Повторяющиеся задачи в Битрикс24: как настроить шаблоны и не забывать регулярные дела

Повторяющиеся задачи в Битрикс24 настраиваются как регулярные: вы один раз задаёте исполнителя, описание и расписание, а портал сам создаёт новую задачу по шаблону в нужный день. Включить повтор можно кнопкой «Регулярная задача» в карточке или в разделе «Задачи и проекты» > «Шаблоны».

Типичная картина в отделе: бухгалтер каждый месяц вспоминает про сверку, руководитель продаж в пятницу ищет, кто должен был подготовить отчёт, а офис-менеджер заказывает воду, когда та уже закончилась. Эти дела держатся на памяти конкретного человека. Пока он на месте, всё работает, а в отпуске или при смене должности дело тихо пропадает. Регулярные задачи в Битрикс24 убирают эту зависимость от памяти.

Что такое регулярная задача в Битрикс24

Регулярная задача — это шаблон задачи с расписанием: Битрикс24 сам создаёт из него обычные задачи с теми же исполнителем, описанием и сроками через заданный промежуток времени. Шаблон хранит всё, что вы указали при настройке, а каждая созданная по нему задача живёт отдельной жизнью: её можно комментировать, закрывать и считать в отчётах.

Здесь важно различать два понятия. Шаблон — это заготовка, из которой появляются задачи. Регулярность — это расписание, которое включено у шаблона. Шаблон без регулярности просто лежит в разделе «Шаблоны», и из него задачи создают вручную. Шаблон с включённой регулярностью работает сам. Когда вы нажимаете «Регулярная задача» в карточке обычной задачи, Битрикс24 создаёт шаблон за вас, отдельно создавать его не нужно.

По нашему опыту сопровождения порталов, регулярные задачи часто не используют просто потому, что про них не знают. Люди годами заводят повторяющиеся дела вручную или держат их в личных календарях и тетрадях.

Как настроить регулярную задачу из карточки задачи?

Самый быстрый путь начинается с обычной задачи. Если задача уже есть и вы понимаете, что она будет нужна снова, превратите её в регулярную прямо в карточке. Порядок по справке Битрикс24 такой:

1. Откройте нужную задачу и в нижней части карточки нажмите кнопку «Регулярная задача». Появится блок настроек повторения.
2. Задайте периодичность, интервал, дату начала и условие завершения повтора.
3. Нажмите «Сохранить».
4. Битрикс24 создаст шаблон, а условия повтора отобразятся в карточке. Перейти к шаблону можно по ссылке «Открыть шаблон».

Этот способ подходит, когда задача уже описана: есть название, исполнитель, чек-лист. Вы не пишете всё заново, а просто добавляете расписание. Для разовых экспериментов он тоже удобен: поставили повтор, посмотрели, как создаётся задача, при необходимости остановили.

Как создать регулярную задачу через шаблон?

Второй путь начинается с раздела шаблонов. Он лучше, когда вы заранее знаете, что дело будет повторяться, и хотите аккуратно подготовить заготовку: описание, чек-лист, файлы, напоминания.

1. Откройте раздел «Задачи и проекты» > «Шаблоны».
2. Нажмите «Создать» или откройте готовый шаблон.
3. Заполните название, описание, исполнителя и крайний срок. При необходимости добавьте файлы, чек-лист и напоминания.
4. В нижней части шаблона включите опцию «Регулярная задача». После этого появится блок настроек повторения.
5. Нажмите «Сохранить».

Разница между способами только в порядке действий. Результат одинаков: шаблон с расписанием, из которого создаются задачи. Если в компании много однотипных дел, удобнее один раз накопить библиотеку шаблонов и не разбирать каждую задачу по отдельности.

Какие параметры повторения доступны?

Блок настроек повторения состоит из нескольких параметров. Справка Битрикс24 описывает их так:

Параметр	Что можно выбрать
Периодичность	День, неделя, месяц, год
Интервал	Для периодов «День», «Неделя» и «Месяц», например раз в два дня
Конкретные дни	Для недели — дни недели; для месяца — число месяца или день недели; для года — дата и месяц или день недели и месяц
Дата начала	По умолчанию задачи создаются сразу после настройки, но можно выбрать дату старта
Завершение повтора	По дате, по количеству повторов или без ограничений
Время создания задачи	По умолчанию совпадает с началом рабочего дня из настроек Битрикс24, время можно изменить

Теперь посмотрим, как эти параметры работают на практике. Допустим, нужно, чтобы отчёт по продажам собирался каждую пятницу. Выбираете периодичность «Неделя», отмечаете пятницу, оставляете интервал равным единице. Чтобы планёрка с подведением итогов проходила раз в две недели, ставите тот же период, но с интервалом два. Ежемесячная сверка с поставщиками — период «Месяц» и нужное число. Годовая продлёвка домена или сертификата — период «Год» и конкретная дата. Это примеры, подставьте свои дела и сроки.

Что происходит с выходными и праздниками?

Если день создания задачи попал на нерабочий, по умолчанию задача создаётся в этот же день. Чтобы перенести её на следующий рабочий день, в настройках выберите вариант «Не создавать». Эта настройка доступна только для периодичности «День».

Это нужно учитывать при ежедневных задачах. Если вы заводите ежедневную проверку заявок, а в субботу и воскресенье её никто не делает, задачи в выходные всё равно появятся, пока вы не скорректируете настройку. Для недельных, месячных и годовых повторов проще: вы сами выбираете день, и он обычно приходится на рабочий. Но если число месяца, например 31-е, может оказаться выходным, имеет смысл проверить результат в первый же месяц и при необходимости поменять число или день недели.

Какие данные попадают в каждую новую задачу?

В каждую созданную задачу попадает то, что вы заполнили в шаблоне: название, описание, исполнитель и другие поля, а также файлы, чек-лист и напоминания. Справка отмечает, что шаблон регулярной задачи сохраняет описание, участников, файлы, чек-листы и расписание, а также копирует подзадачи.

Отсюда практический вывод: чем лучше описан шаблон, тем меньше вопросов будет у исполнителя. Хороший шаблон регулярной задачи содержит:

• понятное название без даты, чтобы оно подходило любому повторению;
• описание с результатом: что должно быть готово и в каком виде;
• чек-лист из шагов, которые исполнитель проходит каждый раз;
• исполнителя, а при необходимости наблюдателей, которые видят выполнение;
• крайний срок, отсчитываемый от момента создания.

Название без даты стоит отметить особо. Если в названии написать «Отчёт за октябрь», то в ноябре задача появится с тем же текстом и будет вводить в заблуждение. Дату лучше оставить системе, а в названии написать просто «Ежемесячный отчёт по продажам».

Как изменить или остановить повтор?

Изменить условия можно из карточки задачи или из шаблона, остановить повтор можно там же. Новые задачи после правки создаются уже по обновлённым условиям, а те, что были созданы раньше, остаются как есть.

Порядок по справке Битрикс24:

• Из карточки задачи: Нажмите на условие повтора, чтобы изменить параметры. Чтобы убрать повтор, нажмите «Остановить повтор задачи».
• Через шаблон: Откройте «Задачи и проекты» > «Шаблоны», нажмите на фильтр и выберите «Регулярные». Откройте нужный шаблон, затем нажмите на условие повтора для изменения или на «Остановить повтор задачи» для отключения.

Фильтр «Регулярные» полезен сам по себе. Раз в квартал стоит открывать его и просматривать список целиком: какие дела уже потеряли актуальность, у кого сменился исполнитель, какие сроки изменились. Без такой ревизии портал со временем заполняется задачами, которые приходят по инерции и никому не нужны.

Кто может редактировать шаблон регулярной задачи?

Редактировать шаблон могут его создатель, администратор Битрикс24, сотрудники с полным доступом к шаблону, а также сотрудники с правами на редактирование шаблонов своего или других отделов в разделе «Задачи и проекты». Сотрудник с правом только на чтение может открыть шаблон, но не изменить его.

На практике это означает, что ответственность за библиотеку шаблонов лучше закрепить за конкретным человеком, например за офис-менеджером или руководителем отдела. Иначе вы получите набор шаблонов, которые создали разные люди, и никто не знает, какой из них актуален. Если сотрудник, создавший шаблон, уходит из компании, убедитесь заранее, что у кого-то ещё есть права на его правку.

Историю всех созданных по шаблону задач можно открыть в разделе «История» самого шаблона. Это удобно для проверки: видно, когда задачи создавались и все ли отработаны.

Какие регулярные дела стоит завести в первую очередь?

Начинать лучше с тех дел, которые уже сейчас регулярно забываются или решаются вручную. Ниже примеры для разных отделов. Это иллюстрации, а не документированные настройки: состав дел и сроки у каждой компании свои.

Отдел	Регулярное дело	Как настроить повтор
Продажи	Недельный отчёт по воронке	Неделя, пятница
Продажи	Сверка просроченных сделок	Неделя, понедельник
Бухгалтерия	Закрывающие документы клиентам	Месяц, первое число
Бухгалтерия	Сверка с поставщиками	Месяц, нужное число
Офис	Заказ канцелярии и воды	Месяц, интервал по потребности
ИТ	Проверка резервных копий	День или неделя
Руководитель	Планёрка и итоги месяца	Месяц, нужное число

Для управленческих дел регулярные задачи особенно полезны. Руководитель видит в «Задачах», что отчёт по продажам создан, назначен и ещё не закрыт, а не ждёт его в мессенджере. Просроченная регулярная задача заметна так же, как любая другая, и это превращает контроль из «напомнить лично» в «посмотреть список».

Какие ошибки чаще всего встречаются при настройке?

Вот какие ошибки мы чаще всего видим на проектах B2BPRO.KZ.

Один исполнитель на всё. Когда все регулярные задачи назначены на одного человека, они копятся, и через два месяца он перестаёт их открывать. Распределяйте дела по тем, кто реально за них отвечает, а руководителя ставьте наблюдателем.

Слишком частый повтор. Ежедневные задачи, которые никто не закрывает, быстро превращаются в шум. Если дело нужно раз в неделю, не ставьте ежедневный повтор «на всякий случай».

Нет даты завершения там, где она нужна. Справка предлагает три варианта: по дате, по количеству повторов и без ограничений. Для сезонных дел, например подготовки к отчётному периоду, выбирайте ограничение, иначе задачи будут приходить и после того, как нужда отпала.

Скудное описание. Задача «Сделать отчёт» без результата и без чек-листа каждый раз вызывает вопрос, что именно нужно. Шаблон — единственное место, где этот вопрос можно закрыть один раз для всех повторений.

Забытая ревизия. Регулярные задачи не удаляются сами. Уволившийся сотрудник, закрытое направление, изменившийся процесс: шаблоны продолжают работать. Поэтому раз в квартал фильтр «Регулярные» стоит просматривать целиком.

Как проверить, что регулярная задача настроена правильно?

Проверить настройку можно сразу после сохранения: откройте шаблон и убедитесь, что условие повтора отображается так, как вы задумали, а в разделе «История» нет лишних созданных задач. Если вы не меняли дату начала, первая задача создаётся сразу после настройки, и это нормально. Если она вам не нужна в этот день, поставьте дату старта заранее.

Дальше полезна короткая проверка из четырёх вопросов:

1. Понятно ли исполнителю, что делать, если он увидит задачу без предыстории? Название и описание должны объяснять результат без устных пояснений.
2. Совпадает ли время создания с рабочим ритмом? По умолчанию задача создаётся в начало рабочего дня, но для дел, которые нужны к обеду или к концу недели, время и срок лучше подвинуть.
3. Есть ли у задачи реальный срок? Задача без срока легко откладывается, а регулярная ещё и копится: каждое новое повторение ложится сверху на предыдущее.
4. Видит ли руководитель результат? Назначьте его наблюдателем или добавьте задачу в тот же проект, с которым он уже работает.

Отдельно стоит договориться о правилах закрытия. Если исполнитель закрывает задачу, не выполнив её, регулярность превращается в формальность, а руководитель перестаёт доверять списку. Простое правило помогает: задача закрывается только с комментарием о результате или со ссылкой на готовый документ.

Лучше всего проверять настройку на первом реальном цикле: подождать, пока задача создастся сама, и посмотреть, как её приняли. Если исполнитель задаёт уточняющие вопросы, их ответы стоит перенести в описание шаблона.

Как внедрить регулярные задачи в команде за неделю?

Внедрить регулярные задачи в отделе можно за неделю, если не пытаться перенести сразу все дела. Ниже схема, которую мы используем при сопровождении порталов. Это рекомендация по организации работы, сроки можно сдвигать под себя.

• День первый, инвентаризация. Попросите сотрудников выписать все дела, которые повторяются хотя бы раз в месяц. Результат обычно удивляет: набирается два-три десятка пунктов, о половине из которых руководитель не знал.
• День второй, отбор. Оставьте те дела, у которых есть понятный результат и срок. Всё, что требует творчества или зависит от внешних событий, пока не трогайте.
• День третий, шаблоны. Создайте шаблоны с описанием и чек-листом. Один человек в отделе делает это за всех, чтобы тексты были в едином стиле.
• День четвёртый, расписание. Включите регулярность, выставьте исполнителей и наблюдателей, проверьте даты начала.
• День пятый, разбор. Вместе с командой посмотрите, что создалось, что непонятно и что стоит поправить.

Через месяц сделайте ревизию по фильтру «Регулярные»: уберите то, что не прижилось, и добавьте то, чего не хватает. Тогда регулярные задачи остаются рабочим инструментом, а не разовой настройкой.

Что делать, если встроенных возможностей не хватает?

Если расписание, которое вы хотите, не укладывается в периоды «день», «неделя», «месяц» и «год», в Маркетплейсе Битрикс24 есть приложения для регулярных задач по расписанию. Они дополняют встроенные возможности: часть из них, судя по описаниям, умеет работать с CRM-привязками или не создавать новую задачу, пока не закрыта предыдущая. Прежде чем ставить стороннее приложение, проверьте, не решает ли ваш сценарий штатная функция: в большинстве офисных ситуаций её достаточно.

Для более сложных сценариев, например когда задача должна создаваться не по календарю, а по событию в CRM, подходят роботы и бизнес-процессы. Это уже отдельная настройка, и здесь лучше привлекать того, кто знает вашу структуру портала.

Если вы хотите внедрить регулярные задачи в компании системно, а не по одной, с общей библиотекой шаблонов, распределением ответственных и ревизией, это обычная часть наших проектов. Подробнее о том, как мы подключаемся к порталам клиентов, в разделе «Внедрение и настройка Битрикс24». Справка самого Битрикс24 по теме: как настроить регулярные задачи и описание регулярных задач в справке Битрикс24.

Частые вопросы

Как поставить в Битрикс24 задачу, которая повторяется каждую неделю?

Откройте задачу, нажмите «Регулярная задача» в нижней части карточки, выберите периодичность «Неделя», отметьте нужные дни недели и нажмите «Сохранить». Битрикс24 создаст шаблон и будет сам создавать новые задачи по расписанию. Если нужно раз в две недели, задайте интервал два.

Как остановить повторяющуюся задачу в Битрикс24?

Откройте задачу или шаблон, нажмите на условие повтора и выберите «Остановить повтор задачи». После этого новые задачи создаваться не будут. Уже созданные остаются на месте, их можно закрыть или удалить отдельно. Найти нужный шаблон поможет фильтр «Регулярные» в разделе «Шаблоны».

Можно ли сделать так, чтобы задача не создавалась в выходные?

Да, но только для ежедневного повтора. В настройках выберите вариант «Не создавать»: тогда задача, выпавшая на нерабочий день, не создаётся в этот день и переносится на следующий рабочий. Для недельных, месячных и годовых повторов такой настройки нет, поэтому день выбирают вручную.

Что копируется в каждую повторяющуюся задачу?

Копируется то, что заполнено в шаблоне: название, описание, исполнитель, файлы, чек-лист и напоминания, а также подзадачи. Поэтому подробное описание и чек-лист в шаблоне экономят время при каждом повторении. Изменения шаблона влияют только на новые задачи.

Кто может изменить регулярную задачу?

Править шаблон может его создатель, администратор Битрикс24, сотрудники с полным доступом к шаблону и те, у кого есть права на редактирование шаблонов в разделе «Задачи и проекты». Сотрудник с правом только на чтение может открыть шаблон, но не изменить его.

Если регулярные задачи уже настроены, но не работают так, как нужно, или вам требуется помощь с настройкой портала, наша техподдержка Битрикс24 на связи 24/7.