить её конкретному человеку. В крупных компаниях такую проверку встраивают в процесс кадрового оформления: пока HR не получил подтверждение, что дела переданы, приказ не закрывается. Подробнее о том, как настраиваются процессы на портале, можно прочитать в нашей статье про роботов в сделках Битрикс24.

Как действовать, если сотрудник ушёл внезапно?

Если человек ушёл без предупреждения, порядок тот же, но меняется очерёдность: сначала закройте доступ, затем разбирайтесь с делами. Увольнение в Битрикс24 не удаляет данные, поэтому спешка здесь не опасна для информации, но опасна для клиентов, которые продолжают писать и звонить.

Рекомендуем такую последовательность. Сначала уволите сотрудника и решите вопрос с интеграциями по правилам выше. Затем передайте открытые сделки и лиды тому, кто сейчас сможет с ними работать, пусть даже временно. После этого передайте дела: если они остались на уволенном, вам придётся временно вернуть его в штат, как описано в справке, и это лучше делать в один заход. Почту проверьте последней, но не откладывайте дольше недели: срок, пока ящик остаётся активным, ограничен 30 днями, а уведомление администратору придёт за 7 дней до отключения.

Отдельно предупредите отдел, что часть клиентов может написать бывшему менеджеру. Если у клиента есть другие каналы связи, лучше сообщить ему нового ответственного заранее, а не ждать, пока он обратится сам. Для этого достаточно короткого сообщения от руководителя отдела.

Как встроить увольнение в регламент компании?

Регламент увольнения в Битрикс24 это короткий документ на одну страницу, где описано, кто и в какой последовательности делает шаги. Он нужен потому, что без него процедура зависит от памяти одного человека, а когда этот человек в отпуске, портал остаётся с ненужными доступами.

Что стоит в нём записать:

• Кто инициирует увольнение на портале: обычно HR или руководитель подразделения.
• Кто выполняет: администратор или сотрудник с правом «Увольнение сотрудников».
• В какой срок после приказа сотрудник должен быть отключён.
• Кто принимает сделки, дела и задачи, и как это подтверждается.
• Кто отвечает за почту и интеграции.
• Какой чек-лист проверки проходит администратор после увольнения.

Хорошо работает простое правило: приказ об увольнении не считается закрытым, пока администратор портала не подтвердил, что доступ закрыт и дела переданы. Так вы связываете кадровый и технический процессы, а не надеетесь, что кто-то вспомнит. В больших компаниях такой регламент помогает ещё и при проверках информационной безопасности: видно, что доступы бывших сотрудников закрываются в установленный срок.

Какие права доступа стоит пересмотреть при увольнении руководителя?

Если уходит руководитель отдела или администратор портала, увольнение сложнее обычного, потому что вместе с человеком уходят знания о настройках. Руководитель обычно является ответственным не только за сделки, но и за группы, рабочие процессы, согласования и права других сотрудников.

Перед отключением такого человека проверьте несколько вещей. Кто теперь согласует документы и заявки там, где он был согласующим. Кто владелец рабочих групп и проектов. Какие вебхуки и интеграции он создавал и для чего они нужны. Не он ли единственный администратор: если да, назначьте второго до увольнения, иначе рискуете остаться без человека, который может управлять правами. Эти пункты не описаны в одной справочной статье, это общая практика, которой мы придерживаемся на проектах: чем больше ролей у человека, тем важнее пройти по ним все до отключения.

Хорошая привычка для любой компании: держать на портале как минимум двух администраторов и фиксировать в регламенте, кто из них отвечает за какие настройки. Тогда уход любого одного человека не парализует работу портала.

Нужно ли удалять уволенного сотрудника из Битрикс24?

В большинстве случаев удалять не нужно: увольнение отключает доступ, а все данные сохраняются и остаются доступными в профиле. Удаление не нужно для безопасности, потому что у уволенного нет доступа к порталу. Оно не обязательно и для порядка в списке сотрудников: по умолчанию уволенные скрыты, а администратор может включить показ в настройках.

Сохранение профиля полезно по бизнес-причинам. Через какое-то время может понадобиться найти старую переписку с клиентом, историю по задаче или файл. Всё это доступно в профиле уволенного. К тому же человек может вернуться: в этом случае его достаточно принять на работу обратно, и вам не придётся создавать нового пользователя.

Сколько времени занимает увольнение сотрудника на портале?

Само отключение занимает меньше минуты, а полная процедура с передачей дел, почты и проверкой интеграций занимает от получаса до нескольких часов, в зависимости от того, сколько данных закреплено за человеком. Это оценка по нашему опыту, а не данные из справки, и точное время зависит от того, насколько аккуратно человек вёл работу в системе.

Возьмём вымышленный пример для иллюстрации: менеджер по продажам, у которого около ста открытых сделок, несколько десятков завершённых, дела на ближайшую неделю и корпоративная почта. Администратор открывает раздел «Сделки», ставит фильтр «Ответственный», отмечает карточки и меняет ответственного одним массовым действием. Потом повторяет это для лидов, контактов и компаний. Дела переносит через «Мои дела». Почту передаёт через «Управление ящиками сотрудников». Если вести работу в системе по порядку, всё это занимает в пределах часа. Если же данные разрознены, часть сделок в старых воронках, а часть дел без привязки, время растёт, потому что нужно разбираться, что за карточки и кому они нужны.

Поэтому лучший способ сократить время увольнения заранее: приучить сотрудников вести работу в CRM, а не в личных заметках. Тогда в день ухода передать нужно только то, что уже лежит в системе, и ничего не потеряется.

Типичные ошибки при увольнении сотрудника

Первая ошибка: отключить человека и не передать дела. Задачи и сделки остаются на нём, и никто не видит, что они зависли. Вторая: не проверить вебхуки и интеграции, из-за чего что-то перестаёт работать, а причину ищут неделями. Третья: оставить интеграции работающими и забыть о них, хотя ссылка на вебхук доступна любому, у кого она есть. Четвёртая: пропустить почту и потерять корпоративную переписку по истечении срока.

Пятая ошибка связана с процессом: увольнение делает тот, у кого случайно оказалось право, и никто не отвечает за итог. Назначьте одного ответственного и опишите процедуру. Если портал настроен давно и никто не помнит, где какие интеграции, мы можем провести аудит и привести всё в порядок: получить помощь с настройкой Битрикс24, линия работает 24/7.

Частые вопросы

Как уволить сотрудника в Битрикс24?

Откройте раздел «Сотрудники», нажмите «Меню (≡) > Уволить» рядом с человеком и подтвердите действие. Можно также открыть профиль и выбрать «Действия > Уволить». Уволить может администратор или пользователь с правом «Увольнение сотрудников».

Что будет с задачами и перепиской уволенного сотрудника?

Они сохраняются. Сотрудник теряет доступ к порталу, но его задачи, переписка и файлы остаются, и их можно посмотреть в профиле уволенного. Передать дела новому ответственному можно и после увольнения.

Как передать сделки уволенного сотрудника другому менеджеру?

В нужном разделе CRM добавьте в поиск фильтр «Ответственный», откройте вкладку «Уволенные», отметьте карточки и нажмите «Выбрать действие > Изменить ответственного». Затем укажите нового сотрудника и нажмите «Применить».

Можно ли вернуть уволенного сотрудника?

Да. В списке сотрудников нажмите «Меню (≡) > Принять на работу» или откройте профиль и нажмите «Принять на работу» в блоке «Уволен». Так же делают, когда нужно временно вернуть человека, чтобы передать его дела.

Освобождается ли лицензия после увольнения сотрудника?

Справка Битрикс24 об увольнении об этом не говорит, поэтому точный ответ зависит от вашего тарифа и условий. Проверьте раздел оплаты и лицензий портала или уточните у партнёра. Мы поможем сверить это по вашему порталу.