Вопрос «какая у нас сейчас лицензия Битрикс24» кажется простым до того момента, пока его не задашь вслух на планёрке. В половине компаний, куда мы приходим на аудит портала, ответ звучит примерно так: «Профессиональный. Или Стандартный. Оплачивал бывший маркетолог, счёт где-то в бухгалтерии». Через десять минут выясняется, что портал третий месяц работает как бесплатный, роботы в воронке молчат, отчёты по сделкам недоступны, а менеджеры вернулись к записям в блокноте и уверены, что «CRM опять глючит».
Проверить лицензию Битрикс24 можно за пять минут, без подрядчика и без похода в бухгалтерию. Ниже собрано, где смотреть в облаке и где в коробке, какие цифры оттуда забрать себе в календарь и по каким признакам портал сам сообщает, что оплаченный период закончился.
Почему компания вообще теряет эту информацию
Ситуация выглядит нелепо только со стороны. На практике данные о тарифе теряются по нескольким банальным причинам, и все они повторяются от клиента к клиенту.
Чаще всего сменился ответственный за портал. Битрикс24 внедрял руководитель отдела продаж, он же оплачивал, он же получал письма о продлении. Он уволился, доступ к его почте закрыли, и напоминания о сроке действия тарифа CRM теперь уходят в никуда.
Второй сценарий: оплата шла через партнёра раз в год. Счёт выставили, оплатили, забыли на двенадцать месяцев. Напоминание приходит в тот момент, когда бухгалтер в отпуске, а руководитель считает, что раз Битрикс24 открывается, значит всё оплачено.
Бывает и проще: у сотрудника, который смотрит портал, нет прав администратора. Он честно ищет информацию о тарифе, не находит и решает, что её негде посмотреть.
Самая обидная причина другая. Демо-режим приняли за оплаченный тариф. В Битрикс24 можно один раз включить демо-доступ к возможностям Профессионального тарифа на 15 дней. Компания включает демо, две недели работает с полным набором инструментов, потом половина функций исчезает, и это выглядит как поломка, хотя закончился пробный период.
Облако: раздел «Мой тариф» и три цифры, которые нужно оттуда забрать
В облачном Битрикс24 вся информация о лицензии собрана в одном месте, в разделе (и виджете) «Мой тариф». Открыть его можно с любой страницы портала: достаточно нажать на название тарифа или кнопку покупки в правом верхнем углу.
На вкладке с тарифом видно три вещи: название текущего тарифа, дату окончания и количество оставшихся дней. Это тот минимум, который стоит записать. Формулировка «вроде до осени» здесь не работает, нужна конкретная дата. Она понадобится, когда будете планировать бюджет и согласовывать счёт.
Рядом есть вкладка с лимитами. Там показаны ограничения по облачному хранилищу, по количеству пользователей и по письмам. Лимиты полезно смотреть вместе с тарифом: компания бывает уверена, что ей «мало места», хотя на деле упирается совсем в другое ограничение.
Отдельно посмотрите блок с подпиской на Маркетплейс. У неё собственный срок действия, не совпадающий со сроком тарифа. Мы регулярно видим одну и ту же картину: тариф оплачен и активен, а приложения из Маркетплейса перестали работать, потому что закончилась именно подписка на них. Со стороны пользователя это выглядит как слетевшая лицензия, хотя с лицензией всё в порядке.
Там же, в разделе «Мой тариф», находятся кнопки продления, перехода на более высокий тариф, активации купона и включения демо-режима. Демо включается один раз и длится 15 дней. Если кнопка уже неактивна, значит, кто-то в компании им пользовался, и это повод уточнить историю портала.
Коробка: ключ, двенадцать месяцев и два разных вопроса
С коробочной версией всё устроено иначе, и здесь путаются даже подрядчики. Нужно разделять два вопроса: работает ли продукт и действует ли ключ.
С 2022 года коробочный Битрикс24 перешёл на срочное лицензирование. Ключ действует 12 месяцев, дальше требуется продление. Продление даёт обновления продукта и техническую поддержку вендора на следующий период.
Информацию о ключе смотрят в двух местах. Первое, это административная часть портала, раздел, отвечающий за обновление платформы: там виден серийный номер продукта, он же лицензионный ключ. Второе место надёжнее: личный кабинет на сайте вендора, где перечислены приобретённые ключи с датами. Этот способ хорош тем, что не требует доступа к серверу и показывает историю покупок целиком.
Отдельно проверьте, коммерческая у вас лицензия или демонстрационная. Техническая поддержка вендора для коробки работает только при активной коммерческой лицензии, на демо она не распространяется. Сама поддержка доступна в будни с 10:00 до 19:00 по московскому времени, а чат с ней включается в настройках продукта, в настройках модулей, в разделе чат-ботов Битрикс24. Если чат не появляется, с лицензией уже что-то не так.
Как портал сам сообщает, что оплаченный период закончился
Часто до проверки дело доходит не потому, что кто-то следит за датами, а потому что «перестало работать». Полезно знать заранее, что именно перестаёт работать: по симптомам сразу понятно, куда смотреть.
В облаке после окончания оплаченного периода инструменты платного тарифа становятся недоступны, и портал продолжает работать в бесплатной версии. База при этом сохраняется: сделки, контакты, задачи и переписка никуда не исчезают, а после оплаты функциональность возвращается вместе с историей. Это стоит проговорить руководителю, который в панике решает, что данные пропали.
Дальше начинается то, о чём знают не все. Если портал перешёл на бесплатный тариф и им никто не пользуется, действует правило неактивности: после 50 дней без входов сотрудников данные и домен удаляются. Для заблокированных порталов отсчёт идёт 50 календарных дней с даты блокировки, после чего вендор вправе удалить портал без возможности восстановления. У позиции «потом разберёмся» здесь есть вполне конкретный срок годности.
В коробке набор симптомов другой и обычно более болезненный для бизнеса. После окончания лицензии становятся недоступны обновления продукта в административном интерфейсе и получение новых дистрибутивов по ключу. Закрывается доступ к Маркетплейсу и облачным модулям, установленные приложения перестают работать. Прекращают работать REST-методы и события, за исключением входящих вебхуков. Это самый коварный пункт: интеграции с сайтом, 1С и внешними сервисами встают частично, и на первый взгляд кажется, что сломался обмен, хотя дело в ключе.
Кроме того, перестают работать облачная телефония вместе с SIP-коннектором, открытые линии (кроме онлайн-чата), публикация и перепубликация сайтов, страниц и CRM-форм, автозаполнение реквизитов по ИНН, подключение рекламных кабинетов и социальных сетей, чат-боты и облачный бэкап. Компания, которая собирает заявки через CRM-форму на сайте, узнаёт об окончании лицензии по тишине в воронке.
Что проверяется вместе с тарифом
Раз уж вы открыли раздел с лицензией, потратьте ещё пару минут на три соседних показателя.
Количество пользователей в лицензии стоит сверить с фактическим числом сотрудников. Уволенные, которых не отключили, занимают места. Это не поломка, но это деньги: при продлении вы платите за штат, которого нет.
Занятое место в облачном хранилище тоже лучше посмотреть заранее. Если оно близко к лимиту, при следующем продлении разговор будет не только о тарифе, и узнать об этом полезно не в момент, когда перестанут загружаться файлы.
Наконец, срок подписки на Маркетплейс и список установленных приложений. Приложение, которым никто не пользуется два года, всё равно попадает в расчёт при продлении подписки.
Как отличить окончание лицензии от других причин сбоя
Не каждая пропавшая кнопка означает, что кончился оплаченный период. Прежде чем звонить подрядчику, стоит отсечь три соседние причины: они дают похожие симптомы.
Первая причина, права доступа. Если функция исчезла у одного сотрудника, а у остальных работает, дело почти наверняка в роли. Окончание оплаченного периода бьёт по всем сразу.
Вторая, настройки конкретного инструмента. Робот, который перестал срабатывать, мог быть выключен коллегой при правке воронки. Здесь помогает журнал изменений и разговор с тем, кто последним трогал автоматизацию.
Третья, внешний сервис. Если отвалилась интеграция с одним конкретным сервисом, а остальное работает, проблема обычно на его стороне: сменился токен, истёк ключ, изменился адрес обмена.
Окончание лицензии узнаётся по массовости и одновременности. Пропало сразу несколько разных вещей, у всех сотрудников, в один день. В такой ситуации первым делом открывают раздел с тарифом и только потом лезут в настройки интеграций.
Как это выглядит на практике
Возьмём типичный сценарий. Он собирательный, но узнаваемый: торговая компания, около тридцати сотрудников, портал внедряли четыре года назад. Заявки с сайта падают в CRM через форму, менеджеры звонят через встроенную телефонию, часть отчётности собирает приложение из Маркетплейса.
В понедельник руководитель отдела продаж замечает, что заявок с сайта стало меньше. Не ноль, а именно меньше: часть клиентов пишет в мессенджер, и эти обращения приходят. Три дня это списывают на сезон. На четвёртый выясняется, что форма на сайте не отправляется, а приложение с отчётами показывает вчерашние цифры.
Проверка занимает те самые пять минут. Раздел с тарифом показывает, что оплаченный период закончился две недели назад, а письмо о продлении ушло на почту сотрудника, который уволился в прошлом квартале. Потери за две недели никто не считал, но по количеству обращений в мессенджерах видно, что часть заявок просто не дошла.
Вывод здесь скорее про процесс, чем про Битрикс24. Дата окончания лицензии должна лежать в календаре у двоих: у ответственного за портал и у того, кто платит. Пока о ней знает один человек, вся схема держится на его памяти и его почтовом ящике.
Что спросить у подрядчика, если портал ведёт агентство
Когда Битрикс24 обслуживает внешняя команда, проверка сводится к четырём вопросам. Ответы на них должны быть в виде дат и цифр, а не в формате «всё в порядке, мы следим».
На кого оформлена лицензия, на вашу компанию или на подрядчика. Это принципиально: во втором случае при расставании с командой вы рискуете остаться без ключа. Правильный ответ здесь один, лицензия на ваше юридическое лицо.
Когда заканчивается текущий оплаченный период и на какую почту приходят уведомления. Если почта подрядчика, попросите добавить ваш общий ящик в копию.
Сколько мест в лицензии оплачено и сколько занято. Расхождение в пять-шесть человек встречается регулярно и повторяется из года в год, пока кто-нибудь не пересчитает.
Есть ли активные подписки помимо тарифа: приложения Маркетплейса, дополнительное хранилище. У каждой из них свой срок, и продление тарифа их не закрывает.
Если на любой из вопросов нет внятного ответа, менять подрядчика необязательно, но собственную запись с датами стоит завести. Лицензия остаётся активом вашей компании независимо от того, кто её администрирует.
Если срок подходит к концу
Когда вы выяснили дату, дальше вопрос простой: продлевать текущий тариф, менять его или сначала разобраться с количеством пользователей. Считать здесь имеет смысл не только стоимость, но и то, что перестанет работать без продления. Список выше даёт для этого конкретную опору.
B2BPRO.KZ является официальным партнёром Битрикс24 в Казахстане. Мы выставляем счёт в тенге, работаем с закрывающими документами и оформляем лицензии на облако и коробку. Если сроки поджимают, проще всего получить счёт на Битрикс24 и не тратить время на переписку с зарубежной поддержкой. Актуальные условия и цены уточняйте при оформлении: они меняются, и ориентироваться на цифры из статей годичной давности не стоит.
Отдельно предупредим о частой ошибке. Не ждите окончания срока, чтобы сэкономить пару дней. Оплата и активация занимают время, и всё это время портал живёт с отключёнными функциями. В стоимости продление за неделю до срока ничего не меняет, а вот в количестве потерянных заявок разница заметна.
Если срок уже прошёл
Отдельный сценарий, когда проверка показала, что оплаченный период закончился неделю или месяц назад. Здесь важен порядок действий, потому что пара популярных решений делает только хуже.
Первое. Не создавайте новый портал по принципу «начнём с нуля, а старый потом перенесём». Перенос данных между порталами это отдельная работа со своими потерями, а старый портал с сохранённой базой в этот момент ещё жив и ждёт оплаты. Вернуть к жизни существующий обычно дешевле.
Второе. Посчитайте, сколько дней портал стоит без входов. Правило неактивности отсчитывает 50 дней, и если вы близко к этой границе, оплату лучше не откладывать до следующего бюджетного цикла.
Третье. Перед оплатой сверьте количество пользователей. Момент продления удобен тем, что можно отключить уволенных и не платить за пустые места ещё год.
Четвёртое. После оплаты проверьте, что вернулось именно то, что пропадало. В коробке отдельно убедитесь, что заработали интеграции по REST и публикуются CRM-формы: сбой в этих местах заметен не сразу, а через несколько дней тишины в воронке.
И только после этого имеет смысл разбираться, почему письмо о продлении никто не увидел. Пока портал не восстановлен, разбор причин ничего не даёт.
Регламент на пять минут в квартал
Чтобы больше не возвращаться к этому вопросу, достаточно короткого регламента. Он не требует ни системы мониторинга, ни отдельного сотрудника.
Раз в квартал администратор портала открывает раздел с тарифом и записывает три значения: название тарифа, дату окончания, количество пользователей в лицензии. Для коробки к этому добавляется дата окончания ключа из личного кабинета.
Эти значения кладутся в общий календарь компании, с напоминанием за 30 дней. Напоминание ставится минимум на двоих: на ответственного за портал и на того, кто согласует оплату.
Почта, на которую приходят письма о продлении, должна быть общей. Подойдёт ящик вида info@ или accounting@, к которому есть доступ у нескольких человек. Личная почта сотрудника для этого не годится по причине, описанной в начале статьи.
При смене ответственного за портал передача доступов оформляется списком, а не устно, и дата окончания лицензии стоит в этом списке первым пунктом, до паролей и прав доступа. Компания, у которой такой список есть, тратит на весь вопрос о лицензии те самые пять минут в квартал. Компания, у которой его нет, рано или поздно узнаёт о просроченном тарифе от менеджера, который не смог отправить коммерческое предложение.
Частые вопросы
Может ли обычный сотрудник посмотреть, какой у компании тариф?
Раздел управления тарифом рассчитан на администратора портала: именно оттуда доступны продление, смена тарифа и активация купонов. Если у сотрудника нет нужных прав, корректнее запросить информацию у администратора, а не искать её самостоятельно.
Пропадут ли данные, если не продлить облачный Битрикс24?
Сразу нет. Инструменты платного тарифа отключаются, портал продолжает работать в бесплатной версии, база сохраняется, и после оплаты функциональность возвращается вместе с историей. Но если порталом никто не пользуется 50 дней, данные и домен удаляются, и этот срок стоит держать в голове.
Чем отличается проверка лицензии в коробке от облака?
В облаке всё видно в разделе «Мой тариф» внутри портала. В коробке информация о ключе смотрится в административной части, в разделе обновления платформы, либо в личном кабинете на сайте вендора, где перечислены приобретённые ключи с датами. Срок действия коробочной лицензии составляет 12 месяцев с последующим продлением.
Портал работает, но перестали приходить заявки с сайта. Это связано с лицензией?
Может быть связано. В коробке после окончания лицензии прекращается публикация CRM-форм и перестают работать REST-методы, кроме входящих вебхуков, поэтому интеграции с сайтом отваливаются частично. Прежде чем искать ошибку в коде формы, проверьте срок ключа.
Мы включали демо-режим. Считается ли он оплаченной лицензией?
Нет. Демо даёт доступ к возможностям Профессионального тарифа на 15 дней и включается один раз. По его окончании портал возвращается к тому тарифу, который оплачен фактически, а техподдержка вендора для коробки на демонстрационную лицензию не распространяется.