Несколько юрлиц продавца в Битрикс24: ИП и ТОО в одном портале, нумерация счетов и реквизиты

Несколько юрлиц в Битрикс24 работают в одном портале без второй подписки: каждое ИП и ТОО заводится отдельной карточкой в разделе CRM > Еще > Настройки > Мои реквизиты, одно из них назначается основным продавцом, а в каждом документе поле «Моя компания» показывает, от чьего имени выставлен счет. Номера документов можно вести раздельно для каждого юрлица или сквозными на всех.

Типичная картина, с которой к нам приходят: у собственника ТОО на общем режиме с НДС и ИП на упрощенке, менеджеры работают в одной CRM, а счета печатают с реквизитами то одной, то другой компании. Через пару месяцев бухгалтер находит счет от ИП с выделенным НДС, два документа с одинаковым номером и договор, где в шапке ТОО, а в подвале банковский счет ИП. Портал тут ни при чем: его просто не настроили под два юрлица.

Можно ли вести ИП и ТОО в одном портале Битрикс24?

Да, и это штатная возможность облачного Битрикс24. В справке Битрикс24 о реквизитах вашей компании прямо сказано: если компаний несколько, остальные добавляются тем же способом, что и первая. Отдельный портал под каждое юрлицо заводить не нужно, лицензия тоже одна.

Реквизиты продавца в Битрикс24 это карточка вашей собственной компании в CRM: название, регистрационные номера, юридический адрес, банковские счета, изображения подписи и печати. Из этой карточки система подставляет данные в счета, предложения, договоры и акты. Важно не путать ее с обычными компаниями-клиентами в разделе CRM > Клиенты > Компании: «мои компании» живут отдельно, в настройках CRM.

Одно юрлицо всегда помечено как основной продавец. Его реквизиты Битрикс24 подставляет во все новые документы по умолчанию, остальные выбираются вручную. Отсюда и главная ошибка: никто не выбрал, значит, документ ушел от основной компании, даже если сделка относилась ко второй.

Как добавить второе юрлицо: пошагово

Второе юрлицо добавляется за 10-15 минут, если под рукой есть регистрационные и банковские данные. Порядок по справке Битрикс24:

1. Откройте CRM > Еще > Настройки > Мои реквизиты и нажмите «Создать».
2. Введите название компании, телефон, e-mail и сайт.
3. Над полем «Реквизиты» нажмите «Подробно» и выберите шаблон реквизитов. По умолчанию в Битрикс24 есть шаблоны для ИП, организации и физического лица.
4. Заполните регистрационные данные и юридический адрес (кнопка «Подробно» рядом с полем «Адрес»).
5. Загрузите изображения подписи и печати. Ограничение по справке: файл не больше 3 Мб.
6. Добавьте банковские реквизиты и сохраните карточку.

Справка описывает автозаполнение по ИНН из базы ФНС России. Для казахстанских ТОО и ИП на проектах B2BPRO.KZ мы обычно вносим БИН или ИИН, ИИК и БИК банка вручную и сразу проверяем, какие поля есть в выбранном шаблоне реквизитов. Если нужного поля нет, шаблон можно отредактировать или создать новый: Битрикс24 это позволяет. Лучше сделать отдельные шаблоны «ТОО (Казахстан)» и «ИП (Казахстан)», тогда в карточке будут только нужные поля и меньше шансов внести номер не туда.

Еще одна деталь из справки, о которой редко помнят: если в CRM-форме или открытых линиях используется «Согласие на обработку персональных данных», в реквизитах должно быть заполнено поле «Сокращенное наименование организации». Иначе в тексте согласия вместо названия компании окажется пустое место. При двух юрлицах это поле стоит заполнить у обоих.

Кто может добавлять и менять реквизиты

Создавать и редактировать «мои компании» могут администратор портала и сотрудники с правом «Разрешить изменять настройки» в CRM. Права настраиваются в CRM > Еще > Настройки > Права доступа к CRM, там для элемента «Компания» задаются просмотр, добавление, изменение и удаление.

Справка уточняет полезную вещь: если опция «Разрешить изменять настройки» у сотрудника выключена, он не сможет добавить реквизиты своей компании, но сможет выбрать их в документах CRM. Для отдела продаж это ровно то, что нужно. Менеджер выбирает, от какого юрлица выставить счет, но не может случайно поменять банковский счет ТОО. Право на настройку оставьте администратору и, при желании, главному бухгалтеру.

Как выбрать юрлицо в счете, предложении и договоре

Юрлицо выбирается в поле «Моя компания» при создании или редактировании документа. По инструкции Битрикс24 по использованию реквизитов компании путь такой: CRM > Сделки, нужная сделка, кнопка «Документ», выбор шаблона (например, договор или счет), затем «Редактировать документ» и в поле «Моя компания» указать нужную. После сохранения реквизиты в документе меняются на реквизиты выбранной компании.

В справке приведен пример, который хорошо ложится на казахстанскую практику: товары продаются от одной компании, а услуги от другой, и в документе выбирается одна из них. Так часто устроены компании, где ТОО поставляет оборудование, а ИП оказывает монтаж или сервис.

Для элементов «Счет» и «Предложение», созданных из сделки (кнопки «Счет» или «Предложение» вверху справа в карточке сделки), реквизиты основной компании подставляются автоматически. Если после создания реквизитов в карточке не видно, скорее всего, в карточку не выведено поле «Реквизиты вашей компании». Его добавляют через «Выбрать поле» в нужном разделе карточки.

Как проверить, какая компания сейчас основная: в CRM > Еще > Настройки > Мои реквизиты откройте настройки таблицы (значок шестеренки), включите колонку «Основной продавец» и посмотрите отметку. Сменить основную компанию можно через меню рядом с ней, пункт «Сделать основной».

Стандартные и свои шаблоны документов: в чем разница для двух юрлиц

В стандартных шаблонах Битрикс24 реквизиты выбранной компании подставляются сами, в своих шаблонах их нужно прописать символьными кодами. Это различие часто ломает схему с двумя юрлицами: шаблон договора когда-то сделали под ТОО и вписали реквизиты в текст руками. Тогда выбор в поле «Моя компания» ничего не меняет, документ всегда выходит от ТОО.

Символьные коды это специальные обозначения полей CRM, которые при создании документа заменяются на реальные данные. Чтобы найти коды реквизитов своей компании, откройте сделку, нажмите «Документ» > «Добавить новый шаблон», затем «Настройки» > «Список полей». В фильтре укажите источник (например, сделку) и в поле «Сделка» выберите «Моя компания» > «Реквизиты клиента». Система покажет все поля с реквизитами вашей компании, их коды вставляются в текст шаблона.

Правило, которое мы закладываем при настройке: ни одного реквизита продавца, написанного в шаблоне вручную. Название, БИН или ИИН, адрес, банк, ИИК, подпись и печать идут только через коды. Тогда один шаблон договора обслуживает оба юрлица. Два почти одинаковых файла со временем обязательно начинают расходиться.

Отдельные шаблоны все же нужны там, где документы различаются по содержанию. Самый частый случай: ТОО плательщик НДС, ИП нет. Счет ТОО содержит строку НДС, счет ИП ее содержать не должен. Как настроить ставку и вывод НДС 16% в документах, мы подробно описали в статье о счете на оплату в Битрикс24 для Казахстана, здесь важно другое: под каждое юрлицо с разным налоговым режимом заведите свой шаблон счета и назовите его так, чтобы менеджер не ошибся, например «Счет ТОО (с НДС)» и «Счет ИП (без НДС)».

Нумерация счетов от разных юрлиц: раздельная или сквозная?

Для двух юрлиц почти всегда нужна раздельная нумерация: у каждой компании свой счетчик документов. В Битрикс24 это решает нумератор, набор правил, по которым система присваивает уникальный номер каждому документу. В справке Битрикс24 о нумераторе документов описана опция «Использовать сквозную нумерацию на все мои компании»: если ее включить, у всех ваших компаний будет общая нумерация, если выключить, у каждой компании номера свои.

Вариант	Как работает	Когда подходит
Раздельная нумерация (опция сквозной нумерации выключена)	У ТОО и у ИП свои последовательности номеров, каждая начинается со своего числа	Юрлица ведут отдельный учет, номера сверяются с отдельными учетными базами
Сквозная нумерация (опция включена)	Один общий счетчик на все ваши компании	Номер нужен только как внутренний идентификатор, и бухгалтерия это согласовала
Номер с ID моей компании	В номер добавляется переменная «ID моей компании», по номеру сразу видно юрлицо	Документы двух компаний часто лежат вперемешку, нужно различать их с первого взгляда

Нумератор создается в CRM > Еще > Настройки > Настройки CRM > Нумератор, отдельно для документов, счетов и предложений. Второй способ: прямо из шаблона документа, кнопка «Создать» справа от поля «Используемый нумератор». Номера лидов и сделок нумератор не меняет, у них стандартная нумерация, которую изменить нельзя.

Шаблон номера собирается из переменных. Кроме последовательного номера, справка перечисляет текущий день, месяц и год, префикс, случайный номер, ID элемента CRM, ID клиента и ID моей компании. Последнюю переменную справка прямо рекомендует при работе с несколькими юрлицами. Для последовательного номера задаются начальное значение, шаг, длина с заполнителем (например, 001) и период, после которого нумерация начинается заново: постоянно, в пределах дня, месяца или года.

Отдельно стоит настроить часовой пояс нумератора. По умолчанию используется время сервера, и сброс номеров может произойти не в полночь по Алматы или Астане. Если нумерация обнуляется каждый год, лучше выбрать свой часовой пояс, чтобы первый счет января не получил номер из декабрьской последовательности.

Как продолжить нумерацию, которая уже идет в 1С

Следующий номер можно задать вручную, отдельно для каждого юрлица. В настройках нумератора есть кнопка «Изменить текущие номера». Во втором столбце указан номер следующего документа. Ключ нумератора показывает, для какой компании ведется счетчик: Company_ID_ без числа означает документы без компании, Company_ID_21 означает документы компании с ID 21.

На практике это выглядит так. В 1С у ТОО последний счет за год был 1450, у ИП 312. В Битрикс24 открываете нумератор счетов, находите ключ с ID карточки ТОО, ставите 1451, затем ключ с ID ИП и ставите 313. ID своих компаний видно в разделе «Мои реквизиты». Если документы потом выгружаются в учетную систему, договоритесь с бухгалтером, какая система ведет номер, иначе в двух базах появятся разные счета с одинаковыми номерами.

Почему сбилась нумерация и что с этим делать

Нумерация чаще всего сбивается после изменений в составе «моих компаний», и справка Битрикс24 называет три причины. Нумератор настроили до того, как добавили реквизиты своей компании. Заменили основную компанию или удалили ее. Включили сквозную нумерацию на все компании уже после начала работы нумератора. Симптом: следующим должен быть номер 120, а документ получил номер 1.

Решение по справке: создать новый нумератор с нужными параметрами последовательного номера и выбрать его в настройках шаблона документа. Перед этим запишите текущие номера по каждой компании, чтобы задать их в новом нумераторе через «Изменить текущие номера» и не начать с единицы.

Из этого следует порядок работ, если второе юрлицо появляется в уже работающем портале. Сначала добавьте реквизиты новой компании, потом решите, раздельная или сквозная нумерация, и только после этого создавайте или перенастраивайте нумераторы. Основную компанию в разгар месяца лучше не менять: дождитесь закрытия периода или проверьте счетчики сразу после смены.

Как сделать, чтобы менеджеры не путали юрлица

Ошибки с юрлицами в основном организационные, поэтому настройки нужно дополнить простыми правилами для отдела продаж. По нашему опыту внедрений лучше всего работают такие меры:

• Основным продавцом назначьте юрлицо, через которое проходит большинство сделок. Тогда ручной выбор понадобится в меньшей части документов.
• Если направления четко разделены (товары через ТОО, услуги через ИП), вынесите их в разные воронки сделок. Менеджеру проще помнить «в воронке Сервис всегда ИП», чем решать каждый раз.
• Называйте шаблоны документов с указанием юрлица и налогового режима. Шаблон «Договор» без уточнения рано или поздно уйдет не от той компании.
• Добавьте в карточку сделки или счета поле «Реквизиты вашей компании», чтобы продавец был виден до отправки документа клиенту.
• Раз в месяц бухгалтер сверяет выборку счетов по каждому юрлицу с учетной системой. Это 15 минут, которые ловят ошибку до того, как клиент заплатит не на тот расчетный счет.

Отдельный вопрос, который появляется, когда ТОО работает с НДС: электронные счета-фактуры. Плательщик НДС обязан их выписывать, и сделка в CRM должна показывать, по какому юрлицу и какому документу ЭСФ ожидается. Как связать ЭСФ со сделкой и оплатой, мы описали в отдельной статье про ЭСФ и Битрикс24.

Пример настройки: ТОО с НДС и ИП на упрощенке

Пример иллюстративный, но он собирает вместе все шаги из этой статьи. Компания продает и устанавливает системы видеонаблюдения в Алматы. Оборудование отгружает ТОО, плательщик НДС. Монтаж и обслуживание оказывает ИП собственника без НДС. Раньше было два шаблона счета с вписанными руками реквизитами и один общий счетчик номеров.

Что сделали в портале:

1. В разделе «Мои реквизиты» завели две карточки по шаблонам «ТОО (Казахстан)» и «ИП (Казахстан)», с БИН и ИИН, банковскими счетами, подписью и печатью.
2. Основным продавцом назначили ТОО, через него идет больше сделок.
3. Разделили продажи на воронки «Оборудование» и «Монтаж и сервис».
4. Переделали шаблоны: реквизиты продавца только символьными кодами, отдельный шаблон счета с НДС для ТОО и без НДС для ИП.
5. Создали новый нумератор счетов с выключенной сквозной нумерацией, в номер добавили префикс и последовательный номер, через «Изменить текущие номера» продолжили счетчики из учетной системы для каждой компании.
6. Сотрудникам отдела продаж оставили только выбор реквизитов в документах, без права менять настройки.

Результат легко проверить: счет из воронки «Монтаж и сервис» выходит с реквизитами ИП, без строки НДС и с номером из счетчика ИП. Если менеджер забыл выбрать компанию, ошибку видно в карточке еще до отправки клиенту.

Если в вашем портале два и больше юрлица, а документы до сих пор правятся руками, это решается за один рабочий день вместе с проверкой шаблонов и нумераторов. Специалисты B2BPRO.KZ, официального партнера Битрикс24 в Казахстане, берут такие задачи в рамках услуги внедрение и настройка Битрикс24: настроим реквизиты, шаблоны с НДС и без, нумерацию под вашу учетную систему и права для отдела продаж.

Частые вопросы

Нужен ли отдельный портал Битрикс24 для каждого юрлица?

Нет, отдельный портал не нужен. В одном облачном Битрикс24 можно завести несколько «моих компаний» в разделе CRM > Еще > Настройки > Мои реквизиты и выбирать нужную в каждом документе. Одна компания назначается основной, ее реквизиты подставляются по умолчанию. Отдельный портал имеет смысл, только если юрлица полностью независимы и сотрудники не должны видеть клиентов друг друга.

Как сделать, чтобы у ТОО и ИП были разные номера счетов?

Создайте нумератор счетов и выключите в нем опцию «Использовать сквозную нумерацию на все мои компании». Тогда у каждой компании будет своя последовательность номеров. Текущий номер для каждой компании можно задать вручную кнопкой «Изменить текущие номера», ключ нумератора с ID компании показывает, чей это счетчик.

Почему счет вышел с реквизитами не той компании?

Чаще всего менеджер не выбрал компанию, и Битрикс24 подставил реквизиты основного продавца. Вторая причина: в своем шаблоне документа реквизиты вписаны текстом, а не символьными кодами, поэтому выбор в поле «Моя компания» на документ не влияет. Проверьте шаблон и выведите поле «Реквизиты вашей компании» в карточку.

Можно ли запретить менеджерам менять реквизиты компании?

Да. Если у сотрудника выключено право «Разрешить изменять настройки» в CRM, он не сможет добавлять и править реквизиты своих компаний, но сможет выбирать их в документах. Права настраиваются в CRM > Еще > Настройки > Права доступа к CRM. Изменение реквизитов лучше оставить администратору и бухгалтеру.

Почему нумерация счетов начала заново с единицы?

Обычно это происходит после изменений в «моих компаниях»: нумератор создали до добавления реквизитов, сменили или удалили основную компанию, включили сквозную нумерацию уже после начала работы. Справка Битрикс24 советует создать новый нумератор и выбрать его в шаблоне документа, а прежние номера задать через «Изменить текущие номера».