Выгрузка контактов из CRM нужна регулярно: сделать резервную копию базы, отдать список подрядчику под рассылку, свести данные с 1С, посчитать что-нибудь в сводной таблице, перенести клиентов в другой портал. В Битрикс24 всё это делается штатными средствами за пять шагов, без выгрузок через API и без обращения к разработчику.
Дальше идёт точная последовательность действий, а вместе с ней места, где обычно спотыкаются: почему пункт экспорта не виден, откуда в файле лишние колонки и что делать с контактами, которые в выгрузку не попали.
Что проверить до того, как нажимать кнопки
Три условия, без которых экспорт либо не запустится, либо выдаст не то, что вы ждёте.
Первое, права. Чтобы выгружать данные, у сотрудника должно быть право на экспорт, и настраивается оно для каждого элемента CRM отдельно. То есть право экспортировать сделки не даёт автоматически права экспортировать контакты. Настройки живут в разделе CRM, дальше «Ещё», «Настройки», «Права доступа CRM». По умолчанию в портале есть две роли: «Администратор» с полным доступом ко всем элементам и «Менеджер» с доступом к просмотру, созданию и изменению своих элементов. Роли можно копировать, править или создавать новые.
Второе, тариф. Экспорт контактов доступен не на всех тарифных планах. Если пункта экспорта в интерфейсе нет, а права у вас административные, дело чаще всего именно в тарифе.
Третье, и это самая частая причина неполных выгрузок: в карточке контакта должна быть включена настройка «Участвует в экспорте контактов». Контакты с выключенной настройкой в файл не попадают. Если в выгрузке недосчитались части базы, проверять нужно в первую очередь этот флаг, а не фильтр.
Пошаговая инструкция: выгрузка контактов в Excel
Порядок действий одинаковый для контактов, компаний, лидов, сделок, счетов, предложений и элементов смарт-процессов. Разбираем на контактах.
Шаг 1. Откройте список контактов. Перейдите в раздел CRM, затем в «Контакты», и переключите режим просмотра на «Список». Это принципиально: экспортировать данные можно только из режима «Список». Если у вас включён канбан или другой вид, кнопки экспорта вы просто не найдёте.
Шаг 2. Отфильтруйте то, что нужно выгрузить. В файл попадут все элементы, которые сейчас есть в списке. Если фильтр не задан, выгрузится вся база. Нужна часть, поставьте условия в фильтре: например, только контакты с определённым источником, ответственным или датой создания.
Шаг 3. Выберите поля. В файл попадут те поля, которые отображаются в таблице списка. Чтобы поменять набор, откройте «Настройки списка» через значок шестерёнки в левом верхнем углу таблицы, отметьте нужные поля и нажмите «Применить». Полезно помнить, что поле ID выгружается всегда, отмечать его отдельно не нужно.
Шаг 4. Выберите формат. Перейдите в «Настройки» (шестерёнка) и выберите «Экспорт в CSV» или «Экспорт в Excel». В открывшемся окне при необходимости включите дополнительные опции, о них ниже, и нажмите «Выполнить». Дождитесь окончания: чем больше элементов, тем дольше идёт процесс.
Шаг 5. Скачайте файл. Когда экспорт завершится, файл станет доступен для скачивания.
На небольшой базе весь цикл занимает пару минут. На базе в несколько десятков тысяч контактов имеет смысл запускать выгрузку и заниматься другими делами, а не сидеть над экраном.
Фильтр решает больше, чем кажется
Шаг с фильтром пропускают чаще всего, а зря: именно он определяет, что окажется в файле. Несколько сценариев, которые встречаются в работе постоянно.
Нужна база под рассылку. Отфильтруйте контакты по наличию электронной почты и по источнику, чтобы не тащить в файл тех, кто попал в CRM случайно или через служебные каналы.
Нужен список для конкретного менеджера. Фильтр по ответственному, и в файле только его контакты. Это же спасает при передаче дел: увольняющийся сотрудник сдаёт понятную выгрузку, а не всю базу компании.
Нужны свежие контакты за период. Фильтр по дате создания или по дате изменения. Второй вариант удобнее, когда вы регулярно синхронизируете данные с внешней системой и хотите забирать только то, что поменялось.
Нужна выборка по признаку, которого нет в стандартных полях. Если вы завели пользовательское поле, его тоже можно вывести в список и отфильтровать по нему, а потом выгрузить.
Отдельно стоит сказать про базу целиком. Выгружать всю CRM без фильтра нормально, когда цель именно резервная копия или перенос в другой портал. Но если файл уходит наружу, подрядчику или в стороннее приложение, разумнее ограничить и набор контактов, и набор полей. Файл с телефонами, суммами сделок и комментариями менеджеров вне контура компании живёт своей жизнью, и вернуть его назад уже нельзя.
Почему колонок в файле больше, чем полей в таблице
Типичное удивление после первой выгрузки: в списке отмечено десять полей, а в Excel открывается пятнадцать колонок. Причина в составных полях.
Часть полей Битрикс24 хранит не как одно значение, а как набор. Поле «Телефон» содержит номера разных типов: рабочий, мобильный, домашний. Поле «Лид» состоит из названия и источника. Значения таких полей всегда выгружаются в отдельные колонки, независимо от того, как они выглядели в списке.
Для работы это скорее плюс: разнесённые по колонкам номера удобнее чистить и подгружать в сервис рассылок, чем строку с несколькими телефонами через запятую. Но при подготовке шаблона под импорт в другую систему на это стоит закладываться заранее, иначе разметка колонок поедет.
Второй источник неожиданных строк касается сделок, а не контактов, но знать о нём полезно. При выгрузке с детализацией по товарным позициям сделка с двумя товарами займёт в файле две строки, с тремя товарами три. Если потом считать количество сделок простым подсчётом строк, цифра получится завышенной.
CSV или Excel: как выбрать формат
Выбор зависит от того, что вы собираетесь делать с файлом дальше.
CSV подходит, когда данные планируется импортировать в другой Битрикс24. Формат создан ровно под этот сценарий: выгрузили из одного портала, загрузили в другой.
Excel выбирают для анализа: сводные таблицы, формулы, диаграммы, ручная чистка базы перед загрузкой в сервис рассылок.
Практическое замечание про CSV: если открыть такой файл двойным щелчком, Excel иногда неверно определяет кодировку или разделитель, и вместо таблицы получается каша из знаков вопроса или всё содержимое в одном столбце. Лечится это не перевыгрузкой, а правильным открытием: в Excel зайдите на вкладку «Данные», выберите импорт из текстового или CSV-файла и укажите кодировку и разделитель вручную. Если файл нужен именно для анализа, проще сразу выгружать в Excel и не воевать с кодировками.
Дополнительные опции окна экспорта
Когда вы выбрали формат, открывается окно с несколькими переключателями. Разберём, что каждый из них делает.
«Экспортировать все поля» выгружает вообще все поля элемента, даже те, которые не отмечены в таблице списка. Удобно для резервной копии и для переноса в другой портал: не нужно вручную вспоминать, какие пользовательские поля вы завели за три года. При этом шаг с выбором полей можно пропустить.
«Экспортировать реквизиты» доступен при выгрузке контактов и компаний. В файл попадают реквизиты физического или юридического лица. Это тот случай, когда опцию включают осознанно: реквизиты нужны бухгалтерии и при переносе базы, а вот в файле для сервиса рассылок им делать нечего.
«Экспортировать все поля контактов и компаний» относится к выгрузке сделок: в файл добавляются поля связанных со сделкой контактов и компаний. Полезно, когда нужен один плоский файл, где рядом со сделкой сразу видны данные клиента.
«Экспортировать с детализацией по товарным позициям» добавляет данные о товарах из карточки лида или сделки. Именно эта опция и размножает строки, о чём говорилось выше.
Что делать, если экспорта нет или файл получился не тот
Разберём типовые ситуации в порядке частоты.
Пункта экспорта не видно. Проверьте по очереди три вещи: включён ли режим просмотра «Список», есть ли у вашей роли право на экспорт именно контактов, поддерживает ли ваш тариф экспорт контактов. В большинстве случаев причина находится на первом или втором шаге.
В файле меньше контактов, чем в CRM. Сначала снимите фильтр и посмотрите, сколько элементов в списке без него. Если в списке столько же, сколько в файле, дело в настройке «Участвует в экспорте контактов» в карточках. Если в списке больше, значит, часть контактов скрыта правами доступа: сотрудник видит только своих, и выгрузит он тоже только своих.
В файле нет нужного поля. Вернитесь к шагу с настройками списка и отметьте его. Либо включите опцию «Экспортировать все поля» и не думайте о наборе колонок вовсе.
Экспорт долго не завершается. На больших базах это нормально: время растёт вместе с количеством элементов, особенно если включена выгрузка всех полей и реквизитов. Если объём действительно большой, разумнее разбить выгрузку на части фильтром по датам, чем ждать один тяжёлый файл.
Файл открывается нечитаемым. Это про CSV и кодировку, лечение описано выше.
Выгрузка как резервная копия базы
Отдельный сценарий, ради которого экспорт стоит делать по расписанию, а не только по требованию. Резервная копия клиентской базы выручает в двух ситуациях: когда часть данных удалили или испортили массовой операцией, и когда компания переезжает на другой портал.
Настройки для резервной копии отличаются от рабочей выгрузки. Фильтр не ставим, нужна вся база. Формат берём CSV, если допускаем, что копию придётся заливать в другой Битрикс24. Обязательно включаем «Экспортировать все поля», иначе через год окажется, что пользовательские поля, заведённые под конкретный процесс, в копии отсутствуют. Для контактов и компаний добавляем реквизиты.
Периодичность подбирается под то, как быстро меняется база. Компании с потоком в несколько сотен новых контактов в месяц обычно останавливаются на выгрузке раз в месяц, у кого база растёт медленно, хватает квартальной. Файлы складывают в место, отличное от самого портала: смысл резервной копии теряется, если она лежит там же, где оригинал.
И момент, о котором вспоминают поздно: копия базы это персональные данные клиентов в открытом виде. Хранить её на личном ноутбуке менеджера или в общей папке, куда есть доступ у всего отдела, не стоит. Ограничьте круг тех, кто может открыть файл, так же, как вы ограничиваете права на экспорт внутри CRM.
Экспорт других разделов CRM: что меняется
Логика везде одна, отличаются только доступные опции и то, на что стоит обратить внимание.
Компании выгружаются точно так же, как контакты, и для них тоже доступна опция с реквизитами. На практике выгрузку компаний чаще всего запрашивает бухгалтерия, и именно ей реквизиты и нужны.
Лиды полезно выгружать с фильтром по источнику и дате: так получается срез для оценки рекламных каналов, который потом сводится с расходами из рекламных кабинетов. Обратите внимание, что поле «Лид» составное, оно разложится на название и источник в отдельные колонки.
Сделки дают больше всего вариантов. Здесь работают обе дополнительные опции: и выгрузка полей связанных контактов и компаний, и детализация по товарным позициям. Первая нужна, когда файл должен быть самодостаточным и по нему сразу видно, кто клиент. Вторая нужна, когда вы считаете продажи в разрезе товаров, но тогда помните про размножение строк.
Счета, предложения и элементы смарт-процессов выгружаются по той же схеме. Со смарт-процессами есть нюанс с правами: доступ к ним настраивается своей строкой, и право экспорта сделок на смарт-процессы не распространяется.
Как довести выгруженный файл до рабочего вида
Файл из CRM почти никогда не готов к использованию сразу. Несколько операций, которые приходится делать почти всегда.
Привести телефоны к одному формату. В базе номера обычно живут вперемешку: с плюсом и без, со скобками, с пробелами и дефисами. Сервисы рассылок и телефонии такое обычно не принимают. Разово это чинится заменой лишних символов и формулой, приводящей номер к единому виду.
Проверить, что длинные номера не превратились в числа. Excel любит показывать длинное число в экспоненциальном виде или срезать ведущий ноль. Если колонка с телефонами выглядит подозрительно, задайте ей текстовый формат до того, как начнёте править данные, а не после.
Убрать пустые и битые строки. Контакты без имени, без телефона и без почты в рабочем файле бесполезны, но они прекрасно портят статистику и лимиты в сервисах рассылок.
Отделить то, что не должно уходить наружу. Комментарии менеджеров, суммы, внутренние пометки нужны вам, но не подрядчику. Проще один раз сделать копию файла с урезанным набором колонок, чем потом объясняться за утечку.
Зафиксировать дату выгрузки прямо в имени файла. База меняется ежедневно, и через месяц вопрос «а это выгрузка от какого числа» возникает обязательно. Имя вида «kontakty-2026-09-09» снимает его заранее.
Что проверить в готовом файле
Перед тем как отдавать выгрузку дальше, потратьте пять минут на проверку. Сверьте количество строк с количеством элементов в списке CRM: расхождение сразу покажет, что часть контактов не попала. Посмотрите колонки с телефонами и почтой, там чаще всего обнаруживаются пустые значения у контактов, которые заводили в спешке. Проверьте, что в файле нет служебных и тестовых записей: они обычно живут в базе годами и всплывают именно в выгрузках. Отдельно пробегитесь по колонке с ответственными, если выгрузка идёт под распределение задач: контакты уволившихся сотрудников часто остаются висеть на них и в файле выглядят как рабочие.
И решите отдельно вопрос с дублями. Экспорт выгружает то, что есть в CRM, включая повторяющиеся карточки одного и того же клиента. Чистить дубли правильнее на стороне портала, до выгрузки, а не в Excel: иначе вы получите чистый файл и по-прежнему грязную базу.
Если выгрузка нужна регулярно и одинаковая, сохраните фильтр и набор полей в списке. В следующий раз последовательность сократится до двух шагов: открыть сохранённый вид и нажать экспорт.
Когда что-то не сходится и разбираться некогда, наша техподдержка Битрикс24 на связи 24/7: поможем с правами, фильтрами и настройкой выгрузок, а при необходимости соберём регулярный экспорт под вашу задачу. Смежная инструкция, которая часто нужна вместе с этой, лежит здесь: как выгрузить отчёт по сделкам из Битрикс24.
Частые вопросы
Можно ли выгрузить контакты не из режима «Список»?
Нет. Экспорт работает только из режима просмотра «Список». В канбане и других режимах пункта экспорта нет, поэтому первым делом переключите вид.
Почему в выгрузке нет части контактов?
Две основные причины. Либо в карточках этих контактов выключена настройка «Участвует в экспорте контактов», либо права доступа ограничивают то, что вы видите в списке: сотрудник выгружает ровно те элементы, которые ему показывает CRM.
Экспорт доступен на любом тарифе?
Экспорт контактов есть не на всех тарифных планах. Если права административные, режим «Список» включён, а пункта экспорта всё равно нет, проверяйте тариф портала.
Нужно ли отмечать поле ID при выборе полей?
Не нужно. В любых элементах CRM поле ID экспортируется всегда, даже если вы не отметили его в настройках списка.
Почему в файле больше колонок, чем полей я выбрал?
Из-за составных полей. Телефон разносится на рабочий, мобильный и домашний, поле «Лид» разбивается на название и источник. Такие значения всегда выгружаются в отдельные колонки.
Как выгрузить контакты вместе с реквизитами?
В окне экспорта включите опцию «Экспортировать реквизиты». Она доступна для контактов и компаний и добавляет в файл реквизиты физического или юридического лица.
Можно ли перенести контакты в другой Битрикс24?
Да, для этого и предназначен формат CSV: выгружаете контакты из одного портала и импортируете в другой. Если полей много и есть пользовательские, включите «Экспортировать все поля», чтобы ничего не потерять при переносе.