Пять отчётов Битрикс24, которые стоит смотреть руководителю каждую неделю

Руководителю хватает пяти встроенных отчётов CRM-аналитики Битрикс24: воронки продаж, вклада менеджеров в продажи, динамики продаж, сравнения периодов и финансового рейтинга клиентов. Вместе они отвечают на пять вопросов: где застревают сделки, кто приносит деньги, растёт ли выручка, лучше ли она прошлого периода и на каких клиентах держится доход.

На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего видим такое: в CRM работают десять менеджеров, руководитель раз в неделю собирает всех на планёрку и слушает, кто что «дожимает». Цифры при этом берутся из памяти и из таблиц, которые менеджеры заполняют сами. Когда тот же руководитель открывает пять отчётов и тратит на них полчаса, разговор на планёрке меняется: вместо «как дела» звучит «почему на стадии КП застряли девять сделок».

Почему отчёты нужно смотреть каждую неделю, а не раз в месяц

Недельный ритм нужен потому, что сделку ещё можно спасти. Месячный отчёт фиксирует итог, на который уже нельзя повлиять, а недельный показывает, что происходит с текущими сделками. Если конверсия на одной стадии просела за семь дней, причину ещё можно найти по свежим разговорам: поменялся прайс, ушёл сильный менеджер, перестала работать одна из рекламных кампаний.

Второй довод простой: привычка. Отчёт, который открывают каждый понедельник в одно и то же время, становится частью управления. Отчёт, который «посмотрим в конце квартала», превращается в архив. Поэтому ниже каждому отчёту отведён один вопрос, на который он отвечает, и одно действие, которое руководитель делает после просмотра.

Где в Битрикс24 находятся отчёты CRM-аналитики

CRM-аналитика: так называется раздел Битрикс24, где собраны готовые отчёты по лидам и продажам без ручной настройки. По справке Битрикс24 он делится на две группы: «Анализ лидов» и «Продажи». В группе «Продажи» лежат три отчёта из нашего списка: «Воронка продаж», «Динамика продаж» и «Сравнение периодов». Об этом сказано в официальной статье справки Битрикс24 о CRM-аналитике.

Рейтинг менеджеров и рейтинг клиентов находятся рядом, в оперативной аналитике. Отчёт «Вклад в продажи» открывается по пути CRM → Аналитика → Оперативная аналитика → Эффективность менеджеров → Вклад в продажи, это описано в справке по отчёту «Вклад в продажи». Если в вашем портале меню выглядит чуть иначе, ищите разделы по названиям отчётов: интерфейс Битрикс24 периодически обновляют.

У встроенной аналитики есть ограничение, о котором мало кто знает. Для построения отчёта учитывается количество лидов, сделок, контактов и компаний, и лимит зависит от тарифа. Если любого из этих элементов больше лимита, отчёт не строится. Конкретные цифры справка не приводит, а отсылает к странице тарифов, подробности в статье об ограничениях CRM-аналитики. Если портал живёт несколько лет и в нём накопились закрытые много месяцев назад сделки, отчёт может перестать открываться именно из-за этого. Справка советует удалить устаревшие данные, например сделки, закрытые больше года назад.

Отчёт 1. Воронка продаж: где застревают сделки

Воронка продаж показывает, на какой стадии компания теряет больше всего клиентов. По справке Битрикс24 этот отчёт объединяет воронку лидов и сделок, считает конверсию, среднее время на стадии и общую сумму, а ниже выводит таблицу эффективности менеджеров. В левом меню доступны два режима: конверсионная и классическая воронка.

Классическая воронка отвечает на вопрос «сколько сейчас на каждой стадии», конверсионная показывает, какая доля сделок доходит до следующего шага. Руководителю полезнее конверсионный режим: он сразу выводит на стадию-«воронку», где отваливается основная масса. Если до стадии «Коммерческое предложение» доходит 60% сделок, а до «Договора» только 8%, разговор нужно вести про КП, а не про лиды.

Что смотреть каждую неделю:

• стадию с самой низкой конверсией и то, изменилась ли она по сравнению с прошлой неделей;
• среднее время на стадии: если оно растёт, сделки «зависают», даже когда конверсия формально прежняя;
• общую сумму на стадиях ближе к оплате: это ваш реальный прогноз на ближайшие недели.

Действие после просмотра: выбрать одну стадию с худшими показателями и поручить руководителю отдела продаж за неделю разобрать с менеджерами пять конкретных застрявших сделок. Поручение должно быть конкретным: пять карточек с именами и суммами. Если цифры воронки вызывают сомнения, у нас есть отдельный разбор о том, почему отчёты по воронке не сходятся с деньгами и как это проверить.

Отчёт 2. Вклад в продажи: кто приносит деньги

Вклад в продажи показывает рейтинг менеджеров по сумме выигранных сделок за выбранный период. Это самый быстрый способ отделить тех, кто занят, от тех, кто приносит выручку. В отчёт попадают все закрытые сделки за период, независимо от того, когда они были созданы.

Таблица отчёта содержит пять колонок, и каждая отвечает на отдельный вопрос:

Колонка	Что показывает	Зачем смотреть руководителю
Сотрудник	Менеджеры, участвовавшие в сделках	Видно, кто реально работает со сделками
Сделки в работе	Общая сумма успешных и неуспешных сделок менеджера	Показывает объём, с которым человек справляется
Сумма выигранных	Сумма успешных сделок	Главная цифра для рейтинга и премий
Средняя выигранная сделка	Средняя сумма выигранных сделок за период	Отличает «много мелких» от «мало крупных»
Конверсия	Доля выигранных сделок за период	Показывает качество работы, а не только объём

Битрикс24 сопровождает конверсию словесной оценкой. По справке «Неплохо» ставится при конверсии от 0% до 10% включительно, «Хорошо» при значении выше 10% и до 30% включительно, «Отлично» при значении выше 30%. Относитесь к этой шкале как к ориентиру. У продажи услуг с длинным циклом и у розницы разумная конверсия отличается в разы, поэтому надёжнее сравнивать менеджера с самим собой за прошлые периоды и с коллегами в той же воронке.

Отдельно стоит смотреть динамику: в колонках «Сделки в работе», «Сумма выигранных» и «Средняя выигранная сделка» Битрикс24 показывает изменение относительно предыдущего аналогичного периода. Менеджер, у которого сумма выигранных растёт, а средняя сделка падает, начал отдавать скидки. Менеджер с высокой конверсией и малым числом сделок в работе, возможно, берёт только лёгкие запросы и пропускает сложные.

Действие после просмотра: поговорить с тремя людьми. С лидером рейтинга, чтобы понять, что он делает иначе. С менеджером из середины, у которого просела конверсия. И с тем, у кого много сделок в работе, но мало выигранных: возможно, у него просто нет времени.

Отчёт 3. Динамика продаж: растут ли повторные продажи

Динамика продаж показывает распределение сумм сделок за выбранный период и помогает оценить долю повторных продаж. Для бизнеса с регулярными клиентами это один из самых важных графиков: повторная продажа обходится дешевле новой, и её доля говорит о здоровье клиентской базы лучше любых слов о лояльности.

Что искать в этом отчёте. Во-первых, структуру: сколько выручки приходит от новых клиентов и сколько от тех, кто уже покупал. Если доля повторных падает несколько недель подряд, значит компания хуже работает с базой: некому напоминать о продлении, нет регулярных касаний, менеджеры целиком переключились на новых. Во-вторых, всплески: одна крупная сделка способна исказить картину недели, и это нужно отличать от устойчивого роста.

Для контекста Казахстана заметим, что сезонность здесь сильнее, чем кажется. Отчёты за январь, период праздников и конец квартала несопоставимы с обычными неделями, поэтому недельную динамику лучше читать в связке со следующим отчётом, где период сравнивается с аналогичным предыдущим.

Действие после просмотра: если доля повторных продаж падает, назначить ответственного за работу с базой и дать ему список клиентов, у которых последняя покупка была больше определённого срока назад. Срок вы выбираете по своему циклу: для кофе это недели, для оборудования месяцы.

Отчёт 4. Сравнение периодов: лучше ли, чем раньше

Сравнение периодов сопоставляет продажи за выбранный период с предыдущим аналогичным. Сам по себе показатель «в этом месяце 4 млн» ничего не говорит: много это или мало, зависит от прошлого месяца и от плана. Отчёт даёт опорную точку без ручных таблиц.

Как читать. Берите период, равный отчётному интервалу, который вы обычно используете на планёрке: неделя к неделе, месяц к месяцу. Если сравнивать неполный текущий месяц с полным прошлым, любая цифра окажется «хуже», и руководитель начнёт искать проблему там, где её нет. Правило простое: сравнивайте только сопоставимые отрезки времени.

Здесь же полезно задать себе вопрос о причинах. Продажи выросли потому, что пришло больше лидов, потому что повысилась конверсия или потому что выросла средняя сделка? Каждая из причин требует своего решения. Больше лидов означает, что работает маркетинг, и бюджет стоит удерживать. Выросшая конверсия говорит о сильной работе отдела, и опыт нужно тиражировать. Рост средней сделки часто связан с одним крупным клиентом, а значит, может не повториться.

Действие после просмотра: записать в одну строку, чем объясняется изменение. Эти заметки за несколько месяцев превращаются в историю решений, которая ценнее любого отчёта.

Отчёт 5. Финансовый рейтинг: на ком держится выручка

Финансовый рейтинг показывает клиентов с наибольшей суммой выигранных сделок за отчётный период: в список попадают контакты и компании. В таблице есть название клиента, число созданных сделок, число выигранных, сумма и конверсия. Для колонок «Выигранных» и «Сумма» отображается динамика относительно предыдущего аналогичного периода. Подробности перечислены в справке по финансовому рейтингу.

Отчёт отвечает на неудобный вопрос: от кого зависит ваш доход. Если пять клиентов дают больше половины выручки, потеря одного из них ощутимо ударит по месяцу. Это риск, о котором руководитель обязан знать заранее, а не узнавать в день, когда клиент ушёл.

Вторая польза рейтинга: персональная работа. С самыми крупными клиентами руководителю стоит общаться лично хотя бы раз в квартал, независимо от того, что для них делает менеджер. А тем, у кого динамика суммы идёт вниз, имеет смысл позвонить до того, как они перестанут отвечать. Колонка «Конверсия» тут показывает долю выигранных сделок от созданных: низкое значение у крупного клиента означает, что вы делаете много предложений, которые он не принимает.

Действие после просмотра: составить короткий список из трёх клиентов, чья сумма падает, и назначить звонок на эту неделю: либо руководителю, либо ответственному менеджеру.

Как провести недельный разбор за 30 минут

Порядок отчётов важен: от общей картины к деталям. Предлагаем такой сценарий, который мы используем при настройке управленческой отчётности клиентов:

1. Откройте «Сравнение периодов» и зафиксируйте, выросли ли продажи по сравнению с аналогичным прошлым отрезком. Две минуты.
2. Перейдите в «Воронку продаж» и найдите стадию с худшей конверсией и самым долгим временем. Десять минут, включая список застрявших сделок.
3. Откройте «Вклад в продажи» и сверьте рейтинг менеджеров с воронкой: кто даёт сумму, у кого просела конверсия. Семь минут.
4. Посмотрите «Динамику продаж» и оцените долю повторных продаж. Пять минут.
5. Закройте разбор «Финансовым рейтингом» и выберите клиентов для личного звонка. Пять минут.

На выходе должно получиться не более трёх задач на неделю, у каждой есть исполнитель и срок. Если задач десять, выполнено не будет ни одной. Отчёты помогают выбрать главное.

Как выглядит недельный разбор на условном примере

Возьмём иллюстрацию: цифры придуманы, чтобы показать логику, а не описать реальную компанию. Отдел продаж услуг, восемь менеджеров, цикл сделки около трёх недель. В понедельник руководитель открывает «Сравнение периодов» и видит, что выручка за неделю на 15% ниже предыдущей. Повод встревожиться, но ещё не вывод.

В «Воронке продаж» конверсия до стадии «Коммерческое предложение» прежняя, а вот с этой стадии на «Договор» сделки переходят заметно реже, и среднее время на КП выросло. Значит, проблема не в потоке заявок и не в первичной квалификации. Руководитель открывает «Вклад в продажи» и замечает, что просела конверсия у двоих менеджеров, которые пришли в отдел в прошлом месяце. Остальные работают как раньше.

Вывод напрашивается быстро: новичкам не хватает навыка работы с возражениями после отправки КП. В «Финансовом рейтинге» руководитель дополнительно видит, что один из трёх крупнейших клиентов снизил сумму закупок. Итого три задачи на неделю: наставник для двух новых менеджеров, разбор пяти застрявших КП и личный звонок клиенту. На всё про всё ушло полчаса и пять отчётов, а не три дня выгрузок в таблицы.

Кому ещё показывать отчёты и как не превратить их в наказание

Отчёты полезны не только руководителю. Менеджеры, которые видят собственную конверсию и сравнение с предыдущим периодом, обычно сами замечают просадки и приходят с вопросами. Важно, как это подаётся. Если рейтинг «Вклад в продажи» открывают на планёрке как список виновных, люди начинают подкручивать данные: закрывать сделки в нужный период, дробить суммы, переносить отказы. Если тот же рейтинг обсуждают как повод поделиться практикой, отчёт работает на отдел.

Практическое правило: публично обсуждайте процессы и воронку, а разговоры о конкретных цифрах менеджера проводите лично. Рейтинг можно показывать целиком, когда в отделе принято считать его способом найти сильную практику, а не поводом для санкций. И отдельно проверьте, что система премирования не поощряет искажение данных: если бонус зависит только от суммы выигранных, менеджеры будут закрывать всё подряд.

Почему цифры в отчётах могут не совпадать с реальностью

Любой отчёт честен ровно настолько, насколько честны данные в карточках. Три причины ошибок встречаются чаще остальных. Менеджеры не двигают сделки по стадиям вовремя, и воронка отражает прошлое. Суммы в сделках заполнены «для галочки» или нулями, и рейтинг менеджеров превращается в рейтинг тех, кто аккуратнее заполняет поля. Закрытые сделки не имеют причины отказа или закрываются задним числом, и конверсия оказывается искажённой.

Лечится это правилами в самой CRM: обязательные поля при переходе на стадию, автоматические задачи при долгом простое сделки, запрет закрывать сделку без суммы. Если у вас нет времени или ресурсов настраивать это самостоятельно, можно посмотреть наши услуги по внедрению и настройке Битрикс24: мы начинаем именно с того, что наводим порядок в данных, и только потом строим панель руководителя. Для разбора качества работы отдела по телефонным показателям пригодится отдельная статья о том, как считать эффективность отдела продаж по звонкам.

Что делать, если нужны отчёты, которых нет в стандартном наборе

Справка Битрикс24 указывает, что часть отчётов CRM-аналитики находится в разработке, а набор стандартных рассчитан на типовые вопросы. Если вам нужна разбивка по рекламным источникам, расчёт стоимости заявки или показатели по собственным полям, потребуется сквозная аналитика, отчёты по пользовательским полям или BI. Мы об этом пишем отдельно, потому что решение зависит от тарифа и от того, какие данные у вас в портале уже есть.

Прежде чем строить сложную аналитику, выжмите максимум из пяти базовых отчётов. В большинстве компаний, с которыми мы работаем, выясняется, что руководитель просто ни разу не открывал половину из них, а недостающие данные есть, только лежат в других полях и разделах.

Частые вопросы

Как часто руководителю смотреть отчёты в Битрикс24?

Раз в неделю, в один и тот же день и время. Недельный интервал позволяет заметить проблему, пока сделки ещё можно спасти, и не превращает аналитику в ежедневную суету. Раз в месяц дополнительно сравните периоды и пересмотрите планы.

Нужен ли для этих отчётов платный тариф?

Справка Битрикс24 не приводит тарифных цифр в статьях об отчётах, но указывает, что для построения отчёта учитывается число лидов, сделок, контактов и компаний, и лимит зависит от тарифа. Точные значения смотрите на странице тарифов или у партнёра.

Почему отчёт «Вклад в продажи» не показывает менеджера?

В отчёт попадают менеджеры, участвовавшие в закрытых сделках за выбранный отчётный период. Проверьте период в фильтре и то, что сделки действительно закрыты и сотрудник указан ответственным или участником.

Можно ли сравнить два периода за разное число дней?

Технически можно, но цифры будут несопоставимы: неполный месяц почти всегда выглядит хуже полного. Сравнивайте равные по длине отрезки, например неделю с предыдущей неделей.

Что делать, если отчёт CRM-аналитики не строится?

Проверьте лимит по тарифу: если лидов, сделок, контактов или компаний больше допустимого, отчёт не будет построен. Справка советует удалить устаревшие данные, например сделки, закрытые больше года назад, отфильтровав их по дате завершения.