Ограничение доступа к сделкам в Битрикс24: менеджер видит только свои

Чтобы менеджер в Битрикс24 видел только свои сделки, в разделе «Права доступа к CRM» назначьте ему роль, где для сделок на чтение выбран уровень «Свои». Затем проверьте, что у сотрудника нет второй роли с более широкими правами: при пересечении ролей Битрикс24 применяет ту, что даёт больше возможностей. Настройка занимает 10-15 минут.

Обычно задача приходит от руководителя после неприятного случая: менеджер ушёл к конкуренту и перед уходом выгрузил базу, или двое продавцов начали «перехватывать» клиентов друг у друга. Иногда причина спокойнее: руководитель просто хочет, чтобы каждый работал со своей воронкой и не отвлекался на чужие сделки. Ниже пошаговая настройка и типичные ошибки, из-за которых ограничение не срабатывает.

Как устроены права доступа к сделкам в Битрикс24

Права доступа в CRM Битрикс24 строятся на ролях: вы создаёте роль, задаёте в ней уровень доступа для каждого действия с каждым типом элементов и назначаете роль сотрудникам или отделам. Ролевая модель прав — это набор таких ролей, по которому CRM решает, какие лиды, сделки, контакты и компании показывать каждому сотруднику.

Согласно справке Битрикс24 о ролевой модели прав в CRM, по умолчанию в CRM есть две роли:

• Администратор с полным доступом ко всем элементам, включая настройку прав;
• Менеджер с доступом на просмотр, создание и изменение своих элементов CRM.

Права настраиваются отдельно для действий: чтение, добавление, изменение, удаление, экспорт, импорт и другие. Для каждого действия выбирается уровень. Именно уровень определяет, видит ли менеджер только свои сделки или чужие тоже.

Уровень доступа	Какие элементы доступны
Свои	Элементы, где сотрудник указан ответственным
Своего отдела	Элементы сотрудников своего отдела
Подотделов отдела	Элементы сотрудников всех подотделов своего отдела
Своих команд	Элементы сотрудников своих команд
Своих команд и команд в подчинении	Элементы сотрудников всех команд в подчинении
Все открытые	Элементы с включённой опцией «Доступен для всех»
Всех сотрудников	Все элементы этого типа
Полный доступ	Полные права на действие или закрытый доступ к нему

Важно учесть одно ограничение: ролевая модель прав в CRM доступна не на всех тарифах. Если в разделе прав вы не можете создать или изменить роль, сначала проверьте тариф портала.

Как настроить, чтобы менеджер видел только свои сделки: пошагово

Настройка сводится к трём действиям: открыть права доступа к CRM, выставить уровень «Свои» для сделок в роли менеджера и назначить эту роль нужным сотрудникам. Настраивать права могут администратор Битрикс24 и сотрудник с правом «Разрешить изменять настройки» в CRM.

1. Перейдите в раздел CRM, нажмите «Ещё», затем «Настройки» и «Права доступа к CRM».
2. Найдите роль «Менеджер» или создайте новую. Удобнее скопировать существующую: нажмите на три точки, выберите «Скопировать роль» и укажите исходную роль. Все настройки перенесутся в копию.
3. Дайте роли понятное название, например «Менеджер продаж: только свои».
4. В строке «Сделки» для нужной воронки выставьте уровень «Свои» для действий «Чтение» и «Изменение». Если воронок несколько, права задаются для каждой отдельно.
5. Для действия «Удаление» поставьте «Свои» или закройте доступ, если менеджеры не должны удалять сделки вообще.
6. Для действия «Экспорт» закройте доступ, если цель ограничения в защите клиентской базы. Как сказано в справке Битрикс24 об экспорте данных из CRM, выгружать лиды, сделки, контакты и компании в CSV или Excel может только сотрудник с правом на экспорт.
7. Нажмите на плюс под названием роли и добавьте сотрудников или отдел продаж целиком.
8. Сохраните изменения.

Учтите нюанс с добавлением. По справке Битрикс24, сотрудник не увидит созданный им элемент, если у него нет права на чтение. Поэтому уровень «Свои» на чтение нужен обязательно, иначе менеджер создаст сделку и сразу потеряет её из виду.

Сразу договоритесь, как будут называться роли и кто их меняет. Названия вида «Роль 1» или «Новая роль (копия)» через полгода превращаются в загадку даже для того, кто их создавал. Хорошее название говорит, кому роль назначена и что она ограничивает: «Менеджер продаж: только свои, без экспорта», «Руководитель отдела: сделки отдела». Заведите короткую таблицу, где для каждой роли записано, кому она выдана и зачем. Права на изменение настроек CRM оставьте одному-двум людям: если роли может править любой руководитель, через несколько месяцев они снова наслоятся друг на друга, и ограничение «только свои» тихо перестанет работать.

Почему менеджер всё ещё видит чужие сделки

Чаще всего ограничение не срабатывает из-за пересечения ролей: у сотрудника есть ещё одна роль с более широкими правами, и Битрикс24 применяет её. В справке это сказано прямо: если у пользователя несколько ролей с разным уровнем прав, при пересечении у него будут те права, которые дают больше возможностей.

Типичные источники второй роли:

• роль назначена не только сотруднику, но и всему отделу, а у отдела другие права;
• роль с полным доступом выдана группе «Все сотрудники», и она перекрывает всё остальное;
• сотрудник когда-то был руководителем группы или проекта, и ему досталась роль через эту позицию;
• при внедрении всем дали широкую роль «на время», а потом забыли её снять.

Проверить пересечение можно в том же разделе прав: выберите сотрудника в поле рядом со строкой поиска, и в боковой панели отобразятся все назначенные ему роли. Если ролей много, нажмите на счётчик ролей, найдите нужные и сравните их права. На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего находим именно роль на «Всех сотрудников», которую дали в первую неделю работы с порталом.

Вторая частая причина связана с опцией «Доступен для всех». Если в роли для сделок выбран уровень «Все открытые», менеджер увидит все сделки, где эта опция включена. Проверьте, какой уровень стоит в роли, и при необходимости поменяйте его на «Свои».

Контакты и компании: о чём забывают

Ограничить сделки недостаточно, если контакты и компании остаются открытыми: менеджер не увидит чужую сделку, но откроет карточку клиента со всеми телефонами и историей. Права на контакты и компании в Битрикс24 настраиваются отдельными строками в той же роли.

Что решить заранее:

• Нужно ли менеджеру видеть всю клиентскую базу, чтобы находить дубли и не звонить клиенту коллеги? Тогда чтение контактов можно оставить шире, а изменение и экспорт закрыть.
• Нужна ли жёсткая изоляция, например при высокой текучке? Тогда ставьте «Свои» и для контактов, и для компаний.
• Кто будет разбирать спорные случаи, когда два менеджера ведут одного клиента? Это должен быть руководитель с более широкой ролью.

Помимо контактов, в роли отдельно настраиваются лиды, предложения, счета и другие элементы. Если менеджер видит только свои сделки, но все счета, по счетам он всё равно узнает суммы и клиентов коллег. Пройдите по всем строкам роли, а не только по сделкам.

Как дать руководителю доступ к сделкам отдела

Руководителю отдела продаж обычно нужен уровень «Своего отдела» или «Подотделов отдела», чтобы видеть сделки своих менеджеров, но не чужих отделов. Для этого создайте отдельную роль руководителя и назначьте её только ему.

Уровни «Своего отдела» и «Подотделов отдела» опираются на структуру компании в Битрикс24. Если менеджеры не распределены по отделам или руководитель не указан главой отдела, ограничение будет работать не так, как вы ожидаете. Перед настройкой проверьте структуру: как это сделать, описано в нашей статье про структуру компании в Битрикс24 и настройку отделов.

Роль	Сделки: чтение	Сделки: изменение	Экспорт
Менеджер продаж	Свои	Свои	Закрыт
Руководитель отдела	Подотделов отдела	Подотделов отдела	По решению собственника
Коммерческий директор	Всех сотрудников	Всех сотрудников	Разрешён

Таблица приведена как пример типовой схемы. Конкретные уровни зависят от того, как устроены продажи в вашей компании.

Если воронок несколько: права для каждой отдельно

В Битрикс24 права на сделки задаются для каждой воронки отдельно, поэтому ограничение «Свои» в основной воронке не действует на остальные. Это частая причина, по которой менеджер «вдруг» видит сделки сервисного отдела или тендерной воронки.

Пройдите по всем строкам сделок в роли и для каждой воронки решите отдельно:

• нужна ли менеджеру эта воронка вообще. Если нет, закройте в ней все действия, и воронка пропадёт из его списка;
• если нужна, какой уровень доступа в ней уместен. Например, в воронке продаж «Свои», а в воронке повторных продаж «Своего отдела», чтобы коллеги могли подхватить клиента;
• кто ещё должен видеть воронку: сервис, бухгалтерия, юрист. Для них удобнее отдельные роли, чем расширение роли менеджера.

Если вы добавляете новую воронку после настройки прав, сразу проверьте её строку в каждой роли. Иначе новая воронка может оказаться открытой шире, чем остальные.

Какие ещё ограничения стоит настроить в той же роли

Кроме уровня доступа к сделкам, в роли менеджера есть несколько прав, которые помогают навести порядок без лишних запретов. Все они описаны в той же справке Битрикс24 о ролевой модели.

Право в роли	Что даёт	Когда пригодится
Просмотр суммы на стадиях канбана	Скрывает или показывает итоговую сумму на стадиях канбана	Менеджерам не нужно видеть общий объём продаж отдела
Перемещение на стадию	Определяет, на какие стадии сотрудник может переводить элемент	Закрыть сделку как успешную может только руководитель
Разрешить свой вид карточки	Позволяет настраивать карточку под себя; без права доступен вид, который настроил администратор	Нужна единая карточка с обязательными полями для всех
Роботы	Возможность настраивать, изменять или просматривать роботов	Менеджеры не должны менять автоматизацию воронки
Импорт	Загрузка элементов CRM в Битрикс24	Чтобы менеджеры не заливали базы без проверки на дубли

Не стоит закрывать всё подряд. Каждое лишнее ограничение превращается в запросы к администратору, и через месяц роли начинают «временно» расширять. Закрывайте то, что действительно связано с рисками: экспорт, удаление, финальные стадии и настройки автоматизации.

Права по стадиям: когда «только свои» нужно не везде

Иногда полная изоляция мешает работе, и тогда помогают права по стадиям. По справке Битрикс24, для лидов, сделок и смарт-процессов можно настроить права к конкретным стадиям: например, на первой стадии сделать доступным чтение всех элементов, а на следующих только своих.

Когда это полезно:

• новые заявки лежат на первой стадии в общем доступе, и менеджеры разбирают их сами, а после взятия в работу сделка становится видна только ответственному;
• на стадии согласования сделку должен видеть юрист или бухгалтер, хотя он не ответственный.

В той же роли есть право «Перемещение на стадию». Оно определяет, на какие стадии сотрудник может переводить элемент: на любые или только на определённые. Это удобно, если закрыть сделку как успешную может только руководитель после проверки оплаты.

Пример: как настроили доступ в отделе из пяти менеджеров

Возьмём условную компанию для иллюстрации: отдел продаж из пяти менеджеров и руководителя, две воронки, «Продажи» и «Сервис». Все сотрудники работали под стандартной ролью, которую при запуске портала выдали группе «Все сотрудники» с полным доступом. После ухода одного из менеджеров собственник попросил закрыть доступ к чужим сделкам.

Порядок работы был таким. Сначала создали копию роли «Менеджер» под названием «Менеджер продаж: только свои». В воронке «Продажи» поставили уровень «Свои» на чтение, изменение и удаление, экспорт закрыли. Воронку «Сервис» для этой роли закрыли полностью. Контакты и компании оставили на чтение «Всех сотрудников», чтобы менеджеры видели, что клиент уже в работе у коллеги, но изменение и экспорт ограничили «Своими». Для руководителя сделали роль с уровнем «Своего отдела» и открытым экспортом.

Ключевой шаг: убрали широкую роль у группы «Все сотрудники». Без этого вся остальная настройка ничего бы не изменила, потому что при пересечении ролей действует более широкая. Проверка под учётной записью одного из менеджеров показала только его сделки, без выгрузки в меню и без сервисной воронки.

Как проверить, что всё работает

Проверять настройку нужно глазами самого менеджера, а не администратора: у администратора полный доступ, и он увидит все сделки при любых правах менеджера.

1. Попросите менеджера открыть список сделок и канбан, сняв все фильтры. Он должен видеть только сделки, где указан ответственным.
2. Попросите открыть по прямой ссылке сделку коллеги. Доступ должен быть закрыт.
3. Проверьте поиск: найдите через общий поиск клиента коллеги и посмотрите, что открывается.
4. Проверьте экспорт: в меню списка сделок не должно быть выгрузки, если вы её закрыли.
5. Создайте тестовую сделку от имени менеджера и убедитесь, что он её видит.

Если что-то видно лишнее, вернитесь в раздел прав, выберите сотрудника в поле рядом с поиском и посмотрите все его роли. Чаще всего причина в лишней роли.

Что учесть, когда менеджер уходит или переходит в другой отдел

Права по уровню «Свои» привязаны к ответственному, поэтому при увольнении менеджера его сделки нужно передать другим сотрудникам, иначе они останутся без ответственного, который реально работает. Руководитель с более широкой ролью увидит их, а коллеги по отделу нет.

Порядок действий:

• заранее, до последнего дня сотрудника, закройте ему экспорт, если он был открыт;
• смените ответственного во всех его активных сделках, контактах и компаниях;
• проверьте, не указан ли он ответственным в CRM-формах и правилах распределения заявок;
• уберите сотрудника из ролей, если они были назначены ему лично.

При переводе в другой отдел проверьте, не сохранилась ли у сотрудника роль старого отдела: если роли назначены на уровне отделов, он получит права нового отдела автоматически, а если лично, старые права останутся.

Общая логика ролей, групп и прав в других разделах портала описана в статье как настроить права доступа сотрудников в Битрикс24. Если права уже запутались, а роли наслоились за годы работы портала, проще пересобрать их с нуля по схеме отдела продаж. С этим поможет наша техподдержка Битрикс24, которая на связи 24/7.

Частые вопросы

Как сделать, чтобы менеджер в Битрикс24 видел только свои сделки?

Откройте CRM, затем «Ещё», «Настройки», «Права доступа к CRM». В роли менеджера для сделок выставьте уровень «Свои» на чтение и изменение и назначьте роль сотрудникам. Затем проверьте, что у них нет второй роли с более широкими правами: при пересечении ролей Битрикс24 применяет ту, что даёт больше возможностей.

Почему после настройки менеджер всё равно видит все сделки?

Почти всегда у него есть ещё одна роль с более широким доступом, например назначенная отделу или группе «Все сотрудники». Битрикс24 при пересечении ролей применяет более широкие права. Выберите сотрудника в разделе прав доступа рядом со строкой поиска и посмотрите все его роли. Второй вариант: в роли стоит уровень «Все открытые» вместо «Свои».

Можно ли запретить менеджерам выгружать сделки и контакты?

Да, в роли есть отдельное действие «Экспорт», которое отвечает за выгрузку элементов CRM из Битрикс24. Закройте его для сделок, контактов и компаний в роли менеджера. Проверьте это под учётной записью менеджера: в меню списка не должно остаться выгрузки. Учтите, что запрет экспорта не мешает переписать данные вручную.

Как руководителю видеть сделки только своего отдела?

Создайте для руководителя отдельную роль с уровнем «Своего отдела» или «Подотделов отдела» для сделок и назначьте её только ему. Эти уровни опираются на структуру компании, поэтому менеджеры должны быть распределены по отделам, а руководитель указан главой своего отдела. Иначе ограничение сработает не так, как ожидалось.

Можно ли сделать новые заявки видимыми всем, а взятые в работу только ответственному?

Да, для этого есть права по стадиям. В роли можно открыть чтение всех сделок на первой стадии, где лежат новые заявки, и оставить уровень «Свои» на следующих стадиях. Тогда менеджеры видят общий пул входящих, а после взятия сделки в работу она становится видна только ответственному и руководителю.