Задача, поставленная голосом в коридоре, живёт до следующего совещания. Задача, заведённая в Битрикс24, живёт до тех пор, пока её не закроют, и по ней в любой момент видно, кто отвечает, к какому числу и что считается выполненным. Разница между этими двумя способами управления становится очевидной месяца через три, когда накапливается история и появляется что сравнивать.
Ниже практическая инструкция: где нажимать, какие поля заполнять и какие настройки включать, чтобы поставить задачу в Битрикс24 правильно с первого раза, а потом не переписывать её в комментариях.
Где в портале находится раздел задач
В веб-версии портала задачи лежат в левом меню, в пункте «Задачи и проекты», подпункт «Задачи». В мобильном приложении для них отведена отдельная вкладка «Задачи». Если нужного пункта в меню нет, чаще всего он просто скрыт настройками конкретного пользователя, потому что левое меню в Битрикс24 каждый настраивает под себя.
Внутри раздела открывается список задач, к которым сотрудник имеет отношение: те, что он выполняет сам, те, что поручил другим, и те, за которыми наблюдает. Отсюда же ставятся новые задачи.
Быстрая постановка: мини-карточка
Самый короткий путь выглядит так:
- Откройте «Задачи и проекты», затем «Задачи».
- Нажмите кнопку «Создать». Откроется мини-карточка задачи.
- Впишите название.
- Добавьте описание.
- Укажите исполнителя.
- Поставьте крайний срок.
- Сохраните.
В мини-карточке доступны ещё три вещи, которые часто нужны сразу: прикрепить файлы, добавить чек-лист и связать задачу с проектом. Для большинства поручений внутри отдела этого набора достаточно, и вся постановка укладывается в минуту.
Стоит потратить эту минуту осмысленно. Битрикс24 в собственных рекомендациях советует начинать название с действия: подготовить, проверить, создать, согласовать. Заголовок «Коммерческое предложение для ТОО Астра» через неделю прочитается как угодно, а «Подготовить коммерческое предложение для ТОО Астра» читается однозначно. Формулировка при этом должна оставаться компактной. Чем короче и точнее название, тем быстрее человек понимает, о чём речь, даже не открывая карточку.
В описании имеет смысл ответить на три вопроса: что сделать, зачем это нужно и как выглядит готовый результат. Для рутинного поручения хватит пары тезисов. Для сложной работы лучше дать контекст целиком, вместе с деталями и ссылками, иначе исполнитель придёт за ними в личку и вы потратите больше времени, чем сэкономили на описании.
Рабочая заготовка для описания
Описание задачи чаще всего становится тем местом, где экономят время и там же его теряют. Помогает простая заготовка из четырёх строк, которую можно один раз положить в шаблон и дальше только подставлять содержание.
Контекст. Одна-две фразы о том, откуда взялась задача. «Клиент попросил на встрече 19 августа», «по итогам аудита склада», «повторная жалоба из отзыва на 2ГИС». Эта строка спасает, когда задачу через месяц открывает человек, которого на той встрече не было.
Что сделать. Конкретное действие, без обобщений. Формулировка «поработать с базой» бесполезна, а «выгрузить из CRM все сделки в стадии «Согласование» старше 30 дней и проставить по каждой причину зависания» уже говорит исполнителю, что от него хотят.
Готовый результат. Как выглядит выполненная работа. Файл в задаче, заполненное поле, отправленное письмо, согласованный документ. Если исполнитель и постановщик по-разному понимают, что считать готовым, задача обязательно вернётся на второй круг.
Ограничения. Бюджет, дата, доступы, к кому обращаться за информацией. Здесь же ссылки на нужные файлы и карточки.
Четыре строки занимают полторы минуты и снимают большую часть уточняющих вопросов. На сложных задачах экономия измеряется часами переписки.
Полная форма: когда мини-карточки мало
Из мини-карточки есть переход к полной форме. Она содержит всё то же самое плюс расширенный набор параметров и нужна тогда, когда в задаче участвует больше одного человека или у неё есть особые условия по срокам и приёмке.
Что становится доступно в полной форме:
- Результаты, то есть фиксация итога работы отдельным блоком, а не поиском по комментариям.
- Файлы и чек-листы.
- Проект и Поток: привязка задачи к рабочей группе или к потоку задач.
- Теги для последующей выборки и отчётности.
- Напоминания.
- Элементы CRM: связь задачи со сделкой, лидом, контактом или компанией.
- Родительская задача, подзадачи и связанные задачи.
- Диаграмма Ганта и планирование сроков.
- Учёт времени.
- Пользовательские поля, если администратор портала завёл для задач собственные реквизиты.
Соисполнителей и наблюдателей тоже добавляют здесь, в нижнем блоке с дополнительными возможностями.
Кто есть кто в задаче
Путаница в ролях чаще всего и приводит к тому, что задача виснет. В Битрикс24 ролей четыре, и разделены они жёстко.
Постановщик создал задачу. Он принимает работу и, если включён контроль, ставит финальную точку.
Исполнитель отвечает за результат. Он в задаче всегда один. Это принципиальная позиция платформы, и она совпадает со здравым смыслом: ответственность, размазанная на троих, не принадлежит никому.
Соисполнители помогают. Их может быть несколько, каждый делает свою часть, но итоговая ответственность к ним не переходит и остаётся на исполнителе.
Наблюдатели в работе не участвуют, но следят за ходом и результатом. Руководитель смежного отдела, юрист, бухгалтер. Если понадобится, наблюдателя всегда можно подключить к работе.
Практическое правило простое: если вы ловите себя на желании поставить двух исполнителей, значит задач на самом деле две. Разделите их и свяжите между собой.
Крайний срок и всё, что вокруг него
Дедлайн платформа считает обязательным по смыслу: без даты задача теряет приоритет и уходит вниз списка. Система напомнит исполнителю за сутки до срока, но напоминание сработает только если срок вообще проставлен.
В настройках задачи рядом со сроком живёт несколько переключателей, и каждый заметно меняет её поведение:
- «Проконтролировать задачу после завершения». Исполнитель не закрывает задачу сам, она уходит постановщику на проверку.
- «Автоматически указывать крайний срок».
- «Разрешить исполнителю менять крайний срок». Если выключить, дату двигает только постановщик.
- «Пропускать выходные дни». При расчёте сроков суббота и воскресенье не учитываются.
- «Автоматически завершать при завершении подзадач». Родительская задача закроется сама, когда закроются все дочерние.
Два из них стоит настроить осознанно, на уровне привычки всей команды. Контроль после завершения нужен там, где цена ошибки высокая: договоры, платежи, публичные материалы. Запрет на смену срока имеет смысл для задач с внешними обязательствами, где дату диктует клиент или регулятор, а не удобство отдела. В остальных случаях контроль превращается в лишний шаг, а исполнитель, который не может подвинуть дату сам, начинает писать об этом в личку, и вы теряете ровно то время, которое собирались сэкономить.
Чек-лист, файлы и результат
Чек-лист разбивает сложную работу на этапы. Он же снимает вечный вопрос «на чём мы остановились»: по отметкам видно, какая часть закрыта. Пункты чек-листа можно распределять между участниками задачи, поэтому для совместной работы это более удобный инструмент, чем гирлянда подзадач.
Файлы прикрепляйте сразу, при постановке. Ссылка на нужный документ, оставленная в комментарии на третий день, ничем не лучше устного поручения.
Про результат задачи скажу отдельно. Если параметр включён, система потребует описать итог перед закрытием, и без этого появится предупреждение. Механика выглядит бюрократической ровно до первого раза, когда через полгода нужно поднять, чем закончилась история с конкретным клиентом. В сорока комментариях искать бесполезно, а поле результата открывается сразу.
Подзадачи: когда дробить, а когда не стоит
В полной форме задаче можно назначить родительскую задачу, а к ней прицепить подзадачи. Инструмент мощный, и им легко злоупотребить, поэтому ориентир такой: дробите, когда у частей работы разные исполнители или разные сроки. Если исполнитель один и всё делается за один подход, подзадачи только добавят кликов, и хватит чек-листа.
Классический случай для дробления это запуск чего-то нового. Головная задача «Запустить акцию к сентябрю» сама по себе неуправляема, а вот её части вполне: подготовить условия акции, согласовать с бухгалтерией, собрать посадочную страницу, настроить рекламу, обучить менеджеров скрипту. У каждой части свой человек и своя дата, по каждой видно движение.
Полезная деталь: у родительской задачи есть переключатель «Автоматически завершать при завершении подзадач». Он избавляет от ситуации, когда все части давно сделаны, а головная задача продолжает висеть в списке и портить статистику. Включать его стоит там, где родительская задача сводится к сумме своих частей и никакой отдельной работы после них не остаётся.
Рядом живут ещё связанные задачи. Это горизонтальная связь между поручениями, которые зависят друг от друга, но одно в другое не вложены.
Три способа поставить задачу быстрее
Из сообщения в чате. Обсуждение в чате часто и есть постановка задачи, просто в неудобном виде. Выделите сообщение, пост или комментарий, нажмите правой кнопкой мыши или откройте меню из трёх точек, дальше «Ещё», затем «Создать задачу». Откроется слайдер новой задачи, а текст выбранного сообщения окажется в описании, и его можно отредактировать. Исходное сообщение в чате при этом не меняется. В чат придёт системное уведомление вида «{Имя} создал задачу на основе сообщения», где подсвеченные слова кликабельны: по ним открывается либо сама задача, либо сообщение, из которого она выросла.
Из карточки CRM. Задачу можно связать со сделкой, лидом, контактом или компанией через блок «Элементы CRM». Для отдела продаж эта связка работает лучше всего: создание задачи CRM рядом с конкретной сделкой означает, что менеджер видит поручение в контексте клиента, а руководитель видит его в контексте воронки.
Из шаблона. Если поручение повторяется, набирать его заново не нужно. Шаблон хранит описание и инструкции, исполнителя и остальных участников, сроки, чек-листы, прикреплённые файлы, настройки учёта времени и параметры регулярного повтора. Шаблоны поддерживают подзадачи, то есть по одному нажатию разворачивается целая структура работы. Параметры перед постановкой можно поправить, сам шаблон от этого не изменится. По умолчанию создавать шаблоны могут все сотрудники, и это право ограничивается в настройках доступа. Есть и отдельная опция «Задача для нового сотрудника»: задачи по такому шаблону создаются автоматически, когда в систему добавляют нового человека.
Что происходит после постановки
Задача проходит через понятный набор состояний:
- «Ждёт выполнения». Состояние только что созданной задачи.
- «Выполняется». После того как исполнитель нажал «Начать».
- «Отложена». Работа приостановлена, но задача остаётся в списке.
- «Ждёт контроля». Промежуточное состояние при включённом контроле постановщика.
- «Завершена». Финал.
Когда работа сделана, исполнитель нажимает «Завершить» в карточке. При включённом контроле задача переходит в «Ждёт контроля» и уходит постановщику на проверку. Если у задачи включён обязательный результат, без его описания закрыть её не получится.
Отдельно про «Отложена». Этот статус придуман для честного ответа на вопрос «почему не двигается»: работа приостановлена по внешней причине, и задача при этом никуда не исчезает. Пользоваться им стоит вместе с комментарием, где написано, чего ждём и до какого числа. Иначе через две недели никто не вспомнит, почему поручение стоит, и его придётся выяснять заново.
Если задача улетела не тому человеку, исполнителя меняют прямо в карточке, заводить новую задачу для этого не нужно. Вся переписка, файлы и отметки чек-листа при смене исполнителя остаются на месте, а это и есть главная ценность истории.
Постановка с телефона
В мобильном приложении Битрикс24 задачи вынесены на отдельную вкладку, и поставить поручение оттуда можно ровно так же, как из браузера. Для руководителя, который половину дня проводит на объектах или в машине, это основной сценарий: мысль пришла, и поручение уже в системе, а не в заметках телефона.
Один совет по дисциплине. С телефона велик соблазн набрать название из двух слов и отправить как есть, дописав остальное потом. «Потом» обычно не наступает. Если печатать неудобно, надиктуйте описание голосом, но заполните хотя бы исполнителя и срок. Задача без этих двух полей всё равно вернётся к вам вопросом.
Как это выглядит в жизни
Дальше иллюстративный пример, собранный из типичных ситуаций, а не описание конкретного клиента. Компания на пятнадцать человек: продажи, производство, бухгалтерия. Битрикс24 стоял год, задачами пользовались двое.
Разбор показал три вещи. Половина задач была без срока. В трети задач в названии стояло существительное без глагола: «Коммерческое предложение», «Сайт», «Отчёт». Соисполнителей не использовали вообще, вместо этого создавали по три одинаковые задачи на разных людей.
Договорились о трёх правилах, без всякой автоматизации. Название начинается с глагола. Срок ставится всегда, даже приблизительный. На каждое поручение один исполнитель, остальные идут соисполнителями или наблюдателями. Плюс завели пять шаблонов на регулярные вещи: закрытие месяца, подготовка коммерческого, приём нового сотрудника, ежемесячный отчёт по производству, плановое ТО оборудования.
Через полтора месяца доля просроченных задач заметно снизилась, а планёрка сократилась примерно вдвое, потому что половина повестки раньше состояла из вопроса «а что с этим?». Никаких новых лицензий и настроек для этого не потребовалось, изменилась только дисциплина заполнения полей.
Ошибки, которые дороже всего обходятся
Задача-контейнер. «Запустить новый сайт» со сроком через три месяца. Такая формулировка не работает: по ней невозможно понять, идёт работа или стоит. Дробите на подзадачи или хотя бы на пункты чек-листа.
Постановка без срока. Задача без даты не попадает ни в один фильтр по срокам и не вызывает напоминаний. Формально она есть, фактически её нет.
Обсуждение вместо описания. Когда суть поручения размазана по двадцати комментариям, любой новый участник тратит полчаса на чтение. Ключевое переносите в описание, комментарии оставляйте для рабочей переписки.
Наблюдатели пачками. Соблазн добавить наблюдателем весь отдел велик, но это прямой путь к тому, что уведомления в портале начнут игнорировать все. Наблюдателем стоит ставить того, кому результат действительно нужен.
Контроль на всём подряд. Если постановщик проверяет каждую мелочь, он становится узким горлышком, и задачи копятся в «Ждёт контроля» уже на его стороне.
Задачи без тегов и проектов. Пока задач полсотни, найти нужную можно глазами. На пятистах уже нет. Теги и привязка к проекту стоят секунду при постановке и превращают список в управляемую структуру, из которой потом собирается отчётность. Договоритесь о наборе тегов заранее, иначе через полгода в портале будет тридцать вариантов написания одного и того же слова.
Дублирование вместо соисполнителей. Три одинаковые задачи на трёх человек там, где нужна одна задача с соисполнителями, это самая живучая ошибка из всех. Работа при этом либо делается трижды, либо не делается вовсе, потому что каждый уверен, что этим занят кто-то другой.
Разобраться с постановкой задач можно самостоятельно за один вечер, тут нет ничего сложного. Тонкости начинаются дальше: права доступа к задачам между отделами, шаблоны с подзадачами и регулярным повтором, связка задач с воронкой продаж, автоматическое создание поручений роботами в CRM. Если на каком-то из этих шагов портал ведёт себя не так, как вы ожидали, наша техподдержка Битрикс24 на связи 24/7: посмотрим вашу конфигурацию и настроим так, чтобы задачи работали на процесс.
Частые вопросы
Можно ли назначить двух исполнителей в одной задаче?
Нет. Исполнитель в задаче всегда один, это заложено в логике платформы. Остальных участников добавляют соисполнителями, если они делают часть работы, или наблюдателями, если те только следят за ходом.
Что делать, если исполнитель не укладывается в срок?
Если в задаче включён параметр «Разрешить исполнителю менять крайний срок», он двигает дату сам. Если параметр выключен, срок меняет только постановщик. Второй вариант удобен для задач с внешними обязательствами, где дату диктует клиент или регламент.
Как поставить задачу, которая повторяется каждый месяц?
Через шаблон задачи. Шаблон хранит описание, участников, сроки, чек-листы, файлы и настройки регулярного повтора, поэтому одинаковые поручения не приходится набирать заново.
Задачу можно создать прямо из переписки?
Да. Выделите сообщение, пост или комментарий, откройте меню из трёх точек, затем «Ещё» и «Создать задачу». Текст сообщения попадёт в описание задачи, исходное сообщение в чате останется без изменений, а в чат придёт уведомление со ссылкой на созданную задачу.
Как связать задачу с конкретной сделкой?
В полной форме задачи есть блок «Элементы CRM», через него задача привязывается к сделке, лиду, контакту или компании. После привязки задача видна и в карточке задачи, и в карточке элемента CRM.