Маркет приложений Битрикс24: как выбирать приложения и что проверить перед установкой

Перед установкой приложения из маркета Битрикс24 проверьте пять вещей: какие права оно запрашивает, куда уходят данные, кто разработчик, что случится после окончания подписки и как приложение удаляется. Устанавливает его по умолчанию администратор в разделе «Приложения > Маркетплейс», а решение о покупке лучше принимать после пробного периода.

Типичная картина выглядит так: менеджер нашел в каталоге удобный виджет, администратор поставил его за две минуты, через полгода этот виджет читает всю CRM, а ответственного за него в компании уже нет. На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего видим именно такие портали. Приложения копятся годами, половиной из них никто не пользуется, а права доступа у них остаются.

Что такое маркет приложений Битрикс24 и где его найти

Маркет приложений Битрикс24 — это встроенный каталог готовых решений сторонних разработчиков и самого вендора, которые добавляют порталу новые функции. Сейчас раздел называется «Битрикс24 Маркетплейс», но в разговорах и в поиске его по привычке зовут маркетом, поэтому оба названия означают одно и то же.

Открывается каталог через главное меню: «Приложения > Маркетплейс». По данным справки Битрикс24 о подписке на приложения, в нем больше 5000 решений. Искать можно тремя способами: по названию или категории в строке поиска, через «Каталог» с фильтром по платным и бесплатным, либо через категории инструментов портала.

Под одну задачу, например рассылку в мессенджер или синхронизацию с учетной системой, в каталоге может лежать много похожих решений разного качества. По карточке их не различить, поэтому ниже идут признаки, которые можно проверить самому.

Эта статья про облачный портал. Если у вас коробочная версия, там добавляются обновления, тестовый контур и сетевые ограничения: мы описали их отдельно в материале о модулях маркетплейса для коробочного Битрикс24.

Кто может устанавливать приложения на портале

По умолчанию устанавливать приложения может только администратор Битрикс24. Это поведение описано в инструкции Битрикс24 по установке приложений, и мы советуем его не менять.

Открыть установку всем сотрудникам можно в разделе «Настройки > Дополнительно > Прочее», опция называется «Разрешить всем сотрудникам устанавливать приложения из Маркетплейса». При этом разработчик конкретного приложения вправе запретить установку обычным пользователям, даже если опция включена.

Почему мы против этой галочки в компании, где работает больше десятка человек: приложение получает доступ к данным портала, и решение о таком доступе должен принимать тот, кто за эти данные отвечает. Рабочий порядок простой. Сотрудник пишет заявку с задачей и названием приложения, администратор проверяет его по списку ниже и только потом устанавливает.

Как установить приложение из маркета: пошаговый порядок

Установка занимает пару минут и выполняется прямо в каталоге, без скачивания файлов. Порядок действий такой:

1. В главном меню откройте «Приложения > Маркетплейс».
2. Найдите приложение через поиск, «Каталог» или категорию.
3. Откройте карточку и нажмите «Установить».
4. Прочитайте, к каким данным и инструментам приложение просит доступ.
5. Отметьте согласие с правилами использования каталога, лицензионным соглашением и политикой конфиденциальности, затем снова нажмите «Установить».
6. Откройте меню «Еще > Установленные приложения» в правом углу раздела, нажмите на три точки у приложения, выберите «Доступ» и укажите сотрудников или отделы, которые будут с ним работать.

Четвертый и шестой шаги чаще всего пропускают. Галочки ставят не глядя, а доступ оставляют как есть, хотя приложением пользуются двое. Настройка занимает минуту. По справке Битрикс24 о доступе к приложениям, менять его может только администратор, и если список пуст, приложением могут пользоваться все сотрудники. Те, кому доступ закрыт, при попытке открыть приложение увидят ошибку, поэтому предупредите команду, прежде чем сужать список.

Нужна ли подписка на приложения в Казахстане

Для бесплатных приложений подписка не нужна, для платных обязательна. На коммерческих тарифах в зоне kz, согласно ответам Битрикс24 о приложениях Маркетплейса, можно установить неограниченное количество бесплатных приложений без подписки.

Вопрос	Бесплатное приложение	Платное приложение
Нужна ли подписка Маркетплейс	Нет, в зоне kz на коммерческом тарифе	Да
Сколько можно установить	Без ограничения по количеству	Любое количество при активной подписке
Срок оплаты	Не требуется	Подписка на месяц или на год
После окончания подписки	Правило о платных не применяется	Приложение становится недоступным

Подписка оформляется на всех коммерческих тарифах, продлить ее можно не раньше чем за 35 дней до окончания. Цену здесь не приводим: она зависит от тарифа и периодически меняется, поэтому сверяйте ее в разделе «Мой тариф» или запрашивайте у партнера.

Есть нюанс, который стоит заложить в бюджет. Некоторые разработчики берут за свое приложение отдельную плату на собственной стороне, например за пакет сообщений или за сервис, к которому приложение подключается. Подписка на каталог такие расходы не обязательно покрывает, поэтому в карточке и в условиях разработчика ищите ответ на вопрос, за что еще придется платить. Отдельно уточняйте условия для REST API и вебхуков: в справке прямо сказано, что в зоне ru для них нужна подписка, а для своей зоны проверьте это перед запуском интеграции.

Что проверить перед установкой: таблица для администратора

Перед установкой достаточно пройти шесть вопросов, и обычно это занимает четверть часа. Сохраните таблицу как чек-лист для заявок от сотрудников.

Что проверить	Где смотреть	Тревожный признак
Задача приложения	Заявка сотрудника, описание в карточке	Нет понятной задачи и ответственного
Запрошенные права	Окно установки, ответ разработчика	Прав заметно больше, чем нужно для функции
Разработчик	Карточка, сайт, контакты поддержки	Нет сайта, договора и живого канала связи
Хранение данных	Политика конфиденциальности	Не указано, какие данные и где хранятся
Свежесть	История версий, отзывы, ответ поддержки	Давно нет обновлений, вопросы остаются без ответа
Выход	Вопрос разработчику	Нет ответа, как выгрузить данные перед удалением

Для компаний из Казахстана добавьте седьмой вопрос: учитывает ли приложение местную специфику. Каталог во многом ориентирован на российский рынок, поэтому часть решений может не знать про тенге, казахстанские реквизиты, ставку НДС 16% или электронные счета-фактуры. Спросите разработчика прямо и попросите показать это на тестовых данных. Хороший ответ звучит конкретно, с названиями полей и примером документа.

Какие права приложения должны насторожить

Настораживать должны права, которые не связаны с заявленной функцией. Технически доступ приложения задается через scope. Scope — это разрешение на группу методов REST API, например на работу с CRM или телефонией. Если нужного разрешения нет, метод не выполнится, как поясняет документация REST API Битрикс24. Приложение из каталога запрашивает scope при установке, и вы можете согласиться либо прервать установку.

Простое правило сверки: возьмите функцию приложения и спросите, зачем ей каждое разрешение. Виджету с курсом валют доступ к сделкам ни к чему. Коннектор телефонии логично просит телефонию, но название scope не всегда показывает полную картину: в описании прав на методы REST приведен пример, где телефонные методы создают лиды в CRM и отдельное разрешение на CRM для этого не требуется. Поэтому при сомнениях задайте разработчику вопрос письменно: что именно приложение читает и что меняет.

Отдельно учитывайте, кто устанавливает приложение. REST API работает от имени пользователя и его права не расширяет: об этом сказано в той же документации. На практике это значит, что приложение, работающее под учетной записью администратора, потенциально видит гораздо больше, чем под учетной записью рядового менеджера. Выясните у разработчика, под чьим пользователем идут запросы, и что случится, если этот сотрудник уволится и его учетную запись отключат. Такие интеграции ломаются молча, а обнаруживается это, когда заявки уже несколько дней не попадают в CRM.

Куда уходят данные клиентов

Данные могут уходить на серверы разработчика, поэтому ответ ищите в его политике конфиденциальности и в договоре, а сама витрина каталога этого вопроса не закрывает. Многие приложения выполняют логику на собственной стороне: забирают данные через API, обрабатывают и возвращают результат. Для бизнеса это означает, что контакты клиентов, суммы сделок и переписка могут оказаться у третьей компании.

Что спросить у разработчика:

• какие именно данные копируются к нему и хранятся ли они после обработки;
• в какой стране находятся серверы;
• кто из его сотрудников имеет доступ к этим данным;
• как данные удаляются, если вы откажетесь от приложения;
• подпишет ли он договор и соглашение о конфиденциальности.

Для Казахстана этот разговор особенно важен, если в CRM лежат персональные данные клиентов: передачу таких данных подрядчику лучше согласовать с юристом компании до установки. Банки, медицинские организации и госструктуры обычно имеют еще и внутренние требования службы безопасности, поэтому им стоит подключать ее на этапе выбора.

Как выбрать одно приложение из нескольких похожих

Сравнивайте кандидатов на своей задаче, с одним и тем же сценарием, и записывайте результат. Описания в каталоге написаны продавцами, поэтому возьмите два-три варианта и прогоните через них реальный случай: например, заявка приходит из мессенджера, создается сделка, назначается ответственный, запускается робот.

На что смотреть при сравнении:

• Свежие и негативные отзывы: по ним видно, как разработчик реагирует на проблемы и как быстро отвечает.
• Поддержка. Напишите вопрос до покупки: примерно так же вам будут отвечать во время сбоя.
• Обновления. Портал развивается, и заброшенное приложение со временем может начать работать некорректно. Подробнее мы писали в статье о том, почему после обновлений Битрикс24 ломаются доработки.
• Встроенные возможности. Прежде чем покупать, проверьте, не умеет ли это сам портал: роботы, смарт-процессы и стандартные отчеты часто закрывают задачу без стороннего кода.
• Владелец в компании. Назначьте человека, который отвечает за приложение и первым заметит сбой.

Полезно заранее записать, что для вас считается успехом: например, заявка попадает в сделку без ручного переноса, а руководитель видит нужный отчет без выгрузки в Excel. Без такой формулировки сравнение быстро сводится к вкусу того, кто тестировал. Спросите и мнение сотрудников, которые будут работать с приложением каждый день. Администратор оценит настройку и права, а менеджер заметит, что на привычное действие теперь уходит лишний десяток кликов. Если сценарий критичен для продаж, заранее решите, как отдел будет работать при сбое приложения: кто и как обрабатывает заявки вручную и кому писать у разработчика.

Как проверить приложение на пробном периоде

Проверять удобнее всего в демо-режиме подписки, который включается в виджете «Мой тариф», в разделе «Маркетплейс», кнопкой «Включить демо». Он дает бесплатный доступ к платным приложениям. Учтите ограничение: активировать пробную версию можно один раз, причем это может сделать любой сотрудник без дополнительных разрешений.

Отсюда практический совет. Сначала соберите список кандидатов, подготовьте сценарии, предупредите команду, чтобы никто не включил демо раньше времени, и только потом запускайте его. Иначе срок может закончиться раньше, чем вы успеете что-то сравнить. Когда демо завершится, приложения перестанут работать до оформления подписки, а данные сохранятся.

Вот как это может выглядеть. Представим условную компанию из Алматы с отделом продаж из восьми человек, которой нужен отчет по менеджерам с разбивкой по источникам. Администратор выбирает два приложения, создает тестовую воронку, переносит туда копии нескольких сделок и просит руководителя продаж построить один и тот же отчет в обоих. Через пару дней становится ясно, какое из них считает суммы корректно и выдерживает реальный объем данных. Заодно выясняется, что часть показателей дает обычный отчет CRM, и список платных функций сокращается. Это иллюстрация подхода, цифры здесь условные.

Тестируйте на копиях и тестовой воронке. Приложение, которое умеет массово менять сделки, на боевых данных может натворить то, что потом придется восстанавливать вручную.

Что будет после окончания подписки и удаления приложения

После окончания подписки платные приложения становятся недоступны, данные сохраняются, а доступ возвращается после повторного оформления. Так описано в справке вендора. Однако это правило касается самого портала. Если приложение хранит часть информации на своей стороне, условия задает разработчик, и их надо уточнять отдельно.

Последствия для процессов стоит продумать заранее. Если на приложении держится прием заявок, расчет или отправка документов, просроченная подписка остановит часть работы компании. Поставьте напоминание в календарь ответственного за 35 дней до окончания: как раз с этого момента доступно продление. Составьте список критичных приложений, чтобы бухгалтерия понимала, какой платеж нельзя задерживать.

Удаляется приложение через «Еще > Установленные приложения». Перед удалением сделайте три вещи:

1. Выясните, какие роботы, бизнес-процессы и формы используют это приложение.
2. Выгрузите данные, которые в нем накоплены, и спросите разработчика, что произойдет с копиями на его стороне.
3. Проверьте работу связанных процессов после удаления на следующий день, когда пройдет обычный поток заявок.

Когда готовое приложение проигрывает настройке или доработке

Готовое приложение проигрывает, когда ради него приходится менять собственный процесс или когда оно закрывает задачу лишь наполовину. Каталог хорош для типовых вещей: каналы связи, платежи, экспорт данных. С уникальной логикой, например особым расчетом комиссии или связкой из нескольких учетных систем, чаще лучше работает настройка средствами портала или отдельная интеграция.

Посчитайте затраты на горизонте хотя бы двух лет: подписка, стоимость самого сервиса, время сотрудников на обходные пути и риск зависимости от чужого разработчика. Если приложение нужно нескольким людям раз в месяц, разовая настройка часто выйдет проще. Если компании нужен внешний взгляд, закажите внедрение и настройку Битрикс24: мы разберем, какие приложения на портале действительно работают, какие дублируют стандартные функции и что можно отключить без потерь.

Как навести порядок в уже установленных приложениях

Порядок наводится ревизией раз в полгода: откройте «Установленные приложения», выпишите все решения в таблицу и напротив каждого укажите владельца, задачу, стоимость и дату последнего использования. Владелец не нашелся и задачу никто не помнит? Такое приложение первым идет на проверку и удаление.

Заодно закрепите три правила: устанавливает только администратор, каждое новое приложение появляется по заявке с названной задачей, при увольнении владельца приложение передается другому сотруднику. Ведите таблицу там же, где хранятся другие регламенты, чтобы новый администратор получил ее вместе с доступами и не разбирался в наследстве заново. Дата следующей ревизии пусть стоит задачей на ответственного.

Частые вопросы

Можно ли установить приложение из маркета Битрикс24 без подписки?

Да, бесплатные приложения ставятся без подписки. В зоне kz на коммерческих тарифах их можно установить неограниченное количество. Для платных решений подписка Маркетплейс обязательна, ее оформляют на месяц или на год в разделе «Мой тариф». Перед установкой все равно проверьте, какие права просит приложение.

Почему сотрудник не может установить приложение сам?

По умолчанию такое право есть только у администратора портала. Он может разрешить установку всем в разделе «Настройки > Дополнительно > Прочее», но разработчик отдельного приложения вправе запретить ее обычным пользователям. Для компании безопаснее оставить установку за администратором и принимать заявки от сотрудников.

Что будет с данными, если не продлить подписку на приложения?

Платные приложения станут недоступны, но данные сохранятся, и доступ вернется после повторного оформления подписки. Так описывает ситуацию справка Битрикс24. Если приложение хранит информацию на серверах разработчика, срок и условия хранения задает он, поэтому уточните их заранее и письменно.

Сколько раз можно включить пробный период Маркетплейса?

Пробную версию можно активировать один раз, и сделать это может любой сотрудник без дополнительных разрешений. Включается она в виджете «Мой тариф», в разделе «Маркетплейс». Подготовьте сценарии проверки и предупредите команду заранее, чтобы срок не закончился раньше, чем вы успеете сравнить приложения.

Как ограничить доступ к приложению для части сотрудников?

Администратор открывает «Приложения > Маркетплейс», затем «Еще > Установленные приложения», нажимает на три точки рядом с приложением и выбирает «Доступ». Там он указывает пользователей или отделы. Если список пуст, приложением могут пользоваться все сотрудники, а при заполненном списке остальные увидят ошибку.