Отчёты по воронке в Битрикс24 не сходятся с деньгами: почему и как проверить

Отчёт по воронке в Битрикс24 расходится с деньгами по четырём причинам: отчёт и касса считают разные события (выигрыш сделки и оплата счёта), у них разные периоды, часть сделок живёт в других направлениях или без суммы, а оплаты проходят мимо CRM. Проверка занимает около часа: сначала сверяют период и направление, потом сумму выигранных сделок с суммой оплаченных счетов.

Типичная ситуация выглядит так. Собственник открывает отчёт и видит выигранных сделок на условные 40 миллионов тенге за месяц. Бухгалтер показывает выписку: на счёт пришло 31 миллион. Менеджеры уверяют, что все сделки закрыты честно. Через час спора выясняется, что часть сделок выиграна в конце прошлого месяца, часть денег ещё не пришла, а три крупные оплаты прошли по договору, который вообще не заводили в CRM. На проектах B2BPRO.KZ мы разбираем такие расхождения регулярно, и почти всегда виноват не сбой системы, а договорённости о том, что считать продажей.

Почему отчёт по воронке и выписка из банка должны расходиться?

Отчёт по воронке показывает движение сделок по стадиям, а банковская выписка показывает поступление денег, поэтому сравнивать их напрямую нельзя. Это два разных события, которые разделены днями или неделями: менеджер перевёл сделку в «Заключена», клиент получил счёт, бухгалтерия дождалась оплаты.

Выигранная сделка — это сделка, которая попала на успешную финальную стадию воронки. Оплата — это факт поступления денег по документу. В Битрикс24 эти события хранятся в разных местах: сделка с её суммой и стадией, счёт со своим статусом и датой оплаты. Поэтому прежде всего нужно решить, какую цифру вы сравниваете с выпиской: сумму выигранных сделок или сумму оплаченных счетов. Справка Битрикс24 описывает для этого отдельные блоки отчётов, и у каждого свой смысл.

Что именно считают блоки отчёта по сделкам?

Блок «Суммы сделок» состоит из трёх значений: общая сумма сделок за период, сумма выигранных и сумма сделок в работе. По справке, сумма «в работе» равна разнице между общей суммой и выигранными. В настройках виджета можно вывести проценты или количество сделок вместо сумм, и это часто путает: человек смотрит на проценты и сравнивает их с деньгами.

Отдельный блок «Контроль оплат» показывает сумму выигранных сделок, сумму выставленных счетов и остаток, по которому счета ещё не выставлены. Это самый полезный блок для сверки: он сразу отвечает на вопрос, сколько из выигранного вообще дошло до счёта. Если остаток большой, разрыв с кассой объясняется не оплатами, а тем, что менеджеры не выставляют счета.

Что видно в отчёте	Что это значит	С чем сверять
Сумма выигранных сделок	Сделки на успешной финальной стадии за период	Договоры и заказы, не выписку
Сумма выставленных счетов	Счета по выигранным сделкам	Реестр выставленных счетов
Остаток без счетов	Выигранные сделки, по которым счёт не создан	Список сделок, который открывается из отчёта
Оплаченные счета	Счета, оплаченные в отчётном периоде	Банковская выписка и касса

Таблица показывает логику сверки: каждую цифру отчёта нужно сравнивать с документом того же уровня.

Как период и направление искажают итог?

Самое частое расхождение возникает из-за периода. Справка описывает, что отчётный период задаётся в строке фильтра, а для воронки период и направление настраиваются отдельно. Это значит, что воронка и блок сумм на одной странице могут показывать разные срезы, если вы изменили фильтр только в одном месте.

Вторая ловушка связана с направлениями. Отчёт можно построить по одному направлению или по всем сразу. Если в компании есть воронка «Продажи», воронка «Тендеры» и воронка «Допродажи», а вы смотрите только первую, итог будет меньше суммы по кассе. Обратная ситуация тоже встречается: отчёт включает все направления, а бухгалтер сравнивает его только с основным договорным оборотом.

Ещё одна деталь: чтобы увидеть реальные цифры, нужно убедиться, что отключены демонстрационные данные. Справка отмечает, что при отсутствии данных отчёт показывает демонстрационные значения, и их можно отключить. На практике мы встречали порталы, где руководитель смотрел на демонстрационный отчёт неделю и не понимал, почему цифры не совпадают ни с чем.

Какие сделки выпадают из суммы?

Из итоговой суммы выпадают сделки, у которых нет суммы, сделки в других валютах и сделки, которые остались на промежуточной стадии, хотя клиент уже заплатил. Это не механика отчёта, а типичные причины, которые мы видим на проектах, поэтому проверять их нужно на вашем портале.

Список проверок, который стоит пройти по порядку:

1. Откройте отчёт по сделкам и убедитесь, что выбраны нужный период и нужное направление.
2. Кликните по сумме выигранных сделок и откройте список элементов: справка подтверждает, что клик по значению в отчёте открывает список соответствующих элементов.
3. В списке отсортируйте сделки по сумме и найдите нули, пустые значения и сумму в чужой валюте.
4. Отдельно отфильтруйте сделки, у которых клиент уже оплатил, но стадия не финальная.
5. Проверьте сделки, переведённые на «Заключена» в прошлом периоде, но оплаченные в этом.
6. Сравните число сделок в отчёте с числом строк в списке: если они не равны, фильтры в отчёте и в списке настроены по-разному.

Если сумма сделки обновляется вручную после выигрыша, расхождение появляется ещё и между сделкой и счётом: менеджер поменял цену в сделке, а счёт остался со старой суммой. Поэтому в блоке «Контроль оплат» сравнивают сумму выигранных сделок и сумму выставленных счетов: значительная разница между ними означает, что документы не синхронизированы.

Чем отличаются отчёты по сделкам и по счетам?

Отчёт по счетам считает деньги по документам, а не по стадиям, и поэтому ближе к кассе. По справке, в отчёте по счетам есть три показателя: активные счета, с которыми работали в периоде, оплаченные в периоде и ожидаемые к оплате, то есть разница между активными и закрытыми. Подробности есть в статье справки об отчёте по счетам. Важная оговорка: эта статья описывает старую версию счетов, поэтому названия разделов в вашем портале могут отличаться.

Из этого следует практический вывод: для сверки с выпиской берите сумму оплаченных счетов за период, а не сумму выигранных сделок. Первая цифра отвечает на вопрос «сколько денег пришло за месяц», вторая на вопрос «сколько продаж мы заключили». Руководителю нужны обе, но смешивать их нельзя.

Как стадии и группы стадий влияют на сумму выигранных сделок?

В итог «выигранных» попадают только сделки на финальных стадиях успешной группы. Справка описывает, что сделки группируются в три категории: «в работе» (не финальные стадии), «заключена» (успешно завершённые) и «провалена». Если в вашей воронке есть собственные стадии вроде «Ждём оплату» или «Отгружено», важно знать, к какой группе они относятся: от этого зависит, увидит ли отчёт сделку как выигранную.

Типичный пример из практики: компания добавила стадию «Оплачено» после «Заключена» и считает деньги по ней, а отчёт честно берёт выигрыш на предыдущей стадии. Руководитель смотрит на отчёт и видит больше, чем в кассе, а менеджеры уверены, что всё правильно. Выход простой: договориться, какая стадия означает продажу, и сделать её единственной финальной успешной стадией, а оплату отслеживать через счета.

Как проверить расхождение на примере?

Допустим, за месяц отчёт показывает выигранных сделок на 40 миллионов тенге, а выписка 31 миллион. Это условный пример, но схема проверки реальная, и она занимает около часа.

1. Откройте блок «Контроль оплат». Допустим, выставлено счетов на 36 миллионов, остаток без счетов 4 миллиона. Первая часть разрыва найдена: четыре миллиона это выигранные сделки, по которым счёт не создан.
2. Откройте отчёт по счетам и посмотрите оплаченные за период. Допустим, там 29 миллионов. Значит, ещё семь миллионов выставлено, но не оплачено или оплачено в другом периоде.
3. Сравните 29 миллионов с выпиской. Оставшиеся два миллиона это оплаты, прошедшие мимо CRM, или счета, которые оплатили, но не закрыли.

После такой разбивки спор «кто врёт» превращается в три конкретные задачи: научить менеджеров выставлять счета, разобраться с задолженностью по оплатам и перенести недостающие оплаты в систему. Важнее всего, что у каждой части разрыва появляется владелец.

Какие ещё отчёты помогают найти причину расхождения?

Для поиска причины полезны ещё три отчёта. Справка описывает «Сравнение периодов», где продажи за выбранный период сопоставляются с предыдущим аналогичным, «Динамику продаж» с распределением сумм сделок и долей повторных продаж, а также блок «Забытые сделки», то есть сделки, с которыми в отчётном периоде не работали.

«Сравнение периодов» помогает понять, не сдвинулась ли часть сделок на соседний месяц: если в одном периоде провал, а в другом такой же всплеск, дело в сроках закрытия, а не в потерях. «Забытые сделки» нужны для другого: часто деньги не сходятся потому, что клиент давно заплатил, а менеджер не обновил сделку, и она висит без движения. Такие сделки видно в отчёте, и их можно открыть списком.

Что делать с возвратами, скидками и правками суммы?

Возвраты и скидки, внесённые после выигрыша, ломают сверку тише всего. Менеджер договорился со скидкой уже после закрытия сделки, поправил цену в счёте, а сумма сделки осталась прежней. Или клиент вернул часть товара, деньги вернулись, а в CRM ничего не изменилось.

Здесь помогают два правила. Первое: после выигрыша сумму сделки и состав товаров меняет только ответственный сотрудник по согласованию, и любое изменение оставляет след в истории. Второе: возвраты оформляются отдельной сделкой или отдельным документом, а не правкой старой. Тогда выигранная сумма остаётся историческим фактом, а возврат виден отдельно и не размывает отчёт.

Что делать с оплатами, которых нет в CRM?

Оплаты, прошедшие мимо CRM, нельзя увидеть ни в одном отчёте Битрикс24, поэтому они и создают самое большое расхождение. Типичные случаи: оплата по договору, который заводили в учётной системе, а не в CRM, предоплата наличными, повторный заказ постоянного клиента по телефону без сделки.

Для компаний в Казахстане к этому добавляется ещё одна причина: платежи в тенге по счетам с НДС часто проходят через бухгалтерию, а менеджер узнаёт об оплате с задержкой. Решение здесь организационное. Нужно определить, кто и в какой срок отмечает оплату в Битрикс24, и закрепить правило: сделка не получает финальную стадию, пока не создан счёт, а счёт не закрывается, пока бухгалтерия не подтвердила поступление.

Если оплаты приходят в учётную систему, имеет смысл настроить обмен данными, чтобы статус счёта менялся автоматически. Тогда отчёт по оплатам перестаёт зависеть от дисциплины менеджеров. Как устроен обмен документами с внешними системами, мы описали в статье об интеграции Битрикс24 с ЭДО.

Как сделать так, чтобы цифры сходились каждый месяц?

Цифры сходятся, когда у компании есть письменные определения и один ответственный за них. Без этого любая сверка превращается в спор, и каждый месяц начинается с нуля.

Минимальный набор правил, который мы вводим у клиентов:

• определение выигранной сделки: на какой стадии она считается продажей и какие документы должны быть к этому моменту;
• обязательные поля при переводе на финальную стадию: сумма, валюта, ответственный, счёт;
• дата закрытия месяца: до какого числа менеджеры вносят все оплаты и правки;
• единый отчётный период: все руководители смотрят отчёт с одним и тем же фильтром;
• ежемесячная сверка: сумма оплаченных счетов против банковской выписки, расхождение объясняется списком.

Обязательные поля на стадии можно настроить штатно, подробнее об этом есть в материале об обязательных полях в карточке сделки. Это самое дешёвое средство против пустых сумм и сделок без счетов.

Как быть с валютой и курсами?

Если часть сделок ведётся в долларах или рублях, итог в тенге зависит от курса, и расхождение с выпиской появляется даже при идеальной дисциплине. Сделка в валюте пересчитывается по курсу, который действовал в момент отчёта, а деньги пришли по курсу дня оплаты. Для казахстанских компаний, работающих с импортом, это частая причина разницы в несколько процентов.

Практический совет: сравнивайте отчёт и выписку отдельно по каждой валюте, а пересчёт в тенге оставляйте на последний шаг. Если разница объясняется только курсом, её не нужно искать в сделках, достаточно зафиксировать в регламенте, какой курс считается учётным. Так бухгалтерия и коммерческий отдел перестанут спорить о цифрах, которые на самом деле одинаковы.

Кто в компании должен отвечать за сверку?

За сверку должен отвечать один человек, обычно финансовый или коммерческий директор, а не каждый руководитель понемногу. Он назначает дату закрытия месяца, утверждает определения и принимает решение, когда расхождение считается объяснённым. Администратор Битрикс24 в этой схеме технический исполнитель: он настраивает отчёты и права, но не решает, что считать продажей.

Когда расхождение указывает на ошибку настроек?

Если после всех проверок расхождение остаётся стабильным, например в одном и том же проценте или из месяца в месяц на одну и ту же сумму, причину стоит искать в настройках: в правилах переноса данных, в правах сотрудников и в самих воронках. Сотрудник с ограниченными правами видит в отчёте не все сделки, и два руководителя получают разные цифры на одном экране. Права доступа нужно сверить до того, как перепроверять сами сделки.

Если вы не можете найти причину сами, мы можем провести аудит отчётности и показать, где теряются деньги в воронке. Подробности по внедрению и настройке есть на странице внедрение и настройка Битрикс24: B2BPRO.KZ работает с Битрикс24 с 2012 года и является официальным партнёром Битрикс24 в Казахстане с 2024 года.

Частые вопросы

Почему сумма выигранных сделок больше суммы оплат?

Обычно потому, что часть выигранных сделок ещё не оплачена или оплачена в другом периоде. Сравните блок «Контроль оплат»: он показывает сумму выигранных сделок, выставленных счетов и остаток без счетов. Если остаток большой, менеджеры не выставляют счета. Если счета есть, проверьте, когда они оплачены: период оплаты и период выигрыша могут не совпадать.

Можно ли доверять демонстрационным данным в отчёте?

Нет, демонстрационные данные нужны только для знакомства с отчётом. По справке Битрикс24, пока в портале нет реальных данных, отчёт показывает демонстрационные значения, и их можно отключить. Если цифры не совпадают ни с чем, первым делом проверьте, что отчёт построен по реальным сделкам вашего портала.

Как проверить, какие сделки попали в сумму отчёта?

Кликните по значению в отчёте: справка описывает, что при этом открывается список соответствующих элементов. Сравните число строк и сумму в списке с цифрой отчёта. Если они не совпадают, фильтры отчёта и списка настроены по-разному, и нужно привести их к одному периоду и одному направлению.

Какой отчёт использовать для сверки с банковской выпиской?

Для сверки с выпиской берите отчёт по счетам и показатель оплаченных счетов за период, а не сумму выигранных сделок. Показатель оплаченных счетов по справке считает счета, оплаченные в отчётном периоде. Выигранные сделки отвечают на вопрос о заключённых продажах, а не о поступивших деньгах.

Почему у двух руководителей разные цифры в одном отчёте?

Чаще всего из-за разных фильтров или разных прав доступа. Один руководитель смотрит одно направление, другой все, или у одного ограничен доступ к чужим сделкам. Сверьте период, направление и права обоих сотрудников. После этого цифры должны совпасть, а если нет, проблема в самих данных.

Нужно ли вести оплаты в Битрикс24?

Да, если вы хотите, чтобы отчёты показывали деньги. Оплаты, которых нет в CRM, не попадут ни в один отчёт. Лучше всего закрепить правило, кто и в какой срок отмечает оплату, или настроить обмен статусами с учётной системой, чтобы руководитель видел реальную картину без ручной сверки.