Пока в компании пять человек, кто в отпуске и кто на больничном, помнят все. На тридцати сотрудниках руководитель уже ставит задачу человеку, который вторую неделю в Турции, а бухгалтерия в конце месяца собирает табель по чатам и записям в блокноте. Битрикс24 умеет закрывать обе эти боли штатными средствами: рабочие графики отвечают за то, когда и сколько человек должен работать, а график отсутствий показывает, кого сейчас нет на месте и до какого числа.
Ниже пошаговый порядок настройки: сначала включаем модуль, потом создаём графики работы, дальше раздаём права и в конце подключаем учёт отсутствий. Всё в интерфейсе облачного Битрикс24, отдельно отмечены места, где коробочная версия ведёт себя иначе.
Что подготовить до начала
Настройка идёт быстрее, если кое-что подготовить до захода в интерфейс.
Начните с оргструктуры портала. Права на просмотр по субординации опираются именно на неё, и если половина сотрудников висит без отдела, руководители не увидят своих людей независимо от того, что вы им выдали.
Дальше соберите список реальных режимов работы. Не тех, что записаны в трудовом договоре, а тех, по которым люди работают фактически. Обычно выясняется, что режимов меньше, чем кажется: два или три покрывают всю компанию.
Отдельно решите, кто согласует отпуска. От этого зависит, обойдётесь вы ручным добавлением отсутствий или сразу запустите бизнес-процесс заявления.
И заранее договоритесь про перерывы. В фиксированном графике перерыв задаётся временем и продолжительностью, поэтому лучше выяснить до настройки, обед в компании плавающий или строго с часу до двух. Переделывать график задним числом неприятно: записи за прошлый период уже посчитаны по старым правилам.
Шаг 0. Проверить, включён ли модуль
Функция учёта рабочего времени активируется автоматически на старших тарифах Битрикс24, но её могли отключить до вас. Проверить и включить обратно может только администратор портала.
- Нажмите на кнопку настроек рядом с названием вашего Битрикс24.
- Откройте раздел «Инструменты» и найдите блок «Компания».
- Найдите переключатель «Рабочее время и отчёты» и включите его.
- Сохраните изменения.
Здесь же живёт обратная операция. Если у вас сдельная или процентная оплата и часы никого не интересуют, модуль спокойно отключается целиком, и раздел просто пропадает из меню сотрудников.
Учёт можно включать не всей компании сразу, а точечно. Для этого зайдите в «Рабочие графики», откройте «Ещё», дальше «Время и отчёты» и «Рабочее время». Рядом с сотрудником или отделом есть иконка часов: она открывает настройку, где учёт времени включается и выключается. У отдельного сотрудника есть режим наследования настроек отдела, и это самый удобный вариант для большинства компаний: задали правило один раз на отдел, дальше новые люди подхватывают его автоматически.
Шаг 1. Создать рабочий график
Рабочий график задаёт, когда и сколько сотрудник должен работать: время начала и окончания дня, количество рабочих дней в неделе, время и продолжительность перерывов.
Путь такой: раздел «Сотрудники», дальше «Время и Отчёты», дальше «Рабочие графики». В правом верхнем углу нажмите «Добавить график». Именно здесь настраивается график работы Битрикс24 для всей компании и для отдельных подразделений.
Дальше система попросит выбрать тип. Их три, и выбор здесь важнее, чем кажется: поменять тип на ходу без последствий не получится, потому что от него зависит вся логика подсчёта.
Фиксированный график
Строго контролирует рабочее время. Вы указываете точное время начала и окончания дня, продолжительность перерывов, отчётный период и выходные дни. Это вариант для компаний, где зарплата привязана к отработанным часам: офис, склад, колл-центр с жёстким расписанием.
Свободный график
Сотрудник открывает рабочий день в любое время, продолжительность смены не ограничена. Но отчётный период задать всё равно нужно, иначе системе не от чего считать фактически отработанное время. Дополнительно настраивается, с каких устройств можно открывать и закрывать рабочий день.
Свободный график подходит разработчикам, дизайнерам, аналитикам и всем, у кого результат оценивается по сделанному, а не по времени в кресле. Руководитель при этом всё равно видит суммарные часы за период.
Посменный график
Система создаёт для каждого сотрудника периоды, в которые он должен начать и завершить рабочий день. Администратор задаёт время каждой смены, при желании с диапазоном начала. В расписании смены подсвечиваются цветом: зелёный означает предстоящую смену, красный — что сотрудник не явился, жёлтый — что явился внепланово.
Это рабочий инструмент для розницы, производства, охраны и сервисных служб. Цветовая раскладка экономит руководителю смены много времени: провалы в графике видно, не открывая ни одного отчёта.
Компания может держать несколько графиков одновременно. Это нормальная практика: офис на фиксированном, продуктовая команда на свободном, магазины на посменном. Созданные графики появляются в общем списке и начинают контролировать рабочее время сотрудников.
Отчётный период: что это и зачем он нужен
Поле, которое настраивается при создании графика и о которое чаще всего спотыкаются. Отчётный период задаёт отрезок, за который система считает отработанное время.
В фиксированном графике он нужен для сверки: набрал сотрудник норму за период или нет. В свободном графике отчётный период обязателен просто потому, что иначе считать не от чего: раз у смены нет ни начала, ни продолжительности, единственная опора для расчёта — сумма часов за отрезок.
Выбор периода зависит от того, как вы платите и как принимаете работу. Помесячный вариант удобен, когда учёт часов синхронизирован с зарплатным циклом. Понедельный подходит проектным командам, где перекос нагрузки нужно ловить быстро, пока он не превратился в переработку на месяц. Универсального ответа нет, но менять этот параметр стоит редко: каждая смена периода делает историю сравнений неоднородной.
Шаг 2. Раздать права доступа
Настройка, которую чаще всего пропускают, а потом удивляются, почему руководитель отдела не видит часы своих людей или, наоборот, рядовой менеджер правит чужие записи.
Права живут по адресу «Компания», дальше «Время и отчёты», дальше «Права доступа». По умолчанию система выдаёт стандартные наборы администраторам и обычным пользователям, но их можно перекроить под свою структуру.
Восемь прав, которыми вы управляете:
- Просмотр графиков: позволяет видеть существующие рабочие графики.
- Редактирование графиков: позволяет добавлять и править сами графики.
- Просмотр расписаний: доступ к расписанию рабочих графиков.
- Редактирование расписаний: правка расписания.
- Просмотр по субординации: для руководителей отделов, показывает только своих подчинённых.
- Просмотр всех записей о времени.
- Редактирование по субординации: правка записей своих подчинённых.
- Редактирование всех записей.
Права назначаются отдельным сотрудникам, целым группам и отделам, а также через пользовательские роли, которые вы создаёте сами. Практичная схема для средней компании: администратору и кадровику отдаёте редактирование графиков и всех записей, руководителям отделов — просмотр и редактирование по субординации, всем остальным оставляете только просмотр графиков. Тогда руководитель может поправить забытое закрытие дня у своего менеджера и при этом физически не дотянется до соседнего отдела.
Шаг 3. Объяснить сотрудникам, как открывать день
Графики настроены, но данные в них появляются только тогда, когда люди отмечают начало и конец дня. Инструкция для сотрудника занимает три строчки.
В веб-версии: нажать на свою фотографию профиля и выбрать «Начать рабочий день». В конце дня там же нажать «Завершить рабочий день».
В мобильном приложении: открыть меню и нажать «Начать» в виджете рабочего дня. Завершается день так же.
Внутри дня доступна пауза для перерыва, а уже сделанные записи можно править через иконку карандаша. Через меню рабочего дня открываются дополнительные корректировки.
Если у сотрудника виджет не появился, причин обычно две. Либо учёт рабочего времени не активирован для его аккаунта, либо разрешение не включено для его отдела в разделе «Компания», «Время и отчёты». Проверьте оба места, прежде чем писать в поддержку.
Шаг 4. Настроить график отсутствий
Рабочие графики отвечают на вопрос «сколько человек отработал». График отсутствий отвечает на другой: «а он вообще на месте?». Он показывает, когда сотрудники недоступны из-за отпуска, больничного, командировки или по другой причине, и нужен ровно для того, чтобы руководитель не ставил задачи в пустоту и мог заранее перераспределить работу.
Открывается по адресу: «Сотрудники», дальше «Время и Отчеты», дальше «График отсутствий». По сути это отдельный слой над карточками людей: отсутствия сотрудников CRM подтягивает в общую сетку компании, и планирование перестаёт зависеть от того, кто что вспомнил.
Смотреть график может любой сотрудник компании. А вот добавлять отсутствие прямо через интерфейс графика в облачной версии могут только администраторы. В коробочной версии это же право есть у администраторов и у сотрудников отдела кадров. Разница между версиями здесь принципиальная, и её стоит учитывать при планировании процесса: если у вас облако и один администратор на всю компанию, весь поток заявлений на отпуск пойдёт через него.
Как добавить отсутствие вручную
- Откройте «Сотрудники», дальше «Время и Отчеты», дальше «График отсутствий».
- Нажмите «Добавить отсутствие» в правом верхнем углу.
- Выберите сотрудника.
- Укажите тип отсутствия.
- Напишите причину, выберите даты начала и окончания и нажмите «Добавить».
Каждый тип отсутствия имеет свой цвет, поэтому на общей сетке отпуска, больничные и командировки различаются с одного взгляда.
Два способа обойтись без администратора
Первый: через календарь. Любой сотрудник может сам создать событие в календаре и выставить у него статус занятости «Отсутствую». Дальше это отражается в общей картине, и администратор в цепочке не нужен.
Второй, более правильный для компаний с кадровым учётом: бизнес-процесс «Заявление на отпуск». Он запускается из раздела «Лента», дальше «Ещё», дальше «Процессы». Сотрудник заполняет заявление, руководитель согласует, и после одобрения отпуск сам появляется в графике отсутствий. Такая схема закрывает сразу три вопроса: у отпуска есть документальное согласование, руководитель узнаёт о нём до, а не после, и никто не забывает внести данные в систему.
Режимы просмотра и фильтры
В правом верхнем углу переключаются три режима отображения:
- День. Показывает даже короткие отсутствия на несколько часов.
- Неделя.
- Месяц. События короче суток в этом режиме не отображаются.
Это важный нюанс для тех, кто ведёт в графике не только отпуска. Если сотрудник ушёл на два часа к врачу, в месячном режиме вы этого не увидите, нужно переключиться на день.
Фильтрация работает по типам отсутствий (например, только ежегодные отпуска) и по конкретному подразделению. Второй фильтр особенно полезен, когда в компании больше сотни человек и общая сетка превращается в кашу.
Частая ошибка: настроить график и забыть про тариф
И рабочие графики, и график отсутствий доступны не на всех тарифах Битрикс24. Это первое, что стоит проверить, если нужного пункта меню просто нет на месте. Прежде чем искать сбой или писать в поддержку, откройте свой тариф и сверьтесь с составом инструментов. На младших планах раздела может не быть вовсе, и никакая перенастройка прав его не вернёт.
Как это выглядит на практике
Дальше пример, собранный из типичных внедрений, а не описание конкретного клиента. Торговая компания, сорок человек: офис продаж, два склада, бухгалтерия и удалённая маркетинговая группа.
Офис и бухгалтерию посадили на фиксированный график с девяти до восемнадцати и часовым обедом. Склады перевели на посменный, потому что там две смены и подмены случаются постоянно; руководителю склада отдали просмотр и редактирование по субординации, чтобы он сам закрывал забытые смены. Маркетологов оставили на свободном графике с отчётным периодом в месяц: важно, что человек закрыл норму часов, а не во сколько он её начал.
Отпуска перевели на бизнес-процесс «Заявление на отпуск». До этого заявления жили в переписке с кадровиком, и раз в квартал выяснялось, что двое отсутствующих ушли в одни и те же даты. После настройки руководитель видит пересечение ещё на этапе согласования, потому что перед нажатием кнопки открывает график отсутствий с фильтром по своему подразделению.
Сложнее всего в таких проектах даётся дисциплина открытия дня, а вовсе не техническая часть. Первые две недели половина сотрудников забывает нажать кнопку. Наказания тут работают плохо, а короткая привычка работает: руководитель раз в день в 10:00 смотрит, кто не открыл день, и пишет одно сообщение в общий чат. Через месяц напоминания перестают требоваться.
Чем это полезно руководителю кроме табеля
Очевидный эффект: вопрос с табелем закрывается сам собой, данные о часах собираются системой, и бухгалтерии не нужно выпрашивать их у отделов. Но есть вещи, ради которых графики стоит настроить, даже если табель вас никогда не беспокоил.
Когда график отсутствий заполнен на квартал вперёд, становятся видны недели, где отдел проседает: три человека в отпуске одновременно, а на этот же период поставлен запуск проекта. Разрулить такое пересечение в апреле дешевле, чем в июле.
Если часть сотрудников работает удалённо, вопрос «на месте или нет» снимается. Руководитель открывает график вместо того, чтобы писать «ты на связи?» пятерым по очереди.
Меняется и характер разговоров о переработках. Пока часы держатся в чьей-то памяти, обсуждение перегрузки в отделе остаётся спором двух мнений. Когда есть отчётный период и зафиксированные часы, спорить становится не о чем.
Если что-то не сходится
Типовые ситуации, с которыми к нам обращаются чаще всего, и куда смотреть в первую очередь.
Виджет рабочего дня не появился у сотрудника. Проверьте активацию учёта времени на его аккаунте и разрешение для его отдела в разделе «Компания», «Время и отчёты».
Руководитель не видит часы подчинённых. Это права: нужен просмотр по субординации в разделе «Компания», «Время и отчёты», «Права доступа».
Короткие отсутствия пропали из графика. Переключите режим отображения с месяца на день, месячный режим не показывает события короче суток.
Раздела «Рабочие графики» нет в меню. Скорее всего, дело в тарифе или модуль «Рабочее время и отчёты» выключен администратором в инструментах компании.
Настройка графиков и отсутствий занимает от часа до дня в зависимости от того, сколько разных режимов работы в компании и насколько сложная у вас оргструктура. Если разбираться самостоятельно некогда или после настройки цифры сходятся не так, как ожидали, наша техподдержка на связи 24/7: разберём вашу конфигурацию, настроим графики под реальные режимы работы и покажем сотрудникам, что нажимать.
Частые вопросы
Где в Битрикс24 находятся рабочие графики?
В разделе «Сотрудники», дальше «Время и Отчёты», дальше «Рабочие графики». Кнопка «Добавить график» находится там же. Права на редактирование графиков настраиваются отдельно, в разделе «Компания», «Время и отчёты», «Права доступа».
Можно ли использовать в компании несколько разных графиков?
Да. Компания может держать несколько графиков одновременно и назначать их в зависимости от производственных процессов: например, фиксированный для офиса, посменный для складов и свободный для удалённой команды.
Кто может добавить отсутствие сотрудника в график?
В облачной версии добавлять отсутствие через интерфейс графика может только администратор. В коробочной версии это доступно администраторам и сотрудникам отдела кадров. Кроме того, сотрудник может сам отметить отсутствие событием в календаре со статусом «Отсутствую» либо запустить бизнес-процесс «Заявление на отпуск».
Почему в графике отсутствий не видно короткого отсутствия на пару часов?
Из-за режима отображения. В режиме «Месяц» события короче суток не показываются. Переключитесь на режим «День», и короткие отсутствия появятся.
Как отключить учёт рабочего времени для отдельного отдела?
Откройте «Рабочие графики», дальше «Ещё», «Время и отчёты», «Рабочее время». Нажмите на иконку часов рядом с отделом и выключите учёт времени. У отдельного сотрудника есть опция наследования настроек своего отдела.
Что делать, если разделов с графиками нет в портале вообще?
Сначала проверьте тариф: рабочие графики и график отсутствий доступны не на всех планах Битрикс24. Если тариф подходящий, проверьте, включён ли переключатель «Рабочее время и отчёты» в настройках портала, в разделе инструментов компании.