Счета в тенге и в валюте: как в Битрикс24 хранить курс и не путаться в суммах

Чтобы счета в тенге и в валюте не путались, в Битрикс24 недостаточно завести доллар в справочнике валют. Нужно договориться, по какому курсу и на какую дату считается сделка, и записывать этот курс в карточку отдельным полем. Тогда отчеты по выручке в тенге не будут «плыть» от каждого обновления курса.

Типичная картина выглядит так. Компания продает оборудование или услуги иностранным партнерам, часть договоров привязана к доллару, часть идет в тенге. Менеджеры заводят сделки как удобно: кто-то сразу в долларах, кто-то пересчитывает в тенге по курсу из банковского приложения, кто-то по курсу из договора. Через квартал директор открывает отчет по выручке и видит цифру, которая не совпадает ни с банком, ни с бухгалтерией. Арифметика при этом верная: каждый считал по-своему, и CRM честно сложила несопоставимые числа.

Почему руководителю важно, как CRM хранит валюту

От того, как настроены валюты, зависит, можно ли верить трем цифрам, на которые руководитель смотрит чаще всего: план продаж, маржа и дебиторка. Если сделки заведены в разных валютах без единого правила пересчета, все три показателя начинают зависеть от того, в какой день открыт отчет.

Мультивалютность в CRM — это возможность вести сделки, счета и товары в разных валютах и видеть их общую сумму в одной валюте учета. В Битрикс24 она есть из коробки, но сама по себе она решает только техническую часть: умеет хранить сумму в долларах и пересчитывать ее в тенге. Какой курс считать правильным, система не знает. Это управленческое решение. Принимает его руководитель вместе с финансовым директором или бухгалтером, и до того, как менеджер создаст первую валютную сделку.

На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего видим одну и ту же проблему: валюты в портале настроены, а регламента нет. Администратор когда-то добавил доллар и евро, выставил курс и забыл. Курс в настройках остался полугодовой давности, а отчеты в тенге строятся по нему.

Как в Битрикс24 устроены валюты

Валюты в Битрикс24 настраиваются в разделе CRM, в настройках CRM, на вкладке «Валюты», и каждая валюта получает курс относительно базовой. Это описано в справке Битрикс24 о настройке валют в CRM. Там же сказано, что добавлять и изменять валюты могут администратор портала и сотрудники с правом изменять настройки CRM.

Базовая валюта — это валюта, в которой компания ведет учет и относительно которой считаются курсы всех остальных. Для казахстанской компании логично сделать базовой тенге. Если сделку создают без указания валюты, система подставляет базовую.

Что из этого стоит знать руководителю:

• Курс обмена задается к базовой валюте, поддерживается до четырех знаков после запятой. Если нужна большая точность, увеличивают количество единиц валюты, например задают курс за 100 единиц.
• Сами курсы не обновляются: в стандартной настройке их меняют вручную. Для автоматического обновления есть приложения в разделе валют Маркетплейса Битрикс24, но многие из них берут курсы ЦБ РФ. Казахстанской компании нужен источник с курсом Национального банка РК, это надо проверить до установки.
• Если менеджер переключит валюту в карточке, сумма будет пересчитана по курсу из настроек на текущий момент. Об этом сказано в документации Битрикс24 по валютам CRM.
• Если поменять базовую валюту на уже работающем портале, курсы всех остальных валют придется задать заново. Делать это в середине года без подготовки не стоит.

Отсюда главное: курс в настройках CRM всегда один, текущий. Исторического курса на дату каждой сделки система по умолчанию не хранит. Для бизнеса, который выставляет счета в долларах, именно это и становится источником путаницы.

Где именно путаются суммы: три типичные ситуации

Суммы путаются в трех местах: при пересчете в тенге по сегодняшнему курсу, при смене валюты в карточке и при сравнении CRM с бухгалтерией.

Ситуация 1. Отчет в тенге пересчитывается задним числом

Пример условный, цифры подобраны для наглядности. В марте менеджер закрыл сделку на 10 000 долларов, курс в настройках был 470 тенге. В отчете за март стоит 4 700 000 тг. В июне администратор обновил курс до 485. Если отчет считает сумму в тенге по текущему курсу, выручка марта превращается в 4 850 000 тг. Никто ничего не продавал, а план марта «перевыполнен» на 150 000 тг.

Для руководителя это означает, что сравнивать периоды между собой бессмысленно: часть прироста или падения дает курс, а не продажи.

Ситуация 2. Менеджер меняет валюту в карточке

Клиент сначала просил счет в долларах, потом попросил в тенге. Менеджер переключает валюту сделки, и сумма пересчитывается по курсу в настройках. Если курс там устаревший, в сделке оказывается неверная сумма в тенге, и счет уходит клиенту с ней. Ошибку обнаруживают, когда клиент присылает платеж на другую сумму.

Ситуация 3. CRM и бухгалтерия показывают разную выручку

Бухгалтер признает выручку по курсу, который требуют правила учета, и учитывает курсовую разницу между датой отгрузки и датой оплаты. CRM таких правил не знает. Если руководитель ждет, что цифра в Битрикс24 совпадет с цифрой в учетной системе до тиына, он будет разочарован. CRM — инструмент управленческого учета. Она показывает воронку и прогноз в понятной валюте, бухгалтерию она не заменяет.

По какому курсу считать сделку в валюте

Самый практичный вариант для казахстанской компании — фиксировать в сделке официальный курс Национального банка РК на дату выставления счета или на дату подписания договора. Какую из двух дат выбрать, решают вместе с бухгалтером, главное, чтобы правило было одно для всех менеджеров.

Официальный курс тенге публикует Национальный банк. На странице ежедневных официальных курсов НБ РК указано, что курс к доллару складывается по средневзвешенному курсу торгов на 15:30 по времени Астаны и действует как официальный на следующий рабочий день. Курсы других валют считаются через кросс-курсы. Это удобно для регламента: у курса есть однозначный источник и однозначная дата, спорить не о чем.

Варианты, которые встречаются на практике:

Какой курс	Когда подходит	Чем рискует руководитель
Официальный курс НБ РК на дату счета	Большинство B2B-продаж с привязкой к доллару	Расхождение с суммой оплаты, если клиент платит позже
Официальный курс НБ РК на дату оплаты	Когда оплата в тенге идет по курсу дня платежа	До оплаты сумма в тенге в CRM остается прогнозной
Курс из договора (фиксированный)	Долгие проекты с согласованным курсом	Если курс сильно ушел, маржа в CRM перестает отражать реальность
Текущий курс в настройках CRM	Только для оперативного прогноза воронки	Выручка прошлых периодов меняется при каждом обновлении курса

Частая практика у казахстанских компаний: сумма договора привязана к доллару, а счет и оплата идут в тенге по курсу на оговоренную дату. Как правильно оформить такую валютную оговорку в договоре и счете, решает бухгалтер. Задача CRM в этой схеме — сохранить три числа: сумму в валюте, примененный курс и итог в тенге.

Как хранить курс в карточке сделки

Надежный способ — завести в сделке отдельные поля для курса и суммы в тенге и заполнять их один раз, в момент выставления счета. После этого цифра в тенге больше не зависит от того, что происходит с курсом в настройках.

Набор полей, который мы обычно предлагаем:

1. Валюта договора: стандартное поле суммы и валюты сделки, в нем остается сумма в долларах или евро.
2. Курс на дату фиксации: пользовательское числовое поле с четырьмя знаками после запятой, как в справочнике валют.
3. Дата фиксации курса: поле типа «Дата», чтобы через полгода было понятно, откуда взялось число.
4. Сумма в тенге по курсу фиксации: число или деньги в тенге, которое и идет в управленческие отчеты.
5. Сумма оплаты в тенге: фактически поступившие деньги, чтобы видеть курсовую разницу по каждой сделке.

Заполнять поля можно вручную или автоматизировать. Ручной вариант подходит, если валютных сделок немного: менеджер смотрит курс НБ РК на нужную дату и вносит его при выставлении счета. Для потока сделок лучше робот или бизнес-процесс на стадии «Счет выставлен», который подставляет курс из настроек и считает сумму в тенге. Тогда в настройках CRM курс должен обновляться каждый рабочий день, вручную или через приложение, и это закрепляется за конкретным человеком.

Отдельно стоит ограничить права. Если поле «Курс на дату фиксации» может менять любой менеджер, рано или поздно кто-то «поправит» курс, чтобы сумма красиво совпала с оплатой. Редактирование таких полей лучше оставить финансисту или руководителю отдела продаж.

Какие отчеты смотреть руководителю

Руководителю нужны два разных отчета: по зафиксированным суммам в тенге для оценки выручки и по текущему курсу для прогноза воронки. Смешивать их в одной цифре не стоит.

Справка Битрикс24 отмечает, что для сделок и для отчетов в CRM можно использовать разные валюты. Это полезно, но не снимает вопроса о курсе: отчет в тенге по стандартным суммам сделок пересчитывается по курсу из настроек. Поэтому для выручки по периодам лучше строить отчет по полю «Сумма в тенге по курсу фиксации». Его можно собрать в аналитике Битрикс24 или выгрузить в BI-инструмент.

Какие показатели мы советуем держать на дашборде:

• выручка по закрытым сделкам в тенге по зафиксированному курсу, помесячно;
• сумма открытых сделок в валюте и ее оценка в тенге по текущему курсу, как прогноз;
• курсовая разница по оплаченным сделкам: разница между суммой по курсу фиксации и фактической оплатой;
• доля валютных сделок в общем объеме продаж, чтобы видеть, насколько бизнес зависит от курса.

Последний показатель часто недооценивают. Если доля валютных сделок растет, а цены в тенге для клиентов не пересматриваются, маржа может снижаться незаметно для отчета, построенного по старой схеме.

Счет в долларах: что настроить в документах

Чтобы выставить счет в долларах из Битрикс24, валюта должна быть в справочнике CRM, а товары в сделке должны иметь цену в этой валюте или пересчитываться из базовой. Шаблон счета при этом нужно проверить: в нем выводятся валюта, сумма прописью и реквизиты, и все это должно соответствовать выбранной валюте.

Что обычно проверяем при настройке:

• сумма прописью выводится в нужной валюте, а не всегда в тенге;
• в шаблоне есть строка с курсом и суммой в тенге, если договор привязан к доллару, а оплата идет в тенге;
• каталог товаров не содержит старых цен в долларах, которые пересчитываются по устаревшему курсу;
• НДС считается от той суммы, которую требует бухгалтер, и выводится в шаблоне корректно.

Если счета выставляет учетная система, а Битрикс24 только хранит сделку, важно договориться о направлении обмена. Пусть курс и сумма в тенге приходят в CRM из учетной системы. Если вводить их вручную второй раз, расхождения появятся почти наверняка.

Сколько времени занимает навести порядок с валютами

На уже работающем портале порядок обычно наводится за несколько рабочих дней, если решения по курсу принимает руководитель и их не обсуждает весь отдел. Сама настройка занимает меньше времени, чем согласование правил и исправление старых сделок.

Порядок работы, который хорошо себя показывает:

1. Руководитель и финансист фиксируют правило: какой курс, на какую дату, кто обновляет курс в настройках и как часто.
2. Администратор проверяет справочник валют: базовая валюта, актуальные курсы, лишние валюты, которыми никто не пользуется.
3. В сделку добавляются поля курса, даты фиксации и суммы в тенге, настраиваются права на их изменение.
4. Настраивается робот или бизнес-процесс, который заполняет поля на нужной стадии.
5. Старые валютные сделки за текущий год дозаполняются по курсу на дату счета. Удобнее делать это выгрузкой и обратной загрузкой, чем открывать каждую карточку.
6. Строится отчет или дашборд по зафиксированным суммам, его сверяют с бухгалтерией за один закрытый месяц.
7. Менеджеров коротко обучают: что заполнять, что не трогать, где смотреть курс.

Шестой шаг пропускать нельзя. Пока отчет не сверен с бухгалтерией хотя бы за один месяц, у руководителя нет оснований ему доверять, и он продолжит просить сводку в Excel.

Если в компании несколько направлений продаж, правило по курсу может отличаться: например, экспорт считается по курсу на дату отгрузки, а услуги иностранным клиентам по курсу на дату счета. Это нормально, если правило записано и закреплено в настройках каждой воронки. Если хотите построить такую систему без экспериментов на живых сделках, посмотрите наши услуги по внедрению Битрикс24 для бизнеса: мы начинаем с аудита текущих валют и отчетов, а потом настраиваем поля, автоматизацию и дашборд под принятое правило.

Какие ошибки встречаются чаще всего

Почти все проблемы с валютами в CRM вырастают из пяти ошибок, и каждая из них исправляется организационно, без доработок системы.

• Курс в настройках никто не обновляет: он остался с момента запуска портала, и все пересчеты идут по нему.
• Менеджеры пересчитывают валюту сами. Каждый берет курс из своего банка, и сделки одного месяца посчитаны по пяти разным курсам.
• Сумма в тенге не хранится отдельно, и отчеты за прошлые периоды меняются при каждом обновлении курса.
• Базовую валюту меняют на ходу: например, переключают на доллар, потому что «так считают собственники», и забывают задать курсы заново.
• От CRM ждут бухгалтерской точности. Руководитель сравнивает цифры с учетной системой без поправки на курсовые разницы и делает вывод, что CRM «врет».

Валюты в Битрикс24 привести в порядок проще, чем многие другие настройки. Не нужно менять процесс продаж или переобучать отдел с нуля. Достаточно одного правила о курсе, нескольких полей в карточке и отчета, который строится по зафиксированным суммам. После этого цифра выручки в тенге за март останется той же и в июне, и в декабре.

Частые вопросы

Можно ли в Битрикс24 вести сделки одновременно в тенге и в долларах?

Да, можно. В настройках CRM на вкладке «Валюты» добавляют нужные валюты и задают курс к базовой, обычно к тенге. Каждая сделка хранит свою валюту, а отчеты пересчитывают суммы по курсу из настроек. Чтобы выручка прошлых месяцев не менялась от курса, сумму в тенге на дату счета стоит хранить в отдельном поле сделки.

Обновляется ли курс валют в Битрикс24 автоматически?

Нет, в стандартной настройке курс меняют вручную администратор или сотрудник с правом изменять настройки CRM. Для автоматического обновления есть приложения в Маркетплейсе Битрикс24. Многие из них берут курсы ЦБ РФ, поэтому казахстанской компании перед установкой нужно убедиться, что приложение умеет загружать официальный курс Национального банка РК.

Что будет с суммой, если менеджер поменяет валюту в сделке?

Сумма будет пересчитана по курсу, который сейчас указан в настройках CRM. Если курс там устарел, в сделке окажется неверная сумма, и с ней может уйти счет клиенту. Поэтому курс в настройках обновляют регулярно, а смену валюты в уже выставленных сделках лучше ограничить правами или регламентом.

Почему выручка в CRM не совпадает с бухгалтерией?

Чаще всего из-за курса и курсовых разниц. Бухгалтер признает выручку по правилам учета и отдельно учитывает разницу между курсом на дату отгрузки и на дату оплаты. CRM по умолчанию пересчитывает все по текущему курсу. Если хранить в сделке курс на дату счета и сумму оплаты в тенге, расхождение становится объяснимым и видно по каждой сделке.

Какой курс брать для счета в долларах в Казахстане?

Обычно берут официальный курс Национального банка РК на дату счета или на дату, указанную в договоре. Курс тенге к доллару НБ РК устанавливает каждый рабочий день и публикует на своем сайте. Конкретную дату и порядок оформления валютной оговорки в договоре согласуйте с бухгалтером и закрепите одно правило для всех менеджеров.