Что решить до того, как отправить приглашение
Технически добавить пользователя в Битрикс24 можно за минуту. Сложности начинаются на следующий день, когда человек заходит в портал и видит либо пустой экран, либо чужие сделки, к которым его никто не собирался подпускать. Поэтому до нажатия кнопки стоит ответить на четыре вопроса.
В какой отдел попадёт сотрудник. Отдел в структуре компании влияет на реальные доступы, а не только на красоту оргсхемы. От него зависит, чьи сделки, задачи и отчёты человек увидит, если права доступа в CRM настроены по подразделениям. Ошибка на этом шаге всплывает через неделю в формулировке «а почему новый менеджер видит всю базу».
Какая роль ему нужна в CRM. Менеджер по продажам, руководитель направления, бухгалтер и маркетолог работают с разными данными. Права стоит определить заранее, до того как посыплются жалобы «мне не видно».
Хватает ли мест по тарифу. Пригласить в Битрикс24 можно неограниченное количество пользователей, но число сотрудников, которые смогут одновременно работать в портале, зависит от тарифного плана. Если лимит выбран, приглашение вы отправите, а вот войти человек не сможет.
Кто отвечает за его первый день. Приглашение открывает доступ, но не заменяет адаптацию. Полезно заранее назначить того, кто покажет новичку воронку, регламент и правила работы с карточками.
Дальше идут сами способы. В Битрикс24 их несколько, и выбор зависит от ситуации: нанимаете вы одного человека или разом открываете филиал.
Способ 1. Приглашение по ссылке
Самый быстрый вариант. Откройте виджет «Пригласить», выберите «Пригласить по ссылке» и укажите отдел, в который должен попасть сотрудник. Система сформирует ссылку, её остаётся отправить человеку любым удобным каналом. Когда он примет приглашение и зарегистрируется, он автоматически добавится в выбранный отдел, без ручного перетаскивания по структуре.
Этот способ выручает, когда у сотрудника ещё нет корпоративной почты, когда вы подключаете подрядчика на проект или когда нужно быстро завести человека прямо на встрече. Ссылку можно бросить в общий чат новой смены, и никто не будет ждать, пока администратор дойдёт до каждого.
Обратная сторона ровно там же: ссылка живёт своей жизнью и легко пересылается дальше. Если портал закрытый и вы не хотите, чтобы в нём случайно оказался кто-то лишний, включите подтверждение администратором. Тогда регистрация по ссылке превращается в заявку, которую вы одобряете вручную.
Способ 2. Приглашение по e-mail или СМС
Более контролируемый вариант. В том же виджете вводится адрес электронной почты или номер телефона сотрудника, он же становится его логином в Битрикс24. Здесь тоже выбирается отдел, и после регистрации человек попадает в него автоматически.
Почта удобнее, когда вы заводите сотрудника в общий контур: логин совпадает с рабочим адресом, к нему потом привязываются подписи, интеграция почтового ящика с CRM и уведомления. Номер телефона выигрывает у линейного персонала, торговых представителей и монтажников. Люди, которые весь день в поле, до корпоративной почты доходят редко, а СМС читают сразу.
Один нюанс стоит держать в голове: логин потом связан с этим адресом или номером. Если сотрудник указывает личную почту «на пока», а через месяц вы переводите компанию на домен, вспоминать об этом придётся отдельно. Проще сразу вводить тот контакт, который останется рабочим.
Способ 3. Массовое приглашение
Когда людей не один и не два, поштучное добавление превращается в рутину. Для таких случаев в виджете есть отдельная кнопка «Пригласить массово». Номера телефонов вводятся через пробел, и система рассылает приглашения всем сразу.
Типичные ситуации: открытие нового магазина, набор смены на склад, запуск филиала в другом городе, перевод в портал целого отдела, который до этого сидел в таблицах. Отдел при массовой рассылке тоже указывается один на всех, поэтому логично приглашать людей группами по подразделениям, а не сваливать сотню человек в общий список с расчётом рассортировать потом.
Сразу после рассылки имеет смысл открыть список сотрудников и посмотреть, кто уже зарегистрировался. Часть приглашений всегда зависает: человек не увидел СМС, ошибся при вводе, отложил на вечер. Проще напомнить в первый день, чем через две недели выяснять, что половина склада так и не зашла в портал.
Способ 4. Зарегистрировать сотрудника вручную
Есть вариант, когда администратор сам заполняет данные сотрудника и создаёт учётную запись, не дожидаясь, пока человек пройдёт регистрацию. Это удобно при централизованном наполнении портала: например, отдел кадров заводит всех новичков пачкой перед выходом на работу, чтобы к первому дню у человека уже были профиль, отдел и должность.
Способ хорош для дисциплины данных. Когда карточки заполняет один ответственный человек, в структуре не появляются профили без фамилии и должности. Минус тоже очевиден: заполнять придётся руками, поэтому для набора в двадцать человек массовое приглашение выигрывает.
Отдельным пунктом в виджете идёт приглашение специалиста по внедрению. Это отдельный сценарий для случаев, когда портал настраивает подрядчик, а не сотрудник компании.
Как пригласить сотрудника из мобильного приложения
Если вы не за компьютером, приглашение отправляется с телефона. В мобильном приложении Битрикс24 нужный пункт находится в меню «Ещё», далее «Пригласить». Доступные варианты: по ссылке, по СМС, по e-mail и по QR-коду.
QR-код заметно недооценён в офлайн-бизнесе. Руководитель показывает код на экране своего телефона, сотрудник сканирует его своим и оказывается в портале. Ни диктовки почты по буквам, ни опечаток в номере. На торговой точке, в цехе или на объекте это экономит больше времени, чем кажется на первый взгляд.
Кто в компании имеет право приглашать людей
По умолчанию приглашать сотрудников в Битрикс24 могут все пользователи портала. Для маленькой команды это нормально: любой участник добавляет коллегу, и никто не ждёт администратора. Для компании на сто человек такая свобода уже вредит, потому что в структуре быстро заводятся дубли и случайные аккаунты.
Администратор портала отключает эту возможность в разделе Сотрудники → Структура компании → Права доступа. После этого добавление людей становится процедурой: приглашает ограниченный круг, обычно кадровик и администратор.
Мы советуем закрывать право на приглашение примерно с того момента, когда в компании появляется отдельный человек, отвечающий за портал. До этого рубеж не нужен, после он экономит часы на разбор структуры.
Подтверждение администратором: страховка от лишних людей
В Битрикс24 есть опция, при которой зарегистрировавшийся пользователь не сможет войти в портал, пока администратор его не одобрит. Регистрация проходит, аккаунт создаётся, но доступ появляется только после подтверждения.
Такой режим стоит включать всем, кто раздаёт приглашения по ссылке или через QR-код, и особенно компаниям, где в портале живут коммерческие данные: база клиентов, цены, договоры. Ссылка может уйти дальше по цепочке, а подтверждение администратором превращает это из инцидента в отклонённую заявку.
Для закрытого контура схема получается двухслойной: право приглашать есть у двоих-троих, а вход всё равно открывается вручную. Немного бюрократии, но она дешевле, чем разбирательство, откуда в портале взялся человек из соседней компании.
Сотрудник зашёл в портал. Что настроить дальше
Добавление пользователя закрывает половину работы. Второй шаг: определить, что новый сотрудник в CRM видит, а что нет.
Права доступа к CRM настраиваются по ролевой модели. Путь такой: CRM → Ещё → Настройки → Права доступа к CRM. По умолчанию в системе две роли. «Администратор» даёт полный доступ ко всем элементам, включая настройку самих прав. «Менеджер» открывает просмотр, создание и изменение своих элементов CRM.
Если стандартных ролей не хватает, их копируют, переименовывают или создают новые. Действия собраны под кнопкой с тремя точками. Настраивать права может администратор Битрикс24 и сотрудник, которому выдано право изменять настройки в CRM.
Уровни доступа задаются для каждого действия отдельно, и вариантов больше, чем привычная пара «свои и все»:
- полный доступ или запрет;
- «Свои»: только элементы, где сотрудник указан ответственным;
- «Своего отдела»: элементы коллег по подразделению;
- «Подотделов отдела»: элементы всех нижестоящих подразделений;
- «Своих команд» и «Своих команд и команд в подчинении»;
- «Все открытые»: элементы с включённой опцией доступности для всех;
- «Всех сотрудников»: доступ ко всем элементам этого типа.
Отсюда и вытекает, почему отдел при приглашении важнее, чем кажется. Если роль менеджера настроена на уровень «Своего отдела», а человека завели в общий отдел, он получит доступ ко всему подряд вместо своего направления.
Права на чтение, добавление, изменение, удаление, экспорт и импорт настраиваются раздельно. Экспорт стоит отметить отдельно: право выгружать список клиентов в файл чаще всего забывают ограничить новичку.
Что проверить в профиле в первый день
Есть короткий список, который экономит недели переписки в чате поддержки. Проверьте, что у сотрудника заполнена фамилия и должность: без этого коллеги не находят его в поиске и ставят задачи не на того человека. Убедитесь, что он привязан к правильному отделу и что у отдела указан руководитель, иначе не сработают согласования и отчёты по подразделению. Посмотрите, добавлен ли рабочий телефон, если в портале подключена телефония и звонки должны попадать в карточки клиентов.
Отдельно стоит открыть CRM от имени задачи, а не от имени администратора: попросите новичка сказать, сколько сделок он видит в общем списке. Цифра расходится с ожидаемой почти всегда, когда роль назначили наспех. Пять минут такой проверки в первый день дешевле, чем расследование через месяц, когда данные уже успели разъехаться.
Когда новому сотруднику нужны права администратора
Иногда в портал заводят человека, который будет настраивать систему, а не работать в ней как рядовой менеджер. Администратор Битрикс24 обладает полным доступом к настройкам портала: он управляет правами других пользователей, настраивает CRM, бизнес-процессы и остальные инструменты.
Права администратора выдаются из профиля сотрудника: откройте карточку, нажмите «Действия», выберите выдачу прав администратора и подтвердите назначение. Сделать это может только действующий администратор портала. Рядовой пользователь назначить себе такие права не сможет.
Практическое правило: администраторов в компании должно быть больше одного и заметно меньше пяти. Один означает риск остаться без доступа к настройкам, когда человек в отпуске или уволился. Пять и больше приводят к состоянию, в котором никто не помнит, кто и зачем поменял настройку воронки в прошлый вторник.
Что делать, когда сотрудник уходит
Обратная сторона добавления это корректное отключение. В Битрикс24 для ухода сотрудника предусмотрена отдельная процедура увольнения, и она не равна удалению аккаунта.
Уволить сотрудника может администратор Битрикс24 либо пользователь, у которого есть соответствующее право в структуре компании. Действие доступно из профиля сотрудника и из списка сотрудников.
После увольнения человек теряет доступ к порталу, но его задачи, переписка и файлы сохраняются. История работы остаётся в системе, а дела можно передать другому сотруднику. Уволенного видно в списке пользователей с отметкой «Уволен», и при необходимости его можно восстановить: вернувшийся после декрета сотрудник заходит в свой прежний профиль, а не в новый пустой аккаунт.
Сделки и задачи при этом остаются на уволенном ответственном, пока их не переназначат. Это отдельная процедура, о которой стоит помнить в день увольнения, а не через квартал, когда выяснится, что треть воронки висит на человеке, который давно не работает.
Как это выглядит в живом регламенте
Возьмём иллюстративный пример: производственно-торговая компания на сорок человек, портал в облаке, отдел продаж из двенадцати менеджеров и текучка в две-три позиции в квартал. До регламента добавление нового человека выглядело так: руководитель отдела сам отправлял приглашение по ссылке, сотрудник регистрировался, попадал в общий отдел и получал права по умолчанию. То есть видел заметно больше, чем требовалось для работы.
Регламент свёлся к одной странице и четырём шагам.
Шаг первый. Право приглашать оставили за двумя людьми: кадровиком и администратором портала. Остальным возможность отключили через права доступа в структуре компании.
Шаг второй. Приглашение отправляется только по e-mail корпоративного домена и только с указанием конкретного отдела. Для склада и торговых точек сделали исключение, там приглашают по СМС, потому что почты у людей нет.
Шаг третий. Роли в CRM подготовили заранее: «Менеджер продаж» с уровнем «Свои», «Руководитель отдела» с уровнями «Своего отдела» и «Подотделов отдела», «Бухгалтерия» с чтением без права экспорта. Новый сотрудник получает готовую роль вместо индивидуальной настройки под себя.
Шаг четвёртый. В первый день ответственный проходит с новичком короткий чек-лист: заполнен профиль, стоит фото, привязан рабочий номер, человек видит свою воронку и не видит чужую.
Выигрыш от такой схемы сложно посчитать в часах администратора. Он виден по другому признаку: из чатов пропадают разговоры о том, кто открыл базу и почему у нового менеджера нет доступа к собственным сделкам. Организационная часть здесь весит больше технической, потому что сами приглашения в Битрикс24 отправляются одинаково легко и до регламента, и после.
Ошибки, которые повторяются чаще других
Все новички падают в один общий отдел. Структура компании остаётся плоской, права по подразделениям не работают, и доступы приходится выдавать поимённо. Отдел указывается прямо в момент приглашения, это одно поле, но оно решает половину будущих вопросов.
Права выдаются по факту жалобы. Сотрудник пишет «не вижу сделку», ему добавляют доступ. Через полгода роли превращаются в лоскутное одеяло, в котором никто не разберётся. Роли проще спроектировать один раз под должности, чем чинить их под каждый инцидент.
Забытое право экспорта. Менеджер с правом импорта и экспорта может выгрузить клиентскую базу в файл. Для руководителя отдела это рабочий инструмент, для новичка на испытательном сроке избыточный доступ.
Приглашение по личной почте. Логин привязывается к адресу, и при переходе на корпоративный домен это придётся распутывать.
Удаление вместо увольнения. Механизм увольнения существует именно для того, чтобы история работы никуда не делась. Терять переписку и задачи ушедшего сотрудника дорого, особенно если он вёл ключевых клиентов.
Единственный администратор. Пока он на месте, всё хорошо. Проблема обнаруживается ровно в тот момент, когда он недоступен, а настройку нужно поменять срочно.
Если после приглашения человек не может войти, разбор обычно укладывается в три проверки: не упёрлись ли вы в лимит одновременно работающих сотрудников по тарифу, не включено ли подтверждение администратором и не ошиблись ли в номере или адресе при отправке. В большинстве случаев причина одна из этих трёх. Четвёртая, более редкая: человек регистрируется по приглашению, но заводит новый аккаунт вместо того, чтобы войти в уже существующий, и в списке появляется дубль. Такие дубли лучше вычищать сразу, пока на них не успели повесить сделки и задачи.
Когда портал перерастает ручное управление доступами и вопросы вроде «кто это добавил» начинают повторяться, разумно передать сопровождение на сторону. Наша техподдержка Битрикс24 24/7 закрывает и такие задачи: настройку ролей, разбор прав доступа, наведение порядка в структуре компании. Работаем с облачными и коробочными порталами, отвечаем в любое время суток, включая ситуации, когда доступ новому сотруднику нужен в субботу вечером.
Частые вопросы
Сколько пользователей можно добавить в Битрикс24?
Пригласить можно неограниченное количество пользователей. Ограничение касается другого: количество сотрудников, которые смогут одновременно работать в портале, зависит от вашего тарифного плана.
Может ли обычный сотрудник пригласить коллегу?
По умолчанию да, приглашать могут все пользователи. Администратор отключает эту возможность в разделе «Сотрудники → Структура компании → Права доступа».
Как добавить сотрудника сразу в нужный отдел?
Отдел выбирается в самом приглашении: и при отправке ссылки, и при приглашении по почте или СМС. После регистрации человек попадает в него автоматически.
Что делать, если сотрудник зарегистрировался, но не может войти?
Проверьте, включено ли подтверждение администратором: при этой опции пользователь не получает доступ, пока его не одобрят. Вторая частая причина: исчерпан лимит одновременно работающих сотрудников по тарифу.
Как правильно отключить уволившегося сотрудника?
Через процедуру увольнения. Уволить может администратор или пользователь с соответствующим правом в структуре компании. Задачи, переписка и файлы при этом сохраняются, а сотрудника при необходимости можно восстановить.