Как сменить воронку или переименовать стадии в Битрикс24 и не потерять статистику

Стадии в Битрикс24 переименовывают в разделе «CRM» → «Настройки» → «Настройки CRM» → «С чего начать» → «Справочники»: нажмите на карандаш рядом со стадией и введите новое название. Сделки при этом остаются на месте. Осторожнее нужно быть с удалением стадий и переносом сделок между воронками: там можно потерять привычную картину в отчётах, поэтому сначала проверьте всё на одной тестовой сделке.

Типичная ситуация выглядит так. Компания выросла, отдел продаж разросся, и стадии «Новая», «В работе», «КП» уже не отражают реальный процесс. Руководитель просит переименовать «КП» в «Согласование условий», добавить стадию «Договор» и вынести оптовых клиентов в отдельную воронку. Менеджеры в ужасе: вдруг пропадут сделки или статистика за прошлый квартал. Ниже разобрано, что можно делать смело, что требует подготовки и как не оставить отдел без понятных отчётов.

Что можно менять в стадиях и воронках без риска?

Без риска меняются названия стадий, их цвет и порядок: это косметика, которая не перекладывает сделки. По справке Битрикс24 любую стадию можно переименовать и изменить её цвет, а порядок меняется через кнопку «Меню (≡)» рядом со стадией, которую нужно перетащить на нужное место.

Есть и ограничения, которые полезно знать заранее. Начальную стадию нельзя удалить, но можно переименовать. Исходное название возвращается значком со стрелками. Финальных стадий две группы: успешная и неуспешная, причём неуспешных может быть несколько. Это значит, что вариант «одна стадия провала» не обязателен: можно разделить причины отказа на отдельные финальные стадии, например «Ушёл к конкуренту» и «Нет бюджета». Все эти детали описаны в справке по справочникам CRM.

Что делаем	Влияние на сделки	Что подготовить
Переименовать стадию	Сделки остаются на стадии, меняется только подпись	Предупредить отдел, обновить инструкции и названия в отчётах
Изменить цвет или порядок	Сделки остаются на стадии	Ничего особого
Добавить стадию	Существующие сделки не двигаются	Решить, кто и когда переводит сделки на новую стадию
Удалить стадию	В справке не описано, поэтому считаем действие рискованным	Заранее перенести сделки на другую стадию
Перенести сделки в другую воронку	Меняется воронка и стадия, нужна проверка истории и отчётов	Тестовая сделка и план переноса

Строки про удаление и перенос в таблице осторожные намеренно: справка Битрикс24 не описывает, что именно происходит со сделками при удалении стадии, и мы не будем придумывать то, чего нет в документации. Правило простое: прежде чем удалять, освободите стадию от сделок.

Как переименовать стадию сделки в Битрикс24 по шагам?

Переименование занимает две минуты: откройте справочник стадий, нажмите карандаш, введите название и сохраните. Вот порядок действий:

1. Откройте раздел «CRM» и перейдите в «Настройки».
2. Выберите «Настройки CRM», затем «С чего начать» и «Справочники».
3. Найдите справочник стадий сделок для нужной воронки.
4. Нажмите на значок карандаша рядом со стадией.
5. Введите новое название и при необходимости измените цвет.
6. Сохраните изменения и откройте канбан, чтобы проверить результат.

Стадии можно менять и прямо в канбане: работают значки плюса и карандаша. Через плюс добавляется новая стадия, через карандаш редактируется или удаляется существующая. Это удобно, когда нужно быстро поправить название и сразу увидеть, как выглядит доска. Об этом сказано в справке по стадиям сделок.

Прежде чем переименовывать, выберите названия, которые не придётся менять через месяц. Хорошая стадия описывает состояние сделки, а не действие менеджера. «Ожидаем оплату» лучше, чем «Выставили счёт»: первое остаётся верным, кто бы ни занимался сделкой, а второе описывает разовое действие. На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего видим, что стадии называют по привычке отдела, и через полгода в них путаются даже старожилы. Короткая договорённость на пять минут перед правкой экономит недели объяснений.

Отдельная проблема: роботы, триггеры и отчёты, которые завязаны на конкретные стадии. Переименование их не ломает, а вот удаление или перенос стадии может. Перед правками откройте роботов и триггеры по воронке и выпишите, на какие стадии они опираются. Это занимает десять минут и избавляет от неприятных сюрпризов: например, робот, который ставит задачу при переходе на удалённую стадию, просто перестанет срабатывать, а вы заметите это только по жалобам.

Можно ли перенести сделки в другую воронку и что для этого нужно?

Сделки переносят в другую воронку групповым действием в режиме «Список»: отметьте сделки и выберите действие «Перенести в воронку». По справке Битрикс24 порядок такой:

1. Откройте список сделок и переключитесь в режим просмотра «Список».
2. Отметьте нужные сделки галочками.
3. Выберите действие «Перенести в воронку».
4. Если нужно применить действие ко всем записям списка, включая те, что на других страницах, включите опцию «Для всех».
5. Укажите воронку, в которую переносите сделки, и подтвердите действие.

Подробности приведены в справке о групповых действиях в CRM. Там же описано действие «Установить стадию»: оно переводит выбранные сделки с одной стадии на другую внутри воронки. Для смарт-процессов набор действий зависит от настроек, а перенос между воронками возможен там, где эти воронки созданы.

Теперь о главном риске. Что происходит с историей сделки и с отчётами при переносе, справка Битрикс24 не описывает. В обсуждениях пользователей встречаются жалобы, что после переноса история стадий выглядит иначе, но это частные мнения, а не документация. Поэтому наш совет такой: перенесите одну тестовую сделку, откройте её историю и посмотрите отчёты, в которые она попадает. Только убедившись, что картина вас устраивает, переносите остальные.

Перед массовым переносом полезно сохранить «слепок» текущих цифр. Выгрузите отчёт по продажам за период в таблицу и зафиксируйте количество сделок по стадиям и сумму по воронке. После переноса сравните эти же цифры. Расхождение сразу покажет, где что-то поменялось, а у вас будет документ, которым можно объяснить руководителю, откуда разница.

Как не потерять статистику при смене стадий?

Статистику сохраняют не какой-то кнопкой, а порядком действий: сначала фиксируем цифры, потом правим структуру, затем сверяем результат. Если действовать по порядку, статистику за прошлые периоды можно сохранить почти целиком, а расхождения будут предсказуемыми.

Вот рабочий план, который мы советуем клиентам:

1. Зафиксируйте исходные цифры. Выгрузите сделки по стадиям, сумму воронки и конверсию за последние месяцы.
2. Сначала переименуйте, потом удаляйте. Переименование не двигает сделки, поэтому начинайте с него.
3. Освободите стадию, прежде чем удалять. Групповым действием «Установить стадию» переведите сделки на подходящую стадию.
4. Тестовый перенос. Одна сделка в новую воронку, проверка карточки, истории и отчётов.
5. Массовый перенос. Только после успешной проверки, лучше вне рабочего пика.
6. Сверка цифр. Сравните итоги с исходным слепком и запишите расхождения.
7. Обновите инструкцию для отдела. Одна страница в базе знаний: какие стадии есть и что значит каждая.

Пример для иллюстрации, не из практики конкретного клиента. В воронке пять стадий, и руководитель решает объединить «Переговоры» и «Согласование» в одну. Если просто удалить «Согласование», сделки на ней окажутся в неопределённом положении, а это риск для отчётов. Правильнее сначала перевести все сделки групповым действием на «Переговоры», проверить, что на «Согласовании» не осталось ни одной, и только потом удалять пустую стадию. Если нужно сохранить информацию о том, что сделка раньше была на «Согласовании», добавьте в карточку поле «Этап до объединения» и заполните его для переведённых сделок.

Отдельно про аналитику. Встроенные отчёты показывают срез по текущей структуре воронки, а за историю переходов по стадиям нужно смотреть отдельно. Если вам важна детальная история, подумайте о том, чтобы сохранить её до реорганизации: выгрузите данные в таблицу. Что именно учитывают те или иные отчёты, зависит от вашего тарифа и настроек, поэтому окончательную проверку делайте на своих данных.

Когда стоит заводить новую воронку, а когда хватит новых стадий?

Новая воронка нужна, когда процесс принципиально другой: другие этапы, другие ответственные, другая длительность. Если же отличия только в одном-двух шагах, достаточно добавить стадии или использовать поле «Тип сделки». Правильный выбор избавляет от лишних переносов и путаницы в отчётах.

Признаки того, что нужна отдельная воронка:

• у продаж разные цикл и этапы, например розница за день и корпоративные клиенты за три месяца;
• за воронкой закреплены разные команды, и им нужны разные права и роботы;
• для руководителя важно видеть конверсию по каждому направлению отдельно;
• сделки одного направления не должны мешаться на канбане с другими.

Признаки того, что хватит стадий и справочника типов: отличия небольшие, команда одна, отчёт нужен общий. Мы подробно разбирали это в статье про воронки для разных отделов в одном Битрикс24, а базовую работу со стадиями сделки описывает инструкция как сменить стадию сделки в Битрикс24.

Что чаще всего идёт не так при правке воронок?

Чаще всего ломается не сама структура, а то, что на неё опиралось: роботы, права, отчёты и привычки менеджеров. Вот четыре типичные ошибки, которые мы встречаем при сопровождении порталов.

• Правка в рабочее время. Менеджеры видят, как на их глазах меняются названия и колонки, и теряют ориентиры. Лучше делать правки вечером или в выходные и заранее предупредить отдел.
• Роботы и триггеры забыты. После удаления или переноса стадий автоматизация перестаёт срабатывать, но об этом никто не знает до первых жалоб.
• Нет единых названий. Разные воронки получают разные формулировки одной и той же стадии, и сводный отчёт превращается в винегрет.
• Массовый перенос без теста. Сотни сделок переехали, а потом выяснилось, что в карточках что-то не так, и откатить уже нечем.

Если у вас больше одной воронки, заведите правило: любое изменение структуры сначала описывается в одном документе, где указано, что меняем, зачем и кто отвечает. Это занимает пять минут, а через год спасает при разборе странных цифр. Если на портале уже накопилась путаница, которую не получается разобрать самостоятельно, помощь специалиста обойдётся дешевле, чем потерянные сделки.

Сквозной пример: объединяем стадии и выносим оптовиков в отдельную воронку

Ниже иллюстрация, а не история конкретного клиента. В отделе продаж одна воронка с шестью стадиями: «Новая», «Квалификация», «КП», «Переговоры», «Счёт», «Оплата». Руководитель хочет две вещи: объединить «КП» и «Переговоры» в «Согласование условий» и вынести оптовых клиентов в отдельную воронку, потому что у них другой цикл и другой ответственный.

Правильный порядок действий выглядит так. Сначала выгрузка исходных цифр: сколько сделок на каждой стадии, какая сумма в воронке, какая конверсия за три месяца. Потом переименование «Переговоров» в «Согласование условий»: сделки остаются на месте, названия обновляются сразу у всех. Затем в списке сделок отмечаем всё, что стоит на «КП», выбираем действие «Установить стадию» и переводим на «Согласование условий». Проверяем, что на «КП» не осталось сделок, и только после этого убираем пустую стадию.

С оптовиками сложнее, потому что это перенос между воронками. Создаём новую воронку со своими стадиями, затем берём одну тестовую оптовую сделку и переносим её действием «Перенести в воронку». Открываем карточку, смотрим историю, проверяем, как сделка выглядит в канбане новой воронки и попадает ли в нужные отчёты. Если всё устраивает, переносим остальные оптовые сделки пачкой, включая при необходимости опцию «Для всех». Эти действия мы разобрали выше по справке Битрикс24, а вот конкретные результаты в отчётах у каждого портала свои, поэтому сверка цифр обязательна.

После переноса сравниваем итоги с исходным слепком. Общая сумма по двум воронкам должна совпасть с прежней суммой по одной. Если расхождение есть, ищем сделки, которые попали не туда или остались без стадии. Такая проверка занимает полчаса, а без неё расхождение вскрывается на планёрке, когда уже непонятно, в какой день что поменялось.

Чек-лист перед любой правкой воронки

Перед правкой проверьте семь пунктов, и большинство неприятностей исчезнет само. Распечатайте или сохраните этот список в базе знаний портала.

1. Выгружены ли цифры по стадиям и суммы воронки на дату правки.
2. Выписаны ли все роботы и триггеры, завязанные на стадии, которые вы меняете.
3. Проверено ли, кто из сотрудников работает с этой воронкой, и предупреждены ли они.
4. Есть ли у вас тестовая сделка, на которой можно проверить перенос.
5. Выбрано ли время вне рабочего пика.
6. Назначен ли человек, который сверит цифры после правки.
7. Готова ли короткая инструкция для отдела с новыми названиями стадий.

Если портал небольшой и воронка одна, список проходится за пятнадцать минут. Если воронок несколько и в них работают разные подразделения, на подготовку стоит заложить рабочий день: именно подготовка определяет, пройдёт перестройка незаметно или превратится в аврал.

Как объяснить изменения отделу продаж?

Менеджеры принимают изменения спокойно, когда понимают зачем они нужны и что от них требуется. Объяснение должно уместиться на одну страницу: какие стадии были, какие стали, что значит каждая и чем отличается от прежней. Без этого через неделю в новой воронке окажется тот же беспорядок, что был в старой, только с другими названиями.

Хорошая памятка состоит из трёх частей. Первая: таблица «было и стало» с переходами между стадиями. Вторая: критерий перехода на следующую стадию, то есть что именно должно произойти, чтобы менеджер перевёл сделку дальше. Третья: что делать, если сделка попала не в ту воронку. Критерии перехода особенно важны: без них стадии превращаются в метки по настроению, а отчёт по воронке перестаёт что-либо значить.

Дайте отделу несколько дней на привыкание и соберите вопросы. Обычно выясняется, что одна-две стадии названы неудачно, и менеджеры путаются именно в них. Лучше поправить название сразу, пока никто не привык, чем потом объяснять каждому новичку, почему «Согласование» на самом деле означает совсем другое.

Когда нужна помощь специалиста

Если воронок несколько, роботов много, а менять структуру нужно без остановки продаж, лучше довериться тем, кто делает это регулярно. Мы подготовим план переноса, проверим роботов и триггеры, выполним тестовый перенос и сверим цифры до и после. Если самостоятельно разобраться не получилось, наша техподдержка Битрикс24 работает 24/7: опишите, какие стадии нужно изменить и сколько сделок затронет перенос. B2BPRO.KZ — официальный партнёр Битрикс24 в Казахстане, и перестройка воронок входит в наши регулярные задачи.

Частые вопросы

Как переименовать стадию сделки в Битрикс24?

Откройте «CRM» → «Настройки» → «Настройки CRM» → «С чего начать» → «Справочники», найдите справочник стадий сделок, нажмите на карандаш рядом со стадией и введите новое название. Сделки остаются на этой стадии, меняется только подпись.

Можно ли удалить стадию, на которой есть сделки?

Справка Битрикс24 не описывает, что произойдёт со сделками при удалении стадии, поэтому безопаснее освободить её заранее. Выделите сделки в списке, выберите действие «Установить стадию» и переведите их на другую стадию, а затем удаляйте пустую.

Как перенести сделки в другую воронку сразу пачкой?

В режиме «Список» отметьте сделки, выберите групповое действие «Перенести в воронку» и укажите нужную воронку. Чтобы затронуть все записи, включая другие страницы списка, включите опцию «Для всех». Сначала проверьте перенос на одной тестовой сделке.

Можно ли удалить начальную стадию воронки?

Нет, начальную стадию удалить нельзя, но её можно переименовать. Через карандаш введите новое название, а значок со стрелками вернёт исходное. Если нужна другая первая стадия, переименуйте начальную под свой процесс.

Пропадёт ли статистика, если поменять стадии?

Переименование стадий сделки не двигает, поэтому цифры остаются на месте. Для удаления и переноса между воронками справка не описывает влияние на отчёты, потому перед правкой выгрузите цифры, проверьте тестовую сделку и сверьте итоги после изменений.