Первые 10 настроек Битрикс24 после регистрации портала

После регистрации портала Битрикс24 первым делом сделайте десять вещей: смените адрес портала, назначьте второго администратора, соберите структуру компании, пригласите сотрудников по отделам, включите защиту входа, проверьте часовой пояс, настройте права в CRM, соберите воронку со стадиями, поставьте мобильное приложение и только потом подключайте каналы связи с клиентами. Порядок важен: часть настроек ломается, если сделать их позже.

Типичная картина на проектах B2BPRO.KZ: компания зарегистрировала портал в пятницу, к понедельнику в нём тридцать человек, воронка называется «Сделки» с набором стадий по умолчанию, права у всех одинаковые, а адрес выглядит как случайный набор букв. Через месяц разбираться с этим дороже, чем настроить всё за один-два рабочих дня в самом начале.

Зачем настраивать портал сразу и в каком порядке?

Настраивать портал сразу нужно потому, что структура, права и воронка влияют на всё остальное: на задачи, отчёты, чаты и доступ к данным клиентов. Порядок от общего к частному: сначала адрес и администраторы, потом люди и права, потом CRM, потом интеграции. Так вы не переделываете одно и то же дважды.

Ниже сводная таблица на первую неделю. Времена условные, они зависят от размера компании и подготовленности данных.

№	Настройка	Кто делает	Ориентир по времени
1	Адрес портала	Администратор	10 минут
2	Второй администратор	Администратор	5 минут
3	Структура компании	Администратор вместе с руководителем	1-3 часа
4	Приглашение сотрудников	Администратор	1-2 часа
5	Защита входа	Администратор	15 минут
6	Часовой пояс и рабочее время	Каждый сотрудник	5 минут на человека
7	Права доступа в CRM	Администратор вместе с руководителем продаж	1-2 часа
8	Воронка и стадии	Руководитель продаж	2-4 часа
9	Мобильное приложение	Каждый сотрудник	10 минут на человека
10	Каналы связи с клиентами	Администратор или подрядчик	зависит от каналов

1. Как сменить адрес портала и почему делать это первым?

Адрес портала меняет администратор в разделе «Настройки», «Мой Битрикс24», «Адрес вашего Битрикс24», кнопка «Придумать адрес». По умолчанию портал получает автоматический адрес из случайных символов, который неудобно диктовать и запоминать, поэтому его заменяют на понятное название компании. Подробности описаны в справке Битрикс24 о смене адреса и подключении своего домена.

Делать это нужно до всего остального по практической причине. По справке, после смены адреса придётся заново подключить каналы открытых линий, переустановить виджеты на сайтах, пересоздать вебхуки и заново войти в мобильное приложение. Старые ссылки продолжают открываться, но если вы уже успели настроить интеграции, переделывать их придётся вручную.

Есть и ограничение по числу смен: самостоятельно администратор может сменить адрес один раз, а повторные смены на платных тарифах Стандартный, Профессиональный и Энтерпрайз идут через поддержку. Поэтому название стоит выбрать с запасом на несколько лет, без года и без слов вроде «тест». Свой домен вместо поддомена bitrix24 справка относит к тарифам Профессиональный и Энтерпрайз, и рекомендует для него использовать домен третьего уровня, например crm.вашакомпания.kz, чтобы второй уровень остался под сайт и почту.

2. Сколько администраторов нужно назначить?

Минимум два: основной и резервный. Администратор это сотрудник с полным доступом к настройкам портала, и если он единственный, то отпуск, увольнение или потерянный телефон оставляют компанию без возможности что-либо изменить. Права выдаёт действующий администратор: в профиле сотрудника открываете «Действия», выбираете «Дать права администратора» и подтверждаете. Описание есть в справке Битрикс24 о назначении администратора.

Две оговорки. Во-первых, число администраторов ограничено тарифом, поэтому проверьте лимит в справке до назначения. Во-вторых, права администратора нельзя выдавать посторонним: по предупреждению в справке, такой человек может уволить остальных сотрудников и получить контроль над порталом. Подрядчикам и внедренцам разумнее давать доступ на время работ и отзывать его после приёмки.

3. Как собрать структуру компании?

Структуру компании собирают в разделе «Сотрудники», «Структура компании»: нажмите «Добавить», выберите «Отдел», задайте название и описание, при необходимости родительский отдел, затем руководителя, заместителей и подчинённых. Отделы могут вкладываться друг в друга. Шаги описаны в справке Битрикс24 о создании и изменении отдела.

Структура влияет на работу всего портала. Она связана с правами доступа, задачами, отчётами, чатами и проектами, поэтому ошибки в ней потом отзываются по всему порталу. Когда вы удаляете отдел, его сотрудники и вложенные подразделения переходят в родительский, и это стоит помнить при перестройке.

Практический совет: повторяйте реальную подчинённость, а не штатное расписание целиком. Для компании на 20-50 человек обычно достаточно отделов продаж, маркетинга, бухгалтерии, производства или сервиса и руководства. Дробить дальше имеет смысл, когда у подразделения свой руководитель, свои задачи и свои права в CRM.

4. Как пригласить сотрудников и ограничить приглашения?

Сотрудников приглашают через виджет «Пригласить»: по ссылке с выбором отдела, по электронной почте или СМС, массово по номерам телефонов или через регистрацию с заполнением карточки. В мобильном приложении добавляется ещё приглашение по QR-коду. Все способы перечислены в справке Битрикс24 о приглашении сотрудников.

Обратите внимание на настройку по умолчанию: приглашать новых людей могут все пользователи. Если вы не хотите, чтобы рядовой сотрудник добавлял в портал посторонних, администратор отключает это в разделе «Сотрудники», «Структура компании», «Права доступа». Для большинства компаний ограничение стоит включить сразу, а приглашения оставить руководителям отделов.

Приглашайте по ссылке с выбором отдела: так человек попадает в нужную строку структуры без ручной перестановки. Следите за двумя счётчиками приглашений: «Приглашены» (человек ещё не принял приглашение) и «Ждут подтверждения» (решение за администратором). Число одновременно работающих пользователей ограничено тарифом, поэтому перед массовым приглашением сверьте лимит.

5. Как защитить вход в портал?

Защиту входа настраивают в разделе «Настройки», «Безопасность», «Двухфакторная аутентификация»: подтвердить вход можно мобильным приложением Битрикс24, одноразовым кодом из СМС или кодом на почту. Двухфакторная аутентификация это дополнительный второй шаг при входе помимо пароля, поэтому даже узнав пароль, посторонний не войдёт. Правила описаны в справке Битрикс24 о новой двухфакторной аутентификации.

По справке, новая двухфакторная аутентификация включается по умолчанию на тарифах Профессиональный и Энтерпрайз, а администратор может её отключить. Её можно сделать обязательной для всех: тогда сотрудники должны включить её в срок, который задаёт администратор, иначе потеряют доступ. Для компаний с клиентской базой, ценами и договорами это один из самых полезных пунктов настройки, причём на включение уходит несколько минут.

Отдельно предупредите сотрудников о смене телефона: без доступа к приложению войти будет сложнее, поэтому заранее решите, кто из администраторов помогает с восстановлением доступа.

6. Нужно ли настраивать часовой пояс и рабочее время?

Да, особенно если в команде есть люди из разных городов или вы планируете встречи с партнёрами. По справке, Битрикс24 определяет часовой пояс автоматически по настройкам браузера, но стоит проверить его вручную. Для этого нажмите на аватар, откройте профиль, в блоке «Контактная информация» нажмите «Изменить», в пункте «Часовой пояс» выберите «Нет, выбрать из списка» и укажите нужный.

Если у вас есть сотрудники или партнёры в других странах, они видят время событий и сроков по своим настройкам. Неверный пояс приводит к тому, что напоминание о встрече приходит в неудобное время, а срок задачи отображается со сдвигом. Лучше потратить пять минут на проверку, чем потом разбираться с пропущенными звонками.

Отдельно зафиксируйте режим работы компании, например с девяти до шести. Этот параметр пригодится при настройке уведомлений и графиков рабочего времени, а в отделах с посменной работой его разумно задавать по подразделениям.

7. Как настроить права доступа в CRM?

Права в CRM задаются в разделе «CRM», «Ещё», «Настройки», «Права доступа CRM»: для каждой роли отдельно настраиваются чтение, добавление, изменение, удаление, экспорт, импорт и роботы, а область действия может быть своей, отдела, команды или общей. Настраивать права может администратор и сотрудник с разрешением менять настройки CRM. Подробности есть в справке Битрикс24 о ролевой модели прав в CRM.

В портале по умолчанию две роли. Администратор имеет полный доступ ко всем элементам CRM и настройке прав. Менеджер видит, создаёт и меняет только свои элементы. Для старта этого часто хватает, но руководителю отдела продаж обычно нужна роль, при которой видны сделки всего отдела. Можно создать свою роль, скопировать существующую или изменить права для отдельных стадий.

Важная оговорка из справки: ролевая модель доступна не на всех тарифах, поэтому проверьте тариф до проектирования ролей. Принцип для старта простой: менеджер видит свои сделки, руководитель отдела видит отдел, владелец видит всё, а выгрузку данных из CRM разрешайте только тем, кому она нужна по работе.

8. Как собрать воронку и стадии сделок?

Воронку создают в разделе «CRM», «Сделки», меню воронок, пункт «Воронки и туннели продаж», кнопка «Добавить воронку». Стадии редактируются там же, в режиме канбана или в настройках CRM в справочнике «Стадии сделки»: добавить стадию можно плюсом, изменить или удалить карандашом. Основную воронку удалить нельзя, но можно переименовать. По умолчанию в ней есть финальные стадии «сделка успешна» и «сделка провалена», а также стадия «анализ причины провала». Подробности в справке Битрикс24 о воронках продаж.

Практическое правило: стадий должно быть ровно столько, сколько реальных шагов проходит сделка у вашего менеджера. Для услуг обычно хватает пяти-семи стадий: новая заявка, квалификация, предложение, согласование, счёт, оплата. Причины отказа («дорого», «выбрали другого», «неактуально») лучше фиксировать при закрытии сделки: они дают разные управленческие выводы.

Если у компании разные продукты или разные отделы ведут сделки по-разному, делайте отдельные воронки. Одна воронка на всех приводит к перегруженной канбан-доске и неточным отчётам. Если вам нужна помощь с настройкой, посмотрите, как мы делаем внедрение и настройку Битрикс24 под процессы компании.

9. Зачем ставить мобильное приложение в первый день?

Мобильное приложение нужно поставить сразу, потому что часть настроек безопасности и входа опирается на телефон. Через приложение подтверждается вход при двухфакторной аутентификации, в нём приходят уведомления о задачах и сообщениях, а менеджеры по продажам работают с клиентами вне офиса. Если сотрудник не установил приложение в первую неделю, он обычно не делает этого и позже.

Что проверить на старте: вход под своим логином, получение уведомления, открытие карточки сделки и задачи. Если с входом возникают проблемы, помогает вход по QR-коду: нужно заранее быть авторизованным в мобильном приложении. На этом этапе полезно провести короткую встречу на 20 минут и пройти все шаги вместе: так вы поймаете проблемы с уведомлениями в первый день, а не в момент срочной сделки.

10. Когда подключать каналы связи с клиентами?

Каналы связи подключают в самом конце: почту, телефонию, мессенджеры, формы на сайте. К этому моменту уже должны быть готовы адрес портала, структура, права и воронка, иначе обращения клиентов потекут в портал без понятных ответственных и стадий. Здесь без опыта легко совершить дорогую ошибку, поэтому пункт лучше планировать отдельно.

Порядок подключения такой: сначала решите, в какую воронку и на какую стадию падают обращения, потом назначьте ответственных или очередь, потом подключайте канал и тестируйте его реальным обращением. Для WhatsApp в Казахстане компании обычно используют интеграцию через официального провайдера. Мы, как официальный партнёр Битрикс24 в Казахстане, помогаем с подключением и можем оформить счёт в тенге и закрывающие документы.

По нашему опыту внедрений, больше всего времени отнимает не подключение канала, а договорённость о том, кто и за сколько минут отвечает клиенту. Зафиксируйте это правило письменно до запуска.

Какие ошибки чаще всего делают при первой настройке?

Чаще всего компании делают пять ошибок: оставляют единственного администратора, приглашают всех подряд без отделов, строят слишком сложную воронку, подключают каналы связи до настройки процессов и не обучают сотрудников. Все пять исправимы, но чем позже, тем дороже: к тому времени в портале уже лежат сотни сделок и задач.

Единственный администратор это риск остановки работы. Приглашения без отделов дают плоскую структуру, в которой невозможно настроить права. Сложная воронка из пятнадцати стадий приводит к тому, что менеджеры двигают сделки как попало или не двигают вовсе, а отчёты перестают отражать реальность. Подключение каналов раньше воронки заставляет разбирать входящие обращения вручную.

Пятая ошибка самая коварная: сотрудникам не объясняют, зачем нужен портал. Если менеджер продолжает вести клиентов в таблице, а портал считает формальностью, никакая настройка не поможет. Проведите короткое обучение на живых примерах компании: как завести обращение, как перенести сделку, как поставить задачу коллеге. Двадцати минут на отдел обычно хватает, чтобы убрать большую часть вопросов.

Как проверить, что первоначальная настройка сделана правильно?

Через неделю после запуска пройдите по короткому списку: адрес портала понятный, администраторов минимум два, структура повторяет реальную подчинённость, приглашения ограничены руководителями, защита входа включена, у каждого сотрудника проверен часовой пояс, роли в CRM соответствуют должностям, воронка отражает реальные шаги сделки, приложение стоит у всех, а каналы связи протестированы реальным обращением.

Дополнительно задайте себе три вопроса. Видит ли менеджер только то, что должен видеть? Понимает ли руководитель отдела, где в воронке застряли деньги? Знает ли каждый сотрудник, куда писать, если что-то не работает? Если на любой из них ответ «нет», значит, соответствующий пункт нужно доработать.

Если проверку проводит подрядчик, попросите письменный отчёт: что настроено, какие решения приняты и какие остались открытыми. Такой документ пригодится при смене администратора и при дальнейшем развитии портала. Он же станет основой для регламента, по которому компания будет жить после запуска.

Что делать, если настройка занимает больше времени, чем планировалось?

Если портал нужно настроить быстро, а внутренних ресурсов нет, разумно поручить первичную настройку подрядчику и оставить себе только решения: какие отделы, какие стадии, кто и что видит. Такое разделение ролей экономит недели: подрядчик берёт на себя техническую часть, а вы не тратите время на изучение справки и сразу получаете рабочую структуру. Главное, чтобы все решения по правам и воронкам были согласованы с руководителями отделов до начала работ. Для компаний, где портал уже работает и что-то сломалось, у нас есть техподдержка Битрикс24 24/7.

Частые вопросы

С чего начать настройку Битрикс24 после регистрации?

Начните с адреса портала и второго администратора, затем соберите структуру компании и пригласите сотрудников по отделам. После этого включите защиту входа, настройте права в CRM и воронку. Каналы связи с клиентами подключайте в последнюю очередь, когда уже понятно, куда будут попадать обращения.

Сколько раз можно сменить адрес портала Битрикс24?

Администратор может сменить адрес самостоятельно один раз на любом тарифе. Повторные смены на тарифах Стандартный, Профессиональный и Энтерпрайз идут через поддержку Битрикс24. После смены нужно заново подключить открытые линии, виджеты и вебхуки, поэтому адрес лучше выбрать до интеграций.

Нужно ли включать двухфакторную аутентификацию в Битрикс24?

Да, это одна из самых простых мер защиты данных клиентов. На тарифах Профессиональный и Энтерпрайз она включается по умолчанию, на остальных её включает администратор. Подтверждать вход можно мобильным приложением, кодом из СМС или кодом на почту.

Сколько администраторов нужно в портале Битрикс24?

Рекомендуем минимум двух: основного и резервного, чтобы доступ к настройкам не зависел от одного человека. Лимит администраторов зависит от тарифа, поэтому проверьте его в справке. Права администратора нельзя выдавать посторонним людям, включая подрядчиков без ограничения по сроку.

Можно ли запретить сотрудникам приглашать новых людей в портал?

Да. По умолчанию приглашать могут все пользователи, но администратор отключает это в разделе «Сотрудники», «Структура компании», «Права доступа». Обычно право приглашения оставляют руководителям отделов и администраторам, чтобы в портале не появлялись случайные люди.