Конструктор отчётов CRM в Битрикс24: как собрать свой отчёт без программиста

Конструктор отчётов CRM в Битрикс24 позволяет собрать свой отчёт по сделкам, лидам, товарам, счетам или делам без программиста: открываете CRM, раздел «Аналитика», выбираете «Конструктор отчетов», задаёте период, колонки и фильтры, при желании включаете диаграмму. Простой отчёт собирается за 10-15 минут, если заранее понятно, на какой вопрос он должен ответить.

Обычно всё начинается с просьбы директора: «Пришлите, сколько сделок у каждого менеджера за месяц и на какую сумму». Менеджер по продажам выгружает список в Excel, полдня строит сводную таблицу, а через неделю директор просит то же самое за другой период. Такие отчёты один раз настраиваются в CRM и дальше обновляются сами.

Что такое конструктор отчётов CRM и чем он отличается от BI Конструктора

Конструктор отчётов CRM — это встроенный инструмент Битрикс24, который строит табличные отчёты и простые диаграммы по данным CRM на основе выбранных колонок, периода и фильтров. Им пользуются руководители и администраторы портала. SQL и настройка источников данных здесь не нужны.

Согласно справке Битрикс24 о конструкторе отчётов в CRM, отчёты строятся по пяти наборам данных: сделки, товары, лиды, счета и дела. В колонки можно добавить пользовательские поля CRM, но только типов «строка» и «список». Готовый отчёт выгружается в Excel.

BI Конструктор — это отдельный инструмент для аналитических дашбордов. В справке о BI Конструкторе описано, что он работает с базой данных Trino, схемой bitrix24 и таблицами лидов, сделок и других элементов, а внутри есть вкладки Dashboards, Charts, Datasets и SQL. Там можно объединять таблицы и писать запросы, зато и разбираться придётся дольше.

Критерий	Конструктор отчётов CRM	BI Конструктор
Для кого	Руководитель, РОП, администратор CRM	Аналитик или специалист, который знаком с наборами данных и SQL
Данные	Сделки, товары, лиды, счета, дела	Таблицы CRM и другие данные портала, наборы данных, SQL-запросы
Результат	Таблица и диаграмма: линейная, столбчатая или круговая	Дашборды из нескольких графиков
Пользовательские поля	Только «строка» и «список»	Через наборы данных, например объединение сделок и пользовательских полей
Когда выбирать	Нужен быстрый ответ на конкретный вопрос	Нужна регулярная аналитика с несколькими срезами на одном экране

На практике компании пользуются обоими. Конструктор отчётов закрывает большинство ежедневных вопросов вроде «сколько», «у кого» и «на какую сумму». BI Конструктор нужен, когда руководитель хочет видеть картину целиком и сравнивать её во времени. Подробнее о дашбордах мы писали в статье про BI Конструктор для руководителя.

Где находится конструктор отчётов в Битрикс24

Конструктор отчётов открывается по пути CRM → Аналитика → Оперативная аналитика → Конструктор отчетов. На стартовой странице вы увидите список стандартных шаблонов. Если навести курсор на шаблон, появится описание того, что в нём считается.

Стандартные шаблоны полезно просмотреть до того, как собирать свой отчёт. Часто нужный срез уже есть, и его достаточно открыть с другим периодом. Если шаблон близок, но не совпадает, проще собрать свой отчёт по его образцу, чем гадать, какие колонки добавить.

Если пункта «Конструктор отчетов» нет в меню, сначала проверьте, не скрыт ли он в настройках раздела, и есть ли у вашей учётной записи доступ к аналитике CRM. Когда портал настраивал подрядчик, часть пунктов меню иногда убирают, чтобы не перегружать интерфейс менеджеров.

Отчёты в задачах устроены иначе. Для них в Битрикс24 есть отдельный конструктор, о нём рассказывает справка об отчётах по задачам. Если нужно посчитать просроченные задачи по сотрудникам, ищите его в разделе задач.

Как собрать свой отчёт в конструкторе: пошагово

Свой отчёт создаётся кнопкой «Добавить отчёт» в правом верхнем углу конструктора и заполнением формы из названия, описания, периода, колонок и фильтров. Порядок такой:

1. Откройте CRM → Аналитика → Оперативная аналитика → Конструктор отчетов.
2. Нажмите «Добавить отчёт» в правом верхнем углу.
3. Выберите набор полей: сделки, товары, лиды, счета или дела. От этого выбора зависит, какие колонки будут доступны дальше.
4. Укажите название и описание. В описании одной фразой напишите, на какой вопрос отвечает отчёт и кто его смотрит. Через полгода это сэкономит время и вам, и коллегам.
5. Задайте отчётный период.
6. Добавьте колонки: ответственный, стадия, сумма, источник, нужные пользовательские поля типов «строка» и «список».
7. При необходимости добавьте фильтры. В справке приводится пример условия «Полученная сумма больше 200000»: отчёт покажет только сделки с суммой выше этого порога.
8. Если нужна визуализация, включите опцию «Выводить диаграмму» и выберите тип: линейная, столбчатая или круговая.
9. Сохраните отчёт и проверьте цифры на нескольких знакомых сделках.

Последний шаг часто пропускают. Откройте три-четыре сделки, которые вы хорошо знаете, и сверьте, попали ли они в отчёт и с той ли суммой. Если сделка отсутствует, причина обычно в фильтре или в том, что менеджер не заполнил поле, по которому вы фильтруете.

Какие отчёты Битрикс24 руководителю собрать в первую очередь

Первыми стоит собирать отчёты, которые отвечают на вопросы, задаваемые на каждой планёрке: сколько продано, кем, откуда пришли клиенты и где сделки застревают. Ниже примеры, которые закрываются стандартными наборами полей. Это иллюстрация подхода: готовых шаблонов с такими названиями в коробке нет.

Вопрос руководителя	Набор полей	Колонки и фильтры (пример)
Сколько и на какую сумму закрыл каждый менеджер за месяц?	Сделки	Ответственный, сумма; фильтр по успешной стадии; период — прошлый месяц
Какие источники дают заявки?	Лиды	Источник, ответственный; круговая диаграмма по источникам
Какие товары продаются лучше всего?	Товары	Название товара, количество, сумма
Сколько счетов выставлено и не оплачено?	Счета	Ответственный, статус, сумма; фильтр по неоплаченным
Чем менеджеры заняты в течение дня?	Дела	Ответственный, тип дела, статус

Отчёт по крупным сделкам с фильтром по сумме, как в примере из справки, особенно полезен в B2B. Если у компании в Казахстане средний чек 500 тысяч тенге, а несколько сделок идут на десятки миллионов, их лучше видеть отдельным списком. В общей таблице они растворяются среди мелких.

Отдельно соберите отчёт по пользовательскому полю «Причина отказа», если оно у вас есть и имеет тип «список». По нему видно, почему компания теряет клиентов, и руководители редко его открывают. Как собрать сам справочник причин, мы разбирали в статье о причинах отказа в CRM.

Почему отчёты в Битрикс24 показывают не те цифры

Чаще всего отчёты Битрикс24 расходятся с реальностью из-за данных в CRM. Настройки конструктора виноваты реже. На проектах B2BPRO.KZ мы видим одну и ту же картину: отчёт честно считает то, что внесли менеджеры, а менеджеры вносят не всё.

Типичные причины расхождений:

• Не заполнены поля. Если в половине сделок не указан источник, отчёт по источникам будет врать ровно на эту половину.
• У поля неподходящий тип. Источник или сегмент клиента заведён как поле произвольного типа, которое нельзя добавить в колонки. Конструктор работает с пользовательскими полями типов «строка» и «список», и для аналитики удобнее «список»: в нём нет разночтений вроде «Инстаграм», «instagram» и «инста».
• Сделки висят на старых стадиях: менеджер договорился с клиентом, но не перевёл сделку. В отчёте её нет среди успешных.
• Период понимают по-разному. Сделки, созданные в октябре, и сделки, закрытые в октябре, это разные списки. Перед тем как спорить о результатах, договоритесь, что именно считаете продажами месяца, и проверьте, совпадает ли это с настройкой отчёта.
• В базе дубли: одна и та же компания заведена дважды, и сделки делятся между карточками.

Если цифры в отчёте расходятся с деньгами на счёте, разберите это отдельно. Мы собрали порядок проверки в статье почему отчёты по воронке не сходятся с деньгами.

Как подготовить CRM, чтобы отчёты считали правильно

Подготовка CRM к отчётам сводится к одному: каждое поле, по которому вы хотите считать, должно заполняться у всех сделок одинаково. Конструктор не исправит данные, он только сложит то, что в них есть.

Начните с короткого списка вопросов, которые руководитель задаёт чаще всего. Для каждого вопроса выпишите поле, без которого на него не ответить. Обычно получается пять-семь полей: источник, сегмент клиента, ответственный, сумма, стадия, причина отказа, город. Всё остальное в карточке сделки для отчётов вторично.

Дальше проверьте тип каждого поля. Если источник заведён как произвольный текст, переделайте его в список с фиксированными значениями. Это займёт полчаса, но избавит от отчёта, где один и тот же канал встречается под пятью названиями. Новое поле в первые недели будет пустым у старых сделок, поэтому сравнивать периоды до и после изменения нужно осторожно.

Последний шаг — договориться с отделом продаж, когда поле заполняется. Источник и сегмент удобно задавать при создании сделки, причину отказа — при закрытии. Если обязательность поля включена на нужной стадии, менеджер не сможет её пропустить, а отчёт перестанет зависеть от памяти конкретного человека. Без такой договорённости даже идеально настроенный отчёт через месяц начнёт показывать «не указано» в каждой третьей строке.

Пример: недельный отчёт для планёрки отдела продаж

Недельный отчёт для планёрки отвечает на три вопроса: сколько сделок закрыто, сколько денег в работе и какие сделки требуют внимания руководителя. Его удобно собрать из двух-трёх отчётов конструктора и открывать в начале встречи.

Первый отчёт строится по сделкам: колонки «Ответственный» и «Сумма», фильтр по успешной стадии, период — прошлая неделя. Столбчатая диаграмма сразу показывает, кто из менеджеров закрыл больше. Второй отчёт по тем же сделкам, но с фильтром по стадиям в работе: он показывает, сколько денег сейчас в воронке у каждого. Третий собирается по делам: просроченные звонки и встречи по ответственным.

Такой набор заменяет еженедельную выгрузку в Excel и споры о цифрах. Менеджер видит то же, что и руководитель, поэтому на планёрке обсуждают конкретные сделки и не спорят, у кого правильная таблица. Если хотите расширить список, загляните в нашу подборку отчётов, которые руководителю стоит смотреть каждую неделю.

Как поделиться отчётом с коллегами

Отчётом делятся через кнопку «Добавить ещё», которая открывает выбор сотрудников. По справке, при этом передаётся шаблон отчёта, данные не передаются. Коллега получает настройки, а цифры строятся заново на его стороне.

Что именно увидит сотрудник, зависит от его прав доступа в CRM. Если менеджер видит только свои сделки, он, скорее всего, увидит отчёт только по ним. Перед тем как раздавать отчёт отделу, проверьте его на учётной записи обычного сотрудника и убедитесь, что картина та, которую вы ожидаете. Настройку прав по отделам мы описывали в статье о правах доступа к сделкам.

Для собственника, бухгалтера или партнёра, у которых нет доступа к порталу, отчёт удобнее выгрузить в Excel. Выгрузка фиксирует цифры на конкретный момент, поэтому в имени файла стоит указать дату.

Когда конструктора отчётов уже не хватает

Конструктора отчётов перестаёт хватать, когда нужно связать данные из разных наборов, посчитать показатели, которых нет в колонках, или показать несколько срезов на одном экране. Признаки обычно такие:

• каждую неделю вы выгружаете три отчёта в Excel и сводите их вручную;
• нужно посчитать конверсию между стадиями или среднее время сделки;
• важные данные хранятся в пользовательских полях других типов, например числовых или дат, а конструктор работает только со «строкой» и «списком»;
• нужно сравнить CRM с рекламными расходами или данными из учётной системы.

В этих случаях смотрят на BI Конструктор, внешние дашборды или приложения из маркетплейса Битрикс24. Решение зависит от того, кто будет поддерживать отчёты дальше. Дашборд, который собрал подрядчик и никто в компании не понимает, через три месяца перестают открывать.

Есть и промежуточный вариант между конструктором и BI. Многие компании выгружают данные CRM во внешний инструмент визуализации и собирают там один экран для руководителя. Так сделано, например, в связке, которую мы описывали в статье Битрикс24 и Looker Studio. Плюс такого подхода в гибкости оформления, минус в том, что появляется ещё одна система, за которой кто-то должен следить. Если в компании нет человека, который будет отвечать за обновление данных и правку графиков, лучше остаться внутри Битрикс24 и выжать максимум из встроенных инструментов.

Пример для иллюстрации. Дистрибьютор оборудования в Алматы попросил «сделать нормальную аналитику». После разговора с директором оказалось, что ему нужны три ответа: выручка по менеджерам, неоплаченные счета и крупные сделки в работе. Всё это закрылось тремя отчётами в конструкторе за одну встречу, без BI и внешних сервисов. Позже, когда понадобилось сравнивать менеджеров по конверсии, добавили дашборд.

Если отчёты в вашей CRM показывают не то, что вы ожидаете, или нужно связать CRM с другими системами, это задача для внедрения и настройки Битрикс24 под ваши процессы. Начинать такую работу мы советуем с вопросов руководителя. Список графиков подождёт.

Как поддерживать отчёты в порядке

Отчёты остаются полезными, только если у них есть владелец и понятное назначение. Через год работы в портале обычно накапливается два десятка отчётов, половину из которых никто не открывает, а в остальных неясно, что считается.

Что для этого делать:

1. Называйте отчёты по вопросу, на который они отвечают: «Продажи по менеджерам, успешные сделки, месяц», а не «Отчёт 2».
2. Заполняйте описание: кто смотрит отчёт, зачем и по какой дате считается период.
3. Раз в квартал удаляйте отчёты, которые никто не открывал.
4. Меняя воронку, стадии или поля, проверяйте, не сломались ли фильтры в отчётах.
5. Закрепите в регламенте CRM, какие поля менеджер обязан заполнить. Без этого любой отчёт будет неполным.

Сбои чаще всего появляются после переименования стадий или замены значений в списке. Фильтр, настроенный под старую структуру, может перестать находить сделки, отчёт показывает ноль, и руководитель решает, что продаж не было. Открыть отчёты после изменения воронки и сверить их с парой знакомых сделок — дело пяти минут.

Частые вопросы

Где в Битрикс24 найти конструктор отчётов CRM?

Конструктор отчётов находится в разделе CRM → Аналитика → Оперативная аналитика → Конструктор отчетов. На стартовой странице есть стандартные шаблоны с описанием при наведении курсора, а свой отчёт создаётся кнопкой «Добавить отчёт» в правом верхнем углу. Отчёты по задачам строятся в отдельном конструкторе в разделе задач.

По каким данным можно построить отчёт в конструкторе CRM?

Конструктор строит отчёты по пяти наборам данных: сделки, товары, лиды, счета и дела. В колонки можно добавить стандартные поля и пользовательские поля CRM типов «строка» и «список». Для данных из других разделов портала или для объединения нескольких таблиц нужен BI Конструктор.

Можно ли выгрузить отчёт Битрикс24 в Excel?

Да, данные отчёта из конструктора CRM можно выгрузить в Excel. Это удобно, когда отчёт нужно отправить собственнику, бухгалтеру или партнёру без доступа к порталу. Выгрузка фиксирует цифры на момент сохранения, поэтому указывайте дату в имени файла и не используйте старый файл как текущие данные.

Увидит ли сотрудник мои данные, если я поделюсь с ним отчётом?

Нет, при совместном доступе передаётся только шаблон отчёта, ваши данные не передаются. Сотрудник получает те же колонки, фильтры и период, а цифры строятся на его стороне. Что именно он увидит, зависит от его прав в CRM, поэтому перед раздачей отчёта отделу проверьте его на учётной записи обычного менеджера.

Нужен ли программист, чтобы собрать отчёт в Битрикс24?

Для отчётов в конструкторе CRM программист не нужен: всё настраивается в интерфейсе через выбор колонок, фильтров и типа диаграммы. Помощь специалиста нужна, когда отчёт должен объединять данные из разных разделов, считать сложные показатели или подтягивать данные из внешних систем. Тогда используют BI Конструктор или интеграции.