Лимиты облачного Битрикс24: место на диске, письма, роботы и что делать при превышении

Лимиты облачного Битрикс24 зависят от тарифа, а текущее потребление видно в разделе подписки: там отдельно показаны место в облаке, размер базы данных и объём файлов. Когда хранилище заполнено, загрузить новые файлы нельзя. Освободить место помогают очистка диска, чистка вложений и записей звонков в CRM, а если этого мало, остаётся переход на тариф с большим лимитом.

Обычно о лимитах вспоминают в самый неудобный момент. Менеджер пытается прикрепить договор к сделке и получает отказ, бухгалтер не может загрузить акт, а руководитель удаляет файлы в «Диске», видит, что место почти не вернулось, и не понимает почему. В этой статье собрана практическая инструкция: где посмотреть цифры, что занимает место, как его освободить и как настроить порядок, чтобы вопрос не возвращался каждые полгода.

Какие лимиты есть в облачном Битрикс24?

В облачной версии у каждого тарифа есть набор ограничений, и главное из них для повседневной работы касается хранилища. Согласно справке Битрикс24 о лимитах хранилища, объём облачного хранилища зависит от вашего тарифа, а посмотреть его можно в разделе подписки: открыть лимиты тарифа и выбрать блок про место в облаке.

Облачное хранилище — это общий объём данных вашего портала, который выделен по тарифу и который расходуют файлы и записи системы. Там же справка выделяет две отдельные категории, и важно понимать разницу между ними.

Категория	Что входит	Как освобождать
Размер базы данных	Все данные портала, кроме файлов: в основном CRM, автоматизация, почта и чаты	Чистить данные в CRM; если размер не уменьшился после очистки, обращаться в поддержку Битрикс24
Занятое место на диске	Файлы «Диска», вложения задач и чатов, записи звонков, вложения писем, пользовательские поля с файлами	Удалять ненужные файлы и очищать корзину

Практический вывод из таблицы: «Диск» — это лишь часть того, что занимает место. Руководители часто чистят папки и удивляются, что показатель почти не изменился, потому что основной объём лежит в записях звонков, вложениях сделок и почте.

Как выглядит типичная история заполненного хранилища?

Возьмём иллюстрацию, не описывающую конкретного клиента. Отдел продаж из двадцати человек работает в Битрикс24 третий год. Телефония подключена, запись разговоров включена по умолчанию, сделки обрастают коммерческими предложениями, сканами и презентациями. Вначале никто не следит за объёмом: места хватает, вопросов нет.

На третий год администратор обнаруживает, что хранилище почти заполнено. Он заходит в «Диск», удаляет старые папки и видит, что показатель сдвинулся едва заметно. Причина в том, что документы составляют лишь небольшую часть общего объёма, а основное место занимают записи звонков и вложения писем. После разбора выясняется, что записи старше года никому не нужны, но удалять их было некому: ответственного за хранилище в компании не было.

Такую ситуацию легко предупредить. Достаточно один раз описать правила хранения и раз в месяц фиксировать цифры. Тогда вопрос «что делать с местом» превращается из аврала в обычную рабочую задачу, а решение о смене тарифа принимается заранее, по данным, а не в день, когда сотрудники перестали загружать файлы.

Как проверить, сколько места занято?

Проверка занимает пять минут и состоит из трёх шагов: общий показатель, структура по разделам и разбор самых тяжёлых источников. Начинать нужно с общей картины, иначе вы будете чистить то, что не даст эффекта.

1. Откройте раздел подписки, затем лимиты тарифа и посмотрите блок про место в облаке. Здесь видно общий объём и сколько уже занято.
2. Посмотрите отдельно размер базы данных и занятое место на диске. Эти два показателя уменьшаются разными способами.
3. В настройках CRM откройте раздел «Другое» и найдите пункт про использование хранилища: так видно, сколько данных занимает CRM, и можно удалить устаревшие элементы и файлы.
4. Откройте «Диск» и запустите очистку диска, чтобы увидеть, какие файлы система считает ненужными.

Запишите цифры перед очисткой. Через несколько часов вы сравните их с новыми значениями и поймёте, сработала ли очистка, а через квартал сможете оценить скорость роста данных и спланировать тариф.

Что занимает больше всего места?

По нашему опыту сопровождения порталов, больше всего места занимают три вещи: записи звонков, тяжёлые вложения в сделках и задачах и старая почта, привязанная к CRM. Файлы «Диска» с документами в большинстве компаний занимают заметно меньше, чем ожидают.

Записи звонков растут быстрее всего. Если у вас подключена телефония и включена запись всех разговоров, то каждый звонок превращается в файл, а менеджеры по продажам совершают десятки звонков в день. Через год такой портал накапливает объём, который не сравнится с документами. Второй источник — презентации, сканы договоров и видео, которые сотрудники прикрепляют к сделкам и чатам, не задумываясь об объёме. Третий — письма с вложениями, которые попадают в CRM из подключённых ящиков.

Хорошая привычка: раз в квартал сортировать файлы по размеру и смотреть первую десятку. Одна такая проверка обычно освобождает больше места, чем часы ручной чистки мелких документов.

Как освободить место на диске по шагам?

Освобождать место удобнее всего через встроенный инструмент очистки диска: он сам находит файлы, которые можно удалить. Порядок действий описан в справке об очистке диска.

1. Откройте раздел «Диск» и перейдите на вкладку очистки диска.
2. Запустите сканирование.
3. Изучите предложения системы: они делятся на корзину и неиспользуемые файлы (резервные копии).
4. Отметьте галочками то, что хотите удалить.
5. Нажмите кнопку запуска очистки.

Корзину справка советует очищать, если файлы в ней вам больше не нужны. Перед этим проверьте её содержимое: удалённый случайно договор лучше восстановить сейчас, чем искать после очистки.

Есть режим эксперта, который показывает подробности по файлам перед удалением. Через него администратор видит файлы по сотрудникам, может посмотреть детали, уведомить сотрудника или открыть его диск. В справке отдельно подчёркнуто, что предложения системы не гарантируют безопасность удаления, поэтому важные файлы стоит проверять вручную. Сотрудники видят только собственный диск, а администратор может открыть файлы всех сотрудников и рабочих групп.

Перед массовой чисткой предупредите сотрудников и назначьте дату. Так вы избежите ситуации, когда человек ищет договор, который удалили накануне, и вам приходится разбираться, кто что трогал.

Почему после удаления файлов место не освободилось?

Самая частая причина: очистка диска учитывает только место, занятое в разделе «Диск», а облачное хранилище расходуют и другие данные. Это прямо указано в справке о том, почему освобождённое место не отображается. Там же перечислены остальные потребители: файлы и данные CRM, записи звонков, вложения писем и другие элементы.

Вторая причина: показатель обновляется не мгновенно. Справка говорит, что после очистки свободное место увеличивается постепенно. Если за три часа значение не изменилось, нужно обращаться в поддержку Битрикс24.

Если место всё равно заканчивается, справка предлагает такой порядок: проверить общий показатель в лимитах тарифа, затем использование хранилища в CRM, затем заново запустить очистку диска, а если и этого недостаточно, перейти на тариф с большим объёмом через раздел подписки.

Какие лимиты действуют на письма?

Для исходящих писем в облачном Битрикс24 есть дневное ограничение, а общий месячный объём зависит от тарифа. Эти ограничения касаются и рассылок, и обычных писем из CRM, поэтому о них стоит знать до запуска первой массовой отправки.

По справке о настройке раздела маркетинга, по умолчанию дневной лимит составляет 1000 писем в сутки. Если вы отправляете больше, система отправит первые 1000 писем, а остальные придержит до следующего дня. Лимит не постоянный: он может расти, если получатели не помечают ваши письма как спам, и снижаться, если помечают. При большом числе жалоб Битрикс24 может заблокировать отправку.

Там же есть настройка, которая задаёт, какая часть исходящих писем отводится под рассылки: остальное остаётся для CRM и почты. Её можно найти в разделе «Маркетинг», дальше «Ещё», «Настройки» и вкладка исходящих писем. Если ваш менеджер отправляет клиентам коммерческие предложения, а маркетолог запускает рассылку на всю базу, убедитесь, что рассылка не занимает весь объём и не мешает обычной переписке.

Отдельно учитывайте почтовых провайдеров. Справка предупреждает, что у почтовых сервисов могут быть свои ограничения на отправку, и они способны снижаться, если ваша рассылка не соответствует требованиям отправителей. Подготовьте базу заранее: уберите неактуальные адреса и соберите согласия, иначе проблемы начнутся на стороне получателей, а не Битрикс24.

Что с роботами и автоматизацией?

С роботами ситуация другая: они почти не занимают место, но отнимают внимание администратора. Чем больше их накоплено, тем выше риск, что часть конфликтует друг с другом, а часть давно не нужна. Жёсткого общего числа роботов на стадию, которое мы смогли бы подтвердить официальной справкой, мы не встречали, поэтому ориентируйтесь на ограничения вашего тарифа и проверяйте их в разделе подписки.

Практическое правило: раз в квартал проходите по воронкам и просматривайте роботов на каждой стадии. Отключайте те, у которых не осталось смысла, и документируйте остальные: что делает робот и кто его заказал. Результат этой уборки виден сразу: сделки реже зависают на стадиях, а новые сотрудники быстрее понимают, как устроен процесс.

Если робот отправляет письма клиентам, добавьте его в ваш контроль лимитов. Автоматическая отправка может быстро исчерпать дневной объём, особенно когда одновременно запускается рассылка маркетолога.

Какие ошибки чаще всего делают при чистке?

Самая частая ошибка: удалять всё подряд без разбора. Особенно это опасно для файлов, которые прикреплены к сделкам и задачам, потому что часть файлов привязана к карточкам сделок и задач, и их потеря обнаружится не сразу. Перед массовым удалением проверьте, какие файлы связаны с активными сделками.

Вторая ошибка: чистить только то, что видно сразу. Администратор открывает «Диск», убирает несколько папок и считает дело сделанным. Между тем основной объём может лежать в записях звонков и вложениях CRM, которые видны в других разделах. Поэтому проверку нужно начинать с общей картины в лимитах тарифа и только потом переходить к разбору по источникам.

Хорошо работает простой приём: перед первой большой чисткой сохраните список самых тяжёлых файлов с указанием владельца и места, где они лежат. Если позже кто-то спросит, куда делся документ, вы быстро найдёте ответ, а заодно увидите, какие отделы создают основной объём данных и с кем нужно обсуждать правила хранения.

Третья ошибка: не предупредить сотрудников. Если человек не знает о чистке, он может хранить важный документ в «Диске» как в личном архиве. После удаления выясняется, что копии нет, а претензии адресуют администратору. Простое сообщение в общем чате за неделю до чистки снимает почти все такие вопросы.

Четвёртая ошибка: игнорировать причину роста. Если объём растёт из-за записей звонков, чистка даст эффект на несколько месяцев, а затем всё повторится. Тут нужно решать системно: сократить срок хранения записей или перейти на тариф с большим объёмом.

Что будет, если лимит превышен?

Когда хранилище заполнено, загрузить новые файлы в Битрикс24 нельзя: так сказано в справке о лимитах. Остальные функции продолжают работать, но любые действия, связанные с загрузкой вложений, начнут давать сбои. Для отдела продаж это означает, что сотрудники не смогут прикреплять договоры и счета к сделкам, а для бухгалтерии не загрузятся акты.

Поэтому реагировать нужно до исчерпания лимита, а не после него. Установите внутреннее правило: когда занято две трети хранилища, администратор запускает чистку, а когда заполнено около восьмидесяти процентов, руководитель принимает решение о смене тарифа. Конкретные пороги можно подобрать под вашу скорость роста данных.

Что включить в ежемесячную проверку лимитов?

Ежемесячная проверка занимает около четверти часа и состоит из нескольких пунктов. Её удобно поручить одному человеку и записывать результаты в общую таблицу, чтобы видеть динамику.

1. Откройте лимиты тарифа и запишите занятое место и размер базы данных.
2. Сравните цифры с прошлым месяцем и посчитайте прирост.
3. Посмотрите использование хранилища в CRM и выделите самые тяжёлые источники.
4. Запустите очистку диска и проверьте предложения системы, не удаляя ничего без согласования.
5. Проверьте настройки исходящих писем и убедитесь, что рассылки не занимают весь дневной объём.
6. Если прирост высокий, поставьте на повестку вопрос о сроке хранения записей или смене тарифа.

Через три-четыре месяца такой таблицы у вас появится реальная картина роста, и обсуждать тариф станет проще. Вы будете знать, на сколько месяцев хватит текущего объёма, и сможете планировать расходы заранее.

Если в компании несколько филиалов или отделов, заведите отдельную строку по каждому источнику роста: звонки, почта, вложения в сделках. Так сразу видно, чья деятельность определяет объём, и разговор о правилах хранения идёт с конкретным руководителем отдела, а не с абстрактным «всеми сотрудниками». На такую таблицу уходит один вечер, а польза от неё сохраняется годами.

Как настроить порядок, чтобы вопрос не возвращался?

Регулярный порядок строится на небольшом регламенте: кто следит за показателями, как часто чистятся данные и что хранится постоянно. Регламент занимает одну страницу и экономит часы поисков, когда место заканчивается.

1. Назначьте ответственного. Это администратор портала, который раз в месяц смотрит лимиты и фиксирует цифры.
2. Определите срок хранения записей звонков. Решите, сколько месяцев разговоры нужны для контроля качества, и удаляйте более старые записи по расписанию.
3. Договоритесь о формате вложений. Просите сотрудников присылать документы в сжатом виде и не хранить видео в портале, если для этого есть отдельное хранилище.
4. Закрепите единое место для файлов. Один документ должен лежать в одном месте, а не копироваться в чаты, задачи и сделки.
5. Раз в квартал запускайте очистку диска и проверяйте самые тяжёлые файлы.
6. Обсуждайте тариф на основе фактического роста, а не по ощущениям. Если за квартал потребление выросло заметно, пора планировать переход заранее.

Если вам нужна помощь с аудитом портала, настройкой регламента или переходом на другой тариф, оставьте заявку на техподдержку Битрикс24 24/7: мы проверим, что занимает место, и составим план. Если вопрос шире и затрагивает внедрение и настройку системы под ваши процессы, посмотрите наши услуги по Битрикс24.

Частые вопросы

Где посмотреть, сколько места занято в Битрикс24?

Откройте раздел подписки, затем лимиты тарифа и блок про место в облаке. Там показан общий объём и занятое место, отдельно размер базы данных и объём файлов. Данные CRM отдельно видны в настройках CRM, в разделе «Другое», в пункте про использование хранилища.

Почему я удалил файлы с диска, а место не освободилось?

Очистка диска учитывает только раздел «Диск», а хранилище расходуют ещё файлы CRM, записи звонков и вложения писем. Кроме того, показатель обновляется постепенно. Если свободное место не изменилось за три часа, обратитесь в поддержку Битрикс24 или в вашу техподдержку.

Что произойдёт, если хранилище заполнится?

Загрузить новые файлы в портал будет нельзя. Это касается вложений в сделках, задачах и чатах, поэтому сотрудники столкнутся с ошибками при прикреплении документов. Остальные функции работают, но разумнее чистить место заранее, а не ждать этого момента.

Сколько писем можно отправлять из Битрикс24 в день?

По умолчанию дневной лимит рассылок составляет 1000 писем: превышение переносится на следующий день. Лимит может расти или снижаться в зависимости от того, как получатели реагируют на ваши письма, а общий месячный объём зависит от тарифа. Проверяйте актуальные значения в настройках маркетинга и на странице тарифов.

Нужно ли переходить на другой тариф, если место закончилось?

Не всегда. Сначала запустите очистку диска, проверьте CRM и разберите записи звонков: часто этого хватает на полгода и больше. Если после чистки место заканчивается быстро, а данные нужны, тариф с большим объёмом выгоднее, чем постоянная ручная уборка.