Групповой чат Битрикс24 засыпает уведомлениями: как оставить только упоминания

Чтобы групповой чат Битрикс24 перестал присылать уведомление о каждом сообщении, выключите в нем звук: в веб-версии нажмите на чат правой кнопкой мыши и выберите «Выключить звук», в мобильном приложении удерживайте чат и выберите «Звук». Затем в настройках push-уведомлений оставьте включенным пункт «вас упомянули в чате» и проверьте упоминание тестовым сообщением.

Типичная картина: в портале двадцать групповых чатов, в каждом идут обсуждения, голосования, фотографии с объектов и поздравления с днем рождения. Телефон менеджера вибрирует каждые две минуты, он перестает реагировать на уведомления вообще и в итоге пропускает то единственное сообщение, где руководитель спросил его лично. Настройка нужна одна: чтобы чаты, которые вас не касаются, молчали, а обращение по имени приходило всегда.

Почему групповой чат присылает так много уведомлений

По умолчанию Битрикс24 уведомляет участника о каждом новом сообщении в каждом чате, где он состоит, и делает это сразу в трех местах: в веб-версии, в приложении для компьютера и push-уведомлением на телефон. В справке Битрикс24 для мобильного приложения среди push-событий мессенджера отдельно перечислены «сообщения в личных чатах», «сообщения в групповых чатах», «публикации в каналах» и «вас упомянули в чате». Получается, что сообщения группового чата и упоминания включаются и выключаются раздельно. На этом и держится вся настройка ниже.

Количество чатов растет незаметно. Каждая рабочая группа и каждый проект получают свой чат, к ним добавляются чаты отделов, чат для обсуждения конкретной сделки, общий чат компании. Через полгода работы у сотрудника отдела продаж легко набирается полтора-два десятка чатов, и активны из них для него три-четыре. Остальные просто шумят.

Вторая причина шума в том, что уведомления дублируются по устройствам. Если сотрудник сидит в браузере и одновременно носит телефон, без дополнительной настройки он получает сигнал и там, и там.

Как выключить звук группового чата в веб-версии и приложении для компьютера

Выключить звук в чате Битрикс24 — это отключить уведомления о новых сообщениях именно этого чата, не выходя из него: история, файлы и возможность писать остаются на месте. Так формулирует и справка Битрикс24 о мессенджере: уведомления из такого чата приходить не будут, а сам чат останется доступен. Функция работает в личных и групповых чатах, каналах и чатах проектов.

1. Откройте раздел «Мессенджер» в веб-версии или приложении для компьютера.
2. Найдите в списке слева шумный групповой чат.
3. Нажмите на него правой кнопкой мыши.
4. Выберите пункт «Выключить звук».
5. Повторите для остальных чатов, где вам не нужен сигнал о каждом сообщении.

Есть и второй путь, через боковую панель чата (сайдбар). Откройте чат, и в сайдбаре справа вы увидите переключатель звука группового чата. Это удобно, когда вы уже внутри обсуждения и решили, что дальше следить за ним в реальном времени не нужно.

Вернуть уведомления так же просто: правая кнопка мыши по чату и пункт «Включить звук». Ничего из переписки при этом не теряется, все сообщения, пришедшие за время тишины, на месте.

Как заглушить чат в мобильном приложении Битрикс24

В мобильном приложении звук чата выключается долгим нажатием. Откройте вкладку с чатами, нажмите на нужный групповой чат и удерживайте палец, пока не появится меню, затем выберите «Звук». Повторное действие включает звук обратно.

Настройка звука привязана к чату, поэтому делать ее отдельно на каждом устройстве обычно не приходится. Но после первой настройки стоит открыть приложение на телефоне и глазами проверить, что счетчики у заглушенных чатов стали серыми: так вы убедитесь, что изменения синхронизировались.

Если после настройки на телефон не приходит вообще ничего, даже личные сообщения, проблема уже в другом: разрешения Android или iOS, режим энергосбережения, вход в приложение. Это отдельная тема, мы подробно описали ее в статье о том, почему не приходят push-уведомления Битрикс24 на телефон.

Что меняется после выключения звука: счетчики и вкладка «Непрочитанные»

Заглушенный чат продолжает считать новые сообщения, но перестает участвовать в общем счетчике непрочитанного. В справке Битрикс24 о непрочитанных чатах правило описано так: синий счетчик значит, что звук в чате включен, серый значит, что выключен. На вкладку «Непрочитанные» попадают только чаты с включенным звуком, и счетчик этой вкладки тоже складывается только из них.

Что происходит	Звук включен	Звук выключен
Уведомления о новых сообщениях	Приходят	Не приходят
Цвет счетчика у чата	Синий	Серый
Чат на вкладке «Непрочитанные»	Да	Нет, только на вкладке «Все»
Попадает в счетчик вкладки «Непрочитанные»	Да	Нет
Доступ к переписке и файлам	Полный	Полный

На практике это меняет привычку работы с мессенджером. Сотрудник открывает вкладку «Непрочитанные» и видит там только то, что действительно требует ответа: личные сообщения и два-три рабочих чата. Шумные чаты он просматривает на вкладке «Все», когда у него есть время, например в конце дня.

Если накопилось много непрочитанного, его можно сбросить разом. В веб-версии нажмите правой кнопкой мыши на вкладку «Непрочитанные» и выберите «Прочитать все». Для одного чата то же действие доступно в его контекстном меню. В мобильном приложении «Прочитать все» находится в меню фильтра, а для отдельного чата долгое нажатие и пункт «Прочитать».

Как оставить уведомления только об упоминаниях

Чтобы получать сигнал только тогда, когда к вам обратились лично, нужно сделать две вещи: выключить звук в шумных чатах и убедиться, что push-уведомление об упоминании включено. Упоминание — это ссылка на сотрудника внутри сообщения, которую ставят через символ @ или кнопку +, после чего человек получает отдельное событие «вас упомянули в чате».

Настройка push-уведомлений в мобильном приложении описана в справке Битрикс24 о настройке уведомлений в приложении:

1. Откройте вкладку «Меню» в правом нижнем углу приложения.
2. Перейдите в «Настройки», затем в «Уведомления» и «Push-уведомления».
3. Найдите блок событий мессенджера.
4. Убедитесь, что пункт «вас упомянули в чате» включен.
5. Если групповые чаты вам не нужны на телефоне совсем, выключите пункт «сообщения в групповых чатах». Личные сообщения оставьте включенными.

В справке Битрикс24 не сказано прямо, приходит ли push об упоминании из чата, в котором вы выключили звук. Поэтому проверьте это на своем портале, тест занимает две минуты:

1. Выключите звук в одном групповом чате.
2. Попросите коллегу написать в этот чат обычное сообщение без упоминания.
3. Затем попросите его написать второе сообщение и упомянуть вас через @.
4. Заблокируйте телефон и посмотрите, какое из двух сообщений дало уведомление.

Если упоминание пришло, а обычное сообщение нет, схема работает. Если не пришло и упоминание, у вас два варианта. Первый: оставить звук включенным только в тех групповых чатах, где к вам действительно обращаются по работе, а в остальных выключить. Второй: на телефоне выключить «сообщения в групповых чатах», оставить «вас упомянули в чате», а звук в самих чатах не трогать, и повторить тест.

Отдельно обратите внимание на интеллектуальный режим. Интеллектуальный режим — это настройка push-уведомлений, при которой уведомления не приходят на телефон, пока Битрикс24 открыт на компьютере. Для офисных сотрудников это хорошая защита от двойных сигналов. Но во время теста держите браузер закрытым, иначе вы решите, что упоминания не работают, хотя телефон просто молчит из-за открытого компьютера.

Как упоминать коллег, чтобы сообщение точно увидели

Схема «тишина плюс упоминания» работает, только если в компании договорились упоминать людей. Если руководитель по-прежнему пишет «коллеги, кто возьмет заявку?» без единого @, сообщение тихо ляжет в заглушенный чат, и никто его вовремя не увидит.

Технически это так: в поле ввода сообщения нажмите @ или +, начните вводить имя сотрудника и выберите его из списка. Если обращение адресовано всем участникам чата, введите @ и выберите вариант «Все». Справка Битрикс24 приводит для этого примеры с общим объявлением и напоминанием.

Правила, которые стоит закрепить в команде:

• Вопрос, на который ждете ответа от конкретного человека, всегда с упоминанием.
• Обращение ко всем через «Все» только для того, что действительно касается каждого: изменение графика, срочная проблема с клиентом, общее собрание.
• Поздравления, фото, шутки и обсуждения без упоминаний: их прочитают, когда будет время.
• Важное для всего чата сообщение закрепляйте: закрепленное сообщение отображается вверху чата для всех участников, в одном чате можно закрепить до 20 сообщений.

Если «Все» используют по любому поводу, сотрудники снова начинают игнорировать сигналы, и настройка теряет смысл. Договориться об этом может только руководитель отдела: администратор портала здесь ничего не настроит.

Общий чат компании: выйти нельзя, заглушить можно

Общий чат компании в Битрикс24 покинуть нельзя, но его уведомления можно отключить в сайдбаре, то есть в боковой панели чата. Это прямо сказано в справке Битрикс24 об общем чате. Для компаний на 50 и более человек это обычно первый чат, который стоит заглушить: в нем публикуют новости, приветствуют новичков и поздравляют с праздниками.

Читать общий чат после этого все равно нужно. Объявления руководства лучше дублировать в ленту новостей или закреплять в чате, тогда сотрудник увидит их при первом открытии, даже если не получил уведомления.

Настройки уведомлений всего мессенджера: простой и расширенный режим

Помимо звука в отдельных чатах, у каждого сотрудника есть общие настройки уведомлений. В веб-версии они открываются по пути «Мессенджер», «Еще», «Настройки», «Уведомления». Там два режима: в простом уведомления настраиваются для всех инструментов сразу, в расширенном можно настроить их отдельно для каждого инструмента Битрикс24, в том числе для чатов и звонков. При возврате из расширенного режима в простой текущие настройки сбрасываются, это стоит помнить, если вы уже долго подбирали конфигурацию.

В тех же настройках есть еще несколько полезных пунктов.

• Режим «Не беспокоить» временно скрывает уведомления в мессенджере. Подходит для встреч, звонков с клиентами и работы, где нельзя отвлекаться.
• Галочка «Уведомления со звуком»: если ее снять, уведомления будут приходить без звука. Это помогает тем, кого раздражает именно звуковой сигнал, а не сам факт уведомления.
• Почта. Уведомления могут дублироваться на электронную почту, если вы не прочитали их в браузере или приложении. Если почтовый ящик тоже завален сообщениями из чатов, проверьте эту часть настроек.

Общие настройки уведомлений, которые помогают не пропускать заявки и задачи из CRM, мы разобрали в отдельной инструкции как настроить уведомления в Битрикс24. Здесь важно одно: не выключайте уведомления глобально, чтобы избавиться от шума одного-двух чатов. Вместе с ними пропадут сигналы о новых сделках, делах и задачах.

Сколько чатов заглушать: правило для команды

На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего видим одну и ту же ошибку: каждый сотрудник настраивает уведомления по-своему, и через месяц половина отдела не реагирует на сообщения руководителя, а вторая половина жалуется на шум. Проще договориться о единой схеме и один раз пройти ее со всеми.

Рабочий вариант для отдела продаж в казахстанской компании среднего размера выглядит так:

Тип чата	Звук	Как узнают о важном
Личные сообщения	Включен	Уведомление о каждом сообщении
Чат своего отдела	Включен	Уведомление о каждом сообщении
Чаты проектов и рабочих групп	Выключен	Упоминание через @
Чаты соседних отделов	Выключен	Упоминание через @
Общий чат компании	Выключен	Закрепленное сообщение или новость

Это пример, Битрикс24 такой схемы не требует, и состав чатов у каждой компании свой. Главное, чтобы включенными остаются только те чаты, где сотрудник должен отвечать быстро, а все остальное переводится на упоминания.

Руководителю эта схема дает простую вещь: если сотрудника упомянули, а он не ответил, сослаться на поток уведомлений уже не получится. Это пропущенное прямое обращение, и о нем можно говорить предметно.

Как не пропустить важное в заглушенном чате

Чтобы тихий чат не выпал из поля зрения совсем, закрепите его в списке чатов: в меню чата под тремя точками есть пункт «Закрепить», и чат будет стоять вверху списка независимо от того, включен в нем звук или нет. Так удобно держать под рукой чат крупного проекта, за которым вы следите раз в день, но не хотите получать сигнал о каждой реплике.

Второй прием подходит для сообщений, на которые нужно ответить позже. В меню сообщения выберите «Посмотреть позже», и чат с этим сообщением будет отмечен как непрочитанный. В мобильном приложении похожее действие называется «Не прочитан» и вызывается долгим нажатием на чат. Учтите особенность заглушенных чатов: если звук выключен, отметка будет серой, а чат останется только на вкладке «Все», общие счетчики не изменятся. Поэтому для действительно важных дел лучше поставить задачу или дело в CRM, чем надеяться на отметку в чате.

Третий прием организационный. Выберите в расписании одно-два окна в день, например перед обедом и в конце рабочего дня, и в это время пролистайте заглушенные чаты на вкладке «Все». Пятнадцати минут обычно хватает, чтобы ничего не упустить и не дергаться от каждого сообщения в течение дня.

Чек-лист на 10 минут

1. Откройте «Мессенджер» и посчитайте групповые чаты, от которых вам нужен сигнал о каждом сообщении.
2. В остальных выключите звук: правая кнопка мыши и «Выключить звук», на телефоне долгое нажатие и «Звук».
3. Убедитесь, что счетчики заглушенных чатов стали серыми.
4. В приложении проверьте пункт «вас упомянули в чате» в разделе «Push-уведомления».
5. Сделайте тест с коллегой: обычное сообщение и сообщение с упоминанием в заглушенном чате.
6. Договоритесь в отделе об упоминаниях и использовании «Все».
7. Через неделю пересмотрите список: возможно, какой-то чат стоит вернуть или, наоборот, заглушить.

Если после всех настроек уведомления ведут себя странно, например упоминания не приходят ни на одном устройстве или настройки сбрасываются, причина может быть в правах, приложении или конфигурации портала. Если самостоятельно разобраться не получается, наша техподдержка Битрикс24 на связи 24/7: проверим настройки уведомлений и мессенджера и поможем выстроить схему для всего отдела.

Частые вопросы

Можно ли выйти из группового чата, чтобы он не мешал?

Из обычного группового чата выйти можно, но тогда вы потеряете доступ к обсуждению и не увидите обращений к себе. Лучше выключить в нем звук: уведомления о новых сообщениях перестанут приходить, а переписка и файлы останутся доступны. Общий чат компании покинуть нельзя совсем, его уведомления отключаются в боковой панели чата.

Как понять, что звук в чате Битрикс24 выключен?

Посмотрите на цвет счетчика непрочитанных сообщений рядом с чатом. Синий счетчик означает, что звук включен, серый означает, что выключен. Кроме того, заглушенный чат не попадает на вкладку «Непрочитанные» и виден только на вкладке «Все». Так за несколько секунд можно проверить, какие чаты уже переведены в тихий режим.

Будут ли приходить упоминания, если выключить звук в чате?

В справке Битрикс24 этот случай прямо не описан, поэтому проверьте его на своем портале. Выключите звук в чате и попросите коллегу написать вам одно сообщение без упоминания и одно с упоминанием через @. Если пришло только второе, схема работает. Если нет, оставьте звук в важных чатах, а на телефоне выключите пункт «сообщения в групповых чатах», оставив «вас упомянули в чате».

Почему уведомления не приходят на телефон, когда я за компьютером?

Скорее всего, включен интеллектуальный режим push-уведомлений. В этом режиме Битрикс24 не отправляет уведомления на телефон, пока портал открыт на компьютере, чтобы сигналы не дублировались. Настройка находится в приложении: «Меню», «Настройки», «Уведомления», «Push-уведомления». Если вы хотите получать сигналы на телефон всегда, выключите этот режим.

Как быстро прочитать все накопившиеся сообщения в чатах?

В веб-версии нажмите правой кнопкой мыши на вкладку «Непрочитанные» и выберите «Прочитать все», для одного чата то же действие есть в его контекстном меню. В мобильном приложении пункт «Прочитать все» находится в меню фильтра, а отдельный чат отмечается прочитанным через долгое нажатие и пункт «Прочитать».