Битрикс24 для производственной компании: заказы, сроки изготовления и закупки

Битрикс24 для производства закрывает три задачи, которые обычно разбросаны по таблицам и чатам: прием заказа, контроль срока изготовления и закупку материалов под этот заказ. Сделка ведет коммерцию, смарт-процесс ведет изготовление, складской учет показывает, хватает ли сырья. Связанные между собой, они дают руководителю ответ на вопрос «когда отгрузим» без звонка в цех.

Типичная картина на производстве в Казахстане выглядит так. Менеджер принял заказ на металлоконструкции, пообещал клиенту три недели, записал сделку в CRM и передал задание в цех по WhatsApp. Цех узнал, что листа нужной толщины нет, только когда начал резку. Снабженец заказал металл, поставщик привез его через десять дней, и обещанные три недели превратились в пять. Клиент звонит менеджеру, менеджер звонит начальнику цеха, начальник цеха звонит снабженцу. В CRM при этом сделка стоит на стадии «В работе» и ничего не говорит о реальном положении дел.

Такой заказ можно вести в Битрикс24 целиком, от заявки до отгрузки, вместе со сроками и закупками. Схема ниже собрана из того, что чаще всего работает у производителей.

Почему обычной воронки сделок производству мало

Воронка сделок описывает продажу, а производственный заказ живет дольше и проходит через других людей. Менеджеру важно, согласовано ли КП и пришла ли предоплата. Начальнику цеха важно, запущен ли заказ в работу, на каком он участке и когда освободится оборудование. Снабженцу важно, какие материалы нужны и к какому числу.

Если все это пытаться вместить в стадии одной сделки, получается воронка из пятнадцати шагов: «Заявка», «Расчет», «КП отправлено», «Предоплата», «Закупка материалов», «Раскрой», «Сварка», «Покраска», «ОТК», «Упаковка», «Отгрузка»… Менеджеры перестают ее двигать, потому что половина стадий не их зона. Цех в CRM не заходит, потому что ему нужно видеть только свои заказы и свои сроки, а не всю коммерцию. Отчет по конверсии продаж ломается: сделки неделями висят на производственных стадиях, и непонятно, где теряются клиенты, а где просто идет изготовление.

На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего видим именно эту ошибку: компания пытается сделать из воронки продаж производственный план. Лучше работает другой вариант: продажа остается в сделке с короткой воронкой, а изготовление и закупки выносятся в отдельные сущности, которые связаны со сделкой.

Из чего собрать CRM для производственной компании

Базовая схема строится из трех инструментов Битрикс24, и каждый отвечает за свой участок работы.

Участок	Инструмент Битрикс24	Кто работает	Что видно руководителю
Продажа: заявка, расчет, КП, оплата	Сделки с отдельной воронкой	Менеджеры по продажам	Конверсия, сумма в работе, дебиторка
Изготовление: запуск, участки, готовность	Смарт-процесс «Производственный заказ»	Начальник цеха, мастера	Загрузка цеха, заказы с риском срыва срока
Закупки: заявка на материалы, счет поставщика, поставка	Смарт-процесс «Закупка» и складской учет	Снабжение, склад	Что заказано, что в пути, что пришло

Смарт-процесс — это собственный тип элемента CRM со своими полями, стадиями, воронками и правами доступа, который создается в дополнение к лидам, сделкам, контактам и компаниям. Так это описано в справке Битрикс24 о смарт-процессах: создать его можно в разделе CRM, пункт «Еще», «Смарт-процессы», а затем настроить карточку, стадии канбана и права. Важная оговорка из той же справки: смарт-процессы доступны не на всех тарифах, поэтому перед проектированием схемы проверьте, что ваш тариф их поддерживает.

Для небольшого цеха с одним-двумя типами продукции иногда хватает и одной сделки с аккуратной воронкой плюс задачи на участки. Но как только заказов в работе становится больше двадцати или у одного заказа появляется несколько закупок, отдельные смарт-процессы окупаются быстро.

Как вести заказы в Битрикс24: от заявки до запуска в цех

Заказ должен попадать в производство только после понятного события в продаже, обычно после подписания спецификации или поступления предоплаты. До этого момента цех о нем не знает и не тратит время на расчеты, которые могут не понадобиться.

Порядок, который мы рекомендуем как стартовый:

1. Заявка с сайта, звонок или сообщение из мессенджера создают сделку в воронке «Продажи производство».
2. Менеджер заполняет в карточке сделки технические поля: изделие, количество, материал, требования к покрытию, желаемую дату отгрузки. Эти поля лучше сделать обязательными на стадии «Расчет», чтобы расчет не начинался с пустой заявки.
3. Технолог или сметчик получает задачу на расчет себестоимости и срока. Срок изготовления он указывает в отдельном поле, а не в комментарии.
4. Менеджер формирует КП и спецификацию из карточки сделки через шаблон документа.
5. Когда сделка переходит на стадию «Предоплата получена», робот создает связанный элемент смарт-процесса «Производственный заказ» и переносит в него технические поля.
6. Начальник цеха видит новый заказ на первой стадии своего канбана и ставит его в план.

В справке Битрикс24 приводится как раз такой сценарий: роботы могут связывать смарт-процессы и воронки, например переносить карточку из одного процесса в другой. Связь между сделкой и производственным заказом позволяет менеджеру открыть свою сделку и сразу увидеть, на какой стадии изготовление, не спрашивая цех.

Стадии производственного заказа зависят от технологии. Для металлообработки это может быть «Ожидает материалы», «Раскрой», «Сварка», «Покраска», «Контроль качества», «Готов к отгрузке». Для мебельного производства: «Чертежи согласованы», «Раскрой», «Кромка и присадка», «Сборка», «Упаковка». Стадия должна соответствовать физическому месту, где сейчас находится заказ, и ответственному за это место.

Как контролировать сроки изготовления и видеть риск срыва заранее

Контроль сроков строится на двух датах в карточке производственного заказа: обещанной клиенту дате отгрузки и плановой дате завершения каждой стадии. Без второй даты руководитель узнает о срыве в день отгрузки, когда сделать уже ничего нельзя.

Практическая схема выглядит так. В карточке смарт-процесса создаются поля «Дата отгрузки по договору» и «Плановая дата готовности». На каждой стадии ответственный получает задачу с крайним сроком, и этот срок рассчитывается от плановой даты. Если задача просрочена, Битрикс24 подсвечивает ее в списке задач и в карточке, а руководитель цеха видит просрочку в своем списке.

Дальше добавляется простое правило, которое снимает большую часть звонков. Если заказ стоит на стадии дольше нормы, робот уведомляет начальника цеха, а если до даты отгрузки осталось меньше трех рабочих дней и заказ еще не на стадии «Готов к отгрузке», уведомление уходит менеджеру по сделке. Менеджер звонит клиенту заранее и переносит дату, а не оправдывается после.

Отдельно стоит договориться о том, кто имеет право менять дату отгрузки. Если ее может сдвинуть любой сотрудник, поле быстро теряет смысл. Хорошая практика: дату в сделке меняет только менеджер после согласования с клиентом, а плановую дату в производственном заказе только начальник цеха. История изменений карточки покажет, кто и когда сдвинул срок.

Для собственника важнее всего отчет по заказам с риском. Его можно собрать фильтром в канбане смарт-процесса: заказы, у которых плановая дата готовности позже даты отгрузки по договору. Такой список на утренней планерке экономит полчаса обсуждений, потому что сразу видно, где проблема, а где все идет по плану.

Закупки под заказ: как связать снабжение с производством

Закупка под заказ должна начинаться автоматически в тот момент, когда цех понял, что материала не хватает, и быть привязанной к конкретному заказу. Тогда снабженец знает, к какому числу нужен металл, а менеджер понимает, почему заказ стоит на стадии «Ожидает материалы».

Схема со смарт-процессом «Закупка» выглядит так:

1. Мастер или технолог на стадии «Ожидает материалы» создает связанный элемент «Закупка» прямо из карточки производственного заказа и указывает позиции, количество и дату, к которой материал нужен в цеху.
2. Снабженец получает элемент на первой стадии своей воронки: «Новая заявка», «Запрос цен», «Счет согласован», «Оплачено», «В пути», «Принято на склад».
3. Счет поставщика прикрепляется к карточке закупки. Если в компании согласование оплаты идет через финансового директора, на стадию «Счет согласован» ставится задача или бизнес-процесс согласования.
4. Когда материал пришел, склад оформляет документ прихода, а закупка переходит на финальную стадию.
5. Робот переводит производственный заказ со стадии «Ожидает материалы» на первую производственную стадию или уведомляет начальника цеха, что материалы на месте.

Поставщики в этой схеме заводятся как компании в CRM с отдельным типом «Поставщик». Через полгода работы появляется полезная статистика: какой поставщик сколько раз срывал срок поставки и сколько производственных заказов из-за этого задержалось.

Для регулярных материалов, которые уходят почти в каждый заказ (крепеж, краска, упаковка), отдельная закупка под каждый заказ избыточна. Их удобнее держать на складе с минимальным остатком и пополнять плановой закупкой раз в неделю или раз в месяц. Под конкретный заказ тогда заводятся только нестандартные позиции: лист редкой толщины, фурнитура под цвет клиента, комплектующие от конкретного поставщика. Так снабженец не тонет в мелких заявках, а цех не останавливается из-за того, что закончились саморезы.

Складской учет в Битрикс24: что он дает производству, а что нет

Складской учет в Битрикс24 показывает остатки товаров и материалов, их поступление, перемещение и списание. По справке Битрикс24 о складском учете, в нем есть пять типов документов: приход фиксирует поступление товара, оприходование учитывает найденное при инвентаризации, реализация уменьшает остаток после продажи, перемещение отражает перенос между складами, а списание фиксирует недостачу или порчу.

Для производства это значит, что снабженец и мастер видят остатки сырья в той же системе, где ведутся заказы, и могут проверить наличие материала до запуска заказа в работу. Резервирование товара в сделке позволяет закрепить готовую продукцию за конкретным клиентом, чтобы ее не продали другому покупателю.

Честная граница: складской учет Битрикс24 не заменяет производственную учетную систему. Он не считает себестоимость по технологическим картам, не ведет спецификации изделий с нормами расхода и не списывает материалы автоматически по выпуску продукции. Если в компании уже есть учетная программа, где все это настроено, правильнее интегрировать ее с Битрикс24: остатки и себестоимость живут в учетной системе, а заказы, сроки и коммуникация с клиентом в CRM. Если учетной системы нет, а продукция простая, складского учета Битрикс24 часто хватает на первые год-два.

Кто что видит: права доступа для цеха, снабжения и продаж

Права доступа решают сразу две задачи: сотрудники видят только свою зону и не путаются, а коммерческая информация не уходит дальше отдела продаж. У каждого смарт-процесса свои права, и это одна из причин выносить производство в отдельную сущность.

Рабочий вариант распределения прав:

• Менеджеры видят свои сделки и связанные с ними производственные заказы только на чтение. Двигать стадии в цеху они не могут.
• Начальник цеха и мастера видят все производственные заказы, но не видят суммы сделок и маржу. Для этого поля с ценой просто не переносятся в смарт-процесс.
• Снабжение видит закупки и производственные заказы со стадией «Ожидает материалы».
• Руководитель и финансовый директор видят все три сущности и отчеты по ним.

Мастерам на участках удобнее работать с мобильного приложения: открыть заказ, сменить стадию, приложить фото готового изделия перед отгрузкой. Фото с участка ОТК остается в карточке, и спорить с клиентом о комплектации потом гораздо проще.

Сколько времени занимает внедрение и с чего начать

Запуск базовой схемы для производственной компании на 15-40 сотрудников обычно занимает от трех до шести недель, если решения принимаются быстро. Большая часть этого времени уходит не на настройку, а на то, чтобы договориться о стадиях, ответственных и правилах переноса сроков.

Порядок, который снижает риск провала:

1. Опишите на бумаге путь одного реального заказа за последний месяц: кто принял, кто считал, где ждали материал, где он застрял.
2. Сократите воронку продаж до шести-семи стадий, которые реально проходит менеджер.
3. Создайте смарт-процесс «Производственный заказ» и запустите его на одном участке или одном типе продукции.
4. Через две недели добавьте закупки и автоматический переход между сущностями.
5. Только после этого подключайте складской учет или интеграцию с учетной системой и отчеты для руководителя.

Внедрять все сразу на всех участках рискованно: цех получает непривычный инструмент в разгар сезона, ошибки в настройке накладываются на ошибки в данных, и через месяц сотрудники возвращаются к таблице и WhatsApp. Поэтапный запуск дает время исправить схему до того, как она станет привычкой. Если нужна помощь со схемой, посмотрите наши услуги по внедрению и настройке Битрикс24: мы с 2012 года работаем с Битрикс24 и с 2024 года являемся официальным партнером в Казахстане, производственные схемы собираем под конкретную технологию.

Какие ошибки чаще всего ломают схему

Больше всего проблем создают не технические ограничения, а договоренности, которые никто не зафиксировал. Чаще всего встречаются пять.

Срок изготовления в комментарии. Если технолог пишет срок текстом в ленте, его нельзя отфильтровать, на него нельзя поставить робота и по нему нельзя построить отчет. Каждая дата, от которой что-то зависит, должна быть отдельным полем.

Цех не заходит в систему. Если мастера продолжают получать задания голосом, производственный канбан превращается в декорацию, которую двигает один начальник цеха в конце дня. Решение простое и неприятное: задание без карточки в Битрикс24 не принимается в работу. Это правило должен озвучить собственник, а не администратор CRM.

Закупка без привязки к заказу. Когда снабжение ведет заявки отдельным списком, никто не может ответить, какой заказ ждет какую поставку. Связь закупки с производственным заказом стоит настраивать с первого дня.

Слишком подробные стадии. Двадцать стадий производства выглядят точно на схеме, но в жизни мастера перескакивают через половину. Стадия нужна там, где меняется ответственный или участок.

Нет единого номера заказа. Цех, склад и менеджер называют один и тот же заказ по-разному: по клиенту, по изделию, по номеру счета. В карточке смарт-процесса стоит завести поле с номером заказа и печатать его на маршрутном листе и на упаковке.

Если заявки к вам приходят с сайта, проверьте и его: у производителей часто нет нормальной формы запроса КП, и менеджер получает заявку без технических данных. Об этом мы подробно писали в статье про сайт для производственной компании с каталогом и запросом КП. А для компаний, которые работают через госзакупки, пригодится отдельная воронка для тендеров в Битрикс24, которую тоже можно связать с производственными заказами.

Частые вопросы

Подходит ли Битрикс24 для производственной компании или нужна ERP?

Битрикс24 подходит для управления заказами, сроками, закупками и коммуникацией с клиентом, но не заменяет ERP в расчете себестоимости по технологическим картам и нормам расхода. Небольшим и средним производствам с простой номенклатурой его часто хватает. Если учетная система уже есть, Битрикс24 с ней интегрируют: учет остается в ней, а заказы и сроки ведутся в CRM.

Как в Битрикс24 отслеживать сроки изготовления заказа?

Сроки отслеживают через поля с датами в карточке производственного заказа и задачи с крайним сроком на каждой стадии. В карточку добавляют дату отгрузки по договору и плановую дату готовности, а роботы уведомляют начальника цеха и менеджера, если заказ задерживается на стадии или до отгрузки остается мало времени. Просроченные задачи Битрикс24 подсвечивает сам.

Можно ли вести закупки материалов в Битрикс24?

Да, закупки удобно вести в отдельном смарт-процессе со своими стадиями: заявка, запрос цен, согласование счета, оплата, поставка, приемка. Каждую закупку связывают с производственным заказом, для которого нужен материал, а поступление оформляют документом прихода в складском учете. Поставщиков заводят в CRM как компании, чтобы видеть историю поставок и срывов.

Нужен ли смарт-процесс, если можно сделать все в воронке сделок?

Для небольшого цеха с несколькими заказами в месяц можно обойтись воронкой сделок и задачами. Когда заказов в работе больше двадцати, у одного заказа несколько закупок или цех не должен видеть суммы, смарт-процесс удобнее: у него свои стадии, поля и права доступа. Перед проектированием стоит проверить, что ваш тариф поддерживает смарт-процессы.

Сколько времени занимает настройка Битрикс24 для производства?

Базовая схема с воронкой продаж, производственным заказом и закупками для компании на 15-40 сотрудников обычно запускается за три-шесть недель. Основное время уходит на согласование стадий, ответственных и правил переноса сроков. Запускать лучше поэтапно: сначала один участок или тип продукции, потом закупки, затем склад и отчеты.