Битрикс24 для рекламного агентства: проекты клиентов, задачи и учет часов

Битрикс24 для рекламного агентства закрывает три задачи: ведет клиентов и договоры в CRM, держит работу по каждому клиенту в отдельном проекте с задачами и показывает, сколько часов команда реально потратила на клиента. Последнее важнее всего: без учета часов агентство не знает, какие клиенты приносят прибыль, а какие съедают ее.

Типичная картина в агентстве на 8-15 человек: заявки приходят в мессенджеры директора, задачи ставятся в общем чате, а клиенту, который платит фиксированную сумму в месяц, таргетолог и дизайнер отдают втрое больше времени, чем заложено в цену. Узнают об этом при подведении квартала, когда маржа не сходится. Ниже собрано, как разложить работу агентства в Битрикс24 так, чтобы клиенты, задачи и часы были связаны между собой, и где у этой схемы проходят ограничения.

Что агентству нужно от CRM и почему таблиц не хватает

Рекламному агентству нужна система, где по каждому клиенту в одном месте видны договор, текущие работы, ответственные и потраченное время. В таблице можно вести что-то одно, но связать эти данные между собой таблица не может, и каждый раз руководитель собирает картину вручную.

Работа агентства делится на две разные части, и в Битрикс24 они живут в разных инструментах:

• продажа: заявка, бриф, расчет, коммерческое предложение, договор, оплата. Это CRM и воронка сделок;
• производство: запуск кампаний, креативы, отчеты, правки, созвоны. Это проекты и задачи.

Ошибка, которую мы чаще всего видим на внедрениях в агентствах: все пытаются уложить в одну воронку сделок. Стадии «Креативы на согласовании», «Кампания запущена», «Отчет отправлен» появляются прямо в воронке продаж, и через месяц сделка с постоянным клиентом висит в работе бесконечно, а воронка перестает показывать продажи. Продажу и производство лучше развести с первого дня.

Как настроить воронку продаж для агентства в Битрикс24

Воронка сделок агентства описывает путь от заявки до подписанного договора и первой оплаты, и на этом заканчивается. Пример стадий для агентства, которое продает контекстную рекламу, таргет и SMM:

1. Новая заявка.
2. Бриф получен.
3. Аудит или расчет подготовлен.
4. КП отправлено.
5. Договор на согласовании.
6. Ожидаем оплату.
7. Успешно: договор подписан и оплачен.

Для агентства удобно завести две воронки. Первая для новых клиентов. Вторая для продлений и допродаж текущим клиентам: новый канал, увеличение бюджета, разработка лендинга. Так руководитель отдельно видит, сколько приносит привлечение новых клиентов и сколько дает работа с базой. Для многих агентств вторая цифра оказывается больше первой.

В карточке сделки стоит завести несколько полей, которые потом понадобятся для учета:

Поле	Зачем агентству
Услуги (список)	Контекст, таргет, SMM, SEO, сайт: видно структуру продаж
Модель оплаты	Фикс в месяц, процент от бюджета, почасовая: от этого зависит, как считать прибыль
Часов в месяц по договору	Норма, с которой потом сравнивается факт
Рекламный бюджет клиента	Отделяет деньги клиента на рекламу от гонорара агентства
Ответственный аккаунт-менеджер	Кто отвечает за клиента после продажи

Поле «Часов в месяц по договору» стоит заполнять обязательно. Без него в конце месяца не с чем сравнивать потраченное время.

Где вести работу по клиентам: проекты в Битрикс24

Работу по каждому клиенту удобнее всего вести в отдельном проекте Битрикс24. Проект в Битрикс24 — это рабочее пространство команды, где собраны чат, задачи, файлы и календарь по одной теме. Для агентства одна тема — это один клиент.

Важная деталь про текущие порталы. По справке Битрикс24 о новом формате проектов, группы, коллабы и проекты объединены в единый формат «Проекты AI», а прежний формат больше не поддерживается. Существующие данные при этом остаются доступными. Если вы читаете старые инструкции, где отдельно описаны «группы» и «коллабы», учитывайте, что в интерфейсе вашего портала это может выглядеть уже по-другому.

Как мы раскладываем проекты в агентстве:

1. Один клиент — один проект. Название по бренду клиента, без внутренних сокращений, чтобы его находили поиском.
2. В проект входят все, кто работает с клиентом: аккаунт-менеджер, таргетолог или специалист по контексту, дизайнер, копирайтер.
3. Регулярные работы (ежемесячный отчет, план контента, проверка кампаний) оформляются повторяющимися задачами, а не ставятся каждый раз руками.
4. Разовые работы (новый лендинг, запуск нового канала) — отдельные задачи с дедлайном и плановым временем.
5. Файлы клиента (бренд-бук, доступы к кабинетам в виде инструкции, отчеты) лежат в файлах проекта, а не в личных чатах сотрудников.

Когда сотрудник уходит в отпуск или увольняется, вся история по клиенту остается в проекте. Для агентства это частая боль: уходит таргетолог, и вместе с ним уходят договоренности с клиентом, которые жили в его личной переписке.

Можно ли пригласить клиента в проект Битрикс24

Да, внешнего участника можно пригласить в проект, и он увидит только то, что относится к этому проекту. Для агентства это удобный способ согласовывать креативы и отчеты без пересылки файлов в мессенджерах.

По справке Битрикс24 о приглашении внешних пользователей, приглашенный по телефону или почте участник видит ленту своих групп, свои задачи и задачи, которые сам поставил, файлы своей группы и контакты только ее участников. Остальной портал компании ему недоступен. Там же отмечено, что внешние пользователи учитываются в общем числе пользователей по тарифу. Это стоит проверить заранее, если у агентства много клиентов и в каждый проект планируется звать по два-три человека со стороны клиента.

Звать клиента в проект стоит не всегда. Внутренние обсуждения («клиент опять просит переделать», «бюджета не хватает») клиенту видеть не нужно. Рабочая схема: внутренние задачи и чат команды в одном проекте, а согласования с клиентом в отдельных задачах, куда клиент добавлен участником. Если формат вашего портала этого не позволяет, держите для клиента отдельный проект только для согласований.

Как согласовывать креативы и отчеты с клиентом через задачи

Согласование удобно оформлять отдельной задачей на каждый пакет материалов: баннеры на месяц, тексты объявлений, ежемесячный отчет. В задаче лежат файлы, клиент или аккаунт-менеджер оставляют замечания в комментариях, а история правок остается в одном месте.

Схема, которая хорошо работает в агентствах:

1. Дизайнер или специалист ставит задачу «Согласовать креативы на ноябрь» и прикладывает файлы.
2. В задаче чек-лист: что именно клиент должен проверить (тексты, цены, сроки акции, логотип, юридические пометки).
3. Срок согласования в задаче, например два рабочих дня. Если клиент молчит, аккаунт-менеджер видит просрочку и напоминает.
4. Каждая итерация правок фиксируется комментарием в той же задаче, без новых задач на каждую правку.
5. Когда клиент согласовал, задача закрывается, и в ней остается финальная версия файлов.

Такой порядок решает частый спор «мы этого не согласовывали». В задаче видно, кто, когда и что одобрил. Заодно видно, сколько кругов правок было по каждому клиенту: если по одному клиенту согласование занимает пять итераций, а по остальным две, это повод обсудить с ним процесс или прописать лимит правок в договоре.

Если клиент не участвует в проекте, согласование ведет аккаунт-менеджер: пересылает материалы клиенту и переносит его ответ в комментарии задачи. Это дольше, но история все равно остается в Битрикс24, и при смене менеджера новый человек быстро поймет, что и почему было согласовано.

Как вести учет часов по проектам в Битрикс24

Учет часов в Битрикс24 ведется прямо в задачах: исполнитель запускает таймер в карточке задачи, ставит на паузу и завершает, а время копится в задаче по каждому участнику. По справке Битрикс24 об учете времени в задачах, постановщик включает учет времени при создании или редактировании задачи и может задать плановое время, чтобы сравнивать план с фактом. Одновременно вести учет можно только в одной задаче: если запустить таймер в другой, текущий встанет на паузу. Забытое время можно добавить вручную, и оно попадет в историю задачи.

Там же указано, что учет времени доступен не на всех тарифах. Перед тем как строить на нем систему, проверьте, входит ли он в ваш тариф.

Чтобы учет часов работал в агентстве, нужно несколько договоренностей внутри команды:

1. Учет времени включен во всех задачах клиентских проектов. Проще сделать это правилом для постановщиков, чем потом восстанавливать часы.
2. Время ставится в задаче того клиента, на которого реально работали. Созвон с клиентом А не записывается в задачу клиента Б, потому что она уже была открыта.
3. Внутренние работы агентства (планерки, обучение, собственный маркетинг) ведутся в отдельном внутреннем проекте. Иначе они размазываются по клиентам и искажают картину.
4. Ручные записи допускаются, но в тот же день. Через три недели никто не помнит, сколько времени ушло на правки баннеров.

Самая частая проблема с учетом часов — люди не включают таймер. Настройки тут ни при чем, все решает дисциплина. Помогает простое правило: руководитель раз в неделю смотрит часы по проектам и задает вопрос, если у специалиста за неделю записано 12 часов при полной загрузке. Через месяц такой практики учет становится привычкой. Подробнее о самом тайм-трекинге мы писали в статье об учете рабочего времени в Битрикс24.

Как понять, какой клиент агентства убыточный

Клиент убыточен, если стоимость часов, которые команда на него потратила, больше, чем агентство с него получает. Для этого нужно три цифры по каждому клиенту за месяц: гонорар агентства (из сделки, без рекламного бюджета), потраченные часы (из задач проекта) и себестоимость часа команды.

Себестоимость часа агентство считает само: фонд оплаты труда производственной команды плюс накладные расходы, деленные на рабочие часы команды за месяц. Битрикс24 эту цифру не посчитает, ее задает руководитель или бухгалтер. Если зарплаты в команде сильно различаются, считайте себестоимость часа отдельно по направлениям: час дизайнера и час специалиста по контекстной рекламе обычно стоят агентству по-разному, и средняя цифра будет скрывать, на чьем времени теряются деньги.

Пример расчета (цифры условные, только для иллюстрации):

Клиент	Гонорар в месяц	Часов по договору	Часов по факту	Стоимость часов при 8 000 тг/ч	Результат
Клиент А	400 000 тг	30	28	224 000 тг	Прибыльный
Клиент Б	350 000 тг	25	52	416 000 тг	Убыточный
Клиент В	250 000 тг	20	21	168 000 тг	Прибыльный

Клиент Б в этом примере платит почти столько же, сколько клиент А, но забирает почти вдвое больше времени. Без учета часов такой клиент выглядит хорошим: платит вовремя, сумма приличная. С учетом часов видно, что каждый месяц агентство доплачивает за работу с ним.

Что делать с такими клиентами, решает руководитель, но учет часов дает аргументы для разговора. Можно показать клиенту, сколько часов ушло на правки и срочные запросы, и предложить пересмотреть объем работ или цену. Можно ограничить число итераций правок в договоре. Можно перевести клиента на почасовую оплату сверх нормы. Каждый из этих вариантов проще обсуждать с цифрами на руках, чем с ощущением «с ними много возни».

Свести гонорар из CRM и часы из задач в один отчет можно через BI-конструктор Битрикс24 или выгрузку. Как собрать такой дашборд, мы разбирали в статье про BI-конструктор для руководителя.

Как связать продажу и производство: от сделки к проекту

Связка простая: когда сделка переходит в «Успешно», команда получает сигнал начать работу, а аккаунт-менеджер создает проект клиента. Эту передачу можно частично автоматизировать роботами CRM: например, на стадии «Ожидаем оплату» робот ставит бухгалтеру задачу проверить поступление, а на успешной стадии ставит руководителю производства задачу запустить проект и назначить команду.

В задачах проекта полезно указывать связь со сделкой или компанией клиента в CRM. Тогда из карточки клиента видно, какие работы по нему идут, а аккаунт-менеджер не держит в голове, где что лежит.

Отдельный момент — продления. В агентстве с ежемесячной оплатой удобно, чтобы за неделю до конца оплаченного периода аккаунт-менеджер получал задачу связаться с клиентом. Это настраивается через дату окончания периода в сделке и робота, который реагирует на эту дату. Именно на продлениях агентства теряют деньги тише всего: клиент не отказывается, просто про счет забыли, и месяц работы оплачивается с опозданием или не оплачивается вовсе.

Если хотите собрать такую систему без месяцев проб и ошибок, посмотрите наши услуги по внедрению и настройке Битрикс24. Мы сами агентство и работаем в Битрикс24 каждый день, поэтому знаем, как эта схема выглядит изнутри.

С чего начать внедрение в агентстве

Начинать лучше с учета часов и проектов, воронку продаж можно отложить на второй месяц. Продажи в небольшом агентстве часто ведет директор, и он и так знает своих клиентов. А вот на вопрос, куда уходит время команды, у большинства руководителей ответа нет.

Порядок, который мы предлагаем агентствам в Казахстане:

1. Неделя 1: создать проекты по действующим клиентам, перенести туда текущие задачи, включить учет времени.
2. Неделя 2-3: команда работает и учится ставить время. Руководитель еженедельно смотрит часы и поправляет.
3. Неделя 4: первый отчет «часы по клиентам» за месяц, сравнение с договорной нормой.
4. Месяц 2: воронка продаж, поля в сделке, роботы на передачу клиента в производство и на продление.
5. Месяц 3: сводный отчет по прибыльности клиентов.

На внедрениях Битрикс24 в небольших компаниях мы видим одну закономерность: систему, которую команда начала использовать в первые две недели, потом развивают. Систему, которую настраивали два месяца до первого запуска, часто так и не начинают использовать. Поэтому лучше быстро запустить простую версию и дорабатывать ее, чем долго строить идеальную.

Еще одно наблюдение. Похожая логика работает не только у рекламных агентств, а в любом бизнесе, который продает время специалистов: у юристов, консультантов, IT-подрядчиков. Как это выглядит у юридической компании, можно посмотреть в статье о Битрикс24 для юридической компании.

Частые вопросы

Можно ли в Битрикс24 посчитать часы по каждому клиенту агентства?

Да, если вести работу по каждому клиенту в отдельном проекте и включить учет времени в задачах. Исполнитель запускает таймер в задаче, а время копится по задаче и по каждому участнику. Сумма часов по задачам проекта за месяц и есть время, потраченное на клиента. Учет времени доступен не на всех тарифах, это стоит проверить заранее.

Как пригласить клиента агентства в Битрикс24, чтобы он не видел лишнего?

Клиента приглашают в проект как внешнего участника по телефону или электронной почте. Он видит задачи и файлы своего проекта, а остальной портал компании ему недоступен. Внутренние обсуждения команды лучше вести отдельно от задач, где клиент участвует. Внешние пользователи учитываются в лимите пользователей тарифа.

Нужна ли агентству отдельная воронка для постоянных клиентов?

Да, удобнее держать две воронки: одну для новых клиентов, другую для продлений и допродаж. Так руководитель видит отдельно, сколько приносит привлечение новых клиентов и сколько дает работа с базой. Производственные стадии вроде «креативы на согласовании» в воронку продаж лучше не добавлять: для них есть проекты и задачи.

Как заставить сотрудников ставить время в задачах?

Сделать учет времени обязательным для всех задач клиентских проектов и еженедельно его проверять. Руководитель раз в неделю смотрит часы по проектам и спрашивает, если у сотрудника записано заметно меньше реальной загрузки. Забытое время разрешают добавлять вручную, но в тот же день. Обычно за месяц такой практики учет становится привычкой.

Сколько времени занимает внедрение Битрикс24 в рекламном агентстве?

Простую рабочую версию можно запустить за одну-две недели: проекты по клиентам, задачи и учет времени. Воронку продаж, поля сделки и роботов на передачу клиента в производство обычно добавляют на втором месяце. Сводный отчет по прибыльности клиентов имеет смысл строить, когда накопится хотя бы месяц данных о часах.