Битрикс24 для рекрутингового агентства: вакансии, кандидаты и работа с заказчиками

Битрикс24 для рекрутингового агентства настраивают в две линии: сделки ведут работу с заказчиком по каждой вакансии, а кандидаты идут через отдельную воронку на смарт-процессе, связанную со сделкой. Так рекрутер видит, кого он ведет на какую вакансию, а руководитель видит, сколько закрытий принесет месяц и где застряли кандидаты.

Типичная картина в агентстве, которое приходит к нам за CRM: вакансии живут в общей таблице, резюме лежат в почте и в мессенджерах у каждого рекрутера, а договоры с заказчиками хранятся у директора в папке. Пока рекрутеров двое, это терпимо. Когда их шесть, начинаются неприятности: один кандидат одновременно уходит к двум заказчикам от разных сотрудников, заказчик звонит узнать статус, а ответить может только тот, кто ведет вакансию, и он на больничном. Обычная CRM для продаж с одной воронкой эту проблему не решает, потому что у агентства два потока людей, а не один.

Чем CRM для рекрутинга отличается от CRM отдела продаж

CRM для рекрутинга должна вести два встречных потока: заказчиков, которые платят за закрытую вакансию, и кандидатов, которые проходят отбор. В отделе продаж клиент один, и воронка описывает его путь до оплаты. В агентстве деньги приходят от компании-работодателя, а основная ежедневная работа идет с людьми, которые за услугу не платят.

Отсюда главная ошибка самостоятельных внедрений. Кандидатов заводят лидами или сделками в той же воронке, где лежат заказчики. Через пару месяцев отчет по продажам показывает сотни «сделок» без суммы, конверсия считается неверно, а у менеджера по работе с заказчиками канбан забит карточками людей, которых он в глаза не видел.

Воронка кандидатов — это последовательность стадий отбора от отклика до выхода на работу, по которой двигается карточка конкретного человека на конкретную вакансию. Важная деталь: карточка описывает связку «кандидат плюс вакансия», а не человека вообще. Один и тот же специалист может одновременно рассматриваться на две позиции у разных заказчиков, и на каждой у него своя стадия.

Какую схему выбрать: сделки, смарт-процессы или лиды?

Для агентства с несколькими рекрутерами рабочая схема такая: заказчик и его вакансии ведутся в сделках, кандидаты на вакансии ведутся в смарт-процессе, а сам человек хранится как контакт. Смарт-процесс — это настраиваемая сущность CRM со своими полями, стадиями, канбаном и роботами, которую создают под процесс, не похожий на продажу.

По справке Битрикс24 о создании смарт-процесса, его создают в разделе CRM, пункт «Смарт-процессы», и при создании выбирают пресет: «Список», «Все включено» или «С чистого листа». Смарт-процесс можно привязать к сделкам, контактам и компаниям: тогда в карточке сделки появляется вкладка со связанными элементами, и рекрутер создает карточку кандидата прямо из вакансии. Роботы и триггеры доступны, только если у смарт-процесса включены стадии и канбан. Смарт-процессы есть не на всех тарифах, это стоит проверить до начала настройки.

Вариант	Как устроен	Когда подходит	Слабое место
Все в одной воронке сделок	Заказчики и кандидаты в одном канбане	Один рекрутер, пара вакансий в месяц	Отчеты по продажам теряют смысл, канбан перегружен
Две воронки сделок	Отдельная воронка «Кандидаты» рядом с воронкой заказчиков	Тариф без смарт-процессов	Кандидаты считаются сделками, связь с вакансией приходится держать в поле
Сделки плюс смарт-процесс	Вакансия в сделке, кандидаты в связанном смарт-процессе	Агентство от трех рекрутеров и выше	Нужно аккуратно настроить права и поля с самого начала
Лиды для откликов	Сырые отклики падают в лиды, после отбора конвертируются	Много входящих откликов с сайта и форм	Лишний шаг конвертации, если отклики приходят уже на конкретную вакансию

Воронки сделок тоже пригодятся. По справке Битрикс24 о воронках продаж, воронка добавляется через «Воронки и туннели продаж», права доступа и карточка настраиваются для каждой воронки отдельно, а количество воронок зависит от тарифа. Если агентство работает в двух направлениях, например массовый подбор и подбор руководителей, удобно держать их в разных воронках сделок с разными стадиями и разными людьми, которые эти сделки видят.

Как настроить воронку кандидатов: стадии и правила перехода

Стадий в воронке кандидатов должно быть столько, сколько реальных решений принимается по человеку, обычно шесть-восемь. Если стадий больше десяти, рекрутеры перестают их двигать. Если меньше пяти, руководитель не понимает, где теряются люди. Рабочий набор для агентства выглядит так:

1. Новый отклик: резюме получено, его еще никто не смотрел.
2. Скрининг: короткий телефонный разговор, проверка базовых требований и зарплатных ожиданий.
3. Интервью в агентстве: подробное интервью с рекрутером, оценка по профилю вакансии.
4. Представлен заказчику: резюме и комментарий рекрутера отправлены клиенту.
5. Интервью у заказчика: назначена или прошла встреча с работодателем.
6. Оффер: заказчик сделал предложение, кандидат думает.
7. Вышел на работу: первый рабочий день подтвержден.
8. Гарантийный период пройден: кандидат отработал срок, после которого агентство не обязано искать замену.

Отказы лучше делить на две финальные стадии: «Отказ агентства» и «Отказ заказчика или кандидата». Через полгода именно эта разница покажет, где проблема: рекрутеры пропускают слабых людей или заказчик неясно сформулировал требования.

К каждой стадии стоит привязать одно обязательное поле. На «Представлен заказчику» это дата отправки, на «Оффер» сумма предложения, на отказе причина из списка. Без обязательной причины отказа поле через месяц заполнено словом «не подошел», и аналитика по нему пустая.

Роботы на стадиях берут на себя рутину. Типовой набор: на стадии «Скрининг» робот ставит рекрутеру задачу позвонить в течение рабочего дня, на «Интервью у заказчика» напоминает рекрутеру связаться с кандидатом после встречи, на «Вышел на работу» создает задачу проверить, как прошла первая неделя. В справке Битрикс24 о роботах в смарт-процессах описан и обратный сценарий: робот в сделке создает элемент смарт-процесса, когда сделка доходит до нужной стадии.

Работа с заказчиками: как вести вакансию в сделке

Одна сделка соответствует одной вакансии одного заказчика. Компания-заказчик хранится в карточке компании, контактные лица (HR, руководитель подразделения) в контактах, а сделка описывает конкретный заказ: должность, требования, срок, условия оплаты.

Стадии воронки заказчиков у агентства обычно такие: заявка, согласование условий, договор подписан, поиск, кандидаты представлены, вакансия закрыта, оплата получена, гарантия завершена. Сумма сделки равна гонорару агентства. Если гонорар считается процентом от годового дохода кандидата, сумму удобно обновлять на стадии «Вакансия закрыта», когда известна итоговая зарплата из оффера.

Полезные поля сделки для рекрутинга:

• должность и уровень позиции (специалист, руководитель, топ);
• вилка зарплаты, которую согласовал заказчик;
• срок закрытия по договору;
• длина гарантийного периода;
• количество позиций, если вакансия массовая;
• ответственный рекрутер, если он отличается от менеджера по работе с клиентом.

Гарантийный период часто теряется. Кандидат вышел, гонорар оплачен, сделку закрыли, и через два месяца заказчик пишет, что человек уволился. Если в сделке есть поле с датой окончания гарантии, робот может заранее поставить задачу связаться с заказчиком и спросить, как дела у нового сотрудника. Такой звонок помогает узнать о проблеме раньше и нередко приносит следующую вакансию.

Шаблоны документов в Битрикс24 позволяют формировать договор и счет прямо из сделки, подставляя реквизиты компании-заказчика. Для казахстанских агентств, которые работают с заказчиками на двух языках, пригодится наш разбор о договоре и счете на казахском и русском в Битрикс24.

Откуда кандидаты попадают в CRM

Кандидаты попадают в Битрикс24 тремя основными путями: через CRM-форму на сайте агентства, через подключенные мессенджеры и через интеграцию с сайтами по поиску работы. Чем больше откликов приходит сразу в CRM, тем меньше резюме теряется в личной почте рекрутеров.

CRM-форма — это анкета, которую Битрикс24 размещает на сайте или по ссылке, и каждое заполнение создает элемент CRM с заполненными полями. По справке Битрикс24 о поле «Файл» в CRM-формах, в форму можно добавить поле для загрузки файлов, кандидат прикрепляет резюме, и файл сохраняется в карточке CRM. Там же сказано, что для форм задается дневной лимит на объем загружаемых файлов, а сами файлы занимают облачное хранилище портала, объем которого зависит от тарифа. Для агентства с большим потоком откликов этот лимит стоит учесть сразу.

Хорошая практика: отдельная форма или скрытое поле на каждую открытую вакансию. Тогда отклик сразу привязывается к нужной позиции, и рекрутеру не приходится выяснять, на что откликнулся человек.

Мессенджеры для рекрутинга в Казахстане важнее почты: кандидаты отвечают в WhatsApp быстрее, чем на письма. Если переписка идет с личных телефонов рекрутеров, при увольнении сотрудника агентство теряет всю историю общения с кандидатами. Подключение рабочих номеров к CRM решает эту проблему: переписка хранится в карточке, и ее видит руководитель.

Для интеграции с сайтами вакансий в Маркете Битрикс24 есть готовые приложения, например для работы с hh.ru. У них свои условия, тарифы и требования к аккаунту работодателя, поэтому выбирать их нужно после того, как определена схема сделок и смарт-процесса, а не до.

Персональные данные кандидатов: что важно в Казахстане

Резюме кандидата содержит персональные данные, и в Казахстане их сбор и обработку регулирует Закон РК «О персональных данных и их защите». Для агентства это означает две практические вещи. Первая: в CRM-форме на сайте нужен чекбокс согласия на сбор и обработку данных со ссылкой на текст согласия. Вторая: доступ к базе кандидатов должен быть ограничен теми, кому он нужен по работе.

Юридическую формулировку согласия и срок хранения резюме стоит согласовать с юристом агентства, CRM здесь только инструмент. Зато техническая часть полностью настраивается в Битрикс24: права доступа к смарт-процессу задаются отдельно, и можно сделать так, чтобы рекрутер видел только своих кандидатов, а руководитель всех.

Отдельный вопрос: может ли рекрутер выгрузить базу. Право на экспорт из CRM тоже настраивается в ролях. В агентстве база кандидатов главный актив, и уходящий сотрудник с выгрузкой в Excel доставляет больше неприятностей, чем любая техническая авария.

Как использовать базу кандидатов повторно

База кандидатов приносит деньги, только если по ней можно быстро найти людей под новую вакансию. Для этого в контакте кандидата нужны поля, по которым ищут: специализация, город, уровень, зарплатные ожидания, языки, дата последнего контакта. Свободного текста в комментарии для поиска недостаточно.

Кандидат, который дошел до финала, но заказчик выбрал другого, часто лучший кандидат для следующей похожей позиции. Если финальная стадия отказа помечает его как «сильный, рассмотреть на другие вакансии», рекрутер найдет его фильтром за минуту, а не будет заново размещать объявление. По нашему опыту внедрений, в агентствах с аккуратно заполненной базой часть вакансий закрывается людьми, которые уже были в CRM.

Раз в полгода базу полезно чистить: обновлять ожидания у активных кандидатов и отмечать тех, кто просил больше не беспокоить.

Какие отчеты нужны руководителю агентства

Руководителю рекрутингового агентства нужны четыре отчета: воронка кандидатов по вакансиям, время закрытия вакансии, нагрузка на рекрутера и ожидаемые оплаты. Все четыре строятся на данных, которые уже есть в сделках и смарт-процессе, если поля заполняются дисциплинированно.

Отчет	Что показывает	Откуда данные
Воронка кандидатов	Сколько людей на каждой стадии и где больше всего отказов	Стадии смарт-процесса
Время закрытия	Сколько дней проходит от подписания договора до выхода кандидата	Даты стадий сделки
Нагрузка рекрутера	Сколько вакансий и активных кандидатов у каждого сотрудника	Ответственный в сделках и смарт-процессе
Ожидаемые оплаты	Какие гонорары придут в ближайший месяц	Сумма и стадия сделок

На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего видим, что руководителю агентства важнее всего отчет по отказам. Он быстро показывает, на каком шаге отбора агентство теряет время: на скрининге, где рекрутеры долго разговаривают с явно неподходящими людьми, или на этапе заказчика, где резюме висит неделями без обратной связи.

Для HR-задач внутри компании у нас есть отдельный материал: как HRD автоматизировать подбор персонала через Битрикс24. Он про найм в свой штат, а эта статья про агентство, которое подбирает людей для других компаний.

Пример: агентство на шесть рекрутеров

Ниже иллюстрация, собранная из типичных ситуаций, а не описание конкретного клиента. Агентство в Алматы, директор, менеджер по работе с заказчиками и шесть рекрутеров. В месяц открыто около двадцати вакансий, большая часть по офисным позициям, несколько по руководителям.

До внедрения у каждого рекрутера своя таблица, кандидаты пересылаются в WhatsApp, а директор узнает о проблеме с вакансией, когда заказчик уже недоволен. После настройки схема выглядит так:

1. Менеджер заводит сделку на каждую вакансию, прикладывает профиль позиции и назначает рекрутера.
2. Робот на стадии «Поиск» уведомляет рекрутера и ставит задачу представить первых кандидатов к сроку из договора.
3. Отклики с сайта приходят через CRM-форму со скрытым полем вакансии и сразу становятся карточками кандидатов в смарт-процессе.
4. Рекрутер двигает кандидатов по стадиям, причины отказов выбирает из списка.
5. Когда кандидат переходит на «Вышел на работу», менеджер переводит сделку на закрытие и выставляет счет из шаблона.
6. За неделю до конца гарантийного периода робот ставит менеджеру задачу позвонить заказчику.

Директор каждое утро смотрит два канбана: сделки по стадиям и кандидатов по стадиям. Если в «Представлен заказчику» лежит пять карточек старше десяти дней, это повод самому позвонить клиенту. Раньше он узнавал о таком на ежемесячной встрече, когда исправлять было уже поздно.

С чего начать внедрение и какие ошибки встречаются чаще всего

Начинать стоит со схемы на бумаге: какие сущности, какие стадии, какие обязательные поля и кто что видит. Настройка портала по готовой схеме занимает заметно меньше времени, чем переделка CRM, в которой уже лежат сотни кандидатов в неправильных местах.

Ошибки, которые мы встречаем на аудитах агентских порталов:

• кандидаты заведены в одной воронке с заказчиками, и отчеты по выручке не сходятся;
• на одного человека создается несколько контактов, потому что каждый рекрутер заводит его заново, и история общения разбита на части;
• причина отказа заполняется свободным текстом, и ее невозможно проанализировать;
• права доступа не настроены, и любой стажер видит и выгружает всю базу;
• гарантийный период нигде не отмечен, и агентство узнает об уходе кандидата от недовольного заказчика.

Если хочется пройти этот путь без экспериментов на живой базе, мы можем взять на себя внедрение и настройку Битрикс24 под рекрутинговое агентство: от схемы сделок и смарт-процесса до форм, роботов и прав доступа. С Битрикс24 мы работаем с 2012 года, а официальные партнеры Битрикс24 в Казахстане с 2024 года.

Хорошая CRM в агентстве не заставляет рекрутеров заполнять лишнее. Она убирает пересылку резюме, напоминает о звонках и показывает директору проблемную вакансию раньше, чем о ней скажет заказчик. Если после первого месяца рекрутеры сами открывают канбан утром, схема выбрана правильно.

Частые вопросы

Можно ли вести кандидатов в Битрикс24 без смарт-процессов?

Да, можно вести кандидатов в отдельной воронке сделок. Это работает на тарифах, где смарт-процессов нет, но кандидаты при этом считаются сделками, и их приходится исключать из отчетов по продажам. Связь кандидата с вакансией в таком случае держат в отдельном поле. Когда агентство растет до нескольких рекрутеров, удобнее перейти на смарт-процесс.

Как не создавать дубли одного кандидата в CRM?

Человек хранится как один контакт, а на каждую вакансию создается отдельная карточка в смарт-процессе, привязанная к этому контакту. Перед созданием нового контакта рекрутер ищет кандидата по телефону или почте. Тогда вся история общения собирается в одной карточке, даже если человек рассматривался на разные вакансии у разных заказчиков.

Можно ли принимать резюме с сайта сразу в Битрикс24?

Да, для этого в Битрикс24 есть CRM-формы с полем для загрузки файла. Кандидат заполняет анкету и прикрепляет резюме, а данные и файл сохраняются в карточке CRM. Для форм задается дневной лимит на объем файлов, а файлы занимают облачное хранилище портала, поэтому при большом потоке откликов стоит проверить объем хранилища на своем тарифе.

Нужно ли согласие кандидата на хранение резюме в CRM в Казахстане?

Да, сбор и обработку персональных данных в Казахстане регулирует Закон РК «О персональных данных и их защите», и согласие кандидата нужно получить. На практике в CRM-форму добавляют чекбокс согласия со ссылкой на текст. Точную формулировку и срок хранения резюме агентству лучше согласовать с юристом.