Письмо «нам нужно ещё восемь мест в Битрикс24» обычно приходит в самый неудобный момент. Новые менеджеры выходят в понедельник, а в пятницу выясняется, что пригласить их в портал некуда. Руководитель ждёт короткого ответа вроде «докупите восемь лицензий», а получает развилку. Можно перейти на тариф с большим лимитом. Можно расширить коробочную лицензию. Можно освободить места, которые занимают люди, давно ушедшие из компании. А иногда разговор о местах на поверку оказывается разговором о функциях, и тогда тариф меняют по другой причине и порой в другую сторону.
Ниже порядок, по которому мы сами принимаем это решение вместе с клиентами: когда действительно пора докупить пользователей Битрикс24, когда стоит пересмотреть тариф целиком и какие цифры посчитать до того, как бухгалтерия запросит счёт.
Что означает «докупить места» в облаке и в коробке
Одной и той же фразой называют две разные операции, отсюда и путаница.
В облачном Битрикс24 места поштучно не продаются. Количество пользователей зашито в тариф: по справке Битрикс24, на Базовом работает до 5 сотрудников, на Стандартном до 50, на Профессиональном до 100, на Энтерпрайзе от 250 и выше, вплоть до 10 000. Бесплатный тариф по числу пользователей не ограничен, зато сильно урезан по инструментам. Добавить пять мест к Стандартному нельзя. Можно только перейти на тариф, где лимит больше. Вендор прямо пишет на странице цен, что стоимость указана за всю компанию, без привязки к отдельным пользователям.
Внутри Энтерпрайза шаг мельче. На bitrix24.kz этот тариф продаётся вариантами на 250, 500, 1000 пользователей и дальше тысячами до 10 000. Для крупной компании «докупить места» почти буквально означает расширение: она переходит на соседний вариант того же тарифа, и набор инструментов остаётся прежним.
В коробочном «1С-Битрикс24» всё зависит от редакции. У лицензий «CRM» и «Интернет-магазин + CRM» лимит 12 пользователей. «Корпоративный портал» продаётся на 50, 100, 250 или 500 пользователей. На сайте 1С-Битрикс сказано прямо: для «CRM», «Интернет-магазин + CRM» и «Корпоративного портала» число пользователей увеличивается только переходом на другую лицензию. Отдельное расширение на тысячу пользователей есть у редакции «Энтерпрайз».
Выходит, что малому и среднему бизнесу чаще всего докупать нечего. Выбирать приходится между следующей ступенью тарифа или редакции и работой в пределах лимита, который уже оплачен. Как в каждом случае считается доплата, мы подробно описали в статье о смене количества пользователей в лицензии. Здесь речь о самом решении.
Шаг первый: посчитать, сколько мест нужно на самом деле
Цифра «нам не хватает восьми мест» почти никогда не совпадает с реальной потребностью. До разговора о тарифе стоит выяснить, кто сейчас занимает лимит.
Начните с раздела «Мой тариф» в портале: там видно, сколько сотрудников вмещает тариф и сколько пользователей уже заведено. Потом откройте список сотрудников и пройдите его вместе с руководителями отделов. На аудитах мы раз за разом находим одни и те же категории.
- Экстранет-пользователи. Их часто считают гостями, которые лимит не расходуют, но справка Битрикс24 говорит обратное: экстранет-пользователи входят в общее число пользователей тарифа. Подрядчик, которого два года назад пригласили в проектную группу, вполне может до сих пор занимать место.
- Бывшие сотрудники, которых не уволили в самом портале. Человек ушёл, пароль ему сменили, а учётная запись осталась активной. При штатном увольнении в Битрикс24 задачи, переписка и файлы сохраняются, доступ пропадает, а при необходимости сотрудника можно восстановить. Держать такие учётки активными на всякий случай незачем.
- Технические и тестовые учётки, заведённые под проверку бизнес-процесса или интеграцию и забытые.
- Дубли. Одного сотрудника пригласили сначала на личную почту, потом на рабочую, и обе записи живы.
- Приглашённые, которые ни разу не вошли: склад, водители, бухгалтер на аутсорсе. При внедрении их завели в портал, но работать в нём они так и не начали.
После чистки загляните в «Мой тариф» и проверьте, как изменилось число занятых мест. Сразу цифра может не совпасть с ожиданием, потому что, по справке, счётчик доступных мест обновляется раз в 30 дней.
Вторая половина подсчёта касается будущего. Возьмите план найма на ближайшие 12 месяцев, включая тех, кто выйдет не в понедельник, а через полгода. Сезонных сотрудников отметьте отдельно. Если летом штат вырастает на 15 человек, а к ноябрю возвращается к прежнему, задача совсем другая, чем при постоянном росте.
Когда докупать места, то есть переходить на ступень выше
Переход на тариф или вариант с большим лимитом оправдан, если сходятся три условия.
Первое: нехватка мест устойчивая. После чистки лимит по-прежнему упирается в потолок, а план найма показывает рост, и это не сезонный пик. Если вас 50 человек на Стандартном и через полгода будет 58, откладывать смысла нет.
Второе: инструментов текущего тарифа команде хватает. Тариф меняется из-за людей. Никто не жалуется, что не может настроить бизнес-процесс или автоматизировать задачи, и старший тариф вам нужен ради лимита.
Третье: новичкам нужны полноценные места в CRM и задачах. Если человеку достаточно доступа к паре файлов или участия в одном проекте, подумайте, как организовать это иначе. Только помните, что экстранет, как выяснилось выше, тоже считается в лимите.
Если все три пункта про вас, переходите на ступень выше и не тяните. Что происходит, когда сотрудников больше лимита, в справке описано подробно. Портал целиком не блокируется, но работать смогут не все: система запоминает первых вошедших, остальные видят уведомление о превышении и ждут в очереди. Для отдела продаж это значит, что новый менеджер несколько дней ведёт клиентов в личном мессенджере, и эти сделки в CRM не попадают. При длинном цикле продажи потерю заметят через квартал, когда сядут считать конверсию.
Про деньги за уже оплаченный период. При смене тарифа оставшиеся оплаченные дни не теряются: Битрикс24 пересчитывает остаток на текущем тарифе и переносит его на новый в виде дополнительных дней. Дорабатывать оплаченный год на тесном тарифе ради экономии поэтому не нужно, эти деньги не сгорят.
Когда пересматривать тариф целиком
Часто компания приходит с вопросом про места, а минут через двадцать разговора становится ясно, что лимит пользователей тут дело второе. Вот признаки, что пересматривать нужно весь тариф.
Вы упираетесь в функции. Руководителю отдела продаж нужны бизнес-процессы согласования, регулярные задачи или учёт рабочего времени, а на текущем тарифе этих инструментов нет. Состав тарифов вендор время от времени меняет, поэтому сверяйтесь с подробным сравнением на официальной странице цен, старые статьи тут плохой ориентир. В такой ситуации тариф выбирают по набору инструментов, а число мест идёт в комплекте.
Лимит используется наполовину. Компания на Профессиональном выросла по сравнению со Стандартным на пару человек, до сотни ей далеко, и в ближайший год столько не будет. Если при этом инструменты Профессионального никто не трогает, есть смысл посмотреть вниз. Учтите, что понижение тарифа может отключить то, на чём держатся процессы, например лишние воронки или автоматизацию, так что список отключаемого составьте заранее.
Скачок цены непропорционален росту. Разделите цену тарифа на его лимит по прайсу bitrix24.kz, и окажется, что при полной загрузке место на Стандартном, Профессиональном и начальном Энтерпрайзе стоит примерно одинаково. Дорого обходятся пустые места. Компания из 52 человек, перешедшая на Профессиональный, платит за 100 мест и использует чуть больше половины. От перехода это не отговаривает, но стоит прикинуть, когда штат дорастёт до загрузки, при которой переход окупится.
Поменялась модель работы. Открылись филиалы, пользователей стало несколько сотен, у службы безопасности появились требования к тому, где хранятся данные. Тогда выбирают уже между облаком и коробкой, и это решение руководителя, системный администратор его не примет. Сигналы, по которым видно, что компания переросла текущую лицензию, мы собрали в материале о переходе на старший тариф при росте компании.
Матрица решения: пять типичных ситуаций
Чтобы разговор не превращался в спор о вкусах, мы раскладываем ситуацию клиента по простой таблице. Лимиты взяты из справки Битрикс24, решения отражают нашу практику и расчёт под конкретную компанию не заменяют.
| Ситуация | Что делать |
|---|---|
| Лимит исчерпан, после чистки освободилось достаточно мест под найм | Тариф не менять, закрепить правило увольнения сотрудников в портале |
| Лимит исчерпан, чистка не помогла, рост постоянный, функций хватает | Переходить на ступень выше до выхода новых сотрудников |
| Лимит есть, но не хватает бизнес-процессов и автоматизации | Выбирать тариф по функциям, лимит здесь вторичен |
| Штат растёт сезонно и возвращается к прежнему | Сравнить год на старшем тарифе с переходами вверх и вниз, заранее проверив, что отключится при понижении |
| Коробка «Корпоративный портал», людей больше лимита редакции | Переход на редакцию с большим числом пользователей; расширения по 1000 есть только у «Энтерпрайза» |
Сезонная строка самая спорная. Переход вверх на три месяца и обратно выглядит экономным, но у него есть цена, которую в тенге сразу не видно. При понижении придётся проверить, не заведено ли за сезон воронок и автоматизаций сверх младшего тарифа, а сезонных сотрудников нужно штатно уволить в портале до смены тарифа. Если на это некому выделить время, год на старшем тарифе нередко оказывается спокойнее, хотя по счёту и дороже.
Пример: торговая компания на Стандартном
Пример собирательный, но цифры в нём типичные. Дистрибьютор оборудования работает на облачном Стандартном тарифе, в портале 50 пользователей из 50. К сезону компания нанимает шестерых менеджеров и двух логистов, и директор просит докупить восемь мест.
Разбор списка сотрудников занял около часа. Нашлись четверо бывших сотрудников с активными учётками, два экстранет-пользователя от подрядчика, который закончил проект год назад, тестовая учётка интегратора и один дубль. Всего восемь мест, ровно столько, сколько просили.
На этом можно было остановиться, если бы не план найма: к весне компания вырастет ещё на 12 человек, и это постоянные ставки. Заодно руководитель отдела продаж пожаловался, что согласование скидок идёт через мессенджер, потому что на Стандартном нет бизнес-процессов с дизайнером.
Решение получилось в два этапа. Новые сотрудники вышли на освободившиеся места сразу после чистки. Приглашали их с запасом по времени, не в день увольнения старых учёток, помня о 30-дневном обновлении счётчика. Переход на Профессиональный назначили на следующий месяц. Остаток оплаченного Стандартного перенёсся в дни нового тарифа, а за этот месяц подготовили процесс согласования скидок, чтобы включить его сразу после смены тарифа. Места и функции закрыл один переход.
Любое из двух простых решений здесь было бы ошибкой. Сразу перейти на Профессиональный, не разобрав список, значит платить за мёртвые учётки. Ограничиться чисткой значит через три месяца снова упереться в тот же потолок.
Коробка: расширение или переход редакции
У коробочного Битрикс24 своя логика, и её лучше понимать до разговора с поставщиком.
Если у вас «CRM» или «Интернет-магазин + CRM» и людей стало больше 12, лимит в рамках редакции не расширить. Остаётся переход на другую лицензию. С «Корпоративным порталом» то же самое: из варианта на 100 пользователей в вариант на 250 попадают переходом.
На «Энтерпрайзе» лимит расширяется отдельной лицензией на 1000 пользователей, редакцию менять не нужно.
Коробочную лицензию продлевают раз в 12 месяцев. Поэтому смотрите не только на разовый платёж за переход или расширение, но и на то, как новая редакция скажется на стоимости будущих продлений. Условия продления вендор уже менял, и перед бюджетом на следующий год актуальные правила лучше уточнить у партнёра. Если компания растёт ступенями, иногда выгоднее сразу взять редакцию с запасом, чем переходить дважды за год.
И про сервер. Сотня новых активных пользователей меняет нагрузку, так что переход на старшую редакцию часто совпадает с моментом, когда пора пересмотреть ресурсы. Заложите это в тот же проект. Узнавать о проблеме от сотрудников, у которых медленно открывается CRM, обходится дороже.
Что подготовить до запроса счёта
Разговор о переходе идёт в разы быстрее, если к нему готовы пять цифр и один список. Мы просим клиентов собрать их заранее, и обычно это занимает меньше рабочего дня.
- Сколько активных пользователей останется после чистки списка сотрудников и экстранета.
- Сколько человек компания планирует нанять в ближайшие 12 месяцев, отдельно постоянных и сезонных.
- Дата окончания текущего оплаченного периода.
- Какой будет загрузка лимита на новом тарифе сразу после перехода и через год.
- Для коробки: текущая редакция и дата следующего продления.
К цифрам нужен список того, чего не хватает отделам в портале, с формулировками самих руководителей. По этому списку сразу видно, в какую группу попадает запрос: нехватка мест, нехватка функций или нехватка настройки. Третий вариант встречается чаще, чем кажется, и лечится без смены тарифа.
Полезно заранее решить, кто в компании подписывает решение о переходе. Если согласовывать приходится через финансового директора и собственника, закладывайте на это неделю-другую сверх технической части, особенно когда до выхода новых сотрудников остаётся мало времени.
Как больше не попадать в очередь на вход
Места обычно заканчиваются из-за того, как в компании оформляют приход и уход людей, а лицензия просто первой это показывает. Несколько правил снимают вопрос надолго.
Увольнение в портале входит в чек-лист кадровика: сотрудник уходит, и в тот же день его увольняют в Битрикс24 штатной функцией. Задачи и история сохраняются, а учётка не висит мёртвым грузом.
Заявка на нового сотрудника проходит через администратора портала. Это минута работы, зато остаток лимита администратор видит до выхода человека.
Раз в квартал проверяется экстранет, и внешних пользователей, чей проект закончился, отключают.
Запас в два-три свободных места считается нормой. Когда он меньше, вопрос о переходе поднимают заранее и спокойно, а не в пятницу перед выходом новичков.
Ревизия тарифа привязана к годовому планированию: план найма, список нужных инструментов и остаток лимита раз в год сводят в одну таблицу за полтора-два месяца до окончания оплаченного периода.
Где оформлять переход и расширение
Переход на другой облачный тариф технически можно оплатить в портале самостоятельно. Для казахстанской компании это часто упирается в бухгалтерию: нужен счёт в тенге, договор и закрывающие документы от местного юрлица, карта директора тут не вариант.
B2BPRO.KZ является официальным партнёром Битрикс24 в Казахстане. Мы выставляем счёт в тенге, продаём облачные и коробочные лицензии с закрывающими документами и до выставления счёта помогаем понять, нужен ли переход вообще или хватит чистки списка пользователей. Если решение уже принято, можно получить счёт на лицензию Битрикс24 через официального партнёра. Если ещё нет, начнём с короткого разбора портала: кто занимает места, каких инструментов не хватает и какая ступень подойдёт на ближайший год.
Частые вопросы
Можно ли докупить пользователей к облачному тарифу Битрикс24 без смены тарифа?
Нет. В облаке число пользователей привязано к тарифу: 5 на Базовом, 50 на Стандартном, 100 на Профессиональном, от 250 на Энтерпрайзе. Чтобы получить больше мест, нужно перейти на тариф или вариант Энтерпрайза с большим лимитом.
Считаются ли экстранет-пользователи в лимите?
Да. По справке Битрикс24, экстранет-пользователи входят в общее число пользователей тарифа, поэтому внешних участников, с которыми работа закончена, стоит отключать.
Сгорят ли оплаченные дни при переходе на старший тариф?
Нет. Битрикс24 пересчитывает оставшиеся оплаченные дни текущего тарифа и переносит их на новый в виде дополнительных дней работы.
Что будет, если пригласить больше сотрудников, чем позволяет тариф?
Работать смогут не все. Система запоминает первых вошедших пользователей, остальные видят уведомление о превышении лимита и ждут в очереди. Счётчик доступных мест обновляется раз в 30 дней.
Как увеличить число пользователей в коробочном «Корпоративном портале»?
Только переходом на другую лицензию с большим числом пользователей. Отдельные расширения на 1000 пользователей предусмотрены для редакции «Энтерпрайз».