Битрикс24 для учебного центра: заявки на курсы, группы и рассрочка

Битрикс24 подходит учебному центру, если разложить работу на три контура: заявки на курсы идут в сделки через CRM-формы и мессенджеры, учебные группы ведутся отдельным смарт-процессом с местами и датой старта, а платежи по рассрочке контролируются регулярными элементами и роботами-напоминаниями. Так руководитель видит набор, заполненность групп и долги студентов в одном окне.

Типичная картина до внедрения выглядит так: заявки приходят с сайта, из Instagram и по телефону, администратор записывает их в таблицу, группы собирают в отдельном чате, а кто сколько заплатил, знает только бухгалтер. В сентябре, когда идет основной набор, такая схема начинает терять людей: кому-то не перезвонили, кого-то записали в уже полную группу, кто-то пропустил второй платеж, и об этом узнали через месяц.

Чем учебный центр отличается от обычных продаж

Главное отличие в том, что продажа не заканчивается оплатой: после договора человек попадает в группу, учится несколько месяцев и платит частями. В обычной торговле сделка закрывается в момент оплаты. В образовании у одного студента есть сразу три сущности: заявка на курс, место в конкретной группе и график платежей. Если пытаться уместить все это в одну воронку сделок, карточка быстро превращается в свалку полей, а отчеты перестают сходиться.

Вторая особенность связана с сезонностью. Набор в языковые школы, IT-курсы и подготовку к ЕНТ идет волнами: август и сентябрь, январь, иногда весна. В пиковые недели заявок в несколько раз больше, чем летом, и CRM должна выдерживать именно пик. Про то, как с этим работать в рекламе, у нас есть отдельный материал о сезонности набора в образовательных центрах.

Третья особенность: решение часто принимает не сам студент. Ребенка на курсы записывает родитель, сотрудника на обучение отправляет компания. Значит, в CRM нужно хранить и того, кто учится, и того, кто платит, и не путать их в рассылках.

Как собрать заявки на курсы в одну воронку

Все входящие каналы нужно завести в CRM так, чтобы заявка создавалась автоматически, без ручного переноса. В Битрикс24 для этого есть несколько штатных инструментов.

CRM-форма — это форма заявки, которую создают в самом Битрикс24 и размещают на сайте; после отправки она сама создает элемент в CRM и назначает ответственного. Список форм находится в разделе CRM > Продажи > Каналы продаж > CRM-формы, там же видно, какой элемент создает каждая форма и какая у нее конверсия. Подробности есть в справке Битрикс24 о списке CRM-форм.

Для учебного центра мы обычно делаем не одну общую форму, а по форме на направление: «Английский для взрослых», «Подготовка к ЕНТ», «Курсы 1С». Так в отчете сразу видно, какое направление дает заявки, а администратору не нужно выяснять у человека, куда он вообще хотел записаться. В форме достаточно трех-четырех полей: имя, телефон, курс и удобное время занятий. Каждое лишнее поле снижает число заявок.

Мессенджеры и соцсети подключаются через открытые линии: сообщения из них попадают в чат Битрикс24 и привязываются к карточке клиента. Звонки идут через телефонию, и пропущенный вызов тоже становится делом в CRM. В журнале АТС он бы просто потерялся.

Какие стадии нужны воронке заявок

Воронка заявок должна описывать путь от первого контакта до договора, и не дальше. Рабочий вариант для большинства центров:

1. Новая заявка: пришла из формы, мессенджера или звонка.
2. Консультация: администратор связался, выяснил уровень и цели.
3. Пробное занятие или тестирование: человек записан на конкретную дату.
4. Подбор группы: выбрана группа по расписанию и уровню.
5. Договор и первый платеж: сделка выиграна, студент переходит в группу.
6. Отказ: с обязательной причиной (дорого, неудобное время, выбрал другой центр).

Причина отказа здесь важнее, чем кажется. Если за сезон треть отказов приходится на «неудобное время», это прямой сигнал открыть вечернюю или субботнюю группу. Снижать цену в такой ситуации бессмысленно.

Роботы, которые экономят время администратора

Роботы в CRM — это автоматические действия, которые срабатывают при переходе карточки на стадию: создать дело, отправить сообщение, сменить ответственного, изменить поле. Робот может сработать сразу, с задержкой или только при выполнении условия. Для учебного центра полезны такие:

• на стадии «Новая заявка» поставить администратору дело «перезвонить» со сроком в 15 минут в рабочее время;
• на стадии «Пробное занятие» за день до даты отправить клиенту напоминание;
• если сделка висит на «Консультации» больше трех дней, уведомить руководителя;
• при переходе на «Договор» создать карточку студента в группе (об этом ниже).

Как вести учебные группы в смарт-процессе

Группы удобнее всего вести отдельным смарт-процессом. Стадии сделки для этого плохо подходят: у группы своя жизнь, которая начинается после продажи. Смарт-процесс — это собственный тип элемента CRM, который компания создает под свою задачу: со своими полями, воронкой, стадиями и правами доступа. Создается он в разделе CRM > Еще > Смарт-процессы, подробности есть в справке Битрикс24 о смарт-процессах в CRM. Справка прямо приводит похожие примеры: база животных для ветклиники, реестр квартир для агентства недвижимости. Учебная группа ложится в ту же логику.

Одна карточка смарт-процесса означает одну группу. Поля, которые мы обычно закладываем:

Поле	Пример значения	Зачем нужно
Курс	Английский, уровень B1	Отбор групп по направлению
Дата старта	14 сентября	Планирование набора и рекламы
Расписание	Вт, Чт 19:00	Подбор группы под клиента
Преподаватель	Сотрудник из структуры компании	Нагрузка и права доступа
Мест всего / занято	12 / 9	Понимать, когда группа укомплектована
Формат	Офлайн, онлайн, смешанный	Аудитория и аналитика

Стадии группы отражают ее жизненный цикл: «Набор», «Укомплектована», «Идет обучение», «Завершена», «Отменена». Канбан по такой воронке за минуту показывает руководителю, сколько групп стартует в этом месяце и где еще есть свободные места.

Как связать студента, сделку и группу

Связь строится через привязку элементов CRM: в настройках смарт-процесса есть вкладка связей, где указывают, с какими элементами он связан, например со сделками и контактами. Дальше робот на стадии «Договор» создает элемент или привязывает сделку к нужной группе, и в карточке группы появляется список ее студентов.

Со счетчиком свободных мест сложнее. Готовой кнопки «посчитать студентов в группе» мы в справке не нашли, поэтому поле «занято» обычно обновляют роботом или бизнес-процессом при каждом новом договоре, а на крупных проектах делают небольшую доработку через REST. Простой вариант тоже работает: администратор видит список привязанных сделок и сверяет число вручную раз в день во время набора.

Если в центре есть корпоративное направление, заказчика-компанию стоит хранить в карточке компании, а сотрудников, которые учатся, контактами с привязкой к ней. Тогда отчет по корпоративным клиентам собирается без отдельной таблицы.

Как контролировать рассрочку и платежи студентов

Рассрочку проще всего вести через регулярные элементы смарт-процесса «Платежи»: Битрикс24 сам создает элемент на каждый очередной взнос по расписанию, а роботы напоминают администратору и студенту о дате. Регулярный смарт-процесс включается галочкой «Регулярность» на вкладке «Вид карточки». Первый элемент создается вручную, дальше система повторяет его ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно или с произвольным интервалом. Окончание задается датой или числом повторов, это описано в справке Битрикс24 о регулярных смарт-процессах.

Для курса на шесть месяцев с оплатой раз в месяц это выглядит так:

1. При заключении договора администратор создает первый элемент «Платеж» с суммой, датой и привязкой к сделке студента.
2. Включает регулярность: ежемесячно, шесть повторов.
3. Робот на стадии «Ожидает оплаты» за три дня до срока отправляет студенту напоминание в мессенджер.
4. Если элемент не перешел в стадию «Оплачен» в день платежа, робот ставит администратору дело «связаться по оплате».
5. Руководитель раз в неделю смотрит канбан платежей и видит просрочки по всем группам сразу.

Если платежей много и нужен график с остатком долга по каждому договору, есть готовые приложения в Маркетплейсе Битрикс24, которые добавляют в сделку вкладку платежей с суммой, оплаченной частью и остатком. Перед установкой стоит проверить, на каком тарифе приложение работает и как оно ведет себя при частичной оплате.

Банковская рассрочка устроена иначе: центр получает всю сумму сразу от банка, а долг студента остается между ним и банком. В CRM в таком случае достаточно отметить способ оплаты в сделке, чтобы видеть, какая доля продаж идет через банк, а какая через собственную рассрочку центра.

Чем отличаются варианты учета оплат

Вариант	Как работает	Кому подходит
Поле «Оплачено» в сделке	Администратор вручную вписывает сумму	Небольшой центр, разовая оплата курса
Регулярный смарт-процесс «Платежи»	Элемент на каждый взнос создается по расписанию	Собственная рассрочка, курсы от трех месяцев
Приложение из Маркетплейса	Вкладка платежей с остатком долга в сделке	Много договоров, сложные графики
Банковская рассрочка	Центр получает всю сумму, в CRM только отметка	Дорогие программы, клиенты с кредитной историей

Какие отчеты нужны руководителю учебного центра

Руководителю учебного центра нужны четыре цифры: сколько заявок пришло по каждому направлению, какая доля дошла до договора, насколько заполнены стартующие группы и сколько денег в просроченных платежах. Все четыре собираются из описанной структуры без внешних таблиц.

• Заявки по направлениям и источникам: из воронки сделок, если у каждой CRM-формы свое направление.
• Конверсия из заявки в договор: показывает, где теряются люди, на консультации или после пробного занятия.
• Заполненность групп: из смарт-процесса «Группы», по полям мест.
• Просроченные платежи: из смарт-процесса «Платежи», стадия «Ожидает оплаты» с прошедшей датой.

Отдельно стоит считать конверсию из пробного занятия в договор по каждому преподавателю. По нашему опыту внедрений на проектах B2BPRO.KZ разница между преподавателями здесь бывает заметнее, чем разница между рекламными каналами, и тогда разговор с преподавателем о методике дает больше, чем лишний бюджет на рекламу.

Как связать CRM с сайтом и рекламой курсов

CRM показывает полную картину, только если сайт и реклама передают в нее данные об источнике заявки. Когда у каждой программы есть своя страница с CRM-формой, видно не только число заявок, но и то, с какой страницы и из какой кампании пришел человек. Если таких страниц пока нет, начинать стоит с них: о том, как выстроить страницы программ, расписание и отзывы выпускников, мы писали в материале про SEO для образовательных услуг и курсов.

Обратная связь тоже важна. Когда группа на 14 сентября уже укомплектована, рекламу этого потока пора выключать или переводить на следующий старт. Без CRM об этом узнают, когда администратор начинает отказывать людям, которые уже заплатили за клик.

Пример: языковая школа в Алматы на одном портале

Ниже условный пример. Он собран из типовых ситуаций и не описывает конкретного клиента. Языковая школа в Алматы, два филиала, около 25 групп одновременно, три администратора и директор, который раньше узнавал о заполненности групп из устного доклада по пятницам.

До CRM заявки приходили из четырех мест: форма на сайте уходила на почту, Instagram читал один администратор, WhatsApp висел на рабочем телефоне в филиале, звонки принимали все по очереди. В пиковые недели августа часть заявок просто не доживала до ответа: человек писал вечером, утром администратор видел сообщение среди сотни других и отвечал, когда клиент уже записался в соседнюю школу.

После настройки картина изменилась так:

• каждый канал создает сделку в одной воронке, и у сделки сразу есть ответственный по филиалу;
• робот ставит дело «перезвонить», и директор видит просроченные дела в отчете раньше, чем придут жалобы;
• группы ведутся смарт-процессом, и при подборе администратор фильтрует их по уровню, филиалу и времени занятий;
• рассрочка на учебный год разбита на ежемесячные платежи, напоминания уходят автоматически, а должники видны одним списком;
• в конце набора директор смотрит причины отказов и решает, где открыть дополнительную группу.

Самый ощутимый эффект в таких проектах в том, что исчезают «серые зоны». Администратор больше не держит в голове, кому обещал перезвонить, бухгалтер не сверяет оплаты по выписке с тетрадью, а директор получает ответ на вопрос «сколько у нас свободных мест на октябрь» за минуту, без звонков в филиалы.

Отдельно в таком проекте настраиваются права доступа. Преподаватель видит свои группы и студентов в них, но не видит суммы договоров и чужие филиалы. Администратор филиала работает со своими сделками, директор видит все. В смарт-процессах права задаются отдельно для каждого процесса, поэтому разграничить «Группы» и «Платежи» можно по-разному, и это стоит продумать до запуска. Исправлять права после того, как прайс ушел конкурентам, поздно.

С чего начать внедрение в учебном центре

Начинать стоит с воронки заявок и одной-двух CRM-форм, а группы и рассрочку подключать вторым этапом, когда администраторы привыкнут работать в карточках. Если запустить все сразу перед сентябрьским набором, команда вернется к таблице в первую же загруженную неделю.

Порядок, который мы обычно предлагаем:

1. Описать текущий путь клиента: откуда приходят заявки, кто отвечает, где теряются.
2. Настроить воронку сделок, причины отказа и CRM-формы по направлениям.
3. Подключить мессенджеры и телефонию, чтобы ни один канал не жил отдельно.
4. Создать смарт-процесс «Группы» и связать его со сделками.
5. Добавить смарт-процесс «Платежи» с регулярностью и роботами-напоминаниями.
6. Собрать отчеты для руководителя и провести обучение администраторов.

Важно учитывать тариф: по справке Битрикс24, смарт-процессы доступны не на всех тарифах, поэтому до начала работ стоит проверить текущий план портала. Если тариф не позволяет, группы временно можно вести отдельной воронкой сделок, но долго так работать неудобно.

Пилот лучше всего проводить в низкий сезон, летом или в декабре. Тогда к пику набора администраторы уже привыкли к карточкам, а слабые места воронки выявлены на небольшом потоке. Если хотите пройти этот путь без проб и ошибок, мы делаем внедрение и настройку Битрикс24 для учебных центров под ваши курсы, расписание и схему оплаты: от форм на сайте до отчетов для руководителя.

Частые вопросы

Можно ли вести учебные группы в Битрикс24 без доработок?

Да, группы можно вести штатным смарт-процессом без программирования. Для каждой группы создается карточка с курсом, датой старта, расписанием, преподавателем и числом мест, а сделки студентов привязываются к ней. Доработка через REST нужна только для автоматического подсчета свободных мест, если центр не готов обновлять это поле роботом или вручную.

Как в Битрикс24 напоминать студентам об оплате рассрочки?

Удобнее всего через регулярный смарт-процесс «Платежи» и роботов. Битрикс24 по расписанию создает элемент на каждый взнос, например ежемесячно шесть раз. Робот за несколько дней до даты отправляет студенту напоминание, а если платеж не отмечен вовремя, ставит администратору дело связаться с ним. Просрочки видны в канбане.

Как разделить в CRM того, кто учится, и того, кто платит?

Нужно хранить их разными контактами и указывать обоих в сделке. Для детских курсов плательщиком будет родитель, а студентом ребенок, для корпоративного обучения плательщиком выступает компания, а учатся ее сотрудники. Тогда напоминания об оплате уходят плательщику, а сообщения о занятиях тому, кто учится, и рассылки не путаются.

Сколько CRM-форм нужно учебному центру?

Обычно по одной форме на каждое направление обучения плюс форма записи на пробное занятие. Отдельные формы позволяют сразу видеть в отчетах, какой курс приносит заявки, и избавляют администратора от уточнения направления при первом звонке. В каждой форме достаточно трех-четырех полей: имя, телефон, курс и удобное время.

На каком тарифе Битрикс24 доступны смарт-процессы?

Смарт-процессы есть не на всех тарифах Битрикс24, поэтому перед внедрением нужно проверить план вашего портала на официальной странице тарифов. Если текущий тариф их не включает, группы можно временно вести отдельной воронкой сделок, а смарт-процессы подключить после перехода на подходящий тариф.