Задача поставлена не тому человеку, сотрудник ушёл в отпуск, проект перешёл в другой отдел. Ситуация обычная, а вот способов передать задачу в Битрикс24 несколько, и они работают по-разному: где-то прежний исполнитель остаётся в курсе дела, где-то нет, где-то кнопка вообще не появится из-за прав доступа.
Ниже собраны все рабочие способы: как сменить исполнителя задачи в Битрикс24 в одной карточке, как передать задачу другому сотруднику через делегирование, как переназначить сразу десятки задач и что делать с задачами уволенного.
Кто есть кто в задаче
Прежде чем что-то менять, стоит понимать, кого именно вы двигаете. В задаче Битрикс24 четыре роли участников.
Постановщик создал задачу и принимает результат. Исполнитель отвечает за выполнение, он в задаче один. Соисполнители помогают с отдельными частями работы. Наблюдатели следят за ходом дела, но напрямую в нём не участвуют.
Когда говорят «передать задачу», почти всегда имеют в виду смену исполнителя. Но иногда нужно поменять именно постановщика, например если из компании ушёл тот, кто ставил задачи всему отделу. Это отдельное действие, и делается оно в других местах интерфейса.
Разделение ролей объясняет и то, почему у одной и той же задачи разные люди видят разный набор доступных действий. Постановщик распоряжается задачей как автор, исполнитель может передать её дальше только в рамках выданных ему прав, а наблюдатель не может ничего, кроме как читать и комментировать. Если коллега говорит «у меня нет такой кнопки», первым делом стоит уточнить, в какой роли он в этой задаче находится.
Способ 1. Сменить исполнителя прямо в карточке
Самый прямой путь, когда речь про одну конкретную задачу.
- Откройте задачу.
- Найдите поле «Исполнитель».
- Нажмите «Сменить» и выберите нового ответственного из списка сотрудников.
- Сохраните изменения.
Способ подходит и когда исполнителя вписали при постановке по ошибке, и когда работа уже идёт. Ограничений по статусу задачи здесь нет: передать можно и ту, которую только создали, и ту, что висит в работе третью неделю. Разница лишь в том, что во втором случае новому исполнителю понадобится контекст, а он не всегда очевиден из описания.
По умолчанию в списке доступны сотрудники вашего отдела. Если нужного человека там нет, скорее всего он из другого подразделения или это руководитель. Чтобы назначать исполнителем таких сотрудников, у вас должно быть право ставить им задачи. Как это право выдаётся, разберём чуть ниже.
Способ 2. Делегировать задачу
Делегирование нужно, когда задачу передаёт сам исполнитель, а не постановщик. Классический случай: вам поставили работу, но выполнять её будет ваш подчинённый или коллега, который лучше разбирается в теме.
- Откройте задачу.
- Нажмите на три точки в карточке.
- Выберите «Делегировать».
- Укажите сотрудника, которому переходит задача.
Руководитель всегда может делегировать задачу своим подчинённым. В остальных случаях делегирование сработает только при наличии права ставить задачи выбранному сотруднику. Если пункт в меню есть, но человека не получается выбрать, вопрос именно в правах, а не в ошибке системы.
Чем делегирование отличается от простой смены исполнителя
Разница небольшая на вид, но важная на практике. При делегировании исполнитель меняется, а прежний исполнитель остаётся в задаче наблюдателем. То есть человек, который передал работу, продолжает видеть, что с ней происходит, и получает уведомления по ней.
Это удобно, когда ответственность формально уходит, а интерес остаётся. Руководитель отдела передал задачу специалисту, но хочет знать, когда она закроется. Или сотрудник уходит в отпуск и передаёт работу коллеге, но после возвращения ему нужно понимать, чем всё кончилось.
Если такая связь не нужна, наблюдателя из задачи можно убрать вручную после передачи.
Способ 3. Массовая передача через список задач
Когда задач много, менять их по одной бессмысленно. В Битрикс24 есть групповое редактирование.
- Перейдите в раздел «Задачи и проекты», откройте режим «Список».
- Отметьте галочками нужные задачи.
- В меню групповых действий выберите «Сменить исполнителя или постановщика».
- Подтвердите действие в открывшемся окне и нажмите «Применить».
Отдельно стоит запомнить опцию «для всех». Она распространяет действие на все задачи по текущему фильтру, включая те, что не поместились на первую страницу, и вместе с подзадачами. Это ровно то, что нужно при переводе целого направления на нового ответственного, но и ровно то, чем легко зацепить лишнее. Перед тем как ставить эту галочку, настройте фильтр так, чтобы в выборке остались только те задачи, которые вы действительно собираетесь трогать.
В том же меню групповых действий доступны и другие операции: изменить крайние сроки, добавить наблюдателя или соисполнителя, указать группу, завершить задачи, удалить их. Удаление, кстати, не окончательное: удалённые задачи хранятся в корзине 30 дней.
Способ 4. Задачи уволенного сотрудника
Отдельный сценарий, и у него есть ограничение: переназначать задачи уволенного может только администратор Битрикс24. Руководитель отдела с этим не справится, даже если все задачи были его подчинённого.
- Откройте профиль уволенного сотрудника и перейдите на вкладку «Задачи».
- Проверьте фильтр в строке поиска. Обычно имеет смысл поставить «В работе», чтобы не тянуть завершённые задачи.
- Отметьте задачи галочками. Чтобы переназначить всё сразу, используйте чекбокс «Для всех»: действие применится ко всем результатам текущего фильтра.
- Нажмите «Выберите действие».
- Выберите «Сменить исполнителя», если человек был ответственным, или «Сменить постановщика», если он был автором задач.
- Введите имя нового сотрудника и выберите его из списка.
- Нажмите «Применить», затем «Выполнить».
После обработки запроса в столбце «Исполнитель» отобразится новый сотрудник. Если человек был и постановщиком, и исполнителем в разных задачах, операцию придётся повторить дважды, отдельно для каждой роли.
Практический совет: увольнение почти всегда затрагивает не только задачи. У сотрудника обычно остаются сделки, лиды и контакты в CRM, а там переназначение делается своими инструментами. Планируйте передачу дел целиком, а не по одному разделу, иначе клиенты повиснут без ответственного и обнаружится это через месяц.
Почему нужная кнопка не появляется
Самая частая причина, по которой ничего не получается, это права доступа. В задачах Битрикс24 они настраиваются отдельно от прав в CRM.
Путь к настройкам: «Задачи и проекты», далее «Ещё», далее «Права доступа». Там есть три предустановленные роли. «Полный доступ» получает администратор. Роль «Руководитель» автоматически назначается руководителям отделов. Роль «Менеджер» автоматически получают все сотрудники.
Права разбиты на конкретные действия, и для нашей темы важны четыре из них: «Редактирование задачи», «Делегирование задачи», «Смена исполнителя» и «Добавление соисполнителя». Помимо них в списке есть, например, «Редактирование чек-листа», экспорт и импорт задач.
Логика при разборе проблемы простая. Если сотрудник вообще не видит нужного пункта, у его роли нет соответствующего права. Если пункт есть, а нужного человека нет в выпадающем списке, дело в праве ставить задачи именно этому сотруднику: по умолчанию доступны коллеги из своего отдела.
Администратор Битрикс24 обладает полным доступом, поэтому в спорной ситуации быстрее всего проверить гипотезу так: попробовать то же действие от имени администратора. Если у него получается, вопрос точно в правах роли, а не в задаче.
Что происходит с задачей после передачи
Содержимое задачи никуда не девается. Описание, файлы, чек-лист, комментарии и переписка в чате задачи остаются на месте, потому что они привязаны к самой задаче, а не к человеку. Новый исполнитель открывает карточку и видит всю историю работы.
Сроки тоже не сбрасываются. Если крайний срок был поставлен на пятницу, он останется на пятнице, и новому исполнителю может достаться задача, которая уже почти просрочена. Это стоит проверять сразу при передаче: сдвинуть срок можно тут же, в карточке или через то же групповое редактирование.
Если в задаче включён контроль завершения, схема работы после передачи не меняется. Исполнитель нажимает «Завершить», и задача уходит постановщику, который либо принимает работу, либо возвращает её на доработку. Меняется только то, кто нажимает кнопку.
Сценарий: сотрудник уходит в отпуск на две недели
Здесь важна не столько техника, сколько порядок действий, потому что передавать нужно выборочно. Часть задач переживёт две недели без всякого ущерба, а часть встанет и потянет за собой смежные работы.
Начните с фильтра по исполнителю в списке задач: нужен полный перечень того, что на человеке висит. Дальше пройдите его глазами и разделите на три группы. Задачи с дедлайном внутри периода отпуска передаются обязательно. Задачи с дедлайном после возвращения обычно можно оставить как есть. Задачи без срока стоит разобрать отдельно, потому что часть из них с высокой вероятностью просто зависла.
Передавать удобнее делегированием, а не сменой исполнителя: уходящий сотрудник останется наблюдателем и после возвращения увидит, что происходило без него. Если задач много и все они уходят одному человеку, быстрее сделать это групповым редактированием из списка, а потом точечно поправить наблюдателей там, где это имеет смысл.
Последний шаг, который пропускают чаще всего: короткое сообщение в чате каждой переданной задачи. Одна-две фразы о том, на чём остановились и к кому идти с вопросами. Новый исполнитель прочитает описание задачи, но не прочитает мысли того, кто вёл её три месяца.
Сценарий: задача попала не в тот отдел
Бывает, что менять нужно не исполнителя, а постановщика. Например, заявка ушла в отдел, который ею не занимается, и теперь весь дальнейший контроль по логике должен быть за другим руководителем.
Смена постановщика делается через то же групповое редактирование в разделе «Задачи и проекты», в режиме «Список»: отметьте задачи и выберите действие «Сменить исполнителя или постановщика». В сценарии с уволенным сотрудником действие «Сменить постановщика» доступно из его профиля, на вкладке «Задачи».
Учтите один момент организационного характера. Постановщик принимает результат работы, если включён контроль завершения. Меняя постановщика, вы меняете и того, к кому задача придёт на приёмку. Если новый постановщик об этом не знает, задача может зависнуть в статусе ожидания приёмки на неопределённый срок просто потому, что человек не понял, почему ему что-то прилетело.
Отдельный случай: задачи ставит не человек, а автоматизация
В Битрикс24 задачи умеют создавать роботы: в CRM это одно из их стандартных действий наравне с отправкой писем и сообщений в чат. Если часть работы в компании прилетает сотрудникам именно так, разовая передача задач проблему не решит.
Логика простая. Вы переназначили всё, что уже создано, но робот настроен на конкретного человека, поэтому завтра он снова поставит задачу тому же сотруднику. При отпуске это даёт неприятный эффект: задач вроде бы никто не видит, а они исправно копятся у отсутствующего.
Поэтому при передаче дел проверяйте не только текущие задачи, но и настройки роботов в тех воронках, где сотрудник фигурировал как ответственный. Это же касается шаблонов повторяющихся задач и любых сценариев, где ответственный зашит в настройку, а не выбирается каждый раз вручную.
Как убедиться, что передача прошла
Проверка занимает минуту, а экономит недели неприятных открытий.
Откройте список задач и отфильтруйте его по прежнему исполнителю. Если после массовой операции там всё ещё что-то есть, значит часть задач не попала в выборку. Чаще всего причина в фильтре, который стоял на момент операции: например, вы отбирали задачи «В работе», а часть висела в других статусах.
Дальше отфильтруйте список по новому исполнителю и посмотрите на объём. Если человеку разом прилетело сорок задач, это повод не радоваться успешной операции, а пересмотреть распределение: половину, возможно, стоит отдать кому-то ещё или закрыть как неактуальные.
И отдельно проверьте задачи, где сотрудник был постановщиком. Их не видно при фильтрации по исполнителю, поэтому они регулярно остаются незамеченными до момента, когда кому-то нужно сдать работу, а принимать её некому.
Типичные ошибки при передаче задач
Передали задачу и не предупредили человека. Уведомление он, конечно, получит, но уведомлений в портале много. Если задача срочная, отдельное сообщение в чате задачи с парой слов о контексте экономит день переписки.
Сменили исполнителя, но забыли про соисполнителей и наблюдателей. Часто в задаче остаются люди, которые были там из-за прежнего ответственного. Их присутствие само по себе не мешает, но лишние уведомления раздражают, а список участников перестаёт отражать реальность.
Использовали опцию «для всех» без фильтра. Это самая дорогая ошибка в списке, потому что она массовая. Действие уходит на все задачи текущей выборки вместе с подзадачами, и разбирать последствия придётся вручную.
Перенесли задачи, но не тронули CRM. Задачи и элементы CRM живут в разных разделах и переназначаются разными способами. После ухода сотрудника проверять нужно оба.
Меняли исполнителя вместо делегирования, когда связь с прежним ответственным была нужна. Или наоборот, делегировали и оставили в задаче наблюдателя, который к работе отношения уже не имеет. Оба варианта рабочие, важно только выбирать осознанно.
Как передавать задачи, чтобы не разбираться с этим каждый раз
Несколько привычек, которые снимают большую часть таких ситуаций.
Настройте права один раз и под структуру компании, а не под конкретный случай. Если руководителям отделов регулярно приходится просить администратора переназначить задачи, значит роли настроены слишком узко.
Договоритесь, кто в компании имеет право менять исполнителя без согласования. Технически это решается правами, организационно правилом. Без правила система превращается в место, где задачи кочуют между людьми, а спросить в итоге не с кого.
При передаче всегда проверяйте срок. Задача с чужим просроченным дедлайном демотивирует нового исполнителя сильнее, чем кажется.
Для регулярных сценариев вроде отпусков заведите короткий регламент: кто кому передаёт задачи, что делает с наблюдателями, что пишет в чате задачи. Пять строк текста избавляют от десятка вопросов каждое лето.
И держите в порядке оргструктуру портала. Права в задачах во многом опираются на неё: кто чей руководитель, кто в каком отделе. Когда сотрудник переходит в другое подразделение, а в структуре это не отражено, начинаются странности вида «раньше мог назначать, теперь не могу».
Если разбираться самостоятельно некогда или права в портале запутаны настолько, что проще начать с аудита, наша техподдержка Битрикс24 24/7 разберёт настройку ролей и покажет, как передавать задачи в вашей структуре без обращения к администратору по каждому поводу.
Частые вопросы
Можно ли передать задачу вместе с подзадачами?
При групповом редактировании опция «для всех» распространяет действие на все задачи текущей выборки вместе с подзадачами. Если же вы меняете исполнителя в одной карточке, подзадачи остаются со своими исполнителями, их нужно переназначать отдельно.
Что будет с прежним исполнителем после передачи?
При делегировании он автоматически становится наблюдателем задачи и продолжает получать по ней уведомления. Если это не нужно, уберите его из наблюдателей вручную.
Почему я не вижу нужного сотрудника в списке при смене исполнителя?
По умолчанию доступны сотрудники вашего отдела. Чтобы назначить исполнителем руководителя или человека из другого подразделения, нужно право ставить задачи этим сотрудникам. Проверьте настройки в разделе «Задачи и проекты», «Ещё», «Права доступа».
Кто может переназначить задачи уволенного сотрудника?
Только администратор Битрикс24. Делается это через профиль сотрудника, вкладку «Задачи», групповое действие «Сменить исполнителя» или «Сменить постановщика».
Сохранятся ли комментарии и файлы после смены исполнителя?
Да. Описание, файлы, чек-лист и переписка в чате задачи привязаны к самой задаче, а не к исполнителю, поэтому новый ответственный открывает карточку со всей историей. Проверить стоит другое: крайний срок остаётся прежним, и человеку может достаться работа, которая горит уже сегодня.
Можно ли отменить массовую передачу, если ошиблись?
Автоматической отмены групповой операции нет, поэтому исправлять придётся тем же способом: отфильтровать задачи и назначить прежнего исполнителя обратно. Именно поэтому перед использованием опции «для всех» стоит настроить фильтр и убедиться, что в выборке только нужные задачи.