Слова «филиал» нет в лицензионной политике Битрикс24
Первое, что придётся принять руководителю сети: в прайс-листе Битрикс24 нет такой единицы, как филиал. Ни в облаке, ни в коробочной версии нельзя купить «лицензию на пять офисов» или «пакет на региональные подразделения». Считаются две вещи: количество порталов и количество людей в каждом из них.
Поэтому вопрос «сколько стоит лицензия Битрикс24 для филиалов» всегда превращается в другой: сколько отдельных аккаунтов вы разворачиваете и сколько сотрудников заходит в каждый. От ответа бюджет отличается в разы. Сеть из четырёх городов и полусотни человек может уложиться в одну подписку среднего уровня, а может потребовать пять отдельных, одна из которых будет самой дорогой в линейке. Дело тут не в размере компании. Дело в том, как устроены её процессы и насколько филиалы независимы друг от друга.
Сценарий первый: один портал на всю сеть
Самый экономный вариант, и в большинстве случаев самый разумный. Все филиалы живут в одном Битрикс24, а филиал превращается в подразделение организационной структуры. Стоимость crm для нескольких офисов при этом равна стоимости одной подписки.
Облачные тарифы жёстко привязаны к потолку пользователей:
- Бесплатный: без ограничения по числу сотрудников, но с сильно урезанным набором инструментов;
- Базовый: до 5 пользователей;
- Стандартный: до 50;
- Профессиональный: до 100;
- Энтерпрайз: от 250 до 10 000 пользователей. Если нужно больше 10 000, вопрос решается через отдел продаж 1С-Битрикс.
Считать нужно всю сеть разом. Сорок семь человек в Алматы, двенадцать в Астане и восемь в Шымкенте складываются в шестьдесят семь пользователей одного портала, то есть в Профессиональный тариф. Два Стандартных вместо него купить не получится.
Три детали регулярно ломают расчёт тем, кто считает бюджет впервые.
Экстранет входит в общее число пользователей. Подрядчики, дилеры, внешние аудиторы, которых вы пускаете в закрытые рабочие группы, занимают те же места, что и штатные сотрудники. Компания с пятьюдесятью сотрудниками и десятком постоянных партнёров по факту нуждается в тарифе на большее число мест.
Тариф нельзя собрать под себя. Конструктора тарифов не существует, докупить пользователей поштучно нельзя, отдельные инструменты в обход тарифа тоже не продаются. Пятьдесят два человека означают Профессиональный тариф на сотню мест, и за сорок восемь свободных мест вы всё равно платите.
Счётчик доступных мест обновляется раз в 30 дней. Уволили пятерых в конце месяца и тут же пригласили пятерых новых? Освободившиеся места появятся не мгновенно. При текучке в филиалах это надо учитывать заранее и держать небольшой запас.
Чек-лист: кого включать в расчёт по сети
Самая частая причина промаха с бюджетом состоит в неполном списке. Прежде чем смотреть на тарифы, соберите с руководителей филиалов поимённый перечень и пройдитесь по категориям, о которых обычно забывают.
- Склад и производство. Кладовщик, который отмечает отгрузку в задаче, такой же пользователь портала, как менеджер по продажам.
- Бухгалтерия на аутсорсе. Если бухгалтер заходит в портал за документами, место он занимает.
- Руководители филиалов, которые «просто смотрят отчёты». Просмотр требует учётной записи.
- Внешние подрядчики в закрытых группах: монтажники, логисты, дизайнеры, дилеры.
- Стажёры и сезонный персонал. В рознице и логистике это заметная доля, а места они занимают наравне со штатом.
- Сервисные учётные записи, которые вы заводите под интеграции и обмен с 1С.
Сложите получившееся число и прибавьте к нему план найма на ближайший год. Дальше сравнивайте с потолками тарифов: 5, 50, 100 или 250 и выше. Если результат попадает в трёх-пяти сотрудниках от границы, берите ступень выше сразу. Переезд на другой тариф посреди года обходится дороже спокойной покупки нужного уровня.
Сценарий второй: филиальная сеть из отдельных аккаунтов
Иногда один портал действительно не подходит. Юридические лица никак не связаны между собой. Филиалы работают по франшизе или дилерскому договору, и владелец сети не должен видеть клиентскую базу партнёра целиком. У каждого офиса своя телефония, свой 1С и свой набор интеграций. Отдел безопасности требует, чтобы данные регионов физически не пересекались.
Для таких случаев у Битрикс24 есть отдельный механизм, филиальная сеть. Несколько самостоятельных аккаунтов объединяются в единую структуру вокруг одного главного.
Условия подключения зафиксированы вендором:
- главный Битрикс24 должен работать на тарифе Энтерпрайз;
- филиалы могут быть на любом платном тарифе;
- все аккаунты сети находятся в одной доменной зоне, например в kz;
- число филиалов не ограничено.
Ограничения тут важнее возможностей, и именно их чаще всего пропускают на этапе выбора.
Данные между аккаунтами не объединяются. Каждый филиал остаётся самостоятельным Битрикс24 со своей структурой, своей CRM, своими задачами, чатами и интеграциями. Мечта об одной сквозной воронке продаж по всей сети из филиальной сети не вырастает. Сеть даёт административную связность, общей базы она не создаёт.
Администратор главного аккаунта видит все филиалы сети, остальные сотрудники видят только свой. Подключать филиалы тоже может только администратор.
Филиал на бесплатном тарифе автоматически отключается от сети через 15 дней. То есть «посадим маленькое представительство на бесплатный» не сработает.
Чтобы сменить Энтерпрайз главного аккаунта на другой платный тариф, придётся сначала отключить все филиалы. И каждый филиал одновременно может состоять только в одной сети.
Бюджет тут складывается арифметически: подписка Энтерпрайз для головного офиса плюс отдельная платная подписка на каждый филиал. Разница с одним общим порталом обычно кратная, поэтому переходить к этой схеме стоит только тогда, когда изоляция данных действительно нужна бизнесу, а не просто красиво выглядит на схеме.
Отдельный довод в пользу Энтерпрайза у головного офиса связан с единым входом сотрудников через Microsoft Azure Active Directory. Технология доступна только на тарифах Энтерпрайз и снимает с администратора половину рутины по учётным записям. Важный нюанс: после включения единого входа самостоятельно отключить его нельзя, потребуется обращение в техническую поддержку.
Коробочная версия: платите за активных пользователей
Если сеть выбирает коробку, логика меняется. Коробочный «1С-Битрикс24» лицензируется по числу активных пользователей, то есть зарегистрированных на портале и авторизовавшихся хотя бы один раз.
Редакции распределены так: CRM и «Интернет-магазин + CRM» рассчитаны максимум на 12 сотрудников, «Корпоративный портал» выпускается в версиях на 50, 100, 250 и 500 пользователей, Энтерпрайз рассчитан на 1000 и расширяется до 5000 и 10 000.
В покупку входят дистрибутив продукта в исходных текстах, лицензионный ключ, техническая поддержка и доступ к обновлениям в течение одного года. Через год лицензию нужно продлевать: продление открывает обновления на следующие двенадцать месяцев.
Что произойдёт, если продление пропустить? Портал не выключится, но станет заметно беднее. Прекращается техническая поддержка и доступ к обновлениям. Отключаются Маркетплейс с установкой и обновлением модулей, REST-методы и события (кроме входящих веб-хуков), облачная телефония, публикация сайтов и CRM-форм, открытые линии (кроме онлайн-чата), облачный realtime-сервис, интеграции с рекламными площадками вроде Яндекс.Директа, облачный бэкап и мониторинг, а также AI-функции: скоринг в CRM, распознавание визиток и прочее. Остальные инструменты продолжают работать.
Для сети филиалов список отключаемого выглядит почти издевательски. Телефония, открытые линии и REST это ровно те механизмы, которыми филиалы обычно связаны с головным офисом. Поэтому продление коробочной лицензии в сетевой компании стоит держать в годовом бюджете отдельной обязательной строкой, наравне с арендой сервера.
И полная смета коробки шире самой лицензии: к ней добавляются сервер, его администрирование, работы по обновлению и, как правило, доработки под процессы конкретной сети. Само по себе внедрение и настройка Битрикс24 в распределённой компании занимает больше времени, чем в одном офисе, потому что процессы филиалов почти никогда не совпадают полностью.
Пример расчёта: торговая сеть в четырёх городах
Пример условный, он показывает логику расчёта и не описывает конкретного клиента.
Компания продаёт оборудование. Головной офис в Алматы, 34 человека: продажи, закуп, бухгалтерия, сервис. Склад-филиал в Астане, 11 человек. Представительства в Шымкенте и Актобе, 6 и 4 сотрудника. Плюс шесть подрядчиков, монтажники и логисты, которых нужно пускать в рабочие группы по проектам.
Итого 55 штатных сотрудников и 6 внешних. Шестьдесят один пользователь.
Вариант А, один облачный портал. Шестьдесят один человек выходит за Стандартный тариф на 50 мест, значит нужен Профессиональный на 100. Одна подписка на всю сеть, запас почти на сорок человек, филиалы разведены подразделениями оргструктуры.
Вариант Б, филиальная сеть. Головной офис переводится на Энтерпрайз, три филиала получают отдельные платные подписки. Четыре платежа вместо одного, при этом единой CRM по сети всё равно не будет, потому что данные между аккаунтами не объединяются.
Спор решили три вопроса. Юрлицо одно? Одно. Продажи ведёт общий отдел с общей клиентской базой? Да, регионы часто передают клиентов в Алматы. Есть требование изолировать данные филиалов друг от друга? Нет, есть требование, чтобы менеджер в Актобе не лез в сделки Астаны.
Последнее относится к разграничению прав, а не к изоляции данных, и решается внутри одного портала бесплатно.
Ответ изменился бы, появись у той же компании франчайзи. Партнёр по франшизе ведёт собственную клиентскую базу, нанимает своих людей и не должен видеть сделки головного офиса, а головной офис не обязан оплачивать его сотрудников из своего тарифа. Здесь отдельный аккаунт филиала со своей подпиской оправдан, и филиальная сеть даёт головному офису административный обзор при полностью разделённых данных.
Как развести филиалы внутри одного портала
Четыре инструмента закрывают почти все запросы сетевой компании.
Структура компании. Каждый филиал оформляется подразделением с собственным руководителем. Структура связана с правами доступа, задачами, отчётами, чатами и проектами, поэтому корректно собранная оргструктура автоматически наводит порядок в половине остальных инструментов.
Воронки продаж. Направления сделок позволяют вести несколько процессов параллельно: розница отдельно, опт отдельно, сервисные заявки отдельно. Права доступа и карточка элемента настраиваются в каждой воронке независимо, так что филиал видит свой канбан и не путается в чужих стадиях.
Ролевая модель CRM. Настраивается в разделе CRM, дальше Ещё, Настройки, Права доступа к CRM. Роль присваивается сотруднику, отделу или группе сотрудников, а затем правится под конкретные задачи. Уровни доступа задаются раздельно для чтения и изменения: руководителю филиала можно открыть чтение и изменение по всему своему отделу, менеджеру только собственные элементы. Менять эти настройки вправе администратор портала и сотрудник с правом «Разрешить изменять настройки в CRM».
Реквизиты нескольких юрлиц. Если филиалы оформлены на разные компании, добавьте их в CRM, дальше Ещё, Настройки, Мои реквизиты. При формировании документов нужное юридическое лицо выбирается из списка, а основную компанию можно назначить подставляемой по умолчанию.
Комбинация этих четырёх настроек закрывает типовой запрос «чтобы регионы не мешали друг другу» без перехода на филиальную сеть и без умножения подписок.
Пять ошибок, которые дорого обходятся
Считать пользователей только по головному офису. Классика: тариф берут под сорок человек в Алматы, забыв про двадцать в регионах, и упираются в лимит на второй неделе.
Не учесть экстранет. Внешние участники рабочих групп входят в общее число пользователей. Если у вас десяток постоянных подрядчиков, это десять мест.
Покупать с большим запасом вслепую. Возврат средств за приобретённые лицензии не предусмотрен, поэтому «возьмём Энтерпрайз, там разберёмся» обходится дорого. Разумнее сначала пройти демо-период: новым пользователям даётся 15 дней с возможностями Профессионального тарифа, за это время видно реальное число активных сотрудников.
Стартовать с филиальной сети на всякий случай. Обратный путь неудобен: чтобы перевести главный аккаунт с Энтерпрайза на другой платный тариф, придётся отключить все филиалы.
Забыть про продление коробки. Первый год закрыт покупкой, а дальше в бюджете должна стоять отдельная строка. Иначе через год сеть неожиданно теряет телефонию, открытые линии и REST-интеграции.
Срок подписки и переходы между тарифами
Смета сети складывается не только из уровня тарифа, но и из выбранного срока. У облачного Битрикс24 есть помесячная оплата и оплата на длительный период, и для распределённой компании выбор здесь не косметический.
Помесячная схема удобна, когда сеть ещё меняется: открывается новая точка, штат непредсказуем, и через квартал может понадобиться другой уровень. У месячных подписок по умолчанию включается автопродление, поэтому за датами списаний нужно следить и заранее решать, продлеваете ли вы на тех же условиях.
Длительная оплата дешевле в пересчёте на месяц, но требует уверенности в расчёте пользователей. Полезная деталь: при переходе на другой тариф неиспользованные оплаченные дни не сгорают, а пересчитываются автоматически. То есть решение «начнём со Стандартного, а вырастем и перейдём на Профессиональный» не наказывается потерей оплаченного остатка.
Обратной операции лучше не планировать: возврат средств за приобретённые лицензии не предусмотрен. Если срок тарифа закончился и вы его не продлили, портал переходит на бесплатный план, причём часть инструментов приходится отключать вручную. Для сети с общей воронкой продаж такая пауза означает остановку рабочих процессов сразу во всех городах, поэтому дату окончания подписки в распределённой компании стоит держать в календаре наравне с налоговыми сроками.
Отдельно про бесплатный тариф: ограничения по числу сотрудников там нет, и это иногда наводит на мысль посадить на него небольшие представительства. Для филиальной сети идея не работает по формальной причине, филиал на бесплатном отключается от сети через 15 дней. А в схеме с одним общим порталом бесплатный план просто не даёт тех инструментов, ради которых сеть и внедряет CRM.
Как оформить покупку в Казахстане
B2BPRO.KZ работает как официальный партнёр Битрикс24 в Казахстане. Мы выставляем счёт в тенге, работаем по договору и передаём полный комплект закрывающих документов, так что лицензия проходит по бухгалтерии как обычная закупка ПО, без платежей картой директора на зарубежный сервис. Для сетевой компании это существенно: филиалы часто оформляются на разные юрлица, и каждому нужен свой корректный пакет документов.
Перед оплатой мы обычно считаем сеть вместе с клиентом: сводим всех сотрудников и внешних участников в один список, проверяем, нужна ли изоляция данных между офисами, и только потом подбираем тариф или редакцию. Часто этот разговор экономит клиенту одну ступень тарифа, а иногда три лишние подписки.
Если структура уже понятна, можно купить лицензию Битрикс24 через официального партнёра и получить счёт в тенге на нужное количество пользователей. Если в расчёте есть сомнения, начните с вопроса о количестве офисов и людей. Посчитаем и предложим схему вместо того, чтобы продать самый большой тариф.
Частые вопросы
Можно ли купить лицензию Битрикс24 отдельно на каждый филиал, чтобы платить понемногу?
Если филиалы работают в одном портале, нет: лицензируется портал целиком по числу пользователей, а поштучной докупки мест не существует. Отдельные лицензии появляются только тогда, когда у филиала свой самостоятельный аккаунт, и это будут отдельные полноценные подписки, а не доли одной.
Считаются ли уволенные сотрудники в лимите пользователей?
Освободить место можно, исключив человека из списка сотрудников. Но счётчик доступных мест обновляется раз в 30 дней, поэтому мгновенного эффекта ждать не стоит. При активной ротации в филиалах держите небольшой запас.
Что даёт филиальная сеть, если данные всё равно не объединяются?
Административную связность: главный аккаунт видит все филиалы сети, подключением управляет один администратор, структура сети прозрачна. Каждый филиал при этом остаётся самостоятельным Битрикс24 со своей CRM и своими интеграциями.
Наш головной офис в Казахстане, а один филиал в другой стране. Можно объединить их в сеть?
Одно из условий филиальной сети состоит в том, что все аккаунты находятся в одной доменной зоне, например в kz. Аккаунт в другой доменной зоне в такую сеть не подключить, для него понадобится отдельное решение.
Коробка выгоднее облака, если офисов много?
Не автоматически. В коробке к цене лицензии добавляются сервер, администрирование и ежегодное продление, без которого отключаются телефония, открытые линии, REST и ещё десяток сервисов. Коробку выбирают под требования к размещению данных и глубокие доработки, экономия на числе филиалов тут ни при чём.