Битрикс24 для консалтинговой компании: этапы проекта, акты и контроль загрузки

Битрикс24 подходит консалтинговой компании, если разделить в нем продажу и выполнение проекта: сделка ведет клиента до договора, смарт-процесс ведет этапы работ, задачи собирают часы, инструмент «Занятость» показывает нагрузку консультантов, а акты формируются из карточки по шаблону. Такая схема собирается штатными средствами, но часть функций есть не на всех тарифах.

Типичная картина в консалтинге выглядит иначе. Договор лежит в почте партнера, этапы описаны в презентации, часы консультанты вносят в таблицу в конце месяца, а акт вспоминают, когда клиент спрашивает, почему ему до сих пор не выставили закрывающие документы. Файлы аккуратные, а вот на вопрос «этот проект зарабатывает или уже нет» быстро ответить некому.

Какие задачи консалтинговой компании должна закрывать CRM

CRM для консалтинговой компании должна связывать в одну цепочку продажу, этапы проекта, часы команды и закрывающие документы. В торговле сделка заканчивается отгрузкой. В консалтинге подписанный договор только запускает работу на месяцы, с несколькими консультантами и несколькими актами по одному контракту.

Поэтому стандартной воронки сделок мало. Если вести проект стадиями сделки, она месяцами висит в работе, портит отчет по продажам и не показывает, что происходит внутри. Роли между инструментами распределяются так:

Вопрос руководителя	Инструмент Битрикс24	Что он дает
Сколько предложений в работе и какова сумма	Воронка сделок	Стадии продажи от запроса до подписания договора
На каком этапе проект	Смарт-процесс с канбаном	Отдельная карточка проекта со своими стадиями
Кто и что делает к какой дате	Задачи, режим «Гант»	Сроки, зависимости, ответственные
Кто перегружен, а кто свободен	Инструмент «Занятость»	Сетка задач по сотрудникам за период
Сколько часов ушло на проект	Учет времени в задачах	План и факт по каждому участнику
Какие документы выданы клиенту	Документы в CRM	Акт по шаблону с данными из карточки

С этой таблицы удобно начинать внедрение: отметьте вопросы, на которые сегодня нет ответа, и поймете, какой инструмент настраивать первым. Если нужна помощь со схемой под ваши услуги, посмотрите внедрение и настройку Битрикс24 от B2BPRO.KZ.

Чем сделка отличается от проекта в CRM для консалтинга

Сделка отвечает за продажу и закрывается в момент подписания договора, а проект живет отдельной карточкой до последнего акта. Отчет по продажам тогда показывает реальные продажи, а партнер видит проекты на отдельной доске.

Смарт-процесс — это настраиваемая сущность CRM со своими полями, стадиями и автоматизацией, которую компания создает под собственный процесс. Консалтингу он удобен тем, что карточка проекта может быть связана со сделкой и контактом клиента, а задачи можно привязать к элементу смарт-процесса. Настройка описана в справке Битрикс24 о создании смарт-процесса.

Воронку продаж при этом стоит оставить короткой. Для консалтинга обычно хватает пяти стадий: запрос, диагностическая встреча, коммерческое предложение, согласование договора, договор подписан. После последней стадии робот может создать карточку проекта, и менеджеру не придется переносить данные руками. Точную реализацию такого перехода нужно проверять на вашем тарифе: часть сценариев собирается роботами, часть бизнес-процессом.

Какие этапы проекта завести в смарт-процессе

Стадии смарт-процесса должны повторять этапы, по которым компания реально отчитывается перед клиентом и получает деньги. Если этап не заканчивается результатом или актом, его лучше оставить задачей внутри стадии. Ниже пример для управленческого консалтинга. Это иллюстрация, названия и состав подбирайте под свои услуги.

Стадия проекта	Что происходит	Условие перехода дальше
Старт	Назначена команда, согласован план работ	Подписан договор, есть план и бюджет часов
Диагностика	Интервью, сбор данных, анализ	Клиент принял отчет по диагностике
Разработка решений	Модели, регламенты, рекомендации	Решения согласованы на встрече
Внедрение	Сопровождение команды клиента	Результаты этапа зафиксированы
Закрытие	Итоговый акт, разбор проекта	Акты подписаны, оплата получена

Условие перехода важнее названия стадии. Пропишите его в описании и закрепите обязательными полями: например, без ссылки на подписанный документ стадия считается незавершенной. Иначе через два месяца половина проектов окажется в «Разработке решений» просто потому, что никто не передвинул карточку.

Этапы зависят от направления. Налоговый или юридический консалтинг ближе к делам со сроками, про этот вариант у нас есть отдельная статья о Битрикс24 для юридической компании. Если у компании две линии услуг с разным циклом, например аудит процессов и долгое сопровождение, для каждой можно завести отдельную воронку внутри одного смарт-процесса.

Как настроить смарт-процесс для проектов

Смарт-процесс создается в разделе CRM через «Смарт-процессы» и «Список смарт-процессов», настройка занимает четыре вкладки. Последовательность такая:

1. На вкладке основных настроек задайте название, например «Проекты», и включите свои стадии и канбан. Роботы и триггеры работают только при включенном канбане, поэтому эту опцию пропускать нельзя.
2. Там же включите роботов и триггеры. Они будут создавать типовые задачи этапа, отправлять уведомления и менять ответственного.
3. На вкладке вида карточки выберите поля: клиент, даты начала и завершения, наблюдатели, реквизиты компании. Включите печать документов по шаблону, она понадобится для актов.
4. На вкладке связей привяжите смарт-процесс к сделкам и контактам, чтобы проект был виден из карточки сделки и наоборот.
5. На вкладке привязки к элементам включите связь с задачами и календарем. После этого при создании задачи можно выбрать нужный проект.
6. После сохранения добавьте собственные поля: бюджет часов, тип оплаты, партнер проекта, ссылка на папку с материалами.

Создавать смарт-процессы можно только в веб-версии, а элементы создаются и в мобильном приложении. Консультанту в командировке этого хватает, чтобы посмотреть проект и создать в нем новый элемент.

Как планировать работы по этапам: задачи и Гант

Этап проекта раскладывается на задачи с датами, а зависимости между ними показывает режим «Гант» в разделе задач. Блоки на календарной сетке двигаются мышью: левый край отвечает за дату старта, правый за дату финиша, а красная вертикальная линия обозначает крайний срок.

Для консалтинга особенно полезна связь «финиш — старт». Отчет нельзя писать, пока не закончены интервью, и если интервью сдвинулись на неделю, зависимая задача сдвинется на тот же срок автоматически. Механика описана в справке Битрикс24 о диаграмме Ганта и зависимостях, а практические советы для небольшой команды есть в нашей статье о планировании проектов на диаграмме Ганта.

Не дробите план до задач на два часа. Партнеру и руководителю проекта нужен уровень «интервью с руководителями, неделя, ответственный». Детали консультант ведет сам в чек-листе задачи. Когда план превращается в сотню мелких карточек, его перестают обновлять, и Гант быстро расходится с реальностью.

Как контролировать загрузку консультантов

Загрузку показывает инструмент «Занятость»: он находится в разделе «Задачи и Проекты» в меню «Еще» и выводит задачи сотрудников сеткой по дням, неделям или месяцам. Там видно, у кого сроки пересекаются, а кто свободен на следующие две недели. Можно отфильтровать данные по отделу, сотруднику и статусу задачи.

У инструмента три особенности, они описаны в справке Битрикс24 об инструменте «Занятость»:

• В сетку попадают только задачи с запланированными датами начала и окончания. Задача с одним крайним сроком там не появится, поэтому даты в проекте нужно заполнять обязательно.
• Максимальный период отчета составляет 90 дней. Более длинный интервал система сократит сама, и для годового плана этот отчет не подойдет.
• Задача считается в том периоде, когда началась, даже если закончится позже. Длинные работы при сравнении месяцев проверяйте отдельно.

Сетка показывает пересечения задач, а объем в часах она не считает. Для вопроса «сколько часов осталось у консультанта на новый проект» понадобится плановое время в задачах и отчет по нему. В Маркетплейсе есть готовые решения, например «Монитор загрузки сотрудников» и BI-отчеты по задачам: их обзор собран в подборке приложений для задач и проектов. Приложения работают по подписке на Маркетплейс, это нужно учесть в бюджете.

На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего видим другую проблему: инструмент настроен, а смотреть его некому. Договоритесь, что партнеры открывают сетку раз в неделю, например на планерке по понедельникам, и новый проект распределяют только после этого просмотра.

Как считать часы и понять, зарабатывает ли проект

Часы считает встроенный учет времени в задачах: постановщик включает опцию, задает плановое время, а исполнитель запускает таймер кнопкой «Начать». Одновременно таймер идет только в одной задаче, при запуске во второй первая встает на паузу. Забытое время можно добавить вручную, и запись попадет в историю задачи. Подробности есть в справке Битрикс24 об учете времени на задачу. Функция доступна не на всех тарифах, поэтому проверьте свой план до старта.

Условный пример. Проект с фиксированной оплатой, в бюджете 240 часов на три этапа. На диагностику заложено 60 часов, а к концу этапа в задачах набралось 95. Без учета времени партнер узнал бы об этом в конце проекта. С учетом он видит перерасход на 35 часов уже на первом этапе и может обсудить с клиентом границы работ или сократить следующий этап. Цифры придуманы для иллюстрации.

Что именно считать, зависит от модели оплаты:

Модель оплаты	Что считать	На что смотреть
Фиксированная цена за проект	Факт часов против бюджета часов	Перерасход по этапам
Почасовая оплата	Факт часов по клиенту за месяц	Полнота записей перед актом
Абонентская плата	Часы месяца против включенного объема	Остаток или превышение

Сводка по времени есть в стандартных отчетах по задачам, причем учитываются только задачи с включенным учетом времени. Для расчета себестоимости по проекту стандартных средств обычно не хватает. Тут выручают приложения Маркетплейса. Например, «Контроль задач и прибыли» переводит время сотрудников в затраты и показывает результат в карточке сделки, а «Табель времени по проектам и задачам» собирает часы за выбранный период. Перед покупкой проверьте на пробном периоде, как приложение работает со связкой задач и смарт-процесса. Часть решений привязана к сделке и проект в смарт-процессе не увидит.

Как формировать акты из карточки проекта

Акт формируется из карточки CRM по шаблону: система подставляет данные элемента и реквизиты компании, а готовый файл можно скачать в PDF или DOCX. Документы доступны для лидов, сделок, контактов, компаний, счетов, коммерческих предложений и смарт-процессов, поэтому акт по этапу удобно выпускать прямо из проекта.

Клиенту документ уходит по электронной почте в PDF, через SMS при подключенном провайдере или в чате открытой линии, если клиент уже писал вам сам. В документ можно добавить подпись и печать компании. Это описано в справке Битрикс24 о документах в CRM. Там же указано ограничение: документы доступны не на всех тарифах, а генерация идет в очереди.

Для многоэтапного договора заведите отдельное поле на каждый акт или, что проще, отдельную карточку этапа с суммой и статусом «акт выставлен», «акт подписан», «оплачено». Робот на переходе в стадию поставит задачу бухгалтеру, и закрытие этапа больше не будет зависеть от памяти партнера.

Что с электронными актами в Казахстане

Файл из CRM и электронный акт в ИС ЭСФ — это разные документы. ИС ЭСФ — это государственная система электронных счетов-фактур, и в ней есть модуль актов выполненных работ. По материалу PRO1C о статусе ЭАВР, такой акт признается учетной документацией в налоговом учете. Какой порядок применять в вашей компании, решает бухгалтер. Для CRM вывод простой: в карточке этапа храните номер и статус акта из учетной системы, чтобы партнер видел закрытие работ без звонка в бухгалтерию.

Какие ошибки срывают внедрение в консалтинге

Чаще всего внедрение срывается из-за того, что консультанты не видят пользы от учета времени и вносят часы для галочки. По нашему опыту внедрений, правило приживается, когда часы в задачах становятся единственным основанием для акта по почасовым договорам и для разбора проекта с партнером. Регулярно встречается и другое:

• Проекты ведут в воронке продаж, из-за чего конверсия и цикл сделки становятся бессмысленными цифрами.
• Задачи создают без привязки к проекту, и потом часы невозможно собрать по клиенту.
• Партнеры продолжают работать в почте, а команда дублирует все в портал. Команда перестает заполнять систему, если руководитель сам в нее не заходит.
• В портал переносят сразу все направления. Обычно разумнее запустить одну линию услуг, поправить стадии и только потом подключать остальные.
• Доступ к проектам оставляют открытым для всех. Данные клиентов в консалтинге чувствительны, поэтому права CRM стоит настроить до загрузки материалов.

Кто за что отвечает в портале консалтинговой компании

Схема работает, когда у каждой роли есть своя короткая обязанность в портале. Обычно хватает четырех ролей, и распределить их можно на одной встрече:

Роль	Что делает в Битрикс24	Как часто
Партнер	Ведет сделку, смотрит доску проектов и сетку занятости	Раз в неделю
Руководитель проекта	Создает задачи с датами, двигает стадии, сверяет план и факт часов	Несколько раз в неделю
Консультант	Запускает таймер, закрывает задачи, пишет комментарии в задаче	Каждый день
Бухгалтер	Получает задачу на акт, отмечает статус документа и оплаты	По закрытию этапа

Частота здесь примерная, в маленькой команде партнер и руководитель проекта часто один человек. Главное, чтобы договоренность была записана и новый сотрудник мог прочитать ее в первый день. Если консультант ведет три проекта сразу, договоритесь о простом правиле: таймер запускается при переходе к работе над задачей. Когда часы вносят в конце недели по памяти, мелкие работы вроде звонков и правок легко теряются, и проект выглядит прибыльнее, чем есть. Сверьте это со своими данными за первый месяц.

С чего начать внедрение Битрикс24 в консалтинговой компании

Начать стоит с одного действующего проекта и одной воронки продаж, полный перенос клиентов подождет. Порядок такой:

1. Опишите на одной странице путь клиента от запроса до последнего акта и выделите этапы, за которые компания получает деньги.
2. Настройте короткую воронку продаж и смарт-процесс «Проекты» со связями.
3. Перенесите один проект, распишите задачи с датами и включите учет времени.
4. Сделайте шаблон акта и выпустите первый документ из карточки.
5. Через месяц посмотрите отчеты с партнерами, поправьте стадии и подключайте остальные проекты.

Если ваша компания работает в формате агентства с большим числом мелких клиентских задач, сравните подход с нашей статьей о Битрикс24 для рекламного агентства: там больше внимания уделено согласованиям с клиентом. Если не хочется собирать все самостоятельно, запросите настройку CRM для консалтинга у B2BPRO.KZ: мы официальные партнеры Битрикс24 в Казахстане и работаем с этой системой с 2012 года.

Частые вопросы

Можно ли вести проекты консалтинга прямо в сделках Битрикс24?

Можно, если проекты короткие и этапов мало, например разовая диагностика на две недели. Для длинных контрактов лучше отдельный смарт-процесс, потому что сделка будет месяцами висеть в работе и исказит отчет по продажам. Карточка проекта при этом связывается со сделкой, так что история клиента не теряется.

Как в Битрикс24 посмотреть загрузку консультантов?

Загрузку показывает инструмент «Занятость» в разделе «Задачи и Проекты», пункт находится в меню «Еще». В сетку попадают только задачи с датами начала и окончания, а максимальный период составляет 90 дней. Для расчета загрузки в часах понадобится плановое время в задачах и отдельный отчет или приложение из Маркетплейса.

Можно ли формировать акты из смарт-процесса?

Да, документы по шаблону доступны в карточке смарт-процесса, если при настройке включена печать документов по шаблону. CRM подставит данные карточки и реквизиты компании, файл можно скачать в PDF или DOCX и отправить клиенту. Функция доступна не на всех тарифах, поэтому тариф стоит проверить заранее.

Сколько времени занимает настройка CRM для консалтинговой компании?

Срок зависит от числа направлений и от того, насколько описаны этапы работы, поэтому единой цифры нет. Быстрее всего идет запуск с одной линии услуг и одной воронки: сначала настраивают продажу, проекты и учет времени, затем добавляют акты и отчеты. На остальные направления схему переносят после первого месяца работы.

Нужен ли учет времени, если проекты продаются по фиксированной цене?

Да, при фиксированной цене учет времени особенно полезен, потому что перерасход часов сразу снижает прибыль проекта. Сравнение плана и факта по этапам показывает проблему, пока ее еще можно обсудить с клиентом. Заодно накапливается статистика, по которой следующие проекты оцениваются точнее.