Структура компании в Битрикс24 настраивается в разделе «Сотрудники» → «Структура компании»: там создают отделы, назначают руководителя, заместителей и сотрудников, выстраивают подчинение. От этой схемы зависят права в CRM («своего отдела», «подотделов отдела»), доставка рабочих отчётов руководителю и раздел задач «Руковожу». Если отделы собраны неверно, права и отчёты работают неверно.
Типичная картина, с которой к нам приходят: портал ведут третий год, в структуре один отдел «Компания», в нём сорок человек, а руководитель продаж жалуется, что не видит сделки своих менеджеров. Он видит только свои, потому что в CRM у него стоит уровень «Своего отдела», а отдела продаж в портале просто нет. Права в порядке, и «глюка Битрикса» тоже нет: просто права опираются на структуру, которую никто не построил.
Что такое структура компании в Битрикс24 и на что она влияет
Структура компании в Битрикс24 это схема отделов и связей между ними, где у каждого отдела есть руководитель, заместители и подчинённые. Так её описывает сама справка Битрикс24 о связи структуры с инструментами. Другие разделы портала берут из этой схемы данные о том, кто кому подчиняется.
По справке, от структуры зависят:
- Права доступа. Права на CRM, Диск, КЭДО и другие разделы можно выдавать целым отделам, а не каждому сотруднику по отдельности.
- Рабочие отчёты. Когда сотрудник отправляет отчёт, его автоматически получает руководитель отдела. Если руководитель не назначен, отчёт уходит руководителю вышестоящего отдела.
- Задачи. Руководитель видит задачи подчинённых в разделе «Руковожу»: сколько задач в работе и какие показатели эффективности.
- Лента. Сообщение можно опубликовать сразу на отдел или на несколько отделов.
- Проекты, чаты и каналы. Если добавить в них отдел целиком, новые сотрудники этого отдела подключаются автоматически, а ушедшие из отдела теряют доступ.
- Бизнес-процессы. Руководитель утверждает заявки подчинённых: отпуск, командировку, покупку оборудования.
Отсюда главное практическое правило. Перед тем как настраивать права в CRM или запускать согласования, соберите структуру. Иначе права придётся перенастраивать заново.
Как создать отдел в Битрикс24: пошаговая инструкция
Отдел создаётся в разделе «Сотрудники» → «Структура компании» кнопкой «Добавить». Делать это может администратор портала или сотрудник, которому выданы права на управление структурой. Порядок действий по инструкции Битрикс24 о создании и изменении отдела:
- Откройте «Сотрудники» → «Структура компании».
- Нажмите «Добавить» и выберите «Отдел».
- Введите название отдела и описание. В описании удобно указать функции отдела и график работы: коллеги увидят это в карточке.
- Выберите вышестоящий отдел через «Изменить». Если отдел подчиняется напрямую директору, выберите верхний уровень.
- Перейдите к сотрудникам. Укажите руководителя (можно нескольких), заместителей (тоже можно нескольких) и подчинённых.
- Для каждого добавляемого сотрудника решите, как его добавить: «Перевести из других отделов» (он уйдёт из прежнего отдела) или «Добавить как совместителей» (останется в обоих).
- При создании отдел можно сразу добавить в чаты, каналы и проекты.
Изменить отдел позже можно через меню с тремя точками на его карточке: там правятся название, описание, руководители и состав. Отделы внутри схемы перетаскиваются мышью, так что перестроить подчинение можно без пересоздания.
При удалении отдела его сотрудники и подотделы автоматически переходят в вышестоящий отдел. Это удобно, но и опасно: если удалить «Отдел продаж», менеджеры окажутся в «Коммерческой дирекции», и их права в CRM на уровне «Своего отдела» поменяются без всякого предупреждения. Удаляйте отдел только после того, как решили, куда переходят люди.
Как спроектировать структуру до того, как открывать портал
Структуру в Битрикс24 стоит строить от того, кто кого контролирует и кто что должен видеть. Штатное расписание здесь помогает лишь отчасти. Штатка отвечает на вопрос «кто у кого числится», а портал отвечает на вопрос «кто чьи сделки, задачи и отчёты видит». Эти картины часто совпадают, но не всегда.
Возьмите лист бумаги и ответьте на четыре вопроса:
- Кто должен видеть сделки, лиды и задачи конкретного сотрудника, кроме него самого?
- Кому этот сотрудник отправляет рабочие отчёты и кто согласует его отпуск?
- Есть ли у руководителя отдела свой начальник, который тоже должен видеть всё, что ниже?
- Есть ли люди, которые работают сразу в двух отделах, например менеджер, который продаёт и ведёт закупки?
Ответы на первые три вопроса дают дерево отделов. Ответ на четвёртый показывает, где понадобятся совместители.
Для небольшой торговой компании в Алматы схема может выглядеть так (пример для иллюстрации):
- Директор (верхний уровень)
- Коммерческая дирекция
- Отдел продаж Алматы
- Отдел продаж Астана
- Отдел по работе с ключевыми клиентами
- Логистика
- Склад
- Транспортный отдел
- Бухгалтерия
- Маркетинг
- Коммерческая дирекция
Коммерческий директор здесь руководитель «Коммерческой дирекции». Если дать ему в CRM уровень «Подотделов отдела», он увидит сделки обоих городских отделов и отдела ключевых клиентов. Руководитель отдела продаж в Астане с уровнем «Своего отдела» увидит только своих менеджеров и не увидит Алматы. Обычно так и задумано, и именно это перестаёт работать, когда всех складывают в один общий отдел.
Как структура связана с правами в CRM
Права в CRM Битрикс24 назначаются ролями, а уровни доступа внутри ролей считаются по структуре компании. Роли настраиваются в CRM: «Ещё» → «Настройки» → «Права доступа к CRM». Список уровней приведён в справке Битрикс24 о ролевой модели прав в CRM:
| Уровень доступа | Что видит сотрудник | Зависит от структуры |
|---|---|---|
| Свои | Элементы, где он ответственный | Нет |
| Своего отдела | Элементы коллег из своего отдела | Да, от состава отдела |
| Подотделов отдела | Элементы сотрудников своего отдела и всех подотделов | Да, от дерева подчинения |
| Своих команд | Элементы участников его команд | Да, от команд |
| Своих команд и команд в подчинении | Элементы участников его команд и подчинённых команд | Да, от команд |
| Все открытые | Элементы с включённой опцией «Доступен для всех» | Частично |
| Всех сотрудников | Все элементы этого типа | Нет |
Из таблицы видно, почему пустая структура обнуляет половину настроек. Уровни «Своего отдела» и «Подотделов отдела» ничего не значат, пока в портале нет отделов с правильным составом. Администратор ставит руководителю «Подотделов отдела», а подотделов нет, и руководитель по-прежнему видит только своё.
Второй момент касается того, что доступ в CRM определяется по ответственному за элемент. Если менеджер ушёл из отдела продаж в маркетинг, его старые сделки, где он остался ответственным, перестанут попадать в «Свой отдел» руководителя продаж. Поэтому при переводе сотрудника между отделами переназначайте его открытые сделки заранее.
Подробно о том, как собирать роли для разных должностей, мы писали в статье как настроить права доступа сотрудников в Битрикс24. Если у компании несколько филиалов и данные нужно разделить между городами, пригодится разбор про разграничение доступа по филиалам.
Чем команды отличаются от отделов
Команды в Битрикс24 это отдельный от отделов способ группировать сотрудников, для которого есть свои уровни доступа в CRM и свои права на управление. В правах CRM у них собственные строки «Своих команд» и «Своих команд и команд в подчинении», а в настройках структуры отдельный пункт «Права доступа к командам».
На практике отделы описывают постоянную иерархию подчинения, а команды удобны там, где люди из разных отделов работают над общим направлением. Например, проектная группа по тендерам, куда входят менеджер из продаж, юрист и сметчик. Смешивать эти два инструмента без плана не стоит: руководителю становится сложно понять, почему он видит конкретную сделку, по отделу или по команде. Начинайте с отделов, команды добавляйте, когда появилась понятная задача.
Как настроить права на саму структуру
Права на изменение структуры настраиваются в «Сотрудники» → «Структура компании» → меню «≡» → «Права доступа к отделам» или «Права доступа к командам». По справке Битрикс24 о правах доступа к структуре компании, для отделов есть пять стандартных ролей:
- Администратор: полный доступ;
- HR: всё, кроме настройки прав;
- Руководитель: управление своими отделами;
- Заместитель: редактирование своих отделов;
- Сотрудник: только просмотр.
Регулировать можно просмотр, создание, удаление и редактирование отделов, добавление и удаление сотрудников, приглашение новых, управление правами и увольнение. Просматривать структуру по умолчанию могут все сотрудники.
Наша рекомендация: право менять структуру давайте администратору и одному-двум HR-специалистам. Руководителям отделов достаточно видеть схему. Каждое изменение состава отдела меняет, кто чьи сделки видит, поэтому структура должна меняться по понятному регламенту, а не по желанию любого руководителя.
Почему руководитель не видит отчёты и задачи подчинённых
Чаще всего потому, что в карточке отдела он не назначен руководителем, а числится обычным сотрудником. Портал не знает, что этот человек начальник, пока это не указано в структуре. Проверьте по порядку:
- Откройте карточку отдела и убедитесь, что нужный человек стоит в поле «Руководитель», а не в списке подчинённых.
- Проверьте, что подчинённые находятся именно в этом отделе, а не в соседнем или в общем верхнем уровне.
- Если руководитель должен видеть и нижестоящие отделы, проверьте, что они вложены в его отдел, а не висят рядом на одном уровне.
- Откройте роль руководителя в «Права доступа к CRM» и посмотрите уровень на чтение сделок, лидов и контактов: «Свои», «Своего отдела» или «Подотделов отдела».
- Для рабочих отчётов вспомните правило: без руководителя отдела отчёт уходит руководителю вышестоящего отдела. Если отчёты попадают «не тому начальнику», значит, в отделе не заполнен руководитель.
На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего видим две ошибки. Первая: руководитель добавлен в свой отдел подчинённым, потому что при создании отдела его перетащили из общего списка. Вторая: у отдела два руководителя, один из которых давно уволен, и согласования уходят в пустоту. Обе ошибки исправляются за пять минут, но ищут их неделями, потому что никто не связывает жалобу «не вижу сделки» со структурой.
Совместители: когда один сотрудник работает в двух отделах
Совместитель это сотрудник, который одновременно числится в нескольких отделах. Добавить его так можно при наполнении отдела, выбрав «Добавить как совместителей» вместо «Перевести из других отделов».
Совместительство полезно, когда человек действительно отчитывается двум руководителям или должен попадать в чаты и проекты обоих отделов. Но у него есть побочный эффект: его сделки начинают видеть сотрудники обоих отделов с уровнем «Своего отдела». Если менеджер ведёт и розницу, и корпоративных клиентов, а данные этих направлений нельзя смешивать, совместительство откроет корпоративные сделки рознице. В таком случае лучше разнести направления по разным воронкам с отдельными правами или оставить сотрудника в одном отделе.
Как проверить, что структура работает
Проверять стоит глазами сотрудника. У администратора есть доступ ко всему, и ошибок он не заметит. Схема проверки:
- Выберите по одному сотруднику каждой роли: рядовой менеджер, руководитель отдела, руководитель дирекции.
- Попросите каждого открыть список сделок без фильтров и сказать, чьи сделки он видит.
- Сравните с тем, что вы задумали на бумаге при проектировании.
- Попросите руководителя открыть в задачах раздел «Руковожу» и проверить, что там все его подчинённые.
- Отправьте тестовый рабочий отчёт от имени подчинённого и убедитесь, что он пришёл нужному руководителю.
- Если в портале есть бизнес-процесс согласования отпуска, запустите его от сотрудника и посмотрите, кому ушло задание.
Такая проверка занимает около часа и снимает большую часть вопросов «почему я не вижу» на месяцы вперёд. Повторяйте её после каждой крупной реорганизации.
Пример: как перестроить структуру без остановки продаж
Перестраивать структуру лучше по шагам, а не одним вечером: каждое перемещение сотрудника сразу меняет, какие сделки видят его коллеги. Ниже условный пример, собранный по мотивам типичных внедрений.
Дистрибьютор с офисами в Алматы и Шымкенте, 35 пользователей. Все сотрудники лежат в одном отделе, у всех менеджеров в CRM стоит «Всех сотрудников», потому что иначе руководители ничего не видели. В итоге любой менеджер может открыть чужую базу клиентов, а при увольнении забрать её выгрузкой. Собственник просит закрыть доступ, но так, чтобы руководители продолжали видеть своих людей.
Порядок работы в таком случае:
- Рисуем дерево на бумаге и согласуем его с собственником: коммерческая дирекция, под ней два городских отдела продаж, отдельно склад и бухгалтерия.
- Создаём пустые отделы в портале и назначаем руководителей. Пока в отделах нет подчинённых, права никто не заметит.
- Переводим менеджеров в свои отделы вариантом «Перевести из других отделов». Совместителей не делаем.
- Готовим новые роли в CRM: менеджеру «Свои», руководителю городского отдела «Своего отдела», коммерческому директору «Подотделов отдела».
- Назначаем роли вечером, а утром проводим проверку глазами каждой роли, как описано выше.
- Первую неделю собираем жалобы «не вижу нужную сделку» и точечно решаем их: чаще всего это сделка, где ответственным остался сотрудник из другого отдела.
После такой перестройки менеджер видит только свою базу, руководитель города видит свой отдел, а коммерческий директор видит обе площадки. Задачи подчинённых у руководителей появляются в разделе «Руковожу», рабочие отчёты начинают приходить правильным адресатам.
Как поддерживать структуру в порядке
Обычно структура портится постепенно, в течение года: люди увольняются, переходят между отделами, открываются филиалы. Несколько простых правил сохранят её рабочей:
- Приём и перевод сотрудника включайте в чек-лист HR: «поставить в нужный отдел в Битрикс24» идёт тем же пунктом, что и оформление приказа.
- При увольнении руководителя сразу назначайте нового или временно исполняющего. Иначе отчёты и согласования уйдут наверх.
- Перед переводом менеджера в другой отдел переназначьте его открытые сделки.
- Раз в квартал сверяйте структуру портала со штатным расписанием и списком активных пользователей.
- Не создавайте отделы «на будущее» и отделы из одного человека без причины: они усложняют схему и роли.
Для компаний в Казахстане с филиалами в нескольких городах удобно заводить отделы по принципу «направление → город». Так руководитель направления видит всю страну через «Подотделов отдела», а руководитель городского отдела видит только свой город.
Частые вопросы
Где в Битрикс24 находится структура компании?
Структура компании находится в разделе «Сотрудники» → «Структура компании». Там же создаются отделы кнопкой «Добавить», а через меню «≡» открываются права доступа к отделам и командам. Просматривать структуру по умолчанию могут все сотрудники, а менять её может администратор портала или сотрудник, которому выданы права.
Почему руководитель видит в CRM только свои сделки?
Чаще всего потому, что в его роли стоит уровень «Свои» или «Своего отдела», а в структуре он не назначен руководителем нужного отдела либо подчинённые находятся в другом отделе. Проверьте карточку отдела, вложенность подотделов и уровень доступа в «Права доступа к CRM». После исправления руководитель увидит сделки сотрудников своего отдела.
Можно ли назначить в отдел двух руководителей?
Да, при наполнении отдела можно выбрать нескольких руководителей и нескольких заместителей. Это удобно для отделов с двумя равноправными начальниками. Следите, чтобы уволенный руководитель не оставался в карточке: иначе согласования и рабочие отчёты могут уходить неактивному пользователю, и никто их не увидит.
Что будет с сотрудниками, если удалить отдел?
Сотрудники и подотделы удалённого отдела автоматически переходят в вышестоящий отдел. Вместе с этим меняются их права в CRM на уровнях «Своего отдела» и «Подотделов отдела». Поэтому перед удалением решите, куда перевести людей, и переведите их вручную, а потом удаляйте пустой отдел.
Как сделать, чтобы сотрудник был сразу в двух отделах?
При добавлении сотрудника в отдел выберите вариант «Добавить как совместителей», а не «Перевести из других отделов». Сотрудник останется в прежнем отделе и появится в новом. Учтите, что его сделки начнут видеть коллеги обоих отделов с уровнем доступа «Своего отдела».
Если структура у вас уже собрана, а права и отчёты всё равно ведут себя странно, проблема обычно в сочетании ролей CRM, совместителей и старых отделов, которые никто не удалил. Разобраться в этом своими силами бывает долго, и тогда проще получить помощь с настройкой Битрикс24: наша техподдержка на связи 24/7. Посмотрим портал глазами каждой роли и приведём структуру в порядок.