Как настроить права доступа к сделкам по отделам в Битрикс24

Права доступа к сделкам по отделам в Битрикс24 настраиваются через роли CRM: открываете CRM, затем «Еще», «Настройки», «Права доступа к CRM», выбираете для роли уровень на чтение и изменение сделок (например, «Своего отдела») и назначаете роль нужному отделу. После этого сотрудник видит и правит только сделки своего подразделения.

Вот как это бывает. В компании три отдела продаж, и менеджер из одного отдела случайно открывает сделку коллеги из другого, видит чужую цену и скидку, а иногда меняет стадию. Никто не злоумышленник, просто в портале стоят права по умолчанию и никто их не пересматривал. На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего видим именно это: роли «Менеджер» и «Администратор» остались такими, какими их создал портал, а отделов за два года стало втрое больше.

Что такое роль CRM и почему доступ строится на ролях

Роль CRM, по сути, набор разрешений: что именно сотрудник может делать с каждым типом элементов (сделки, лиды, контакты, компании, счета) и на какой области данных. Права раздаются не человеку напрямую, а роли, а роль уже назначается сотруднику, отделу, команде или группе.

Такая схема удобна по одной причине. Когда в отдел приходит новый менеджер, вы не настраиваете права заново: он попадает в структуру компании и получает роль отдела автоматически. Когда отдел делится на два, достаточно назначить ту же роль новому подразделению.

По данным официальной справки Битрикс24 о правах доступа к CRM, в портале по умолчанию есть две роли: «Администратор» с полным доступом ко всем элементам, включая настройку прав, и «Менеджер», который может просматривать, создавать и изменять только свои элементы. Стандартные роли можно копировать, переименовывать, удалять и создавать новые.

Где находятся настройки и кто может их менять

Настройки лежат по пути CRM, «Еще», «Настройки», «Права доступа к CRM». Менять их может администратор портала и сотрудник, у которого в роли включено право «Разрешить изменять настройки» в разделе настроек CRM.

Это право стоит выдавать осторожно: оно даёт полный контроль и над настройками CRM, и над самими правами доступа. Один руководитель отдела с таким правом способен за минуту открыть всем всё, а потом никто не вспомнит, кто и когда это сделал. Если у вас несколько администраторов, договоритесь, кто отвечает за матрицу доступов, и храните её описание в базе знаний компании.

Есть и ограничение, о котором часто забывают заранее: ролевая модель прав в CRM доступна не на всех тарифах. Если вы не видите нужных настроек, сначала проверьте тариф портала, а не искать ошибку в интерфейсе.

Какие уровни доступа бывают и чем «Своего отдела» отличается от «Подотделов отдела»

Для каждого действия в роли выбирается один из уровней, и именно он определяет, чьи сделки видит сотрудник. Справка Битрикс24 перечисляет такой набор.

Уровень	Чьи элементы доступны
Полный доступ	Все элементы, либо полный запрет, если выбрано «нет»
Свои	Элементы, где сотрудник ответственный
Своего отдела	Элементы сотрудников своего отдела
Подотделов отдела	Элементы сотрудников всех подотделов
Своих команд	Элементы сотрудников своих команд
Своих команд и команд в подчинении	Элементы сотрудников всех таких команд
Все открытые	Элементы, у которых включена опция «Доступен для всех»
Всех сотрудников	Все элементы данного типа

Для доступа по отделам вам нужны в основном три уровня: «Свои», «Своего отдела» и «Подотделов отдела». Разница между вторым и третьим принципиальная. «Своего отдела» ограничивается сотрудниками того подразделения, где сидит человек. Если у вас есть коммерческий департамент, а внутри него отделы по регионам, руководителю департамента нужен уровень, захватывающий подотделы, иначе он увидит только сделки сотрудников, числящихся непосредственно в департаменте.

Что значит «Все открытые»: это сделки, у которых в карточке включена опция «Доступен для всех». Уровень полезен для витринных сделок, которые должен видеть весь коммерческий блок, но его легко превратить в лазейку. Если менеджеры привыкли ставить эту опцию «на всякий случай», вся схема по отделам обнуляется.

Как настроить доступ к сделкам по отделам: пошаговая инструкция

Порядок ниже рассчитан на портал, где уже построена структура компании с отделами и руководителями.

1. Откройте CRM, затем «Еще», «Настройки», «Права доступа к CRM».
2. Скопируйте роль «Менеджер» и дайте копии понятное название, например «Менеджер отдела продаж». Менять стандартную роль напрямую не стоит: пригодится как эталон для сравнения.
3. В копии найдите блок «Сделки» и задайте уровни для действий: для «Чтения» выберите «Своего отдела», для «Изменения» «Свои», для «Удаления» запрет или «Свои», в зависимости от правил вашей компании.
4. Проверьте право «Добавление». Сотрудник, который создал сделку, но не имеет права на её чтение, просто не увидит её в списке, и это самая частая жалоба в поддержку.
5. Под названием роли нажмите «Плюс» и выберите получателей на вкладке «Отделы»: укажите отдел из структуры компании.
6. Для руководителей создайте отдельную роль с уровнем «Подотделов отдела» или «Всех сотрудников» и назначьте её через вкладку «Роли» (например, роли «руководитель отдела») или напрямую на сотрудников.
7. Сохраните настройки и проверьте результат (как это сделать, написано в разделе ниже).

Справка Битрикс24 приводит практичный пример для такой связки: менеджеру выдаётся чтение «Свои» и «Своего отдела» и изменение «Свои», а руководителю чтение и изменение «Все». В итоге менеджер видит сделки коллег по отделу, но правит только свои, а руководитель управляет всей картиной.

Пример: три отдела и один тендерный

Ниже иллюстрация, а не описание реального клиента. Допустим, в компании продажи в Алматы, продажи в Астане и тендерный отдел, который работает с госзаказчиками и не должен пересекаться с рознью по ценам.

Кто	Чтение сделок	Изменение	Зачем так
Менеджер продаж Алматы	Своего отдела	Свои	Видит пайплайн команды, но не правит чужое
Менеджер продаж Астаны	Своего отдела	Свои	Региональные цены остаются внутри региона
Менеджер тендерного отдела	Свои	Свои	Условия госзакупок не видны остальным
Руководитель коммерческого блока	Всех сотрудников	Всех сотрудников	Единая картина для планёрки и отчётов

Обратите внимание на тендерный отдел. Если его сделки лежат в общей воронке, одних прав по отделам недостаточно: менеджеры из Алматы всё равно могут увидеть чужие тендеры через уровень «Своего отдела», если исполнитель по тендеру числится в их подразделении. Поэтому для таких направлений лучше вести отдельную воронку и закрывать её отдельно (об этом следующий раздел).

Можно ли ограничить доступ по воронкам и стадиям

Да, права в Битрикс24 задаются не только по типу элемента, но и по воронкам сделок, а также по стадиям лидов, сделок и смарт-процессов. Это следует из той же справки: сделки в разных воронках в матрице прав стоят отдельными строками.

Что это даёт на практике:

• Закрытая воронка для крупных проектов, которую видят только руководители и ведущие менеджеры.
• Разный доступ к одной воронке на разных стадиях: на ранней стадии сделки видны всему отделу, на стадии согласования договора только ответственному и руководителю.
• Ограничение перемещения: право «Перемещение на стадию» можно выдать на любые стадии или только на выбранные. Менеджер может вести сделку до «Выставлен счёт», а закрывать её в «Успешно» будет только руководитель.

Последний пункт полезен для финансового контроля. Если менеджеры сами переводят сделки в успешные, отчёты по продажам начинают расходиться с оплатами. Запрет на перемещение в финальную стадию возвращает порядок без всяких дополнительных автоматизаций.

Что ещё стоит закрыть кроме просмотра

Ограничить чтение сделок недостаточно: данные уходят из CRM и другими путями. В той же матрице прав есть действия, которые чаще всего пропускают.

• Экспорт и импорт. Право на экспорт позволяет выгрузить базу сделок в файл. Если оно открыто у всех менеджеров, ограничения на чтение теряют смысл: человек увольняется и уносит выгрузку с собой.
• Просмотр суммы на стадиях канбана. Отдельное право: суммы над колонками можно скрыть от тех, кому не нужно видеть оборот воронки.
• Роботы. Настройка, изменение и просмотр роботов регулируются отдельно. Если менеджер может редактировать роботов в воронке, он может сломать автоматизацию всего отдела.
• Свой вид карточки. Без права «Разрешить свой вид карточки» сотрудник работает с видом, который настроил администратор. Для порядка в полях это полезно.
• История. Право на чтение истории: если оно выключено, раздел и вкладка истории скрыты.

Эти пункты проще всего вспомнить, когда вы сравниваете роль с ожиданиями собственника: «Что менеджер может унести из CRM, если уйдёт к конкуренту?» Ответы на этот вопрос и есть чек-лист прав.

Как проверить права до того, как объявить о них сотрудникам

Проверяйте до сообщения команде, а не после первых жалоб. В справке описан способ: в поле рядом со строкой поиска на странице прав выбирается сотрудник, и в слайдере появляются его роли. Счётчик ролей, например «4 из 4», открывает окно, где роли можно искать, сортировать по алфавиту и сравнивать.

Дальше полезно сделать контрольную проверку руками. Возьмите по одному тестовому сотруднику из каждого отдела, попросите открыть список сделок и по очереди проверить три вещи: видит ли он чужой отдел, может ли он изменить сделку коллеги и доступна ли ему кнопка экспорта. Десять минут такой проверки экономят недели разбирательств.

Отдельная привычка, которую мы советуем клиентам: после любой реорганизации (новый отдел, слияние команд, смена руководителя) пересматривать роли в тот же день. Права привязаны к структуре компании, и если структуру поменяли без правки прав, получаются отделы-призраки с доступом, которого не должно быть.

Типичные ошибки, из-за которых права «не работают»

Несколько ролей складываются по максимуму. Если у сотрудника есть несколько ролей, при пересечении действует более широкое право. Например, одна роль запрещает просмотр лидов, другая разрешает, и лиды будут видны. Типичный сценарий: менеджера добавили в группу «Все сотрудники», на которую когда-то назначили щедрую роль, и ваши тонкие ограничения перестали действовать. Если права неожиданно шире задуманных, ищите лишнюю роль, а не ошибку в основной.

Чтение и добавление не связаны автоматически. Сотрудник может создать элемент, но не увидеть его, если у него нет права чтения. Проверяйте оба права в паре.

Права на дела отдельно не настраиваются. В Битрикс24 нет самостоятельных прав на дела: доступ к звонкам, встречам и согласованиям определяется правами на элементы CRM, в которых они созданы. Право чтения открывает просмотр элемента и связанных дел, а право изменения позволяет создавать, редактировать и удалять дела. Это описано в справке о правах доступа к делам в CRM. Если менеджер жалуется, что не может запланировать звонок по сделке, смотрите на его право изменения сделки, а не искать несуществующие настройки дел.

Права настраиваются для каждого типа элементов отдельно. Доступ к сделкам не влияет на лиды, контакты и компании. Закрыв сделки, но оставив открытыми контакты, вы получите ту же утечку: менеджер видит всю клиентскую базу с телефонами. При настройке пройдите по всем типам элементов, а не только по сделкам.

Роль без отделов. Роль создана, настроена, но не назначена никому. Тогда все сотрудники работают по прежней роли и ничего не меняется. Проверьте, что под названием роли стоят нужные получатели.

Почему права по отделам ломаются без аккуратной структуры компании

Уровни «Своего отдела» и «Подотделов отдела» работают только до тех пор, пока структура компании в портале отражает реальность. Если менеджер числится в отделе «Общий», а сидит в продажах, никакая роль не спасёт: система смотрит на структуру, а не на то, где человек работает фактически.

Поэтому перед настройкой прав стоит провести простую ревизию: у каждого сотрудника указан один основной отдел, у каждого отдела есть руководитель, уволенные заблокированы, а временные подразделения («Проект», «Новые менеджеры») не висят в структуре годами. На практике половина вопросов «почему он видит чужие сделки» закрывается именно этой ревизией, без единой правки в ролях.

Есть и обратная сторона: когда сотрудник работает в двух отделах, нужно решить заранее, какой из них основной для CRM. Если он будет числиться в обоих, получит и права обоих, а при пересечении ролей, как мы разбирали выше, действует более широкое право.

Сколько ролей достаточно

Чем меньше ролей, тем проще их поддерживать. Для компании на два-три десятка менеджеров обычно хватает четырёх: менеджер отдела, руководитель отдела, руководитель коммерческого блока и роль для сотрудников смежных служб, которым нужен только просмотр (например, бухгалтерия, которой важны сделки на стадии оплаты). Отдельную роль имеет смысл заводить, когда у группы людей действительно другой набор действий, а не потому, что один сотрудник попросил «ещё чуть-чуть доступа».

Давайте ролям названия, по которым понятно назначение: «Менеджер продаж: свой отдел», «РОП: все подотделы». Через год по названию «Роль 3» никто не вспомнит, что она делает, а по описательному названию администратор сразу видит, куда её применять.

Ещё одна деталь, которую стоит учесть при планировании. Права действуют сразу после сохранения, и сотрудники, работавшие в этот момент в CRM, заметят перемены внезапно: часть сделок исчезнет из списков. Предупредите команду заранее и объясните, что сделки никуда не пропали, просто теперь каждый видит свою зону. Тогда в поддержку не придёт волна вопросов «куда делись мои клиенты».

Когда стоит подключить специалиста

Простую схему из двух ролей настраивают за час. Сложнее становится, когда в портале десятки отделов, внутри несколько воронок, часть сотрудников работает по совместительству в двух подразделениях, а руководители должны видеть срез только по своему направлению. Здесь легко получить схему, которую потом никто не может объяснить.

В таком случае разумно сначала описать матрицу доступов на бумаге: отделы по строкам, типы элементов по столбцам, уровни в ячейках. Если нужна помощь, наши специалисты проведут аудит прав и соберут схему под ваши отделы: на странице внедрение и настройка Битрикс24 можно оставить заявку, мы официальный партнёр Битрикс24 в Казахстане и работаем с порталами любого размера.

Частые вопросы

Как сделать, чтобы менеджер видел только свои сделки в Битрикс24?

Для роли менеджера в блоке «Сделки» выберите для действия «Чтение» уровень «Свои». Он покажет только сделки, где сотрудник указан ответственным. Роль нужно назначить сотруднику или его отделу в разделе «Права доступа к CRM», иначе изменения не вступят в силу.

Чем отличается «Своего отдела» от «Подотделов отдела»?

«Своего отдела» открывает элементы сотрудников того подразделения, в котором числится человек. «Подотделов отдела» добавляет элементы сотрудников всех вложенных подотделов. Для руководителя департамента с несколькими отделами внутри нужен второй уровень, иначе часть сделок останется для него невидимой.

Можно ли закрыть сделки одной воронки от других отделов?

Да, права задаются отдельно по воронкам сделок. Создайте для воронки отдельную строку прав и выдайте доступ только нужным ролям. Для остальных отделов выберите запрет. Так закрытую воронку не увидят даже сотрудники с широкими правами на другие воронки.

Почему сотрудник создал сделку и не видит её в списке?

Скорее всего, у его роли есть право на добавление, но нет права на чтение этих элементов, либо чтение ограничено уровнем, который не включает сделку. Проверьте пару «Добавление» и «Чтение» в блоке сделок и убедитесь, что чтение не уже, чем нужно.

Доступны ли роли на всех тарифах Битрикс24?

Нет, ролевая модель прав в CRM доступна не на всех тарифах. Если нужных настроек нет в интерфейсе, сначала проверьте условия своего тарифа на странице тарифных планов Битрикс24 или уточните у партнёра, который выставлял вам счёт на лицензию.

Можно ли запретить менеджерам выгружать сделки в Excel?

Можно. В роли есть отдельное право на экспорт элементов CRM, и его включают не всем. Если запретить экспорт для роли менеджера, выгрузка сделок станет недоступна, а право останется у руководителей и администраторов.