Как настроить бизнес-процесс согласования счёта в Битрикс24

Согласование счёта в Битрикс24 настраивается так: счёт получает стадию «На согласовании», на ней запускается автоматизация, которая ставит руководителю задание «утвердить или отклонить», а по результату переводит счёт дальше или возвращает менеджеру с комментарием. Схема собирается за один-два рабочих дня, если заранее договориться о правилах: кто, какие суммы и в какие сроки утверждает.

Типичная картина выглядит так. Менеджер выставил счёт на сделку, написал руководителю в мессенджер «посмотри», руководитель ответил через три часа «ок», а бухгалтер выпустил документ клиенту, не видя ни этого «ок», ни причины, по которой скидка оказалась больше обычной. Через месяц никто не может восстановить, кто и почему согласовал условия. На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего видим именно эту ситуацию: согласование существует, но живёт в личной переписке, а не в системе.

Что такое согласование счёта и зачем переносить его в систему?

Согласование счёта — это проверка условий документа уполномоченным лицом до того, как он уйдёт клиенту. Проверяют сумму, скидку, срок оплаты, реквизиты, состав товаров. Результат фиксируется: кто утвердил, когда, с каким комментарием.

В Битрикс24 счёт — это отдельный элемент CRM со своими стадиями, товарами и таймлайном. По справке Битрикс24, счёт создаётся из сделки, контакта, компании или раздела «Счета», а само наличие счетов зависит от тарифа. Поэтому первое, что стоит проверить перед проектом, это доступность раздела «Счета» на вашем тарифе. Если счетов в вашем тарифе нет, схему можно построить на стадиях сделки: смысл не меняется, меняется только место, где живёт стадия.

Перенос в систему даёт три практических эффекта:

• у каждого счёта есть история: когда ушёл на согласование, кто ответил, сколько ждал;
• руководителю не нужно искать счёт в чатах, задание приходит ему само;
• бухгалтерия видит только утверждённые документы и не выпускает лишнего.

Какие правила согласования нужно решить до настройки?

Прежде чем открывать конструктор, нужно зафиксировать правила на бумаге. Первое предложение здесь простое: автоматизировать можно только то, что уже понятно людям. Если директор и коммерческий директор спорят, кто утверждает скидку выше 10%, система этот спор не решит, она его закрепит.

Список вопросов, которые стоит закрыть на встрече с руководителями:

1. Какие счета идут на согласование: все или только выше определённой суммы, со скидкой, с отсрочкой платежа, для новых клиентов.
2. Кто согласует: один человек, любой из группы или несколько по очереди.
3. За какое время нужен ответ и что происходит, если ответа нет.
4. Что делает менеджер после отказа: правит тот же счёт или создаёт новый.
5. Кто и когда получает утверждённый счёт: бухгалтер, менеджер, клиент через письмо.
6. Кто заменяет согласующего в отпуске и в командировке.

Для казахстанских компаний к этому добавляется ещё одно правило: счёт выставляется в тенге, а ставка НДС, реквизиты и нумерация должны соответствовать учётной политике. Лучше сразу решить, кто проверяет эти поля: согласующий руководитель или бухгалтер на следующем шаге. Если проверять должны оба, у каждого должен быть свой этап и своя ответственность, иначе каждый будет надеяться на другого.

Как выглядит схема согласования по шагам?

Базовая схема состоит из пяти стадий счёта и двух развилок. Названия стадий свои, но логика у большинства компаний одна.

Стадия счёта	Что происходит	Кто действует
Черновик	Менеджер добавляет товары, проверяет сумму и реквизиты	Менеджер
На согласовании	Автоматически создаётся задание согласующему, менеджер видит статус	Руководитель
Согласован	Формируется документ, счёт готов к отправке	Система, бухгалтер
Отправлен клиенту	Клиент получает письмо или ссылку	Менеджер или система
Отклонён	Менеджер получает причину и возвращает счёт в работу	Менеджер

Таблица показывает пример схемы, а не готовый шаблон: стадии и ответственных вы задаёте под свой процесс.

Первая развилка возникает на стадии «На согласовании»: утвердил или отклонил. Вторая — по сроку: если ответа нет, задание эскалируется или автоматически отклоняется. Обе развилки проектируются заранее, иначе счёт зависнет на стадии, и никто не заметит.

Как работает действие «Утверждение документа»?

«Утверждение документа» — это действие бизнес-процесса из группы «Задания», в котором выбранные сотрудники утверждают документ, запустивший процесс. Согласно справке Битрикс24 по заданиям бизнес-процессов, у него две ветки продолжения, «утвержден» и «не утвержден», а процесс на время утверждения приостанавливается и ждёт решения.

Из справки известны параметры, которые вам придётся выбрать при настройке:

• список сотрудников, название и описание задания;
• тип утверждения: все сотрудники, любой сотрудник или голосование;
• тексты кнопок и текст статуса в истории выполнения;
• поле комментария: показывать ли, обязательно ли и как подписать;
• период ожидания: по его истечении утверждение автоматически отклоняется;
• тип делегирования: кому согласующий может передать задание.

Для счёта эти параметры ложатся на реальные правила. Тип «любой сотрудник» подходит, когда счёт может утвердить один из двух коммерческих директоров. Тип «все сотрудники» нужен, если по условиям компании сумму выше порога утверждают и коммерческий директор, и финансовый. Обязательный комментарий при отказе экономит время менеджеру: он видит причину и не звонит выяснять.

Результат утверждения можно использовать дальше. По справке, комментарии и введённые значения доступны в разделе «Дополнительные результаты» и на вкладке «Переменные», то есть следующие шаги процесса могут передать причину отказа менеджеру в задаче или сообщении. Как именно подключить это действие к элементу CRM в вашей редакции портала, лучше проверить прямо в интерфейсе: набор инструментов зависит от тарифа и версии.

Чем отличаются роботы и бизнес-процесс для согласования?

Робот — это действие автоматизации, привязанное к стадии элемента CRM и срабатывающее при попадании на неё. Бизнес-процесс — последовательность шагов с ветвлениями, которую рисуют в дизайнере бизнес-процессов. Справка описывает, что для счетов есть роботы «Создать документ» и «Отправить письмо клиенту», а также триггер «Отследить просмотр письма». Это хороший фундамент для второй половины схемы: после согласования документ создаётся и уходит клиенту без участия менеджера.

Для первой половины, собственно согласования, обычно выбирают одно из двух:

• Роботы и стадии. Проще в поддержке, процесс виден на канбане счетов. Подходит, когда согласующий один и правила линейные.
• Бизнес-процесс с действием «Утверждение документа». Нужен, когда есть ветвления по сумме, несколько согласующих и ожидание с таймером.

По нашему опыту внедрений, малому бизнесу почти всегда хватает первого варианта, а второй оправдан, когда счета проходят через трёх и более людей. Не стоит усложнять процесс, который в реальной жизни занимает пять минут в одном кабинете.

Как настроить условия: когда счёт идёт на согласование?

Счёт отправляется на согласование только при выполнении условия, остальные уходят сразу. Справка Битрикс24 по подписанию документов отдельно отмечает, что у роботов есть настройка «При условии»: робот запускается только для подходящих элементов, например при сумме выше заданной. Тот же принцип работает и для вашей схемы.

Практические условия, которые мы ставим клиентам:

• сумма счёта выше установленного порога;
• скидка по счёту выше разрешённой менеджеру;
• отсрочка платежа или предоплата меньше стандартной;
• клиент впервые покупает у компании;
• в счёте есть товар, цену которого менеджер правил вручную.

Условия лучше хранить в одном месте и описать в регламенте простыми словами. Когда через полгода порог изменится, администратору не придётся вспоминать, в каком из пяти роботов он был записан.

Что делать, если согласующий не отвечает?

Если согласующий молчит, процесс должен сам это заметить: напомнить, передать задание заместителю или отклонить счёт. Для действия «Утверждение документа» в справке описан период ожидания, по истечении которого утверждение автоматически отклоняется. Это значит, что счёт не повисит бесконечно, но менеджер получит отказ без причины. Поэтому мы добавляем отдельное уведомление менеджеру: «Согласующий не ответил в срок, обратитесь к нему лично».

Хорошая практика состоит из трёх уровней:

1. напоминание согласующему через половину отведённого срока;
2. делегирование по правилам: на время отпуска задание уходит заместителю;
3. понятный итог по истечении срока, который не оставляет счёт в подвешенном состоянии.

Важная деталь: заместителя нужно назначать в портале заранее, а не вспоминать об этом в день отпуска. Для компаний в Казахстане, где нередки командировки между городами и разница в часовых поясах между офисами, срок ответа лучше считать в рабочих часах, а не в сутках.

Как передать причину отказа менеджеру?

Менеджер должен узнать об отказе в том же месте, где он работает, то есть в карточке счёта или в личных задачах. Достаточно, чтобы после ветки «не утвержден» процесс сделал три вещи: перевёл счёт на стадию «Отклонён», записал комментарий согласующего в таймлайн и поставил менеджеру задачу «Исправить счёт».

Комментарий согласующего берётся из результата задания: справка подтверждает, что он доступен в переменных процесса. Формулировки отказа стоит стандартизировать: слишком большая скидка, неверные реквизиты, нет предоплаты, нужна консультация юриста. Тогда по таким причинам можно строить отчёт и видеть, на чём чаще всего спотыкаются менеджеры.

Как проверить схему до запуска?

Перед запуском схему прогоняют на тестовых счетах всех типов: обычный, с большой скидкой, отклонённый, без ответа согласующего. Каждый сценарий проверяет, что произошло на каждой стадии и что получил каждый участник.

Чек-лист тестирования:

1. создать счёт ниже порога и убедиться, что он не уходит на согласование;
2. создать счёт выше порога и проверить, что согласующий получил задание с нужным текстом;
3. нажать «утвердить» и проверить, что документ создан и письмо клиенту отправляется только после этого;
4. нажать «отклонить» без комментария и проверить, что система не пропускает пустое поле, если комментарий обязателен;
5. не отвечать до конца срока и проверить напоминание и итоговое действие;
6. открыть счёт под учётной записью менеджера без прав и проверить, что он не может сам перевести счёт в «Согласован».

Последний пункт самый частый источник проблем. Если права на смену стадии не ограничены, менеджер может обойти согласование простым перетаскиванием карточки на канбане. Разграничение прав на стадии нужно настроить в том же проекте, что и сами роботы.

Какие ошибки чаще всего ломают согласование?

Чаще всего согласование ломают решения, принятые на ходу, а сама настройка редко бывает сложной. Вот типичные случаи.

Ошибка	К чему приводит	Как избежать
Права на смену стадии не ограничены	Менеджер сам переводит счёт в «Согласован»	Закрыть переход в финальные стадии для менеджеров
Согласующий один, замены нет	Счета стоят, пока человек в отпуске	Назначить заместителя и разрешить делегирование
Порог суммы зашит в нескольких местах	После изменения правил часть счетов идёт мимо согласования	Хранить условие в одном месте и документировать его
Отказ без комментария	Менеджер не понимает, что исправлять	Сделать поле комментария обязательным
Счёт правят после согласования	Клиент получает документ, которого согласующий не видел	Возвращать счёт на согласование при изменении суммы или товаров

Пятая ошибка встречается реже остальных, но стоит дороже. Если менеджер может изменить состав товаров после утверждения, согласование превращается в формальность. Поэтому в схему стоит заложить правило: любое изменение суммы или скидки снимает статус «Согласован» и возвращает счёт на проверку.

Какие отчёты строить по согласованиям?

Отчёты по согласованиям показывают, где процесс тормозит и какие менеджеры чаще получают отказы. Достаточно четырёх показателей: сколько счетов ушло на согласование за период, сколько из них утверждено с первого раза, среднее время от отправки до решения и самые частые причины отказа.

Если время ответа у одного из руководителей стабильно в разы выше, чем у остальных, проблема не в Битрикс24, а в нагрузке или в том, что этот человек получает слишком много задач. Тогда стоит пересмотреть пороги или добавить второго согласующего. Если же большинство отказов связано с одной причиной, например с реквизитами, имеет смысл добавить проверку обязательных полей до отправки на согласование: пусть счёт не уходит руководителю, пока в нём не заполнено всё необходимое.

Такие цифры полезны на встрече с собственником. Они отвечают на вопрос, который обычно звучит как «почему сделки задерживаются»: часть задержек возникает именно на согласовании, и теперь это видно в цифрах. Вместе с обычной аналитикой по воронке это даёт руководителю понятную картину, где деньги останавливаются по дороге от договорённости до оплаты.

Как согласовать скидку, а не только счёт?

Скидку лучше согласовывать раньше счёта: на стадии сделки или предложения, пока клиент ещё не получил документ. Тогда менеджер заранее знает, какую цену он может назвать, и не выставляет счёт, который придётся отзывать.

Для этого схему делают двухслойной. Первый слой проверяет скидку на сделке по тому же принципу: условие «скидка выше порога», задание согласующему, результат записывается в сделку. Второй слой на счёте только сверяет итоговую сумму с уже утверждённой и пропускает счёт без повторного согласования, если сумма не изменилась. Так вы избегаете двойной работы руководителя и сохраняете контроль на случай, когда менеджер правит товары после того, как скидка была утверждена.

Нужна ли интеграция с учётной системой?

Если счета в итоге выпускаются в учётной системе, согласование в Битрикс24 нужно связать с ней, иначе придётся вводить одни и те же данные дважды. Эту задачу решают по-разному: обмен через модуль, выгрузка утверждённых счетов, ручная передача ссылки бухгалтеру. Для маленькой компании ручной вариант может быть приемлем, для компании с десятками счетов в день нет.

Когда мы проектируем такие схемы для казахстанских компаний, отдельно проверяем, как согласованный счёт попадает в учёт и электронный документооборот, чтобы бухгалтер не ждал письма от менеджера, а получал готовый документ по стадии. Подробно об обмене документами с ЭДО есть в нашей статье об интеграции Битрикс24 с ЭДО.

Если вы хотите, чтобы согласование счетов, скидок и договоров заработало как единый процесс, а не набор разрозненных настроек, мы можем взять проект на себя. Подробности по внедрению и настройке есть на странице внедрение и настройка Битрикс24: B2BPRO.KZ работает с Битрикс24 с 2012 года и является официальным партнёром Битрикс24 в Казахстане с 2024 года.

Частые вопросы

Можно ли настроить согласование счёта на любом тарифе Битрикс24?

Нет, универсального ответа нет: по справке Битрикс24, счета и автоматизация доступны не на всех тарифах. Сначала проверьте, есть ли в вашем портале раздел «Счета» и вкладка «Роботы» у счетов. Если счетов нет, согласование можно построить на стадиях сделки. Актуальный состав тарифов смотрите на странице тарифов Битрикс24 или уточните у партнёра.

Сколько людей может согласовывать один счёт?

Столько, сколько вы укажете в задании. В действии «Утверждение документа» можно выбрать список сотрудников и тип решения: все, любой из них или голосование. Для счёта обычно хватает одного-двух согласующих. Чем больше людей, тем дольше проходит процесс, поэтому лишних участников лучше не добавлять.

Что будет, если согласующий отклонил счёт?

Процесс пойдёт по ветке «не утвержден». Что произойдёт дальше, зависит от схемы: обычно счёт переходит на стадию «Отклонён», а менеджер получает задачу с причиной. Комментарий согласующего доступен в результатах задания, поэтому его можно передать в таймлайн или в сообщение.

Можно ли согласовывать счёт с телефона?

Да, задания бизнес-процессов приходят сотруднику как обычные задания портала, а карточку счёта можно открыть в мобильном приложении: справка Битрикс24 описывает работу со счетами в мобильной CRM. Права и состав кнопок при этом те же, что в браузере, поэтому согласующему не нужен компьютер.

Нужно ли согласовывать каждый счёт?

Нет, чаще всего достаточно согласовывать исключения. Типичные условия: сумма выше порога, скидка выше разрешённой, отсрочка платежа, новый клиент. Остальные счета лучше отправлять без задержки, иначе согласование станет узким местом и менеджеры начнут искать обходные пути.

Кто в компании должен отвечать за регламент согласования?

Владелец процесса должен быть один: обычно это коммерческий или финансовый директор. Он утверждает пороги и правила, а администратор Битрикс24 лишь переносит их в систему. Если владельца нет, любое изменение превращается в долгие обсуждения.