Рабочая группа и проект в Битрикс24: чем отличаются и что выбрать

В облачном Битрикс24 выбирать между рабочей группой и проектом больше не нужно: по справке Битрикс24 о Проектах AI группы, коллабы и проекты объединены в единый формат «Проекты AI». Реально выбирать приходится другое: как устроить пространство под вашу работу, кого в него пускать и какие инструменты вести внутри. Ниже о том, как сделать это без хаоса.

Типичная картина на порталах, которые приходят к нам на аудит: у компании сорок пространств, половина названа «Общая», у трети нет живого владельца, а в двух из них идёт та же работа, только в разных чатах. Это иллюстрация, а не данные по конкретному клиенту. Причина беспорядка обычно в отсутствии правил: кто открывает пространство, под какую задачу и когда его закрывают.

Что такое проект в Битрикс24 сегодня?

Проект в Битрикс24 — это общее пространство команды, в котором собраны задачи, чат, файлы и календарь одной рабочей темы. Согласно справке, теперь это единый формат для всех сценариев: управление задачами, общение команды и подключение гостей работают одинаково, какой бы тип пространства вы раньше ни выбирали.

Центром проекта стал чат. В нём есть основной чат, групповые чаты по отдельным направлениям и чаты с BitrixGPT, которых в одном проекте может быть несколько. В разделе «Мессенджер» отображается только основной чат каждого проекта, остальное лежит внутри самого проекта. Для руководителя это означает простое правило: открывая проект, вы начинаете с основного чата, а не с ленты задач.

Ещё одна деталь интерфейса, которая сбивает сотрудников: раздел «Задачи и проекты» переименован в «Задачи». В нём теперь видны все задачи, включая задачи из проектов, потоков и скрамов, а сами проекты вынесены на отдельную вкладку. Если сотрудник говорит «у меня пропал раздел проектов», скорее всего, он просто ищет его по старому названию.

Чем рабочая группа отличалась от проекта раньше?

Раньше при создании пространства нужно было выбрать тип: группа, коллаба или проект. Это решение приходилось принимать в самом начале, а потом жить с последствиями: у каждого типа был свой набор привычных сценариев, и сотрудники спорили, куда что относится. Сейчас справка описывает единый формат, где такого выбора нет.

На порталах, которые работают давно, старые группы и коллабы никуда не делись. По справке их данные и инструменты остаются доступными, но вернуться к формату групп и коллабов нельзя: он больше не поддерживается. То есть двух параллельных миров на вашем портале не будет, будет один новый формат и архив старых пространств.

Что менялось	Было	Стало
Создание пространства	Выбор между группой, коллабой и проектом	Единый формат «Проекты AI», тип выбирать не нужно
Раздел с задачами	«Задачи и проекты»	«Задачи», проекты на отдельной вкладке
Центр работы	Лента и задачи	Основной чат проекта плюс групповые чаты и чаты BitrixGPT
Инструменты в новых проектах	Фотогалерея, вики, база знаний, списки	Задачи, файлы, календарь, лента, потоки, приложения
Старые группы и коллабы	Рабочие пространства	Данные и инструменты доступны, вернуться к формату нельзя

Таблица составлена по справке Битрикс24. Если вы пользуетесь порталом, созданным давно, часть интерфейса может выглядеть иначе, и это нормально: проверьте свой портал, а не полагайтесь на скриншоты из старых инструкций.

Какие инструменты доступны в новом проекте?

В новых проектах доступны задачи, файлы, календарь, лента, потоки и приложения. Фотогалерея, вики, база знаний и списки для новых проектов недоступны, как и опция «Для публикации». Существующие материалы старых проектов остаются на месте: их можно просматривать, редактировать и удалять, но создавать новые элементы этих типов нельзя.

Практический вывод для компаний, которые вели регламенты в вики группы: новые инструкции придётся хранить в другом месте. Варианты зависят от вашей ситуации, и это уже наша рекомендация, а не описание функции: общий диск с понятной структурой папок, отдельная база знаний компании или документы, прикреплённые к задачам. Главное, не оставлять регламент в чате, откуда его невозможно найти через месяц.

Отдельно упомянем BitrixGPT: чаты с ним живут внутри проекта, и в одном проекте их может быть несколько. Что именно и как быстро он подсказывает, зависит от вашего тарифа и настроек портала, поэтому не обещайте сотрудникам конкретный результат, пока не проверили это на своих задачах.

Как создать проект?

Создание проекта занимает меньше минуты, но решения, которые вы принимаете на этом шаге, определяют порядок на годы вперёд. Порядок действий по справке такой:

1. Откройте раздел «Проекты» и нажмите «Создать».
2. Задайте название, которое сразу объясняет назначение проекта.
3. В блоке «Участники проекта» добавьте людей: можно выбрать пользователей, отдел или рабочую группу.
4. Проверьте, кто будет владельцем, и сохраните проект.
5. Позже участников можно приглашать из основного чата.

Название лучше строить по шаблону, который одинаково читается в списке: «Клиент или направление, суть, период». Например, «Сайт, редизайн, Q4» или «Отдел продаж, план на квартал». Пример выдуманный, но принцип рабочий: через полгода по названию должно быть понятно, что внутри, без захода в проект.

Открытый или закрытый проект: что выбрать?

Открытый проект подходит для тем, где участие не нужно ограничивать, а закрытый нужен там, где информация касается узкого круга. В справке описаны два типа доступа по ссылке: в открытом проекте человек, открывший ссылку, может присоединиться сам, а у закрытого ссылка ничего не показывает, пока участника не добавят вручную.

Разумное правило по нашему опыту: всё, что касается денег, зарплат, договоров и персональных данных, ведите в закрытых проектах, а темы вроде «Идеи по улучшению процессов» или «Корпоративные мероприятия» можно держать открытыми. Так сотрудники сами находят, куда присоединиться, и руководителю не приходится добавлять каждого вручную.

Кого добавлять в проект: сотрудников, отдел, гостей?

Добавлять нужно тех, кому эта работа нужна для дела, а отдел целиком имеет смысл подключать только к проектам, которые действительно касаются всех его сотрудников. Справка позволяет добавлять в проект пользователей, отдел или рабочую группу, а также подключать гостей как внешних участников.

Здесь есть тонкость, о которой стоит предупредить команду. Если добавить в групповой чат проекта сотрудника, который ещё не участвует в проекте, он получает доступ ко всему проекту. Если же добавить его только в чат задачи, доступ будет ограничен этой задачей. Проверьте на тестовом проекте, что видит каждый вариант, и объясните руководителям отделов разницу: иначе человек, которого позвали «просто на минуту в чат», увидит лишнее.

Приглашать участников могут владелец проекта и сотрудники с правом приглашения. Это стоит учесть при выдаче прав: чем больше людей могут добавлять новых участников, тем сложнее контролировать, кто видит проект.

Отдельно подумайте о том, что происходит, когда человек уходит из компании или меняет должность. Если он был владельцем проекта, нужно заранее решить, кто примет его обязанности. Мы советуем раз в месяц просматривать проекты, у которых владелец больше не работает на этой должности, и передавать их тому, кто реально ведёт тему. Это занимает полчаса, а избавляет от ситуации, когда важный проект остаётся без хозяина, а его закрытые материалы доступны людям, которым они давно не нужны.

Как выбрать формат под вашу задачу?

Выбор формата сегодня сводится к вопросу, какую работу вы ведёте и кто в ней участвует. Ниже наша рекомендация по типовым сценариям; это не требование продукта, а практика, которую мы советуем клиентам.

Сценарий	Как оформить	Кого добавить
Разовая инициатива с итогом: запуск сайта, мероприятие, смена CRM	Закрытый проект с названием «Что, период», с владельцем из руководства	Исполнителей и заказчика внутри компании
Постоянная работа отдела: продажи, бухгалтерия, поддержка	Проект отдела с понятным названием, без срока завершения	Отдел целиком
Работа с подрядчиком или клиентом	Отдельный закрытый проект, чтобы гость не видел остальное	Ответственных и гостя
Открытое обсуждение идей и улучшений	Открытый проект с коротким описанием правил	Всех желающих

Если сомневаетесь, начните с закрытого проекта и расширяйте доступ по мере необходимости. Обратный путь неприятнее: когда уже сказано лишнее и многие это видели, закрывать информацию поздно.

Как не получить свалку из сорока пространств?

Порядок в проектах держится на четырёх простых правилах, и любое из них можно ввести за один вечер. На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего видим одну и ту же причину беспорядка: пространство открыли на горячую голову, а потом о нём забыли.

• У каждого проекта есть владелец. Не отдел и не «все», а конкретный человек, который отвечает за актуальность и может закрыть проект.
• Единый шаблон названия. Тогда список проектов читается как оглавление, а не как свалка.
• Короткое описание. Одно-два предложения о том, зачем проект создан и когда он должен закончиться.
• Ежеквартальный разбор. Раз в три месяца владельцы проверяют свои проекты и закрывают те, где работа завершена.

Отдельная привычка, которая экономит часы: перед созданием нового проекта спросить себя, нельзя ли решить задачу внутри существующего. Дублирование пространств хуже всего, потому что люди продолжают переписываться в обоих, и решения теряются между чатами.

Чем проект отличается от задачи и как их связать?

Задача — это одно действие с понятным результатом, исполнителем и сроком, а проект — это несколько связанных задач, которые ведут к общей цели. Именно так описывает соотношение справка: у каждой задачи должны быть результат, ответственный и срок, а проектная работа обычно длиннее одной задачи и состоит из нескольких этапов.

Из этого следует практический критерий. Если работа укладывается в одно действие одного человека, заводите задачу и не создавайте под неё пространство. Если нужно несколько исполнителей, этапы и общая переписка, откройте проект и ведите задачи внутри него. Тогда всё, что относится к теме, собрано в одном месте, а в разделе «Задачи» сотрудник видит свои поручения из разных проектов одним списком.

Вот выдуманный пример для иллюстрации. Компания запускает новый сайт. Проект называется «Сайт, редизайн, Q4», владелец — директор по маркетингу, участники — маркетолог, дизайнер, подрядчик-разработчик в качестве гостя. Внутри проекта задачи: «Утвердить структуру», «Согласовать макеты», «Подготовить тексты», «Проверить формы заявок». У каждой задачи свой исполнитель и срок, а общие вопросы обсуждаются в основном чате. Подрядчик видит проект, но не видит внутренние закрытые пространства компании.

Как внедрить правила за одну неделю?

Порядок в проектах не требует отдельного внедренческого проекта, достаточно последовательно пройти пять шагов. Это наша рекомендация, сроки ориентировочные и зависят от размера компании.

1. В первый день выгрузите список существующих пространств и отметьте владельца у каждого.
2. Во второй день договоритесь о шаблоне названия и о том, какие темы всегда закрытые.
3. На третий день разберите старые группы: живые, архивные, мёртвые.
4. На четвёртый день проведите короткое обучение для руководителей отделов: как создавать проект, как приглашать, чем опасен общий чат.
5. На пятый день закрепите правило в регламенте: кто имеет право создавать проекты, и когда нужно согласование.

Если у вас небольшая команда, правила можно уместить на одной странице. Если сотрудников сто и больше, лучше закрепить права создания проектов за руководителями и ввести обязательное описание. Главное, чтобы правило существовало и о нём знали, а не лежало в папке у администратора.

Что делать со старыми группами на портале?

Старые группы лучше не трогать насильно, а разобрать по принципу «живая, архивная, мёртвая». Живые группы, где идёт работа, оставьте как есть: данные и инструменты доступны, задачи видны в разделе «Задачи». Архивные, где работа закончилась, отметьте как завершённые или уберите из активного списка. Мёртвые, которые никто не открывал год, обсудите с их участниками и закройте.

Не переносите вручную всё подряд в новые проекты. Справка не описывает автоматический перенос одного формата в другой, поэтому перенос приведёт к лишней работе и потере истории переписки. Гораздо разумнее начать новые направления в новом формате, а старое доживёт в прежнем виде.

Типичные ошибки при выборе и настройке

Ошибки здесь повторяются от компании к компании, и почти все они связаны с доступом, а не с функциями.

• Один проект на всё. «Общий» проект, где живут и продажи, и бухгалтерия, и идеи. Через месяц найти что-либо в нём невозможно.
• Открытый проект для закрытых тем. Данные, которые должны видеть пятеро, оказываются доступны всем, у кого есть ссылка.
• Гость в общем чате. Подрядчика добавили в общий проект, и он увидел внутреннюю переписку.
• Регламенты в чате. Инструкции пишутся сообщениями, и через неделю их никто не найдёт.
• Нет владельца. Проект создали, человек уволился, и никто не может ни закрыть его, ни понять, нужен ли он.

Лечатся они одинаково: правилами создания и ролями, о которых договорились заранее. Подробнее о том, как мы строим такие правила при внедрении, можно узнать на странице внедрения и настройки Битрикс24.

Облако или коробка: на что смотреть?

Всё сказанное выше относится к облачному Битрикс24, описанному в справке. Коробочная версия обновляется по своему графику, и набор функций зависит от установленной версии и настроек, поэтому утверждать, что в вашей коробке уже единый формат «Проекты AI», мы не можем. Откройте раздел проектов на своём портале и посмотрите, что предлагает кнопка «Создать».

Если портал давно не обновлялся, часть описанных возможностей может отсутствовать. В этом случае лучше сначала проверить версию и порядок обновления, а потом строить правила работы. Больше о том, как организовать командную работу в проектах, рассказывает статье справки «Проекты в Битрикс24: как организовать командную работу».

B2BPRO.KZ — официальный партнёр Битрикс24 в Казахстане с 2024 года, а с самим продуктом мы работаем с 2012 года. Если вам нужно навести порядок в пространствах портала, перестроить правила доступа или обучить команду, мы можем сделать это под ваш бизнес.

Частые вопросы

Чем рабочая группа отличается от проекта в Битрикс24?

В облачном Битрикс24 больше ничем: по справке группы, коллабы и проекты объединены в единый формат «Проекты AI». При создании пространства выбирать тип не нужно, возможности у всех сценариев одинаковые. Старые группы остаются на портале вместе с данными и инструментами, но вернуться к формату групп и коллабов нельзя.

Можно ли создать в Битрикс24 рабочую группу, как раньше?

В облачном портале с форматом «Проекты AI» нельзя: справка прямо указывает, что возвращаться к группам и коллабам нельзя, формат больше не поддерживается. Вы создаёте проект и настраиваете его под задачу. На старом портале или в коробочной версии интерфейс может отличаться, поэтому сверяйтесь со своим порталом.

Пропадут ли мои старые группы и их данные?

Нет, по справке данные и инструменты старых групп и коллабов остаются доступными. Задачи из них видны в разделе «Задачи». Новые элементы в устаревших инструментах, например новые списки или статьи вики, в новых проектах создать нельзя, а существующие можно просматривать, редактировать и удалять.

Как добавить в проект внешнего человека, например подрядчика?

Через гостей: справка указывает, что к проекту можно подключать гостей как внешних участников. Владелец проекта и сотрудники с правом приглашать участников добавляют людей из основного чата проекта. Прежде чем звать гостя, решите, какие задачи и файлы он должен видеть, и не добавляйте его в общий чат без нужды.

Сколько проектов нужно создавать на компанию?

Столько, сколько у вас реальных направлений работы с владельцем и итогом, и не больше. Жёсткого числа нет. По нашему опыту внедрений, портал с десятками пространств без владельцев превращается в свалку, поэтому для каждого проекта назначайте ответственного и раз в квартал архивируйте закрытые.