Как собрать лиды с выставки в Битрикс24: визитки, анкеты и первое касание в тот же день

Чтобы лиды с выставки не терялись, нужно ещё до начала мероприятия определить, как контакт попадает в CRM, кто его обрабатывает и в какой срок. Рабочая схема такая: единая анкета на стенде или мобильное приложение для ввода, отдельный источник «Выставка», автоматическая задача менеджеру и первое касание в тот же день. Всё остальное, от визиток до рассылки, строится вокруг этой связки.

Типичная картина после выставки выглядит так. На стенде три дня работали шесть человек, собрали стопку визиток, пару блокнотов с пометками и несколько десятков заметок в телефонах. Через неделю маркетолог просит прислать список контактов, и выясняется, что у каждого сотрудника свой формат, половина данных без телефона, а часть людей уже написали конкурентам. Деньги на стенд потрачены, а посчитать результат нечем.

Почему лиды с выставки теряются быстрее обычных?

Лиды с выставки теряются из-за сочетания трёх факторов: контактов много за короткое время, собирают их разные люди разными способами, а интерес у посетителя остывает за несколько дней. На обычном сайте заявка приходит в одну форму и сразу попадает в CRM. На стенде сотрудник разговаривает, записывает на ходу и вносит данные потом, если успеет.

Отсюда три типичные потери. Первая: данные вообще не попали в CRM и остались на визитке или в блокноте. Вторая: попали без главного, то есть без пометки, о чём шёл разговор, и менеджер, который звонит через неделю, начинает с нуля. Третья: контакты внесли, но никто не получил задачу, и лид лежит без движения. Ниже по порядку, как закрыть каждую из них средствами Битрикс24.

Что подготовить в Битрикс24 до выставки?

До выставки в Битрикс24 нужно подготовить четыре вещи: источник для лидов, поля для пометок, ответственных и сценарий обработки. На это уходит день, и потом всё сделанное работает без вашего участия.

1. Источник. Заведите отдельное значение источника с названием выставки и года. Источник лида показывает, через какой канал клиент узнал о компании. По нему после мероприятия вы увидите, сколько лидов пришло и сколько из них стало сделками.
2. Поля для пометок. Кроме имени и телефона нужны поля «Интерес» (о чём говорили), «Степень горячести» и «Что пообещали». Три коротких поля заполняются быстрее, чем один длинный комментарий, и по ним легко фильтровать.
3. Ответственные. Решите заранее, кто обрабатывает лиды после выставки: те же сотрудники, что стояли на стенде, или отдельная группа менеджеров. Лучше, чтобы первое касание делал тот, кто разговаривал с клиентом.
4. Сценарий обработки. Опишите, что происходит после появления лида: какая задача создаётся, в какой срок, что менеджер отправляет клиенту.

Доступность лидов и части функций зависит от тарифа. Лиды доступны не на всех тарифах, как сказано в справке Битрикс24 о работе с лидами в мобильной CRM, поэтому до выставки сверьте список нужных возможностей со страницей тарифов, а не в день мероприятия.

Как вводить контакты на стенде: приложение, анкета или визитки?

Для стенда подходят три способа ввода, и лучше использовать два из них одновременно. Какой выбрать, зависит от числа сотрудников и потока посетителей.

Способ	Как работает	Когда подходит	Слабое место
Лид в мобильном приложении	Меню «Плюс», затем «Лид», поля заполняются на месте	Небольшой стенд, 2-4 человека	Каждый вводит данные по-своему
CRM-форма на планшете	Единая анкета с обязательными полями, данные сразу попадают в CRM	Большой поток, много сотрудников	Нужен планшет или ноутбук и стабильный интернет
Визитки с ручным вводом вечером	Визитки собираются в коробку, данные вносит один человек	Как запасной вариант	Задержка, потеря контекста разговора

Мобильный способ описан в справке: чтобы создать лид вручную, нужно открыть меню «Плюс (+)», выбрать «Лид» и заполнить данные клиента. В карточке есть поле «Источник» и поле «Ответственный», то есть сотрудник, который будет работать с клиентом (справка о лидах в мобильной CRM).

Про сканирование визиток камерой стоит сказать отдельно. На странице мобильной CRM Битрикс24 заявлено, что визитку можно сфотографировать, а поля распознаются автоматически. Мы не нашли в справке пошаговой инструкции, поэтому не обещаем, что это сработает на ваших визитках с несколькими языками и сложным дизайном. Проверьте функцию до выставки на десяти реальных визитках, и если распознавание ошибается, оставьте ручной ввод.

Как собрать анкету посетителя через CRM-форму?

CRM-форма в Битрикс24 это онлайн-анкета для сбора данных клиентов, которая после отправки создаёт записи в CRM. Для стенда это самый управляемый способ: форма одинакова для всех сотрудников, обязательные поля не дают сохранить пустую анкету, а источник проставляется автоматически.

Форма создаётся в разделе CRM → Продажи → Каналы продаж → CRM-формы: нужно нажать «Добавить» и выбрать сценарий. Сценарии сгруппированы по категориям, и среди них есть вариант для регистрации на онлайн-событие. Для стенда проще взять индивидуальную настройку и собрать только нужные поля. Подробно это описано в справке Битрикс24 по созданию CRM-формы.

Важно понимать, что именно создаётся после отправки. Если в форме только поля лида, данные сохраняются в лид. Если в форме есть поля контакта, данные попадают в карточку контакта, а повторный лид связывается с ним. Для сделки выбирается воронка, и по умолчанию создаётся новая сделка. Элементы распределяются между выбранными сотрудниками по очереди, при этом можно не назначать тех, кто не начал рабочий день или на перерыве.

Форму можно показать тремя способами: встроить в страницу сайта, открыть виджетом поверх страницы или отправить по публичной ссылке. Для стенда удобнее всего публичная ссылка на планшете, а также ссылка, которую можно передать посетителю, чтобы он заполнил анкету сам. Возможности публикации описаны в справке о CRM-формах. Про QR-код в этой справке ничего не сказано, поэтому если вы планируете QR на стенде, сгенерируйте его из публичной ссылки любым внешним сервисом и проверьте, что ссылка открывается на телефоне.

Ещё две оговорки. CRM-формы доступны не на всех тарифах. И формы защищены капчей от автоматических отправок, по умолчанию это Yandex SmartCaptcha, что стоит проверить на планшете заранее: если капча не загружается в сети выставки, анкета не отправится.

Какие поля нужны в анкете, чтобы после выставки было с чем работать?

В анкету стенда нужно включить минимум полей и один обязательный вопрос про интерес. Чем длиннее анкета, тем меньше людей её заполнят, особенно на шумном стенде, где посетитель стоит на ногах.

• Имя и компания.
• Телефон или e-mail (хотя бы одно обязательно).
• Должность: по ней менеджер понимает, с кем говорит.
• Интерес: выбор из списка, а не свободный текст.
• Степень горячести: горячий, тёплый, холодный. Заполняет сотрудник, а не посетитель.
• Согласие на получение сообщений от компании: отдельная отметка.

Отметку о согласии не стоит считать формальностью. Это рекомендация по ведению бизнеса: человек, который не ждал письма, чаще всего его игнорирует, а иногда жалуется. Согласие, полученное на стенде, делает последующее касание уместным, и его удобно хранить в карточке контакта.

Как не получить дубли после выставки?

Дубли после выставки появляются почти всегда, потому что один человек подходит к стенду несколько раз или его вносят два сотрудника. В Битрикс24 для этого есть автоматический поиск дубликатов. Для лидов он сравнивает ФИО, название компании, телефон и e-mail, а если совпадения по первому полю нет, поиск идёт по следующему.

Настраивается он в разделе CRM, затем «Настройки», пункт «Автоматический поиск дубликатов». По умолчанию проверка идёт раз в день, и частоту можно изменить. Автообъединение срабатывает, только если значения всех полей совпадают и элементами владеет один сотрудник, а для лидов ещё и совпадает стадия канбана. Иначе CRM предлагает объединить карточки вручную. Остаётся карточка, созданная раньше, а остальные удаляются, и их можно восстановить из корзины CRM. Условия описаны в справке Битрикс24 об автоматическом объединении дубликатов. Мастер контроля дубликатов доступен не на всех тарифах.

Для CRM-формы дубликаты настраиваются отдельно: запись считается дубликатом, если совпадают любые два параметра из трёх, то есть ФИО или название компании, телефон и e-mail. Для контактов и компаний доступны режимы «Разрешить», «Заменять» и «Объединять» дубликаты. Выберите режим заранее, потому что после выставки разбирать сотни записей вручную гораздо дороже.

Как обеспечить первое касание в тот же день?

Первое касание в тот же день обеспечивается задачей, которая создаётся автоматически в момент появления лида. Вручную такие задачи ставят в первый день и забывают во второй, поэтому их нужно поручить роботу.

Роботы в Битрикс24 срабатывают при переходе элемента на определённую стадию и умеют создавать задачи, отправлять письма и уведомлять сотрудников. Для выставки хватит трёх сценариев:

1. Новый лид с источником «Выставка» и горячестью «горячий» создаёт задачу ответственному со сроком до конца дня.
2. Для тёплых лидов задача создаётся на следующий день.
3. Лид, по которому за три дня нет ни одного действия, поднимается в уведомление руководителю.

Содержание касания зависит от разговора. Хорошее первое сообщение короткое: напоминает о встрече на стенде, повторяет то, что обещали, и предлагает следующий шаг. Шаблоны писем и сообщений подготовьте заранее, чтобы менеджеры не сочиняли их под давлением после трёх дней на ногах. Если клиенты с выставки пишут в WhatsApp, подключите мессенджер к CRM, как описано на странице подключить Wazzup к вашей CRM, тогда переписка останется в карточке клиента.

Пример: как это выглядит у компании на отраслевой выставке (иллюстрация)

Этот пример придуман для наглядности и не описывает реального клиента. Допустим, компания, которая продаёт промышленное оборудование, едет на трёхдневную выставку. На стенде четыре человека и планшет с анкетой.

Накануне руководитель отдела продаж создаёт источник «Выставка, ноябрь», собирает форму из шести полей и настраивает трёх роботов. В первый день сотрудники заполняют анкету вместе с посетителем: после каждого разговора нажимают «горячий», «тёплый» или «холодный». Если посетитель сам ушёл, сотрудник вносит его визитку через мобильное приложение за минуту.

Вечером руководитель открывает список лидов с источником выставки. Горячих двадцать три, и по каждому уже стоит задача на утро. На третий день менеджеры, которые не были на выставке, получают тёплые лиды с пометками «Интерес» и «Что пообещали». Через неделю в отчёте по источнику видно, сколько лидов стало сделками, и можно честно сопоставить результат со стоимостью стенда.

Какие ошибки чаще всего допускают после выставки?

Самая частая ошибка: собирать контакты, а не лиды. Контакт без пометки о разговоре и без задачи менеджеру остаётся записью в базе, которую никто не откроет. Нужны не имена, а имена с контекстом и следующим шагом.

Вторая ошибка: вносить данные только вечером или после возвращения. К этому моменту половина деталей забыта, а часть визиток потеряна. Третья: не заводить отдельный источник и потом не знать, окупилась ли выставка. Четвёртая: делать длинную анкету, которую никто не хочет заполнять. Пятая: отправлять всем одинаковое массовое письмо через неделю. Горячим нужно личное касание в день выставки, холодным можно отправить общий материал, но не раньше, чем они получат согласие.

Шестая ошибка организационная: не определить, кто отвечает за обработку лидов после мероприятия. Когда ответственность размыта, лиды обрабатывают те, у кого есть время, а не те, кто разговаривал с клиентом.

Как оценить результат выставки?

Результат выставки считается по источнику лидов. Откройте список лидов и сделок с источником мероприятия и посмотрите четыре цифры: сколько контактов собрано, сколько из них горячих, сколько превратились в сделки и на какую сумму. Сопоставьте с затратами на стенд, поездку и людей.

Делайте такую выгрузку дважды: сразу после выставки и через два-три месяца. Сделки по сложным продажам закрываются не сразу, и первая цифра почти всегда занижает результат. Если вы увидели, что горячие лиды превращаются в сделки заметно лучше тёплых, в следующий раз можно уделить больше времени глубоким разговорам и меньше раздаче материалов.

Заранее договоритесь и о том, кто собирает отчёт и когда. Лучше всего, если это тот же человек, который готовил выставку: он помнит, какие поля и источники заводились, и быстро увидит, где данные неполные. Результат полезно обсудить с командой стенда сразу после возвращения: сотрудники расскажут, какие вопросы задавали чаще всего, какие материалы брали охотнее и что мешало разговорам. Эти наблюдения не попадают в CRM сами, но именно они помогают подготовить следующую выставку лучше, чем предыдущую. Запишите выводы в короткую заметку и приложите к источнику, чтобы через год не начинать с нуля.

Отдельно подумайте о тех, кто не смог подойти к стенду, но проявил интерес: подписчиках в соцсетях, участниках вашего доклада, людях, которым вы дали визитку на ходу. Для них заведите тот же источник и отдельную отметку, чтобы потом сравнить, какой канал контакта дал больше сделок.

Контрольный список перед выставкой

• Проверьте, что ваш тариф включает лиды, CRM-формы и автоматический поиск дубликатов.
• Заведите источник с названием выставки и года.
• Соберите анкету из пяти-шести полей и проверьте её на планшете в той же сети, что будет на стенде.
• Настройте автоматический поиск дубликатов и режим обработки дублей в форме.
• Подготовьте трёх роботов: задача на сегодня для горячих, на завтра для тёплых, сигнал руководителю по зависшим.
• Подготовьте шаблоны первого письма и сообщения.
• Проведите репетицию: пять тестовых анкет и один сквозной проход от формы до задачи.

Хорошая подготовка к выставке занимает день, а плохая обходится дороже стенда. Если нужна помощь с формами, роботами и источниками, наша команда занимается внедрением и настройкой Битрикс24 для казахстанских компаний. B2BPRO.KZ является официальным партнёром Битрикс24 в Казахстане с 2024 года, а с самим продуктом мы работаем с 2012 года.

Частые вопросы

Как быстрее всего занести контакты с выставки в Битрикс24?

Самый быстрый способ для небольшого стенда: сотрудники создают лиды прямо в мобильном приложении через меню «Плюс», затем «Лид», либо заполняют общую CRM-форму на планшете. Каждый лид сразу получает источник и ответственного. Пачку визиток в конце дня обычно вносят вручную или импортом, но это уже медленнее.

Можно ли отсканировать визитку камерой телефона?

На странице мобильной CRM Битрикс24 заявлено, что визитку можно сфотографировать и поля распознаются автоматически. Это маркетинговое описание, а не пошаговая инструкция, поэтому до выставки проверьте функцию на реальных визитках в своём приложении и на своём тарифе. Запасной вариант: вводить данные вручную по короткой анкете.

Как не получить дубли, если один человек подходил к стенду дважды?

Включите в CRM автоматический поиск дубликатов: для лидов он сравнивает ФИО, название компании, телефон и e-mail и по умолчанию запускается раз в день. Автообъединение работает, только если значения всех полей совпадают, иначе CRM предложит объединить карточки вручную. Мастер контроля дубликатов доступен не на всех тарифах.

Сколько лидов нужно успеть обработать в день выставки?

Единой нормы нет, но правило простое: каждому горячему контакту первое касание должно уйти в тот же день или на следующее утро, пока человек помнит стенд. Холодные контакты можно обработать пачкой в течение недели. Поэтому при заведении лида стоит сразу ставить метку «горячий» или «тёплый» и приоритет по ней задаёт задачу.

Нужен ли отдельный источник для лидов выставки?

Да, отдельный источник нужен, иначе после выставки вы не посчитаете, сколько она принесла. Источник лида в Битрикс24 показывает, через какой канал клиент узнал о компании, например звонок или сайт. Заведите значение с названием выставки и года, и тогда отчёты по сделкам из этих лидов сложатся сами.