Чек-листы в задачах Битрикс24: как превратить регламент в список шагов

Чтобы превратить регламент в чек-лист задачи Битрикс24, разбейте его на проверяемые действия, по одному в пункте, сгруппируйте пункты по этапам, назначьте соисполнителей там, где работает другой сотрудник, и сохраните список в шаблоне задачи. Тогда каждая новая задача стартует с готовыми шагами, а регламент не приходится искать на диске.

Картина знакомая многим руководителям: регламент на двенадцать страниц согласовали, разослали, через месяц его открывают только новички. Опытные сотрудники работают по памяти и пропускают один шаг из десяти. Чаще всего это скучный шаг, например проверка реквизитов в счете. Ошибка всплывает уже у клиента. Злого умысла тут нет: документ лежит в другой папке и в момент работы на глаза не попадается.

Что такое чек-лист в задаче и зачем он нужен, если регламент уже написан

Чек-лист в задаче Битрикс24 — это список пунктов внутри карточки задачи, которые исполнитель отмечает по мере работы. Регламент объясняет, как устроен процесс и почему он такой. Чек-лист напоминает, что сделать сейчас, в этой конкретной задаче, и показывает, что уже сделано.

В документе остаются правила: кто за что отвечает, какие бывают исключения, что делать при споре. В чек-лист переезжает только то, что надо выполнить руками. Ссылку на полный регламент удобно приложить к пункту, чтобы новый сотрудник мог открыть объяснение ровно в той точке, где оно понадобилось.

Руководителю чек-лист показывает ход работы, чего документ сделать не может. В справке Битрикс24 о дополнительных возможностях задач прямо сказано, что пункты можно распределять между участниками, а общий прогресс при этом виден. Спрашивать в чате «как там дела» приходится реже.

Как превратить регламент в список шагов

Регламент переводится в чек-лист за пять проходов, и на один типовой процесс обычно хватает часа, если рядом сидит человек, который этот процесс реально выполняет. Без него получится красивый список, далекий от того, как работа идет на самом деле.

1. Выпишите все глаголы. Пройдите по документу и выберите только действия: проверить, запросить, согласовать, отправить. Определения, цели и вступительную часть оставьте в регламенте.
2. Разделите составные действия. «Проверить договор и отправить клиенту» — это два пункта. У каждого должен быть один понятный момент, когда его можно отметить.
3. Уберите очевидное. Шаги, которые никто никогда не пропускал, только удлиняют список. Оставьте то, на чем действительно спотыкаются, и то, что дорого обходится при ошибке.
4. Сгруппируйте по этапам. Если пунктов больше десяти, вынесите этапы на верхний уровень, а действия сделайте подпунктами. Список из тридцати строк без структуры читать никто не станет.
5. Проверьте на живой задаче. Дайте черновик сотруднику и попросите выполнить реальную работу только по нему. Каждый вопрос «а что здесь имеется в виду» означает пункт, который надо переписать.

Хороший пункт начинается с глагола и содержит проверяемый признак завершения. Сравните «договор» и «сверить БИН и банковские реквизиты клиента с данными в карточке компании». Первый вариант отмечают не глядя, второй подсказывает, что именно сделать.

Как это выглядит на примере коммерческого предложения

Возьмем условный регламент подготовки коммерческого предложения в компании из Алматы: фрагмент текста слева, пункты чек-листа справа. Пример иллюстративный, состав шагов у вас будет своим.

Фраза из регламента	Пункт чек-листа	Как оформить
Менеджер обязан уточнить потребность клиента до расчета	Записать в сделку объем, срок и бюджет клиента	Обычный пункт
Стоимость рассчитывается по действующему прайсу	Взять цены из актуального прайса, суммы указать в тенге	Ссылка на прайс в пункте
Скидка свыше установленного лимита согласуется с руководителем	Получить согласование скидки выше лимита	Соисполнитель: руководитель отдела
Предложение оформляется на фирменном бланке	Заполнить бланк КП из шаблона	Файл бланка в пункте
Реквизиты и условия проверяются перед отправкой	Сверить реквизиты, срок действия цены и условия оплаты	Отметка важности
Клиенту направляется предложение, факт отправки фиксируется	Отправить КП и записать дату повторного контакта	Обычный пункт

Абзац на полстраницы превратился в шесть строк. В регламент по-прежнему заглядывают, когда нужно понять, какой лимит скидки действует и кто заменяет руководителя в отпуске. О том, что вообще стоит прописывать в таком документе, мы отдельно писали в материале про регламент работы в CRM.

Если сотрудники работают на двух языках, пункты лучше писать на том языке, на котором команда обсуждает процесс. На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего видим, что список, составленный руководителем за столом, переписывают после первой же недели, потому что менеджеры называют шаги и документы своими словами. Заложите на это время сразу.

Как создать чек-лист в задаче Битрикс24

Чек-лист создается кнопкой «Чек-листы» в карточке задачи, причем и в новой задаче, и в уже существующей, в веб-версии и в мобильном приложении. Порядок действий по справке Битрикс24 о чек-листах такой:

1. Откройте задачу и нажмите «Чек-листы».
2. Задайте название списка. Оно особенно полезно, если списков в задаче несколько.
3. Добавьте пункты. Каждый пункт описывает одно действие.
4. Настройте пункты: важность, файлы, ссылки, подпункты, участников.
5. Сохраните изменения.

Возможности пункта, которые стоит использовать при переносе регламента:

• Важность. Значок огня выделяет критичные шаги. Ставьте его на два-три пункта, иначе выделение перестанет что-либо значить.
• Подпункты. Вложенность вида 2.1 и 2.2 по справке не ограничена по числу уровней. На практике двух уровней хватает почти всегда.
• Файлы и ссылки. Скрепка прикрепляет файл, а ссылка на регламент или бланк добавляется в веб-версии.
• Соисполнители и наблюдатели. Их можно назначить на отдельный пункт или, в веб-версии, на весь список сразу.
• Несколько чек-листов. В одной задаче можно держать отдельные списки, например для дизайнера и для маркетолога.
• Скрытие выполненных. Команда «Три точки (…) > Скрыть выполненные» оставляет на экране только то, что осталось сделать.
• Групповые действия. Доступны в веб-версии через то же меню: отмечаете пункты галочками и выбираете действие.

В мобильном приложении набор чуть уже: там нет ссылок, переноса пунктов между списками и групповых действий. Создавать и настраивать эталонные списки поэтому удобнее с компьютера. Зато в приложении можно скрыть все, кроме пунктов, где вы ответственный, и это удобно для сотрудников на выезде.

Если регламента в виде текста под рукой нет, а задача описана подробно, можно попросить BitrixGPT разбить описание на пункты. По справке о декомпозиции задач, чем подробнее описание, тем точнее получится список. Результат считайте черновиком и все равно прогоняйте через те же пять проходов.

Кто может менять чек-лист и почему исполнитель иногда этого не может

По умолчанию создавать и редактировать чек-листы может только постановщик задачи, а передать эти права исполнителю может администратор или сотрудник с правами на управление задачами. Это одна из самых частых причин обращений: менеджер видит список, хочет дописать в него шаг и не находит, как это сделать.

Для регламентированных процессов такое умолчание скорее плюс. Исполнитель не убирает неудобный пункт, состав шагов остается тем, что утвердил руководитель. А вот для проектной работы, где исполнитель сам раскладывает задачу на действия, ограничение мешает, и права стоит расширить. Решите это один раз для компании и закрепите в правилах, чтобы один и тот же вопрос не всплывал в каждом отделе.

Для тех, кто строит интеграции: у пункта есть поля важности и участников, а метод task.checklistitem.add в документации REST API умеет добавлять пункты программно. Это пригодится, если состав шагов зависит от данных внешней системы.

Чем чек-лист отличается от подзадачи

Чек-лист подходит, когда результат у работы один, а подзадача нужна, когда у части работы свой исполнитель, срок и отдельный результат. Этот критерий предлагает сама справка Битрикс24, и он хорошо работает при разборе регламента.

Вопрос	Чек-лист	Подзадача
Сколько результатов	Один общий	У каждой части свой
Кто выполняет	Один человек или небольшая команда	Разные сотрудники или команды
Сроки	Общий срок задачи	Свой срок у каждой части
Приемка	Принимается вся задача	Части проверяются отдельно
Пример из справки	Публикация в соцсети: текст, изображение, отложенная публикация, проверка	Корпоративное мероприятие: площадка, меню, декор, программа

Частая ошибка внедрения: на каждый шаг регламента заводить подзадачу. Сотрудник получает пятнадцать уведомлений вместо одного понятного поручения, список задач разрастается, а отчеты по эффективности теряют смысл. Если шаг занимает пятнадцать минут и его делает тот же человек, это пункт чек-листа.

Как сделать, чтобы список появлялся сам: шаблоны задач

Чтобы чек-лист появлялся в каждой типовой задаче автоматически, его нужно заложить в шаблон задачи. Шаблоны находятся в разделе «Задачи и проекты > Шаблоны», и по справке о шаблонах задач в них можно заранее указать название, описание, исполнителя, срок, соисполнителей, наблюдателей, регулярность, чек-лист, файлы и ссылки.

Срок в шаблоне задается количеством дней после создания задачи, например «через 2 дня», поэтому дату не приходится пересчитывать каждый раз. Для повторяющейся работы вроде ежемесячной сверки подойдет регулярность: Битрикс24 будет сам создавать задачи по расписанию. Подробнее об этом мы рассказывали в статье о повторяющихся задачах и шаблонах. Для адаптации в шаблоне есть опция «Задача для нового сотрудника»: такие задачи создаются автоматически для каждого нового человека, и вводный чек-лист перестает зависеть от памяти наставника.

Создать задачу по шаблону можно в карточке новой задачи через блок «Шаблоны» или в списке шаблонов через меню (≡) и команду «Создать задачу по шаблону». Все содержимое переносится в задачу, а перед постановкой можно поменять исполнителя, описание и срок. Постоянные изменения вносите в сам шаблон: правка в отдельной задаче до будущих задач не дойдет.

У каждого шаблона должен быть владелец, обычно руководитель процесса, и он же правит список, когда меняется регламент. Если шаблоны заводят все подряд, через полгода на портале лежит пять версий одного процесса. Такие вещи мы обычно наводим в порядке вместе с настройкой воронок и прав, когда делаем внедрение и настройку Битрикс24.

Можно ли запретить закрывать задачу с незакрытым чек-листом

Описания настройки, которая блокирует завершение задачи именно из-за невыполненных пунктов, мы в справке Битрикс24 не нашли, поэтому рассчитывать на такой запрет не стоит. Контроль строится двумя другими штатными инструментами.

Первый — требуемый результат. Если он включен, исполнитель не сможет завершить задачу, пока не добавит итог: файл, отчет или описание сделанного. Об этом подробно говорит справка о фиксации результата задачи. Для процесса с КП итогом может быть само отправленное предложение.

Второй — контроль после завершения. В настройках крайнего срока включается опция «Проконтролировать задачу после завершения». Завершенная задача переходит в статус «Ждет контроля», а постановщик принимает работу или возвращает ее через «На доработку», как описано в справке о контроле завершенных задач. Если постановщик и исполнитель один и тот же человек, задача на контроль не вернется.

Вместе это работает так: сотрудник идет по пунктам, прикладывает итог, постановщик смотрит на отметки и файл и решает, принять работу или вернуть. Учтите ограничение бесплатного тарифа: по справке об ограничениях задач после сотой созданной задачи контроль и шаблоны с подзадачами становятся недоступны, а удаление старых задач доступ не возвращает.

Какие регламенты стоит переводить в чек-листы, а какие нет

В чек-лист хорошо ложатся процессы с повторяющимся порядком шагов, где пропуск одного шага заметен и стоит денег или репутации. Сюда относятся подготовка КП и договора, запуск работы с новым клиентом, выпуск сайта или рекламной кампании, ввод нового сотрудника, ежемесячное закрытие документов. Если компания работает с бухгалтерией на аутсорсе, отдельный список на передачу первичных документов тоже быстро окупает потраченный час.

Плохо переводятся работы, где шаги каждый раз разные: переговоры по сложной сделке, разбор конфликта с клиентом, разработка нового продукта. В таких случаях жесткий список мешает, и лучше дать короткий перечень вопросов, на которые надо ответить, а не шагов. Не подходят и правила поведения вроде «отвечать клиенту вежливо»: их нельзя отметить в конкретный момент, им место в самом регламенте.

Есть и простой тест. Спросите у двух сотрудников, делающих одну работу, как они ее выполняют. Если порядок совпадает на три четверти, процесс готов к чек-листу. Если описания расходятся полностью, сначала договоритесь, как правильно, и только потом пишите пункты. Иначе в задаче окажется версия одного человека, а остальные будут отмечать галочки, продолжая работать по-своему. Такой разговор часто полезнее самого списка: всплывают шаги, о которых руководитель не знал.

Какие ошибки чаще всего ломают чек-листы

Чек-лист перестает работать, когда становится формальностью, и причины у этого обычно организационные. По нашему опыту внедрений повторяются одни и те же сценарии:

• Слишком длинный список. Когда пунктов сорок, их отмечают пачкой в конце дня. Разбейте процесс на этапы или на отдельные задачи.
• Пункты без признака завершения. «Поработать с клиентом» невозможно проверить. Перепишите так, чтобы было понятно, как выглядит сделанное.
• Никто не смотрит. Если руководитель не открывает задачи выборочно, сотрудники быстро понимают, что отметки ни на что не влияют. Достаточно проверять несколько задач в неделю и обсуждать найденное.
• Список живет отдельно от регламента. Правила поменялись, а шаблон остался прежним. Договоритесь, что изменение документа автоматически означает правку шаблона.
• Важным отмечено все. Значок огня на каждой строке равнозначен его отсутствию.
• Подзадачи вместо пунктов. Сотрудников такая путаница раздражает сильнее всего: уведомлений много, а работы от этого не меньше.

С чего начать в компании

Начинать лучше с одного процесса, где ошибка стоит денег и который повторяется хотя бы раз в неделю: подготовка КП, выставление счета, запуск работы с новым клиентом. Соберите чек-лист вместе с самым опытным исполнителем, сохраните его в шаблон и две недели поработайте по нему в одной команде.

Затем посмотрите на факты: какие пункты пропускают, какие отмечают не читая, где сотрудники задают вопросы. Поправьте шаблон и только после этого переносите подход на следующий процесс. Перевод всех регламентов за один заход обычно заканчивается десятком шаблонов, которыми никто не пользуется. Одного рабочего шаблона в месяц вполне достаточно, чтобы за полгода закрыть основные процессы отдела продаж и сервиса.

Частые вопросы

Как добавить чек-лист в задачу Битрикс24?

Откройте карточку задачи и нажмите кнопку «Чек-листы», затем задайте название и добавьте пункты, по одному действию в каждом, и сохраните изменения. Так можно сделать и в новой задаче, и в уже существующей, в веб-версии и в мобильном приложении.

Почему исполнитель не может редактировать чек-лист в задаче?

По умолчанию создавать и редактировать чек-листы в Битрикс24 может только постановщик задачи. Передать эти права исполнителю может администратор портала или сотрудник с правами на управление задачами. Для регламентированных процессов такое умолчание часто полезно, потому что состав шагов не меняется без руководителя.

Можно ли сделать так, чтобы чек-лист появлялся в каждой типовой задаче?

Да, для этого чек-лист закладывают в шаблон задачи в разделе «Задачи и проекты > Шаблоны». При создании задачи по шаблону все его содержимое переносится в задачу, включая пункты, файлы, срок и участников. Постоянные изменения нужно вносить в сам шаблон, правка отдельной задачи на будущие задачи не влияет.

Что выбрать: чек-лист или подзадачи?

Чек-лист выбирают, когда результат у работы один, а выполняет ее один человек или небольшая команда. Подзадачи нужны, когда у части работы свой исполнитель, срок и отдельный результат, который проверяется отдельно. Если шаг занимает несколько минут и его делает тот же сотрудник, это пункт чек-листа.

Как проверить, что сотрудник действительно выполнил задачу по чек-листу?

Включите в задаче требуемый результат и опцию «Проконтролировать задачу после завершения». Тогда исполнитель не завершит задачу без итога, а завершенная работа перейдет в статус «Ждет контроля», и постановщик примет ее или вернет на доработку. Выборочно просматривайте отмеченные пункты и приложенные файлы.