Тариф — это не строка в счёте, а рамка для процессов
Когда компания выбирает тарифы Битрикс24, в 2026 году спор внутри команды почти всегда идёт не о деньгах. Финансовая разница между соседними планами для бизнеса на 20 — 40 человек редко бывает критичной. Критично другое: тариф определяет, какие сценарии работы вы сможете собрать, а какие придётся выносить в Excel, мессенджеры и голову руководителя отдела.
Мы внедряем Битрикс24 с 2015 года и видим одну и ту же картину. Компания берёт план «на вырост» по количеству сотрудников, потому что так посоветовал первый попавшийся калькулятор на сайте реселлера. Через полгода выясняется, что половина оплаченных мест простаивает, а нужного инструмента — например, полноценных бизнес-процессов на документах — на этом плане нет вообще. Или наоборот: берут минимальный план, упираются в лимит пользователей на третьем месяце и делают экстренный апгрейд посреди квартала, ломая бюджет.
Разница между «выбрали правильно» и «выбрали наугад» — это не проценты, а кратная переплата в течение всего срока лицензии. Поэтому ниже — не пересказ прайса, а рабочая логика: из чего состоит линейка, где проходят настоящие границы, как считаются пользователи и по какому алгоритму принимать решение.
Линейка облачных планов: что есть на самом деле
В облачной версии пять уровней. Названия не менялись уже несколько лет, и это удобно: логика перехода между ними устоялась.
Бесплатный. Количество пользователей не ограничено, но объём облачного диска — 5 ГБ, а набор инструментов сильно урезан. Это рабочий вариант ровно для одной задачи: перевести общение команды из мессенджеров в один контур и завести самый простой учёт клиентов. В CRM на бесплатном плане можно создать одну воронку продаж — то есть все сделки компании живут в одной цепочке стадий.
Базовый. До 5 пользователей, 24 ГБ на диске, до пяти воронок продаж. Это план для микробизнеса и для отдела продаж, который целиком помещается в пять человек: руководитель и четыре менеджера. Важная деталь — пять мест это именно пять, а не «пять активных менеджеров плюс директор, который иногда заходит».
Стандартный. До 50 пользователей и 100 ГБ. Самый частый выбор для компаний, где Битрикс24 используют продажи, бухгалтерия, склад и сервисный отдел. Здесь заметно расширяется работа с почтой, базами знаний и совместным редактированием документов.
Профессиональный. До 100 пользователей и 1024 ГБ на диске. Дело не в местах и не в гигабайтах: именно на этом уровне открываются полноценные бизнес-процессы. Если вы планируете формализованные согласования — заявок на закуп, договоров, отпусков, счетов на оплату — то ниже Профессионального смотреть смысла нет.
Энтерпрайз. От 250 пользователей и от 3 ТБ. Линейка масштабируется дальше — до 10 000 пользователей; для лицензий большего объёма вопрос решается напрямую с вендором. Это уровень для холдингов и сетевых компаний с несколькими юрлицами и филиальной структурой.
Как на самом деле считаются пользователи
Это тот пункт, на котором компании чаще всего ошибаются в расчётах — и потом получают неприятный сюрприз.
Во-первых, в общее число пользователей входят экстранет-пользователи. То есть внешние участники — подрядчик, которого вы пригласили в рабочую группу по проекту, или представитель клиента в закрытой группе — занимают места из вашего лимита наравне со штатными сотрудниками. Компания на 45 сотрудников, которая планирует работать со сторонними монтажниками через экстранет, на Стандартном плане с лимитом 50 упрётся в потолок гораздо раньше, чем ожидала.
Во-вторых, механика превышения лимита устроена не так, как многие думают. Если пригласить в портал больше людей, чем позволяет план, система не блокирует портал целиком и не выставляет доплату автоматически. Работать смогут те, кто вошёл первым, — портал «запоминает» этих пользователей. Остальные при входе увидят сообщение о превышении лимита сотрудников и окажутся в очереди, а администратор получит уведомление. Счётчик доступных мест обновляется раз в 30 дней. На практике это означает, что ошибка в планировании количества мест не исправляется мгновенно: до обновления счётчика новые сотрудники в портал просто не попадут.
Вывод простой: считайте не «сколько у нас менеджеров», а «сколько всего учётных записей будет заведено» — включая руководителей, бухгалтерию, HR, технические учётки для интеграций и внешних участников.
Настоящие границы проходят по функциям, а не по местам
Если бы тарифы отличались только числом сотрудников и объёмом диска, выбор был бы арифметикой. Но набор доступных инструментов растёт вместе с уровнем плана, и именно здесь возникает большая часть переплат и недоплат.
Бизнес-процессы. Классические БП с последовательностью согласований, ветвлениями и назначением ответственных доступны на Профессиональном и Энтерпрайз. Если компании нужен маршрут «менеджер создал заявку на закуп — согласовал руководитель отдела — согласовал финансовый директор — ушло в работу снабжению», это прямое указание на Профессиональный.
Роботы и триггеры. Это более простая автоматизация: робот выполняет действие на стадии (ставит задачу, отправляет письмо, создаёт уведомление), триггер реагирует на событие (клиент открыл письмо, оплатил счёт, изменился статус задачи). Роботы и триггеры в CRM и в задачах доступны не на всех планах. Это важная развилка: многим компаниям для 80% автоматизации хватает именно роботов, а не полноценных БП — и тогда переплачивать за старший план не нужно.
Воронки продаж. На бесплатном плане одна воронка, на Базовом — пять. Если у вас разные направления бизнеса с принципиально разной логикой сделки (например, розничные продажи и долгие проектные внедрения), одной-двумя воронками не обойтись, и лимит станет ограничением уже в первый месяц.
CRM-аналитика. У отчётов есть ограничение по объёму данных: при построении отчёта учитывается количество лидов, сделок, контактов и компаний, и это количество зависит от плана. Если элементов CRM в базе больше, чем допускает тариф, отчёт просто не построится. Для компании, которая мигрирует в Битрикс24 базу на десятки тысяч контактов, это не абстрактная тонкость, а причина не брать младший план.
Именно на этом этапе мы обычно и подключаемся к проекту: составить карту «нужный сценарий → минимальный план, на котором он работает» дешевле один раз в начале, чем дважды менять конфигурацию. Если хочется передать эту часть на сторону, посмотрите наши услуги по внедрению и настройке Битрикс24 — мы разбираем процессы до покупки лицензии, а не после.
Демо на 15 дней: проверить, а не угадывать
Новому порталу доступен демо-режим на 15 дней с функциями Профессионального плана: CRM-инструменты, автоматизация, роботы и триггеры, бизнес-процессы. Это самый недооценённый инструмент выбора тарифа.
Логика такая: вместо того чтобы спорить, нужны ли вам бизнес-процессы, вы за две недели собираете на демо один-два реальных сценария — не показательных, а тех, которые болят: например, согласование скидки или маршрут заявки с сайта до отгрузки, оформление сотрудника. И смотрите, какими инструментами это оказалось собрано.
Если всё получилось на роботах и триггерах — вам, скорее всего, хватит более младшего плана. Если сценарий не собирается без БП — вы получили обоснованный аргумент для Профессионального, а не ощущение «надо взять посолиднее». Две недели работы аналитика на демо окупают себя за первый же год лицензии.
Один нюанс: демо стоит проходить не в одиночку и не силами одного айтишника. Приведите в портал тех самых руководителей отделов, чьи процессы будете описывать, — иначе через месяц после покупки выяснится, что реальный маршрут согласования выглядит совсем иначе.
Алгоритм выбора: пять шагов вместо интуиции
Шаг 1. Посчитайте учётные записи, а не сотрудников. Сложите штат, который реально будет заходить в портал, плюс технические учётки, плюс планируемых внешних участников. Добавьте запас на рост в горизонте оплаченного периода — если берёте лицензию на год, закладывайте штат на год вперёд, а не сегодняшний.
Шаг 2. Выпишите обязательные сценарии. Не «нам нужна CRM», а конкретно: сквозная воронка по трём направлениям, автоматическая постановка задач производству при переходе сделки на стадию «оплачено», согласование договора тремя руководителями, отчёт по конверсии в разрезе менеджеров. Пять-семь пунктов, каждый — одной строкой.
Шаг 3. Сопоставьте сценарии с уровнями плана. Для каждого пункта определите минимальный план, на котором он работает. Итоговый тариф — максимум из этих минимумов, а не среднее и не «на всякий случай выше».
Шаг 4. Проверьте гипотезу на демо. Соберите два самых спорных сценария руками. Если собрались на младшем наборе инструментов — фиксируйте экономию.
Шаг 5. Выберите срок оплаты. Оплата на длительный период у вендора выгоднее помесячной — актуальный размер скидки и условия для Казахстана уточняйте у партнёра перед покупкой. Но длинный срок имеет смысл только тогда, когда шаги 1 — 4 пройдены: платить за год вперёд по неверно выбранному плану — это ровно та переплата, которой мы пытаемся избежать.
Где чаще всего возникает переплата
Покупают места «про запас». Компания на 30 человек берёт план на 100, потому что «мы растём». Растёт она обычно на 5 — 7 человек в год, а платит за 70 неиспользуемых мест всё это время. Тариф можно повысить в любой момент — запас в местах почти никогда не окупается.
Покупают старший план ради одной функции. Это законная причина, но её надо проверять. Мы регулярно видим, как «нам нужны бизнес-процессы» на поверку означает «нам нужно, чтобы при смене стадии автоматически ставилась задача» — а это робот, а не БП.
Не учитывают экстранет и технические учётки. Итог — экстренный переход на старший план в середине оплаченного периода.
Берут младший план и обвешивают его платными приложениями. Три-четыре внешних сервиса, закрывающих дыры базового плана, в сумме нередко стоят дороже разницы между планами — при этом добавляют точки отказа и усложняют поддержку.
Не пересматривают тариф после изменений в компании. Отдел сократился, направление закрылось, часть сотрудников перешла на подряд — а план остался прежним. Тариф можно понижать, и раз в год эту ревизию стоит делать осознанно.
Что происходит, когда оплата заканчивается
Этот сценарий полезно понимать заранее, чтобы не принимать решение о продлении в панике.
Когда срок действия платного плана истекает, портал автоматически переходит на бесплатный. Данные при этом не удаляются, но часть инструментов становится недоступной, потому что они не входят в бесплатный набор. У компании есть две недели на то, чтобы отключить несовместимые с новым планом инструменты — для этого есть сканер совместимости, который показывает, что именно конфликтует. Если за это время не продлить лицензию, не повысить план или не привести портал в соответствие с бесплатным набором, работать в Битрикс24 не получится.
Практический вывод: если у вас настроены роботы, БП и интеграции, дату окончания лицензии нужно держать в календаре руководителя, а не только у администратора портала. Внезапный откат на бесплатный план в разгар квартала останавливает не сервис, а процессы продаж.
Переход между планами: вверх и вниз
Менять тариф можно в любой момент, и это снимает большую часть тревоги при выборе. Оставшиеся оплаченные дни не сгорают: система пересчитывает неиспользованное время и переносит его на новый план.
Это меняет стратегию покупки. Правильная тактика — не «взять с запасом, чтобы потом не думать», а «взять минимально достаточный план и повысить, когда бизнес реально упрётся в границу». Переход вверх занимает минуты, переход вниз требует подготовки: перед понижением стоит проверить, какие настроенные инструменты не входят в целевой план, иначе часть автоматизации перестанет работать.
Отдельно про возвраты: политика вендора по возврату средств за уже приобретённую лицензию жёсткая, и рассчитывать на «купим, а если не подойдёт — вернём» не стоит. Условия по вашему договору и юрисдикции уточняйте у партнёра до оплаты.
Пример из практики: как выглядит расчёт
Разберём условный, но типичный для нас случай — торгово-монтажная компания в Алматы: 38 сотрудников, из них 12 в продажах, 6 в снабжении, 4 в бухгалтерии, остальные — монтажные бригады и склад.
Первая версия запроса звучала так: «Нам нужен Профессиональный, у нас сложные процессы». Разобрали по шагам.
Учётные записи: 38 штатных + 3 технические для интеграций с сайтом и телефонией + до 10 внешних монтажников через экстранет. Итого около 51 — то есть лимит Стандартного плана в 50 мест уже впритык, и это надо было увидеть до покупки, а не в момент, когда одиннадцатый подрядчик не смог войти.
Сценарии: три воронки (розница, проекты, сервис), автоматическая постановка задач на замер и монтаж при переходе стадии, уведомления клиенту, согласование скидки свыше определённого порога, отчёты по конверсии.
Сопоставление показало, что четыре сценария из пяти закрываются роботами и триггерами. Единственный, который требует полноценного БП, — согласование скидки по цепочке из трёх руководителей. На демо мы собрали его альтернативную версию на роботах и задачах: получилось рабочее, но менее строгое решение без жёсткого журнала согласований.
Дальше это уже управленческое решение, а не техническое: компания сознательно выбрала Профессиональный — не потому что «посолиднее», а потому что финансовому директору был нужен формализованный маршрут согласования скидок с фиксацией каждого шага. Разница в том, что теперь это осознанная покупка конкретной функции, а не покупка воздуха. Пример иллюстративный: конкретные цифры и состав команды у каждой компании свои, но сама последовательность рассуждений воспроизводится почти всегда.
Что стоит сделать до оплаты
Соберите три документа, даже в самом черновом виде: список учётных записей с запасом на год, список из пяти-семи обязательных сценариев и результат демо с отметкой «собралось / не собралось». Этих трёх листов достаточно, чтобы вопрос «какой тариф Битрикс24 выбрать» перестал быть предметом спора и стал расчётом.
Если на этапе сопоставления сценариев с планами возникают сомнения — это нормально: граница между «хватит роботов» и «нужны бизнес-процессы» неочевидна, пока не попробуешь собрать процесс руками. Мы такие разборы делаем регулярно и в рамках работ по внедрению, и отдельно — до покупки лицензии, чтобы клиент платил за то, чем будет пользоваться.
Частые вопросы
Можно ли купить дополнительные места, не меняя тариф?
Нет. Лимит пользователей жёстко привязан к плану: чтобы увеличить количество мест, нужно перейти на более высокий тариф. Поэтому число учётных записей — один из двух главных параметров при выборе.
Считаются ли внешние подрядчики в лимите пользователей?
Да. Экстранет-пользователи входят в общее число пользователей портала наравне со штатными сотрудниками. Если планируете работать с подрядчиками или клиентами в закрытых группах, закладывайте их в расчёт заранее.
На каком тарифе появляются бизнес-процессы?
Полноценные бизнес-процессы доступны на Профессиональном и Энтерпрайз. Более простая автоматизация — роботы и триггеры — работает и на некоторых младших планах, но доступна не на всех. Если ваш сценарий закрывается роботом, переплачивать за старший план не обязательно.
Что будет с данными, если не продлить лицензию?
Портал перейдёт на бесплатный план. Данные останутся, но инструменты, не входящие в бесплатный набор, станут недоступны. На приведение портала в соответствие даётся две недели, в этом помогает сканер совместимости. После этого работать без продления или повышения тарифа не получится.
Теряются ли деньги при переходе на другой тариф в середине периода?
Нет. Оставшиеся оплаченные дни не сгорают — система пересчитывает неиспользованное время и переносит его на новый план. Это позволяет стартовать на минимально достаточном тарифе и повышать его по мере роста компании.
Сколько воронок продаж можно создать?
Количество воронок зависит от плана: на бесплатном доступна одна, на Базовом — до пяти, на старших планах ограничение расширяется. Если у вас несколько направлений бизнеса с разной логикой сделки, этот параметр надо проверять в первую очередь.
Тариф — это не разовая покупка, а решение, к которому стоит вернуться через год. Компании меняются: закрываются направления, приходят подрядчики, процессы, которые вчера жили в переписке, требуют формализации. Раз в год открыть свой список сценариев, сверить его с тем, чем реально пользуются отделы, и посмотреть на текущий план свежим взглядом — это пятнадцать минут работы, которые регулярно окупаются либо экономией на понижении, либо вовремя снятым ограничением, из-за которого команда полгода делала руками то, что давно могла автоматизировать.