За фразой «выгрузить отчёт по сделкам» в одной и той же компании прячутся три разные задачи. Финансисту нужна таблица сумм, чтобы свести её с 1С. Руководителю отдела продаж — картина, где сделки застревают и у кого. Собственнику — две цифры: сколько закрыли деньгами за месяц и сколько ещё висит в работе.
Битрикс24 закрывает все три запроса, но разными инструментами, и сотрудники регулярно ищут не в том разделе. Один полчаса бродит по аналитике, хотя ему нужен обычный экспорт сделок в Excel. Другой выгружает простыню на четыре тысячи строк, чтобы вручную посчитать конверсию, которую портал считает сам. Ниже собраны четыре рабочих способа получить данные по сделкам: где лежит кнопка, что попадёт в файл, кому какой вариант подойдёт.
Сначала решите, что вы называете отчётом
Разница простая. Экспорт — это сырые строки: одна сделка, один ряд, колонки по полям карточки. Дальше вы делаете с ними что хотите: сводные таблицы, формулы, загрузка в другую систему. Отчёт — это уже посчитанные показатели: конверсия по стадиям, суммы по менеджерам, средний чек.
Если конечная точка вашей работы — Excel, где вы всё равно будете строить сводную, вам нужен экспорт. Если конечная точка — взгляд на экран пять минут в понедельник утром, вам нужен готовый отчёт внутри портала, и выгружать ничего не надо. Половина мучений с выгрузками начинается с того, что человек выбрал не тот инструмент и потом воюет с последствиями.
Способ первый: экспорт списка сделок в Excel
Это базовый механизм, он есть в любом Битрикс24 и работает одинаково для сделок, лидов, контактов и компаний. Порядок действий:
Шаг 1. Откройте CRM → Сделки и переключитесь в режим «Список». Если перед вами доска с карточками, которые можно таскать мышью, это Канбан. Экспорт живёт в списочном представлении, поэтому смените режим просмотра на «Список». Переключатель находится над таблицей. Этот шаг пропускают чаще всего: человек не находит нужный пункт и решает, что функции в его портале нет.
Шаг 2. Отфильтруйте то, что вам действительно нужно. Фильтр в списке определяет, какие строки уйдут в файл: в выгрузку попадают все элементы, которые остались в списке после применения фильтра. Задайте период, направление сделок, ответственных, стадии: всё, что сужает выборку до осмысленной. Экспорт «на всякий случай всего» — это способ получить файл, который никто не откроет.
Шаг 3. Настройте колонки. Значок шестерёнки в левом верхнем углу таблицы открывает настройки списка. Отметьте поля, которые должны попасть в отчёт: сумма, стадия, ответственный, источник, дата создания, дата закрытия, ваши пользовательские поля. Набор колонок в списке и определяет структуру будущего файла.
Шаг 4. В том же меню настроек выберите формат экспорта. Битрикс24 предлагает два варианта: экспорт в CSV и экспорт в Excel. CSV в справке рекомендуют для переноса данных в другой Битрикс24. Формат чистый, без форматирования, его легко скормить импорту. Excel берут, когда файл поедет на анализ в MS Excel.
Шаг 5. Отметьте дополнительные опции, если они вам нужны. Здесь портал предлагает выгрузить все поля целиком, добавить все поля связанных контактов и компаний, сделать детализацию по товарным позициям, а для контактов и компаний — приложить реквизиты. Детализация по товарам превращает одну сделку в несколько строк, по строке на позицию. Для отчёта по номенклатуре это то, что нужно, для отчёта по суммам сделок — лишнее.
Шаг 6. Запустите и дождитесь файла. Справка честно предупреждает: чем больше элементов вы выгружаете, тем дольше идёт процесс. На нескольких десятках тысяч сделок это уже не мгновенная операция, так что не закрывайте вкладку в первые же секунды.
Три сценария, ради которых чаще всего выгружают сделки
Официальная справка называет назначение экспорта прямо: создать резервную копию данных, перенести клиентскую базу в новый Битрикс24 или передать её в другое приложение. На практике эти три сценария выглядят по-разному, и от сценария зависит, какой формат и какие опции выбирать.
Резервная копия. Здесь логика «взять всё»: полный набор полей, без фильтра по периоду. Файл кладут в хранилище компании и надеются, что он никогда не понадобится. Раз в квартал такую выгрузку стоит делать даже тем, кто полностью доверяет облаку. Дело здесь не в платформе: человеческие ошибки внутри портала никто не отменял. Массовое редактирование не тем фильтром способно испортить сотни карточек за секунду.
Переезд в другой портал. Тут нужен CSV: справка рекомендует именно его для переноса данных в другой Битрикс24, потому что импорт понимает этот формат без плясок с форматированием ячеек. Отдельно проверьте, что в выгрузку попали связанные контакты и компании, иначе на новом месте вы получите сделки без клиентов.
Внешняя аналитика и сверка. Самый частый случай в живых компаниях: цифры из CRM надо сопоставить с бухгалтерией или загрузить в общую отчётность холдинга. Здесь работает обратная логика: минимум колонок, жёсткий фильтр по периоду и стадии, формат Excel. Чем короче файл, тем меньше шансов, что при сверке кто-то ошибётся столбцом.
Что попадёт в файл, а что останется в портале
Экспорт списка отдаёт поля самих сделок, те, что вы видите в карточке и вывели в колонки. Комментарии, переписку, историю переходов по стадиям в этом файле искать не стоит: под историю стадий в Битрикс24 предусмотрены отдельные наборы данных BI Конструктора, и обращаться за ней надо туда.
Отсюда практический вывод. Если ваш отчёт строится на вопросе «сколько дней сделка провела в стадии «Согласование»», обычный экспорт списка его не даст, сколько бы колонок вы ни включили. А вот вопрос «какая сумма у всех выигранных сделок этого направления за квартал» закрывается экспортом за две минуты.
Права доступа: почему у коллеги кнопка есть, а у вас нет
Регулярная история в поддержке: руководитель диктует сотруднику путь к экспорту, тот доходит до меню настроек и не находит нужного пункта. Дело почти всегда в правах.
В Битрикс24 экспорт — отдельное право в ролевой модели CRM, наравне с чтением, добавлением, изменением, удалением и импортом. Настраивается оно в разделе CRM → Настройки → Права доступа, причём для каждого элемента CRM отдельно: можно разрешить роли выгружать сделки, но закрыть выгрузку контактов.
Логика тут не бюрократическая. Экспорт — это вынос клиентской базы за пределы портала одним кликом. В компаниях, где менеджеры уходят к конкурентам вместе с наработанными контактами, право на выгрузку обычно оставляют руководителю отдела и администратору, а рядовым продавцам его не дают. Если вам нужен регулярный отчёт, а прав нет, вопрос решается разговором с администратором портала, а не обходными путями: пусть либо выдаст право, либо настроит вам отчёт внутри системы, из которого выгружать ничего не потребуется.
Способ второй: готовые отчёты по сделкам внутри портала
Часто выгрузка не нужна вовсе. Битрикс24 умеет показывать сводную картину по сделкам сам, и путь к ней такой: CRM → Аналитика → Оперативная аналитика → Сквозная аналитика → Отчеты → Мои отчеты → Сделки.
Внутри вас ждёт несколько блоков. Воронка продаж показывает количество сделок, прошедших каждую стадию за выбранный отчётный период. Это ответ на вопрос, где именно рассыпается процесс. Суммы сделок разбиты на три части: общая сумма, сумма выигранных и объём того, что находится в работе. В виджете сумм можно переключать логику отображения: смотреть суммы, проценты или количество. Сделки в работе показывают нагрузку менеджеров, включая количество обработанных звонков, встреч и писем. Контроль оплат выводит сумму выставленных счетов и остаток, который ещё предстоит выставить. Забытые сделки собирают те, с которыми в отчётном периоде никто не работал.
Фильтруется всё это отчётным периодом и направлением сделок: можно смотреть одно направление или все сразу. Последний блок стоит отдельного упоминания. Список забытых сделок обычно оказывается самым неприятным и самым полезным экраном в портале. Компании годами не подозревают, что у них зависло полтора десятка сделок на живые деньги, к которым просто никто не возвращался.
Ещё одна привычка, которая экономит нервы: смотреть аналитику не в конце месяца, а в середине. В конце периода данные показывают приговор, а в середине их ещё можно изменить решениями по конкретным сделкам. Забытые сделки в этом смысле самый быстрый источник выручки: клиенты уже прогреты, разговоры велись, к ним надо просто вернуться.
Способ третий: BI Конструктор, когда стандартных срезов мало
Когда готовых блоков не хватает и нужен свой разрез данных, в дело идёт BI Конструктор. Он вынесен отдельным разделом главного меню и открывается списком отчётов.
Есть два пути. Можно взять стандартный отчёт и нажать «Редактировать»: система сделает копию, которую вы дополняете под себя, а исходный останется нетронутым. Можно создать новый: кнопка «Новый отчет», название, зоны видимости и параметры фильтрации.
Интерфейс конструктора состоит из четырёх вкладок. Dashboards — список отчётов. Charts — редактирование графиков и таблиц. Datasets — управление наборами данных. SQL — прямые запросы для тех, кто умеет их писать. Рабочий сценарий выглядит так: во вкладке Datasets вы выбираете существующий набор или создаёте свой кнопкой «+ Датасет», указываете базу, схему и таблицу, нажимаете «Create dataset and create chart», перетаскиваете нужные показатели в блок «Столбцы» и сохраняете.
Наборы данных бывают двух типов: физический хранится в базе, виртуальный представляет собой сохранённый SQL-запрос без физического хранения. Для сделок наборы уже готовы, они позволяют посмотреть, сколько сделок закрыл сотрудник и как быстро, какие остаются в работе. Отдельно существуют наборы по истории статусов и стадий, по контактам, компаниям, пользователям и звонкам, то есть ровно то, чего вам не хватало в обычном экспорте списка.
Способ четвёртый: выгрузка через REST API
Этот вариант для случая, когда отчёт нужен регулярно и без участия человека. Например, каждую ночь данные должны оказываться в общей Google-таблице или во внутренней аналитике компании.
Список сделок отдаёт метод crm.deal.list. Он принимает select (какие поля вернуть, поддерживаются подстановки вроде * для всех полей и UF_* для пользовательских), filter с операторами сравнения, order для сортировки и start для постраничного обхода. Ключевое ограничение, о которое спотыкаются все новички: за один запрос метод возвращает максимум 50 записей. Чтобы забрать всё, нужно идти страницами: смещение считается как (N-1) * 50, а в ответе приходит параметр next, подсказывающий значение start для следующего шага.
Два момента, о которых стоит знать заранее. Первый: crm.deal.list в документации помечен как устаревший, актуальный универсальный метод — crm.item.list. Если пишете интеграцию с нуля, разумнее сразу опереться на него. Второй: для вызова нужны доступ к скоупу crm и право на чтение сделок у того пользователя, от имени которого работает вебхук. Права в API те же самые, что и в интерфейсе, обойти ролевую модель через REST не получится.
Сам цикл выгрузки устроен просто. Первый запрос уходит без параметра start и приносит первые 50 сделок вместе с полем next. Скрипт складывает полученные записи в накопитель, подставляет значение next в start следующего запроса и повторяет, пока это поле не перестанет приходить. Фильтр стоит задавать по дате изменения: тогда после первой полной выгрузки ночной скрипт будет забирать только то, что поменялось за сутки, а не перечитывать всю базу заново. На портале с двадцатью тысячами сделок разница между этими двумя подходами измеряется десятками минут работы каждую ночь.
Как собрать месячный отчёт для собственника, не тратя полдня
Условный пример: торговая компания, три направления сделок, восемь менеджеров, собственник просит «нормальный отчёт за месяц».
Общая картина (воронка, суммы, нагрузка, забытые сделки) уже собрана в разделе аналитики. Её не нужно выгружать, достаточно выставить отчётный период и пройтись по направлениям поочерёдно. На это уходит минут десять, и львиная доля вопросов собственника закрывается прямо здесь.
Дальше остаются вопросы, на которые готовые блоки не отвечают: разбивка выручки по товарным группам, сверка сумм с бухгалтерией. Вот тут работает экспорт. Фильтр — направление и месяц, стадия «Сделка успешна», колонки — минимальный набор из суммы, даты закрытия, ответственного и нужных пользовательских полей, опция детализации по товарным позициям включена. Полученный файл даёт сводную таблицу за пару минут.
Если такой отчёт нужен ежемесячно, третий заход — в BI Конструктор: один раз собрать нужный разрез и дальше просто открывать готовый дашборд. Порядок «сначала смотрим готовое, потом выгружаем недостающее, потом автоматизируем повторяющееся» экономит куда больше времени, чем попытка сделать всё одной большой выгрузкой.
Пять ошибок, из-за которых выгрузка получается бесполезной
Все они встречаются в компаниях любого размера и стоят одинаково: несколько часов работы плюс потерянное доверие к цифрам из CRM. Технических знаний, чтобы их избежать, не требуется.
Экспорт ищут в Канбане. Самая частая ошибка. Переключитесь на «Список», и половина проблем исчезнет.
Забытый фильтр с прошлой недели. Фильтр в списке остаётся включённым между сессиями. Человек выгружает «все сделки», а получает срез двухнедельной давности по одному менеджеру и потом долго спорит с бухгалтерией о цифрах. Перед экспортом всегда проверяйте, что стоит в фильтре.
Опция «все поля» на всякий случай. В результате файл на полторы сотни колонок, в котором невозможно найти нужную. Выгружайте то, что будете читать.
Ручная выгрузка вместо настроенного отчёта. Если вы делаете одну и ту же операцию четвёртый месяц подряд, это уже не отчёт, а рутина, которую пора переносить в BI Конструктор или в API.
Экспорт без разбивки по направлениям. Когда в одном портале живут опт, розница и сервис, общая сумма по всем сделкам не значит ничего. Направление — первое, что надо задать в фильтре.
Большая часть перечисленного решается за один разговор с человеком, который знает портал. Если экспорт не отдаёт нужные поля, стандартная аналитика не показывает ваш разрез, а на API нет времени и рук, наша техподдержка Битрикс24 на связи 24/7: настроим отчёт под вашу структуру продаж, разберёмся с правами и при необходимости автоматизируем регулярную выгрузку.
Частые вопросы
Почему в меню нет пункта экспорта?
Две причины. Либо вы находитесь в режиме Канбан вместо «Списка»: экспорт доступен только в списочном представлении. Либо у вашей роли нет права на экспорт: оно настраивается отдельно в разделе CRM → Настройки → Права доступа, причём для каждого элемента CRM по отдельности.
В каком формате выгружаются сделки?
Битрикс24 предлагает два варианта: CSV и Excel. CSV в справке рекомендован для переноса данных в другой Битрикс24, Excel — для анализа в MS Excel.
Сколько сделок можно выгрузить за раз?
Официальная документация жёсткого предела не называет, но предупреждает, что чем больше элементов вы экспортируете, тем дольше идёт процесс. На больших базах имеет смысл резать выгрузку фильтром по периодам, а не забирать всё разом.
Как выгрузить историю переходов по стадиям?
Обычный экспорт списка отдаёт поля самих сделок. Под историю статусов и стадий в Битрикс24 предусмотрены отдельные наборы данных BI Конструктора, работать с ней нужно через них.
Экспортируются ли вместе со сделками связанные контакты и компании?
Да, если отметить соответствующую опцию: в меню экспорта есть выбор выгрузить все поля связанных контактов и компаний. Для самих контактов и компаний доступна ещё и выгрузка реквизитов. Если планируете переезд в другой портал, эту опцию лучше включить сразу, иначе сделки приедут без клиентов.
Можно ли получать отчёт по сделкам автоматически, без ручной выгрузки?
Да, через REST API. Метод crm.deal.list отдаёт список сделок постранично, по 50 записей за запрос, со смещением через параметр start. Для новых интеграций в документации рекомендуют универсальный crm.item.list. Пользователю, от имени которого работает вебхук, нужны доступ к скоупу crm и право на чтение сделок.