Чтобы передать портал Битрикс24 новому администратору, нужно назначить нового сотрудника администратором через его профиль, передать ему права главного администратора с подтверждением от уходящего, а затем переназначить задачи, CRM, вебхуки и доступы, привязанные к прежнему человеку. Порядок важен: если сначала уволить администратора, часть шагов станет невозможной.
Обычно этот вопрос всплывает внезапно. Системный администратор или руководитель, который когда-то создал портал, уходит из компании, и за неделю до его последнего дня выясняется, что на нём держится половина настроек: он главный администратор, на его имя приходят письма об оплате, его учётная запись стоит в интеграции с сайтом, а роботы ставят задачи от его имени. В техподдержку Битрикс24 такие обращения приходят регулярно, и почти всегда их можно было бы решить спокойно, если бы передачу начали заранее.
Кто такой администратор Битрикс24 и чем главный администратор отличается от остальных
Администратор Битрикс24 — это сотрудник с полным доступом ко всем настройкам портала: он управляет правами других пользователей, настраивает CRM, бизнес-процессы и остальные инструменты. Так роль описана в справке Битрикс24 о назначении администратора.
Главный администратор — это тот, кто создал портал или получил его права по передаче. Его статус нельзя просто «снять» галочкой, как у обычного администратора: передача оформляется отдельной процедурой с подтверждением. Есть и техническая деталь, о которой полезно знать: у первого администратора в системе идентификатор ID 1, и при смене главного администратора этот ID остаётся за прежним человеком, новому он не переходит.
Число администраторов зависит от тарифа. По данным той же справки Битрикс24:
| Тариф | Сколько администраторов можно назначить |
|---|---|
| Бесплатный | 1 |
| Базовый | 1 |
| Стандартный | 5 |
| Профессиональный | 10 |
| Энтерпрайз 250 / 500 / 1000 | 25 / 50 / 100 |
Это ограничение напрямую влияет на то, как пройдёт смена администратора Битрикс24. На тарифах с одним администратором нельзя держать двух человек с полными правами одновременно, поэтому передачу приходится проводить за один заход.
Как назначить нового администратора Битрикс24: пошагово
Нового администратора назначает действующий администратор через профиль сотрудника. Порядок по справке Битрикс24:
- Откройте профиль сотрудника, которого нужно сделать администратором.
- Нажмите «Действия».
- Выберите «Дать права администратора».
- Нажмите «Назначить администратором».
После этого в списке сотрудников у человека появится отметка о роли администратора. Забрать права так же просто: в профиле нажмите «Администратор» и выберите «Забрать права администратора». Сделать это может любой действующий администратор.
Если у вас Стандартный тариф или выше, назначьте нового администратора заранее, за одну-две недели до ухода прежнего. Пусть оба поработают с полными правами параллельно: новый человек увидит, где что настроено, и задаст вопросы, пока их ещё есть кому задать.
Как сменить главного администратора Битрикс24
Смена главного администратора возможна только на коммерческих тарифах и требует подтверждения от того, кто уходит. Процедура описана в справке Битрикс24 о смене главного администратора:
- Другой администратор открывает профиль главного администратора и нажимает «Администратор» → «Забрать права администратора».
- Главному администратору приходит сообщение от бота с запросом.
- Он нажимает «Передать права», вводит в поле подтверждения слово «Передать» и нажимает «Подтвердить».
На Базовом тарифе, где администратор может быть только один, порядок другой: уходящий главный администратор сам выдаёт права выбранному сотруднику, и после этого новый администратор получает полный контроль. На остальных коммерческих тарифах сначала должен появиться второй администратор, и уже он запускает передачу.
Отсюда главное практическое правило: уходящий главный администратор должен сам нажать кнопку. Он может и отказаться от передачи. Если человек уже уволен из компании, недоступен или конфликтует, процедуру через интерфейс не пройти, и вопрос приходится решать напрямую с поддержкой вендора, а это заметно дольше. Поэтому передачу стоит планировать, пока сотрудник ещё на связи и в хороших отношениях с компанией.
Что ещё привязано к прежнему администратору
После передачи прав у нового администратора есть доступ ко всем настройкам, но многие рабочие элементы портала по-прежнему записаны на прежнего человека. Сама смена роли их не переносит. По нашему опыту в B2BPRO.KZ, при смене администратора Битрикс24 проблемы чаще всего возникают не из-за прав, а из-за этих «хвостов».
Проверьте по списку:
| Что проверить | Чем грозит, если оставить как есть |
|---|---|
| Задачи, где прежний администратор исполнитель или постановщик | Задачи зависнут без ответственного, никто не получит уведомлений |
| Сделки, лиды, контакты, где он ответственный | Клиенты останутся без менеджера, напоминания о делах не придут |
| Входящие вебхуки и интеграции, созданные от его имени | После увольнения обмен с сайтом, телефонией или учётной системой может остановиться |
| Роботы и бизнес-процессы, где он указан ответственным или получателем уведомлений | Автоматические задачи и согласования будут уходить в пустоту |
| Приложения из Маркета, которые он устанавливал и настраивал | Настройки и доступы приложения может знать только он |
| Почта и контакты для оплаты и уведомлений от вендора или партнёра | Счета и предупреждения об окончании лицензии придут человеку, которого уже нет |
| Логины и пароли к внешним сервисам, подключённым к порталу | Без них не переподключить открытые линии, мессенджеры, рекламные кабинеты |
Часть пунктов в таблице описывает общую практику, а не документированное поведение каждой функции: как именно поведёт себя конкретный робот или приложение после увольнения его автора, зависит от настройки. Поэтому проверять лучше до увольнения, на живом портале, а не после.
Как уволить прежнего администратора и не потерять данные
Уволенный сотрудник теряет доступ к Битрикс24, но его задачи, переписка и файлы сохраняются, а профиль остаётся доступен для просмотра. Это сказано в справке Битрикс24 об увольнении сотрудника. Учётная запись не удаляется, а получает статус уволенного. Если понадобится, сотрудника можно вернуть кнопкой «Принять на работу».
Уволить можно двумя способами: из списка сотрудников через меню (≡) → «Уволить» → «Да, уволить» или из профиля через «Действия» → «Уволить». Делают это администраторы и пользователи с правом «Увольнение сотрудников».
Отдельно обратите внимание на вебхуки. Если у сотрудника есть активные вебхуки, при увольнении администратору предлагают выбор: отключить интеграции или передать их системному пользователю, чтобы они продолжили работать. Выбирайте осознанно. Отключение остановит обмен данными с внешними системами, и заметите вы это, скорее всего, по жалобе отдела продаж, что заявки с сайта перестали приходить.
Правильная последовательность выглядит так:
- Назначьте нового администратора и дайте ему время освоиться.
- Проведите передачу прав главного администратора, пока прежний ещё работает.
- Переназначьте задачи, CRM и ответственных в роботах и бизнес-процессах.
- Соберите у уходящего сотрудника доступы к внешним сервисам и перенесите их в корпоративный менеджер паролей или хотя бы на корпоративную почту.
- Только после этого увольняйте сотрудника в Битрикс24 и решайте судьбу его вебхуков.
Как передать задачи и сделки уволенного сотрудника
Задачи уволенного сотрудника передаёт только администратор Битрикс24, массово, из профиля уволенного. Порядок по справке Битрикс24 о передаче задач:
- Откройте профиль уволенного сотрудника и перейдите на вкладку «Задачи».
- Настройте фильтр, чтобы в списке были нужные задачи, например только те, что в работе.
- Отметьте задачи или используйте «Выбрать все», чтобы захватить все задачи по фильтру, включая следующие страницы списка.
- Нажмите «Выберите действие» → «Сменить исполнителя» или «Сменить постановщика», если сотрудник сам ставил задачи.
- Укажите нового сотрудника, нажмите «Применить», затем «Выполнить».
Сделки и другие элементы CRM переносятся похожим образом: в списке отмечаете нужные карточки и меняете ответственного групповым действием. Удобнее делать это частями по воронкам и стадиям, чтобы новый ответственный сразу понимал, что ему досталось.
Пример: как выглядит передача портала без потерь
Ниже иллюстративный пример, собранный из типичных ситуаций. Торговая компания в Алматы, около сорока пользователей на тарифе Профессиональный. Портал три года назад создал IT-специалист, он же настраивал интеграцию с сайтом и телефонией. Он предупредил об уходе за месяц.
В первую неделю офис-менеджера, которая станет новым администратором, назначили администратором вторым. Прежний администратор вместе с ней прошёл по разделам настроек, показал роботов в воронках продаж и объяснил, какие вебхуки за что отвечают. Параллельно составили таблицу внешних доступов: хостинг сайта, кабинет телефонии, почтовые ящики открытых линий.
На второй неделе провели передачу прав главного администратора: запрос отправила новая администратор, прежний подтвердил его в тот же день. Затем переназначили задачи и ответственных в роботах. Интеграцию с сайтом пересоздали от имени новой учётной записи и проверили тестовой заявкой.
Прежнего администратора уволили в Битрикс24 в последний рабочий день, а его оставшиеся вебхуки передали системному пользователю. Для отдела продаж замена прошла незаметно. Если бы порядок был обратным, компания потеряла бы и права главного администратора, и работающую интеграцию одновременно.
Как проверить, что передача прошла без потерь
Передачу считают завершённой, когда новый администратор сам, без подсказок прежнего, выполнил несколько рабочих операций и ничего не сломалось. Формальная смена прав ещё ничего не гарантирует.
Хороший тест занимает час. Новый администратор назначает и снимает права у тестового пользователя, меняет одну настройку в CRM и возвращает её обратно, открывает раздел приложений и вебхуков и находит там всё, что перечислено в вашей таблице доступов. Затем отдел продаж отправляет тестовую заявку через форму на сайте, звонит на основной номер и пишет в подключённый мессенджер. Всё должно появиться в CRM с правильным ответственным.
Через неделю полезно посмотреть на задачи и сделки без ответственного или с ответственным из числа уволенных. Если такие появляются, значит, где-то остался робот или бизнес-процесс, который по-прежнему ссылается на прежнего сотрудника. Проще всего найти его по названию воронки или стадии, где возникают такие элементы.
Если в первые дни после передачи что-то перестало работать, а прежнего администратора уже не спросить, не пытайтесь чинить наугад. Техподдержка Битрикс24 в режиме 24/7 быстрее найдёт, какая настройка осталась на старой учётной записи, чем новый администратор, который видит портал впервые.
Как подготовиться к смене администратора заранее
Лучшая подготовка к смене администратора Битрикс24 — это правило, по которому на портале никогда нет единственного человека, знающего всё. Компании, которые живут по такому правилу, проходят передачу за день, остальные тратят недели.
Что для этого нужно:
- держать минимум двух администраторов, если тариф это позволяет, и чтобы хотя бы один из них был из руководства, а не только из IT;
- создавать интеграции и вебхуки от имени служебной учётной записи компании, а не личного профиля сотрудника;
- вести простой документ: какие роботы и бизнес-процессы настроены, какие приложения установлены, куда подключены открытые линии;
- хранить доступы к внешним сервисам в корпоративном менеджере паролей, а не в личных заметках администратора;
- использовать корпоративную почту для всех регистраций, связанных с порталом и оплатой.
Этот документ не обязан быть красивым. Таблица на несколько десятков строк с колонками «что», «где настроено», «кто отвечает» закрывает большую часть вопросов при любой смене персонала, а не только администратора.
Смена администратора в коробочной версии Битрикс24
В коробочной версии к правам внутри портала добавляется администрирование сервера, поэтому передавать приходится больше. Пользователи, роли и задачи переносятся так же, как в облаке, но появляются доступы, которых в облаке у клиента нет вовсе.
Кроме портала, новому ответственному нужно передать доступ к серверу или хостингу, к панели управления, к резервным копиям и к учётной записи, через которую продлевается лицензия и приходят обновления. Пароли ко всему этому после передачи обязательно меняют: прежний администратор знал их и, возможно, хранил не только у себя.
Если в компании нет человека, который уверенно работает с сервером, передачу коробки лучше проводить вместе с подрядчиком. Ошибка в облаке обычно означает переназначенную задачу, а ошибка на сервере может означать портал, который не открывается утром понедельника.
Когда смену администратора стоит отдать на техподдержку Битрикс24
Смену администратора разумно доверить внешней техподдержке Битрикс24, если на портале много автоматизации, есть коробочная версия или прежний администратор уже недоступен. В этих случаях ошибка стоит дороже, чем пара часов работы специалиста.
Типичные ситуации, когда к нам обращаются:
- прежний главный администратор уволился и не отвечает, а передачу прав он не подтвердил;
- после увольнения администратора перестали приходить заявки с сайта или звонки в CRM;
- на портале десятки роботов и бизнес-процессов, и непонятно, какие из них завязаны на ушедшего сотрудника;
- в компании нет своего IT-специалиста, и новым администратором становится бухгалтер или офис-менеджер, которому нужна поддержка на первых порах.
Для коробочной версии добавляется ещё один слой: доступы к серверу, панели хостинга, резервным копиям и учётной записи администратора самого продукта. Всё это тоже нужно передать и сменить пароли, и лучше, если это сделает человек, который понимает, где что лежит.
Наша техническая поддержка Битрикс24 работает 24/7, поэтому передачу можно провести и вне рабочего дня, когда портал меньше всего загружен. Если прежний администратор уже ушёл, а интеграции остановились, оставьте заявку на техподдержку Битрикс24 24/7: мы проверим, что осталось привязано к старой учётной записи, и восстановим работу. B2BPRO.KZ — официальный партнёр Битрикс24 в Казахстане, и такие передачи для нас рутинная задача.
Чек-лист передачи портала Битрикс24 новому администратору
Короткий список, который удобно распечатать и пройти вместе с уходящим администратором:
- Новый администратор назначен и проверил, что видит раздел настроек.
- Права главного администратора переданы и подтверждены уходящим сотрудником.
- Открытые задачи уходящего сотрудника переназначены.
- Сделки, лиды и контакты переданы новым ответственным.
- В роботах и бизнес-процессах заменены ответственные и получатели уведомлений.
- Вебхуки и интеграции проверены, при необходимости пересозданы от имени нового администратора или системного пользователя.
- Приложения из Маркета проверены, их настройки задокументированы.
- Доступы к внешним сервисам переданы, пароли сменены.
- Контакты для счетов и уведомлений о лицензии обновлены у вендора или партнёра.
- Тестовая заявка с сайта и тестовый звонок дошли до CRM.
- Уходящий сотрудник уволен в Битрикс24 в последний рабочий день.
Весь процесс на портале средней сложности обычно укладывается в один-два рабочих дня, если начать заранее. Самая дорогая ошибка здесь одна и та же: уволить администратора раньше, чем он подтвердил передачу прав.
Частые вопросы
Можно ли сменить главного администратора Битрикс24 без его согласия?
Через интерфейс нельзя: главный администратор должен сам подтвердить передачу прав, введя слово «Передать». Если он недоступен или отказывается, остаётся обращаться в поддержку вендора напрямую, и это занимает время. Поэтому передачу проводят до увольнения сотрудника, пока он на связи.
Сколько администраторов можно назначить в Битрикс24?
Количество зависит от тарифа. На Бесплатном и Базовом можно назначить одного администратора, на Стандартном пять, на Профессиональном десять, на тарифах Энтерпрайз от 25 до 100. Если лимит исчерпан, сначала заберите права у одного из администраторов, а потом назначайте нового.
Что будет с задачами и сделками, если уволить администратора?
Данные не пропадут: уволенный сотрудник теряет доступ к порталу, но его задачи, переписка и файлы сохраняются. Однако задачи и сделки остаются записаны на него, пока вы их не переназначите. Администратор может массово сменить исполнителя задач из профиля уволенного, а ответственных в CRM меняют групповым действием в списке.
Почему после увольнения администратора перестали приходить заявки с сайта?
Чаще всего интеграция работала через вебхук, созданный от имени этого сотрудника, и при увольнении его отключили. Проверьте раздел вебхуков и интеграций: вебхук нужно пересоздать от имени действующего пользователя и обновить адрес на стороне сайта. Если не получается разобраться самостоятельно, поможет техподдержка Битрикс24.
Можно ли вернуть уволенного сотрудника в Битрикс24?
Да, уволенного сотрудника можно восстановить кнопкой «Принять на работу» в списке сотрудников или в его профиле. Это полезно, если после увольнения обнаружилось, что какую-то настройку без него не перенести. После восстановления сотрудник снова получит доступ к порталу, поэтому не забудьте сменить ему пароль или уволить повторно, когда задача решена.