Договор и счет на казахском и русском в Битрикс24: как сделать двуязычные шаблоны документов

Двуязычные документы в Битрикс24 делаются через отдельные шаблоны DOCX: один на казахском, один на русском, с одинаковыми кодами полей из CRM. Менеджер выбирает нужный шаблон в карточке сделки и получает готовый договор или счет. Встроенного переключателя «язык документа» в справке Битрикс24 мы не нашли, поэтому порядок наводит сама компания.

Пока шаблонов нет, договоры на казахском собирает юрист или бухгалтер вручную, и каждая правка реквизитов превращается в переписку между отделами. Когда шаблоны лежат в CRM, документ создается из сделки за минуту, а данные клиента подтягиваются автоматически.

Ниже порядок действий: как устроены шаблоны документов в Битрикс24, как подготовить два файла, чем занять менеджеров и что проверить до первой отправки клиенту.

Как устроены шаблоны документов в CRM Битрикс24?

Шаблон документа в Битрикс24: это файл DOCX, в котором вместо данных клиента стоят коды полей в фигурных скобках. При создании документа CRM подставляет в них значения из карточки. Порядок описан в справке «Как изменить стандартный шаблон документа в CRM».

Работать с шаблонами можно из любой карточки CRM. Откройте сделку, нажмите «Документ», затем «Добавить новый шаблон». Откроется список стандартных шаблонов, а в меню рядом с названием есть пункт «Изменить». Менять шаблоны может администратор или сотрудник с правом на их редактирование.

Код поля состоит из названия в фигурных скобках, например {DealTitle} или {CompanyName}. Полный список кодов находится в настройках шаблона: значок шестеренки, затем «Список полей». Его можно отфильтровать по источнику, то есть по типу элемента, из которого вы создаете документ. Код с приставкой берет данные из связанного элемента: например, {CompanyAssignedWorkPhone} достанет рабочий телефон ответственного за компанию, привязанную к сделке. Код без приставки относится к самому элементу, из которого создается документ.

Готовый файл сохраняют в формате DOCX размером не больше 2 МБ и загружают в настройках шаблона кнопкой «Выбрать на компьютере». Проверить результат просто: создайте тестовый документ из карточки и убедитесь, что коды заменились реальными значениями.

Есть ли в Битрикс24 настройка языка документа?

В материалах справки о шаблонах CRM, которые мы просмотрели, настройки языка шаблона нет. Описаны коды полей, пользовательские поля, загрузка собственного DOCX и модификаторы формата. Поэтому надежнее исходить из того, что язык документа определяет содержимое самого файла-шаблона, а не параметр в CRM.

Практический вывод для компании: за двуязычность отвечает структура шаблонов и справочников, а не одна галочка. Поэтому нужно подготовить следующее:

• текст документа на каждом языке в отдельном файле или в одном файле с двумя колонками;
• одинаковые коды полей в обоих вариантах, чтобы данные подтягивались одинаково;
• понятные названия шаблонов, по которым менеджер сразу выберет нужный.

Если вы переводите на казахский еще и сам интерфейс портала для сотрудников, это отдельная настройка, которую мы разбирали в статье «Казахский язык в Битрикс24: как включить интерфейс и что переведено». Язык интерфейса и язык документов друг от друга не зависят.

Какой вариант двуязычного шаблона выбрать?

Выбор зависит от того, как вы работаете с клиентами: большинству компаний подходит пара отдельных шаблонов, а один файл с двумя колонками нужен для договоров, которые подписывают сразу на двух языках. Ниже сравнение трех рабочих схем. Это рекомендации по организации работы, а не описание функций Битрикс24.

Схема	Как выглядит	Когда подходит	Риск
Два отдельных шаблона	«Договор (рус)» и «Договор (каз)» в списке шаблонов	Клиент выбирает один язык, документы уходят по одному	Менеджер выберет не тот файл
Один файл, две колонки	Таблица: слева казахский текст, справа русский, коды полей в обеих колонках	Договоры с госструктурами, банками, крупными клиентами	Длинный документ, труднее править
Три шаблона: каз, рус, каз+рус	К двум отдельным добавляется двуязычный вариант	Клиентская база смешанная	Три файла надо править одновременно

На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего начинаем с двух отдельных шаблонов и добавляем двуязычный файл, только когда он нужен конкретным клиентам. Три файла вместо двух означают на треть больше работы при каждом изменении реквизитов или условий, поэтому лишний шаблон стоит заводить по необходимости.

Как подготовить два шаблона по шагам?

Схема из шести шагов подходит и для договора, и для счета, и для акта. Начните с одного документа, отладьте его и только потом переносите подход на остальные.

1. Откройте сделку и выберите «Документ», затем «Добавить новый шаблон». Возьмите стандартный шаблон нужного типа, например счет, и в меню нажмите «Изменить», затем «Скачать шаблон».
2. Сохраните скачанный DOCX под двумя именами: русский и казахский вариант. Во втором переведите постоянный текст: заголовки, шапку, условия, подписи. Коды в фигурных скобках не трогайте.
3. Если в документе нужны данные, которых нет в стандартных полях, заведите пользовательские поля в CRM. Их код имеет вид {UfCrm1690456612616}: «UfCrm» и набор цифр. Подробности в справке «Как добавить пользовательское поле в шаблон документа».
4. Для таблицы товаров используйте блок с маркерами начала и конца, как в примере справки о загрузке своего шаблона: {PRODUCTS.BLOCK_START} и {PRODUCTS.BLOCK_END}. Названия колонок переведите, коды оставьте.
5. Загрузите оба файла в настройках шаблонов. Дайте им названия, из которых понятен и тип документа, и язык, например «Счет на оплату, каз» и «Счет на оплату, рус».
6. Создайте из тестовой сделки по одному документу на каждом языке. Откройте их рядом и сверьте реквизиты, суммы, даты и состав товаров.

Перед загрузкой проверьте размер: файл должен укладываться в 2 МБ. Если в шаблон вставлены сканы печати и подписи, сожмите картинки заранее.

Что делать с названиями товаров и услуг на двух языках?

Данные из CRM подставляются в документ в том виде, в каком они лежат в карточке и каталоге, поэтому перевод постоянного текста шаблона не переводит названия товаров. Если в каталоге услуга называется по-русски, она появится по-русски и в казахском шаблоне. Справка Битрикс24 об автоматическом переводе значений полей не говорит.

Решить это можно организационно, и вариантов несколько:

• Двуязычные названия в каталоге. Название услуги записывается сразу на двух языках через косую черту. Просто и работает сразу, но строка в счете длиннее.
• Отдельные позиции для казахского языка. Для популярных услуг заводят вторую карточку с казахским названием. Чище внешне, но каталог растет, и в отчетах одна услуга считается дважды.
• Пользовательское поле с казахским названием. В карточку товара или сделки добавляют поле и выводят его кодом в казахском шаблоне. Подходит для небольших каталогов. Для товарных позиций проверьте на тестовом документе, доступно ли такое поле в вашем тарифе и портале: в справке об этом сказано только для полей карточек CRM.

Для компаний с короткой линейкой услуг, а таких большинство среди наших клиентов, первый вариант самый дешевый в поддержке. Если каталог большой, лучше сразу договориться с коммерческим отделом, какой подход принять, и не менять его через полгода.

Как оформить даты, суммы и имена?

Формат даты в документе задается модификатором внутри кода, после знака тильды. В справке приведен пример {DocumentCreateTime~d.m.y}: после тильды идет описание формата, и дата выводится так, как вы его задали. Для казахских документов обычно достаточно числового формата: он одинаково читается на любом языке.

Падежи имен через параметр модификатора работают, по описанию справки, только для русских имен. Для казахских имен автоматического склонения рассчитывать не стоит. Поэтому в казахском шаблоне стройте фразы так, чтобы имя стояло в той форме, в какой оно хранится в карточке, а склонение вынесите из текста. Например, вместо «Договор заключен с…» с изменением формы слова лучше написать «Сторона: …» и поставить имя в чистом виде.

Отдельно проверьте сумму прописью и название валюты. Из справки мы не смогли подтвердить, как Битрикс24 выводит сумму прописью на казахском языке, поэтому проверяйте это на тестовом документе до использования в боевых договорах. Если автоматический вывод вас не устроит, можно оставить сумму цифрами, а пропись добавить вручную в готовом документе или решить вопрос доработкой.

Как менеджеру выбрать нужный шаблон и не ошибиться?

Чтобы менеджер не ошибся языком, закрепите правило в двух местах: в названии шаблона и в карточке клиента. Название мы уже обсудили. Второе место: пользовательское поле в карточке компании или контакта, например «Язык договора» со значениями «Казахский», «Русский», «Двуязычный». Менеджер видит его, когда создает сделку, и выбирает шаблон соответственно.

Дальше полезно сделать три вещи:

• описать в регламенте продаж один абзац: язык фиксируется при первом контакте и записывается в поле;
• назначить одного ответственного за шаблоны, обычно это администратор портала или помощник руководителя, чтобы правки вносились в одном месте;
• вести список изменений шаблонов: кто и когда поменял реквизиты или условия.

Если процесс согласования договора уже идет через бизнес-процесс, можно добавить в него проверку: перед отправкой клиенту юрист или руководитель отдела подтверждает соответствие документа выбранному языку. Подробнее о согласованиях мы писали в статье о согласовании счета в Битрикс24.

Что проверить до первой отправки клиенту?

Перед запуском сделайте короткую проверку на тестовых данных. Она занимает час, а экономит неловкие письма клиентам с исправленными реквизитами.

1. Реквизиты вашей компании одинаковы в обоих шаблонах, включая БИН, банк и номер счета.
2. Все коды заменились значениями: в готовом документе не осталось фигурных скобок.
3. Таблица товаров выводится полностью, суммы и итог совпадают с карточкой сделки.
4. Даты везде в одном формате, нет смеси разных форматов в одном документе.
5. Переводы постоянного текста проверил носитель языка, а условия договора согласовал юрист.
6. У сотрудников есть право создавать документы из шаблонов, а поля с ограниченной видимостью выводятся для тех, кому они нужны: по справке, без доступа к такому полю значение в документе не появится.

Про юридическую сторону двуязычных договоров, в том числе про то, какой текст приоритетен при расхождениях, договаривайтесь с юристом. Это решение компании и в шаблоне Битрикс24 оно записывается обычным текстом: как условие о приоритете языка либо как нумерованные экземпляры.

Какие документы переносить в шаблоны в первую очередь?

Начинать лучше с документов, которые создаются чаще всего и меняются реже всего: счет на оплату, договор оказания услуг или поставки, акт выполненных работ. Они дают максимальную экономию времени и минимальный риск ошибки при переносе.

Порядок выбора простой, и руководителю достаточно задать три вопроса своей команде:

• какой документ менеджеры собирают вручную чаще всего за неделю;
• в каком документе чаще всего находят ошибки в реквизитах или суммах;
• на каком документе клиенты чаще всего просят казахский вариант.

Пересечение ответов и даст первый кандидат. Коммерческие предложения и нетиповые договоры с индивидуальными условиями переносите позже: в них много уникального текста, и шаблон сэкономит меньше. Для них обычно достаточно заготовки с постоянной шапкой и блоком реквизитов, а условия менеджер дописывает по ситуации.

Что руководитель получает от единых шаблонов?

Руководитель получает предсказуемое качество документов и понятную картину по сделкам. Когда документы создаются из карточки, в сделке видно, какой документ и когда сформирован, а данные клиента не расходятся между CRM, договором и счетом.

Практический эффект проявляется в нескольких местах:

• меньше ручного ввода реквизитов, а значит, меньше исправленных счетов и повторных отправок;
• единый внешний вид документов, одинаковые формулировки и условия у всех менеджеров;
• быстрее отвечать клиенту, который просит документ на своем языке, не отправляя запрос юристу;
• проще проверять новичков: они выбирают шаблон из списка, а не собирают документ по образцу из чужой почты.

Цифр экономии мы здесь не приводим: они зависят от числа документов в месяц и от того, как процесс устроен сейчас. Оценить их можно прямо перед запуском. Посчитайте, сколько документов ваша команда создает за неделю, умножьте на время сборки одного и сравните с минутой на создание из шаблона.

Как поддерживать порядок после запуска?

После запуска порядок держится на трех вещах: одном ответственном, журнале изменений и регулярной проверке. Без них через несколько месяцев в портале появляются копии шаблонов с разными версиями реквизитов, и менеджеры перестают понимать, какой из них актуален.

Что мы советуем закрепить в регламенте:

1. Править шаблоны может только назначенный сотрудник или администратор. Права на изменение шаблонов в Битрикс24 настраиваются отдельно, см. справку выше.
2. Старые версии переименовывают с пометкой «архив» и дату, а не удаляют сразу: так проще поднять прошлый вариант при споре с клиентом.
3. Раз в квартал проверяют реквизиты, ставки и формулировки на обоих языках. Если у компании изменились банковские данные или налоговый режим, обновляют оба шаблона в один день.
4. Новые типы документов добавляют по одному и сначала проверяют на тестовой сделке.

Так двуязычные шаблоны остаются рабочим инструментом, а не набором файлов, о которых никто не помнит. А если с портала однажды придется переезжать или менять структуру воронок, документы окажутся под рукой и в понятном виде.

Сколько времени занимает внедрение и кто это делает?

Для одного типа документа настройка пары шаблонов обычно укладывается в рабочий день: скачать стандартный шаблон, перевести текст, загрузить, проверить. Основное время занимает согласование текстов и реквизитов с бухгалтерией и юристом, сам Битрикс24 отнимает меньше. Это ориентир по нашему опыту внедрений, а не гарантия: на срок влияют число типов документов и состояние каталога.

Практический порядок для руководителя такой: сначала выберите документ, который чаще всего создается вручную, затем назначьте ответственного и дайте ему срок на пробный вариант. Остальные документы переносите по тому же образцу. Если у вашей команды нет времени разбираться, настройку можно передать подрядчику: мы в B2BPRO.KZ делаем внедрение и настройку Битрикс24, включая шаблоны документов под ваши договоры и счета, а как официальный партнер Битрикс24 в Казахстане помогаем и с лицензиями.

Самая частая ошибка при таком проекте: пытаться сразу сделать все договоры. Компании берут десять документов, увязают в согласованиях, и до продакшена доходит ни один. Лучше запустить один документ и показать команде, что он собирается из сделки за минуту.

Частые вопросы

Можно ли в Битрикс24 сделать договор на казахском языке?

Можно: договор на казахском создается из шаблона DOCX, в котором постоянный текст написан по-казахски, а данные клиента вставляются кодами полей из CRM. Встроенной настройки языка шаблона в справке мы не нашли, поэтому заводят отдельный шаблон. Название лучше делать с пометкой языка.

Как сделать документ сразу на двух языках в Битрикс24?

Сделайте один шаблон DOCX с таблицей из двух колонок: слева казахский текст, справа русский, а коды полей стоят в обеих колонках. Загрузите файл как обычный шаблон CRM. Размер файла не должен превышать 2 МБ.

Склоняет ли Битрикс24 казахские имена в документах?

По описанию справки, склонение имен по падежам через модификатор работает только для русских имен. Для казахских имен автоматического склонения ждать не стоит. Стройте фразы в казахском шаблоне так, чтобы имя стояло в той форме, в которой хранится в карточке.

Где в Битрикс24 хранятся шаблоны документов?

Шаблоны открываются из карточки сделки или другого элемента CRM: кнопка «Документ», затем «Добавить новый шаблон». В списке у каждого шаблона есть меню со значком из трех полос и пунктом «Изменить». Менять шаблоны может администратор или сотрудник с соответствующим правом.

Что делать, если в готовом документе остались фигурные скобки?

Значит, код не распознан или в карточке нет значения для этого поля. Сверьте написание кода со списком полей в настройках шаблона и проверьте, что источник кода совпадает с элементом, из которого создается документ. Для полей с ограниченной видимостью проверьте и права доступа сотрудника.