Битрикс24 для организатора мероприятий: заявки, подрядчики и сроки подготовки

Битрикс24 для организатора мероприятий закрывает три участка: заявки от клиентов идут в воронку сделок CRM, подготовка каждого события ведется отдельным проектом с задачами и сроками на диаграмме Ганта, а подрядчики подключаются к проекту гостями и видят только свои задачи. В итоге менеджер в любой момент видит, что по событию сделано, что горит и кто держит сроки.

Типичная картина в event-агентстве до внедрения выглядит так. Заявки приходят из сайта, Instagram, по звонку и по рекомендации, менеджер записывает их в блокнот или в таблицу. Договоренности с площадкой, кейтерингом, звуком и фотографом живут в личных переписках. За неделю до события руководитель обзванивает всех, чтобы понять, что готово, и обязательно находит одну забытую позицию: не заказан трансфер, не согласован макет бейджей, у ведущего другая дата. Чем больше событий идет параллельно, тем чаще.

Зачем event-агентству CRM, если есть таблица и мессенджер

CRM для организатора мероприятий нужна, чтобы заявка, переписка, смета и подготовка события лежали в одном месте и не зависели от памяти конкретного менеджера. Таблица хорошо хранит список, но о сроках не напоминает и не показывает, какая работа от какой зависит.

У event-бизнеса есть особенность, которая отличает его от обычных продаж: после подписания договора работа только начинается. Продажа длится две недели, а подготовка к конференции может занять три месяца, и в ней участвуют десяток подрядчиков. Поэтому одной воронки продаж мало. Нужны две связанные части: CRM для сделки и проектный инструмент для подготовки.

В Битрикс24 обе части есть в одном портале. Сделка хранит клиента, бюджет, историю общения и документы. Проект хранит задачи подготовки, чат команды и файлы. Сделку и задачи можно связать, и тогда из карточки клиента видно, как движется подготовка его события.

Для руководителя разница еще заметнее. Когда агентство ведет пять событий одновременно, директор тратит часы на вопросы «а что у нас с площадкой» и «кто отвечает за декор». Если подготовка ведется в системе, ответ на такой вопрос занимает минуту: открыть проект и посмотреть просроченные задачи.

Как принимать заявки на мероприятия в CRM Битрикс24

Заявки на мероприятия удобнее всего собирать в отдельную воронку сделок, куда автоматически попадают обращения с сайта, из мессенджеров и звонков. Воронка — это последовательность стадий, через которые проходит сделка от первого обращения до оплаты. Для event-агентства стадии стоит назвать по реальным шагам работы с клиентом: стандартный набор из коробки обычно приходится переделывать.

Форма на сайте — самый понятный источник заявок. В Битрикс24 есть CRM-формы: их создают в разделе CRM, выбирают сценарий, добавляют поля и размещают на сайте. Для организатора событий в форме полезны поля, без которых нельзя оценить запрос:

• тип мероприятия (конференция, корпоратив, выездной тимбилдинг, свадьба, презентация продукта);
• желаемая дата и запасная дата;
• город и формат площадки, если клиент уже знает;
• примерное число гостей;
• ориентир по бюджету в тенге;
• контакт для связи и удобный мессенджер.

Когда такие поля заполнены сразу, менеджер не тратит первый звонок на сбор базовой информации и может прийти к клиенту уже с вариантами. Если у вас нет сайта на Битрикс24, форму можно встроить на любой сайт кодом.

Второй канал — мессенджеры. В Казахстане значительная часть клиентов пишет в WhatsApp, и если переписка остается в телефоне менеджера, при его уходе агентство теряет историю общения с клиентом. Подключение мессенджеров к CRM через открытые линии или через партнерские сервисы решает эту проблему: сообщение клиента создает сделку или попадает в уже существующую.

Какие стадии воронки нужны организатору мероприятий

Стадии воронки для event-агентства должны отражать, где именно сейчас находится клиент: собираем требования, считаем смету, ждем решения или уже готовим событие. Ниже вариант, который мы берем за основу и затем подстраиваем под конкретную компанию. Названия и число стадий в вашей компании будут свои.

Стадия	Что происходит	Что можно автоматизировать
Новая заявка	Обращение пришло с формы, звонка или из мессенджера	Задача менеджеру связаться с клиентом в течение часа
Бриф	Менеджер уточняет дату, формат, число гостей, бюджет	Напоминание, если бриф не заполнен через сутки
Смета и концепция	Готовится предложение, запрашиваются цены у подрядчиков	Задача на подготовку КП с крайним сроком
Согласование	Клиент изучает КП, идут правки	Напоминание менеджеру через 2-3 дня тишины
Договор и предоплата	Подписание, выставление счета	Создание документа по шаблону из карточки сделки
Подготовка	Работает проект мероприятия	Задачи подготовки ответственным
Проведено	Событие прошло, финальный расчет	Задача на закрывающие документы и сбор отзыва

Обратите внимание на стадию «Согласование». Именно на ней в event-продажах теряется больше всего денег: клиент получил смету, ушел думать, и менеджер переключился на новые заявки. Простой робот, который через несколько дней без движения ставит задачу «напомнить о себе», возвращает часть таких сделок.

Отдельное поле в сделке под дату мероприятия тоже стоит завести с самого начала. По нему можно фильтровать сделки, строить отчеты по загрузке на месяц вперед и видеть, не набрали ли вы на одни выходные больше событий, чем команда способна провести.

Проект мероприятия: задачи и сроки подготовки

Подготовку каждого события удобно вести отдельным проектом Битрикс24, где задачи распределены по ответственным и выстроены во времени. Проект в Битрикс24 — это рабочее пространство команды, в котором есть задачи, общий чат и файлы. Для мероприятия это значит, что вся переписка по событию, макеты, тайминг и списки гостей лежат в одном месте.

Главный инструмент для сроков подготовки — диаграмма Ганта. Диаграмма Ганта — это отображение задач на календарной сетке, где каждая задача показана блоком с датой старта и датой финиша. Согласно справке Битрикс24 о диаграмме Ганта и связях между задачами, этот режим нужен как раз для зависимых друг от друга работ с плавающими сроками, когда этапы идут по порядку.

Мероприятия устроены именно так. Нельзя печатать бейджи, пока не утвержден список участников. Нельзя заказывать сцену, пока не выбрана площадка.

В Ганте задачи связывают зависимостями. Самый частый тип — «финиш-старт»: если основная задача сдвинулась на неделю, дата старта зависимой задачи сдвигается на тот же срок. На практике это выглядит так: площадку подтвердили на пять дней позже плана, вы двигаете одну задачу, и вслед за ней автоматически сдвигаются заказ декора, монтаж и техническая репетиция. Руководитель сразу видит, не уперлась ли цепочка в дату самого события.

Важная деталь из той же справки: дата старта и дата финиша в Ганте показывают примерные сроки, а крайний срок задачи задается отдельно и отображается красной вертикальной линией. Просроченная задача с крайним сроком подсвечивается красным. Для организатора это удобно: у задачи «утвердить меню» может быть плановое окно в пять дней и жесткий крайний срок, после которого кейтеринг уже не успеет закупить продукты.

Как работать с подрядчиками мероприятия в Битрикс24

Подрядчиков мероприятия можно пригласить в проект гостями: они увидят свои задачи и чат события, но не получат доступа к остальной информации компании. Так переписка с площадкой, техникой и кейтерингом уходит из личных телефонов менеджеров.

По справке Битрикс24 о приглашении сотрудников и гостей в проект, гости — это внешние участники, которых нет в вашем портале: подрядчики, клиенты, поставщики. Они могут общаться в чатах, работать с задачами и участвовать во встречах. Пригласить гостя можно после создания проекта: по ссылке, которую вы отправляете удобным способом, или по номеру телефона и e-mail. Если ссылку нужно отозвать, ее можно обновить, и старая перестанет работать.

Какие подрядчики обычно попадают в проект события:

• площадка (менеджер площадки или технический администратор);
• кейтеринг;
• звук, свет, видео и сцена;
• декор и флористика;
• ведущий и артисты (часто через их агента);
• фото и видеосъемка;
• трансфер и логистика;
• типография и производство сувениров.

Всех подрядчиков сразу звать не обязательно. У нас работает простое правило: в проект попадают те, у кого есть задачи с крайним сроком. Фотографу, который просто приезжает к началу, достаточно задачи с таймингом и контактом координатора на площадке.

Есть и второй уровень работы с подрядчиками: учет самих заказов. Если агентство регулярно заказывает у одних и тех же поставщиков, полезно вести такие заказы как отдельную сущность в CRM, например через смарт-процесс. Смарт-процесс — это настраиваемый тип элемента CRM со своими стадиями и полями, который можно связать со сделкой. В нем удобно хранить, кому заказали, на какую сумму, внесена ли предоплата и получены ли документы.

Связать сделку и смарт-процесс помогают роботы. В справке Битрикс24 о роботах для смарт-процессов описан робот, который при переходе сделки на нужную стадию создает элемент смарт-процесса и заполняет в нем поля. Для event-агентства это может работать так: сделка переходит в стадию «Договор и предоплата», и робот создает заявку в смарт-процессе «Заказы подрядчикам» с названием сделки и ответственным менеджером. Смарт-процессы доступны не на всех тарифах, поэтому перед настройкой проверьте свой тариф.

План подготовки мероприятия в обратном отсчете

План подготовки удобнее всего строить от даты события назад: сначала фиксируется день мероприятия, затем от него отсчитываются крайние сроки ключевых работ. Такой план стоит один раз собрать как эталонный список задач и переносить в каждый новый проект, меняя только даты.

Ниже пример обратного отсчета для корпоративной конференции на 150-200 участников. Это иллюстрация: реальные сроки зависят от сезона, города и загрузки подрядчиков. В Алматы и Астане площадки на декабрьские корпоративы часто бронируют заранее, поэтому в высокий сезон весь график сдвигается раньше.

Срок до события	Работа	Ответственный
За 8-10 недель	Бриф, бюджет, выбор и бронь площадки	Менеджер проекта
За 6-8 недель	Концепция, программа, приглашение спикеров	Менеджер, клиент
За 5-6 недель	Договоры с кейтерингом, техникой, декором	Менеджер, бухгалтерия
За 4 недели	Рассылка приглашений, открытие регистрации	Маркетинг клиента
За 2 недели	Утверждение меню, макетов, тайминга	Менеджер, подрядчики
За 1 неделю	Финальный список гостей, печать, трансфер	Координатор
За 1-2 дня	Монтаж, техническая репетиция	Площадка, техника
После события	Демонтаж, закрывающие документы, отзыв	Менеджер

Каждая строка таблицы в проекте превращается в одну или несколько задач с крайним сроком и ответственным. Задачи, которые зависят друг от друга, связываются в Ганте. Тогда при переносе даты события вы двигаете цепочку, а не правите вручную тридцать задач.

Чек-листы внутри задач закрывают мелочи, о которых обычно забывают. Например, в задаче «Техническая репетиция» чек-лист может включать проверку микрофонов, кликера для презентаций, запасных батареек, подключения ноутбука спикера и интернета на площадке. Список составляют один раз по итогам прошлых событий.

Пример: как это выглядит на одном событии

Возьмем условное агентство в Алматы, которое готовит годовую конференцию для дистрибьютора на 180 гостей. Пример собирательный, шаги в нем реальные.

Заявка приходит через форму на сайте: тип «конференция», дата в первой половине декабря, 180 человек, бюджет указан диапазоном. В CRM создается сделка, менеджер получает задачу связаться с клиентом. После звонка он заполняет бриф прямо в карточке сделки: формат, требования к площадке, сколько будет спикеров, нужен ли фуршет.

Пока клиент согласует смету, сделка стоит на стадии «Согласование», и через три дня без движения менеджеру приходит напоминание. Клиент подписывает договор и вносит предоплату. Сделка переходит в «Подготовку», менеджер получает задачу открыть проект «Конференция дистрибьютора, декабрь» и переносит в него 35 задач эталонного плана, связанных в Ганте.

Менеджер приглашает в проект гостями площадку, кейтеринг и техническую компанию. Каждый видит свои задачи: площадка подтверждает схему зала, техника согласует райдер, кейтеринг ждет финального числа гостей. Вопросы обсуждаются в чате проекта, файлы лежат там же.

За три недели до события клиент просит перенести конференцию на неделю позже. Менеджер сдвигает ключевую задачу в Ганте, и зависимые задачи сдвигаются вслед за ней. Руководитель агентства открывает проект и проверяет, что новая дата не наложилась на другое событие той же команды.

После события менеджер закрывает задачи, бухгалтерия получает задачу на закрывающие документы, а сделка переходит в «Проведено». В карточке клиента остается вся история: смета, договор, переписка, тайминг. Когда этот клиент придет через год с той же конференцией, агентство начнет не с нуля.

Какие ошибки мешают внедрению CRM в event-агентстве

Чаще всего внедрение срывается потому, что команда продолжает работать по-старому параллельно с CRM. На проектах B2BPRO.KZ мы раз за разом видим одни и те же ошибки.

Первая ошибка: одна воронка на все. Агентство кладет в одну воронку и продажу, и подготовку, и постпродажный сервис. Стадий становится пятнадцать, и никто не понимает, где сделка на самом деле. Продажу лучше вести в воронке, а подготовку в проекте.

Вторая: подрядчики остаются в личных мессенджерах. Если площадка и техника общаются с менеджером в личном WhatsApp, проект в Битрикс24 превращается в формальность. Подключите хотя бы ключевых подрядчиков гостями и договоритесь, что сроки и изменения фиксируются в задачах.

Третья: нет эталонного плана подготовки. Каждый менеджер собирает список задач заново и по памяти. Через полгода у трех менеджеров три разных процесса. Эталонный план подготовки, собранный один раз по итогам нескольких событий, выравнивает качество работы.

Четвертая: слишком много автоматизации сразу. Десять роботов на первой неделе, уведомления на каждое действие, и сотрудники перестают их читать. Начните с двух-трех правил, которые закрывают реальные потери: реакция на новую заявку, напоминание на согласовании, запуск подготовки после оплаты.

Пятая: дата мероприятия хранится в названии сделки. Например, «Корпоратив Альфа 14.12». По такой дате нельзя построить отчет и нельзя увидеть загрузку команды. Нужно отдельное поле типа «дата».

С чего начать внедрение Битрикс24 в агентстве мероприятий

Начинать стоит с описания процесса на бумаге. Сначала договоритесь, какие стадии проходит заявка и какие этапы есть у подготовки, и только потом переносите это в систему. Небольшому агентству на первый запуск обычно хватает нескольких недель.

1. Выпишите все источники заявок и решите, какие из них подключаете к CRM в первую очередь.
2. Согласуйте с командой стадии воронки и список обязательных полей в сделке, включая дату мероприятия и число гостей.
3. Соберите эталонный план подготовки по последним двум-трем проведенным событиям: задачи, сроки от даты события, ответственные.
4. Свяжите задачи плана зависимостями в Ганте там, где одна работа не может начаться без другой.
5. Настройте первые роботы: задача на новую заявку, напоминание на согласовании, запуск подготовки после оплаты.
6. Пригласите ключевых подрядчиков гостями в проект одного пилотного мероприятия.
7. Через месяц соберите обратную связь от менеджеров и подрядчиков и поправьте план.

Пилот на одном-двух событиях полезнее долгой подготовки: менеджеры видят пользу на живом проекте, а слабые места плана вылезают в первые же недели.

Если хочется пройти этот путь быстрее и без ошибок в настройке, посмотрите наши услуги по внедрению и настройке Битрикс24. Мы работаем с Битрикс24 с 2012 года, а с 2024 года являемся официальными партнерами Битрикс24 в Казахстане, и для агентств событий обычно начинаем с короткого аудита процесса: какие заявки теряются, где срываются сроки и как сейчас устроена работа с подрядчиками.

Хорошо настроенная система не заменит опытного координатора на площадке. Зато она снимает с него и с руководителя постоянную тревогу «а точно ли все заказали» и делает каждое следующее событие предсказуемее предыдущего.

Частые вопросы

Подойдет ли Битрикс24 для небольшого event-агентства из двух-трех человек?

Да, подойдет, если агентство ведет больше одного события одновременно или работает с повторными клиентами. Даже маленькой команде полезно держать заявки в CRM, а подготовку в проекте с задачами и сроками. Начать можно с воронки сделок и одного эталонного плана подготовки, а смарт-процессы и сложную автоматизацию подключать позже, когда процесс устоится.

Можно ли дать подрядчику доступ только к одному мероприятию?

Можно. Подрядчика приглашают в проект конкретного мероприятия гостем по ссылке, телефону или e-mail. Гость видит чат и задачи этого проекта, может участвовать во встречах, но не получает доступа к остальной информации компании. Если подрядчик работает на нескольких событиях, его приглашают в каждый нужный проект отдельно.

Как в Битрикс24 перенести все сроки, если клиент сдвинул дату мероприятия?

Проще всего заранее связать задачи подготовки зависимостями в диаграмме Ганта. При зависимости «финиш-старт» перенос основной задачи сдвигает даты старта зависимых задач на тот же срок. Крайние сроки задач задаются отдельно, поэтому после переноса их стоит проверить и при необходимости поправить вручную.

Чем воронка сделок отличается от проекта мероприятия?

Воронка сделок отвечает за продажу: от первой заявки до договора и оплаты, с историей общения и суммой сделки. Проект отвечает за подготовку уже проданного события: задачи, сроки, ответственные, подрядчики и общий чат. Агентству нужны обе части, и связка между ними настраивается так, чтобы подготовка стартовала после оплаты.