Договор, счёт, акт, коммерческое предложение собираются в большинстве компаний по одной схеме: менеджер берёт вордовский файл прошлой сделки, стирает старые реквизиты, вписывает новые, правит сумму, меняет дату. На один документ уходит десять-пятнадцать минут, и примерно каждый пятый уезжает клиенту с чужим ИНН или прошлогодней ценой в шапке. Шаблон документа в Битрикс24 закрывает эту дыру: система сама подставляет данные из карточки сделки и реквизиты вашей компании, менеджеру остаётся проверить и отправить.
Ниже рабочая инструкция: что подготовить, где нажимать, какие коды вставлять в файл и что настроить после загрузки, чтобы автозаполнение договора в CRM работало без ручных правок.
Что такое шаблон документа и как он устроен
Шаблон документа Битрикс24 это обычный файл Word в формате DOCX, в котором вместо конкретных значений стоят символьные коды. Код выглядит как слово в фигурных скобках: {DealTitle}, {CompanyName}, {RequisiteRqInn}. Когда менеджер нажимает «Документ» в карточке сделки и выбирает шаблон, Битрикс24 берёт файл, находит в нём коды и заменяет каждый на реальное значение из этой сделки.
В справке Битрикс24 символьный код описан просто: это подсказка для CRM, откуда взять данные. Никакого программирования и никаких формул, только текст в фигурных скобках, набранный прямо в Word.
Отсюда главное практическое правило: рисовать шаблон с нуля не нужно. Возьмите тот договор, который ваша компания уже использует и который согласован юристом, и расставьте в нём коды поверх переменных мест. Формулировки, нумерация пунктов, логотип, шрифты останутся как были.
Есть два технических ограничения, о которых лучше узнать до того, как вы потратите час на вёрстку: формат только DOCX и размер файла не больше 2 МБ. Второе чаще всего упирается в картинки. Скан печати в 300 dpi легко весит мегабайт, так что пережмите изображения, прежде чем загружать.
Подготовка: реквизиты компании
Прежде чем трогать шаблон, заполните реквизиты своего юрлица. Без них любой договор соберётся наполовину: данные клиента подставятся, ваши нет.
Реквизиты добавляются один раз в разделе CRM → Ещё → Настройки → Мои реквизиты. Туда вносится всё, что обычно печатается в шапке и в блоке подписей: название, ИНН, юридический адрес, банковские данные. После этого информация автоматически подставляется в счета, коммерческие предложения, договоры и другие документы.
Если компаний у вас несколько, например ТОО и ИП, Битрикс24 подставляет в документы реквизиты основной компании. Основную можно сменить в настройках, а можно выбрать другую прямо в момент создания документа. Момент важный: при работе от двух юрлиц не вставляйте картинку с печатью намертво в файл шаблона. Иначе на договоре от второй компании окажется печать первой, и вы узнаете об этом от клиента.
Туда же, в реквизиты, загружаются изображения печати и подписи. При настройке шаблона автоматическую подстановку печати и подписи можно включить или выключить, это отдельный переключатель, а не свойство файла.
Пошагово: собираем свой шаблон
Шаг 1. Откройте раздел с шаблонами
Зайдите в любую сделку (подойдёт тестовая), нажмите кнопку Документ в карточке и выберите Добавить новый шаблон. Здесь лежит список того, что уже есть в портале, и отсюда же загружается новый файл.
Шаг 2. Скачайте стандартный шаблон как образец
Не начинайте с чистого листа. В списке шаблонов выберите ближайший по смыслу, счёт или договор, откройте меню шаблона, нажмите Изменить, затем Скачать шаблон. На компьютер придёт DOCX-файл с уже расставленными кодами.
Этот файл полезен, даже если размечать вы будете собственный договор. Он показывает, как выглядят коды в живой вёрстке, как оформлена таблица товаров и где обычно стоят блоки с реквизитами сторон. Держите его открытым во втором окне Word.
Шаг 3. Найдите нужные коды
Список кодов лежит внутри Битрикс24, гадать не придётся. В редакторе шаблона нажмите шестерёнку Настройки → Список полей. Откроется таблица со всеми доступными кодами для выбранной сущности.
У таблицы есть фильтр Источник: выберите тот элемент CRM, из которого будете создавать документ. Логика простая. Коды сделки доступны, когда документ создаётся из сделки, коды контакта когда из контакта. Если вы разметите договор кодами сделки, а потом попробуете сформировать его из карточки компании, часть полей останется пустой.
Вот как выглядят коды из разных групп:
- ваша компания:
{MyCompanyRequisiteName},{MyCompanyRequisiteRqInn},{MyCompanyRequisiteRqDirector}; - клиент:
{RequisiteRqName},{RequisiteRqInn},{RequisiteRqCompanyFullName}; - товары и услуги:
{ProductsProductName},{ProductsProductQuantity},{ProductsProductPrice}.
Приставка MyCompany это всегда вы, без приставки контрагент. Перепутанные местами блоки реквизитов сторон, пожалуй, самая обидная ошибка при первой настройке, потому что документ выглядит нормально ровно до момента, когда его прочитает клиент. Сверяйтесь с приставкой в коде, а не с тем, где он стоит в файле.
Шаг 4. Расставьте коды в файле
Откройте свой договор в Word и замените переменные фрагменты на коды. Работайте не сверху вниз, а по блокам: сначала шапка и стороны, потом предмет и сумма, потом реквизиты в подвале. Так меньше шансов потерять половину полей.
Несколько технических моментов, которые экономят время на переделке.
Набирайте код руками или вставляйте как текст без форматирования. Word любит превращать прямые кавычки в «ёлочки», а при копировании из браузера тянет за собой стили. Фигурные скобки должны остаться обычными символами.
Не разрывайте код форматированием. Если половина кода набрана жирным, а половина обычным, Word внутри файла разбивает его на два фрагмента, и подстановка ломается. Проще всего выделить весь код целиком и однократно применить нужный шрифт.
Не переносите код на другую строку. Он должен целиком помещаться в одну строку вместе с обеими скобками.
Шаг 5. Оформите таблицу товаров
Товарные строки это единственное место, где нужна не просто подстановка, а повторение. Количество позиций в каждой сделке разное, поэтому строку таблицы нужно пометить как повторяющуюся: перед ней ставится {PRODUCTS.BLOCK_START}, после {PRODUCTS.BLOCK_END}. Всё, что попало между этими метками, система размножит по числу товаров в сделке.
Внутри блока используются коды позиции: название, количество, цена. Итоговые суммы, наоборот, ставятся вне блока, иначе они продублируются на каждой строке.
Самый простой способ ничего здесь не сломать: взять готовую таблицу из скачанного стандартного шаблона, перенести её в свой договор целиком, а потом уже подогнать колонки под себя.
Шаг 6. Загрузите файл обратно
Сохраните документ в формате DOCX и проверьте вес, он должен уложиться в 2 МБ. Вернитесь в Битрикс24, нажмите Выбрать на компьютере, укажите файл и сохраните. Файл можно и просто перетащить в окно загрузки мышью.
Шаг 7. Обязательно сделайте пробный документ
Откройте настоящую сделку с заполненными полями и товарами, нажмите Документ, выберите свой шаблон. Смотрите не на общий вид, а на конкретные места: подставились ли реквизиты обеих сторон, развернулась ли таблица товаров, не остались ли в тексте коды в фигурных скобках.
Оставшийся на виду код означает одно из трёх: опечатку в написании, незаполненное поле в карточке или код от другой сущности. Проверять в этом порядке быстрее всего.
Настройки шаблона: что задать после загрузки
Загруженный файл ещё не готовый инструмент. У шаблона есть набор параметров, и от них зависит, увидят ли его менеджеры и как будут нумероваться документы.
Начните с названия. Пишите так, как шаблон будут искать в списке: «Договор оказания услуг (ТОО)», а не «шаблон_3_final». Через полгода таких файлов в портале будет два десятка.
Доступ к шаблону можно ограничить для части сотрудников. Настройка нужна там, где документы от разных юрлиц или разных направлений не должны смешиваться: продажникам оптового направления незачем видеть розничные бланки, и наоборот.
Отдельно указывается, в каких разделах CRM шаблон вообще появится: в сделках, контактах, компаниях, счетах. Эта настройка привязана к тому, кодами какой сущности вы размечали файл. Разметили сделку, привязывайте к сделкам.
Номер документа можно вписывать вручную, а можно поручить нумератору, то есть правилу, по которому система сама присваивает документам уникальные номера. Держите отдельный нумератор для каждого вида документов: у договора оказания услуг и у счёта-фактуры нумерация должна быть своя, иначе в одном журнале окажется каша из разных типов.
Последний параметр это автоматическая подстановка изображений печати и подписи. Она включается и выключается в настройках шаблона, и для черновиков, которые уходят на согласование, её обычно отключают.
Как менеджер работает с документом каждый день
Дальше всё происходит внутри карточки и занимает секунды. Менеджер открывает элемент CRM, нажимает Документ, выбирает шаблон, и CRM формирует документ, вставляя данные из сделки вместе с реквизитами вашей компании. Все созданные документы складываются в раздел Документ → Список документов.
Готовый файл можно скачать в PDF или DOCX, распечатать, отправить клиенту на почту в формате PDF, отправить по СМС (если подключён провайдер) или переслать ссылкой в чат открытой линии. Для подписания есть отдельный сервис Битрикс24 Подпись: договор подписывается электронно, без печати, сканирования и обмена бумагами.
В мобильном приложении путь другой: плюс в правом нижнем углу → Подготовить документ, либо три точки → Документы. Отправить оттуда можно по СМС, на почту или через любое установленное на телефоне приложение.
Учтите, что функция документов доступна не на всех тарифах. Проверьте свой, прежде чем перестраивать процесс отдела продаж.
Какие документы переводить в шаблоны в первую очередь
Порядок внедрения лучше определять не по сложности файла, а по тому, сколько раз в месяц документ выпускается и насколько дорого обходится ошибка в нём.
Первыми обычно берут счета. Они выпускаются чаще всего, структура у них предсказуемая, а таблица позиций и итоговая сумма и так живут в сделке. Плюс именно в счетах ошибка в реквизитах стоит дороже всего: платёж уходит не туда или зависает.
Вторыми идут договоры. Файл объёмнее, переменных мест больше, но и ручной работы он съедает столько же. Здесь особенно заметен побочный эффект от шаблона: юрист правит один файл, а не рассылает по почте новую версию с просьбой пользоваться теперь этой.
Акты и закрывающие документы разумно разметить сразу после договора, они повторяют его реквизитную часть, и половина работы уже сделана. Коммерческие предложения ставят последними: там больше свободного текста и меньше жёстких требований к точности.
Как обновлять шаблон, когда договор поменялся
Шаблон не статичен: меняются формулировки, банковские данные, добавляются пункты. Порядок обновления такой же, как при создании, только короче.
Откройте шаблон, нажмите Изменить, скачайте текущую версию. Правьте именно её, а не файл-исходник с компьютера: за время работы шаблон мог обновляться кем-то другим, и вы затрёте чужие изменения. Внесите правки, сохраните в DOCX, загрузите обратно и сохраните настройки.
Два момента напоследок. Уже созданные документы не переписываются задним числом, новая версия шаблона применится только к тем, что будут сформированы после загрузки. И даже при мелкой правке формулировки сделайте пробный документ: правка в Word иногда задевает соседний код, особенно если редактор автоматически подставил форматирование.
Если сменились реквизиты юрлица, шаблон вообще трогать не нужно, достаточно обновить данные в разделе «Мои реквизиты». Все документы, размеченные кодами с приставкой MyCompany, подхватят новые значения сами.
Пример: как это выглядит на практике
Возьмём типичную ситуацию: сервисная компания, шесть менеджеров, договор оказания услуг на четыре страницы. Пример иллюстративный, а не описание конкретного клиента.
До настройки шаблона порядок был такой. Менеджер находил в общей папке договор похожей сделки, сохранял копию, менял название клиента в шести местах, ИНН в двух, состав услуг в предмете договора, сумму цифрами и прописью, срок. На аккуратно сделанный договор уходило минут двадцать. Раз в месяц-полтора всплывало одно и то же: сумма прописью не совпадала с суммой цифрами, потому что её забыли поправить.
После разметки шаблона осталось открыть сделку, нажать «Документ», выбрать договор и проверить. Полторы минуты. Цифры и текст подставляются из одних и тех же полей карточки, поэтому расхождение между суммой цифрами и прописью стало невозможным по устройству процесса.
Помимо экономии времени настройка дала единый вид договоров. Раньше у каждого менеджера был свой любимый файл-предок, и версии медленно расходились: у кого-то оставался старый пункт про порядок приёмки, у кого-то другой срок оплаты. Шаблон в CRM один на всех, и правка в нём применяется ко всем следующим документам сразу.
Что учесть до того, как переносить весь документооборот
Несколько вещей обычно выясняются уже в процессе.
Полей в карточке должно хватать. Если в договоре есть срок выполнения работ, а в сделке такого поля нет, подставлять нечего. Прежде чем размечать файл, пройдите по договору и выпишите все переменные места, а затем проверьте, для каждого ли есть поле в CRM. Недостающие пользовательские поля создаются в настройках карточки, и делать это надо до разметки шаблона, а не после.
Дисциплина заполнения важнее самого шаблона. Автозаполнение договора работает ровно настолько, насколько заполнена сделка, а пустое поле даёт пустое место в документе. Если у менеджеров принято заполнять карточку «потом», сначала стоит разобраться с этим. Например, сделать критичные для документов поля обязательными на нужной стадии.
Начинайте с одного документа. Соблазн разметить сразу договор, счёт, акт и КП велик, но первый шаблон почти всегда проходит два-три круга правок, пока вы нащупываете, как ведут себя коды в вашей вёрстке. Доведите до рабочего состояния один, а остальные разметите уже по накатанной за час.
Проверяйте на реальной сделке, а не на пустой. Тестовая сделка с одним товаром и без реквизитов покажет, что «всё работает», и пропустит ровно те ошибки, которые проявятся на сделке с пятью позициями и клиентом-юрлицом.
Отдельно про сложные случаи. Многостраничные приложения с разной структурой, документы, где часть блоков должна появляться только при определённых условиях, разные комплекты бланков под несколько юрлиц собираются, но требуют аккуратной проработки полей и логики. Если на этапе разметки коды упрямо не подставляются или таблица товаров разъезжается, наша техподдержка Битрикс24 на связи 24/7: разберём ваш шаблон и настроим подстановку.
Частые вопросы
В каком формате должен быть файл шаблона?
Только DOCX, размером не более 2 МБ. Файлы DOC, ODT и PDF загрузить не получится, пересохраните документ в Word как DOCX.
Где посмотреть список всех доступных кодов полей?
В редакторе шаблона: шестерёнка Настройки → Список полей. В открывшейся таблице есть фильтр «Источник», выберите элемент CRM, из которого будет создаваться документ, и увидите коды, доступные именно для него.
Почему в готовом документе остался код в фигурных скобках?
Причины бывают трёх видов: опечатка в коде (лишний пробел, неверный регистр, разорванное форматированием слово), незаполненное поле в карточке сделки или код от другой сущности CRM. Проверяйте в этом порядке.
Как сделать так, чтобы в договор подтягивался список товаров любой длины?
Строку таблицы с позициями оберните метками {PRODUCTS.BLOCK_START} и {PRODUCTS.BLOCK_END}. Всё между ними повторится столько раз, сколько товаров в сделке. Итоговые суммы выносите за пределы блока, иначе они продублируются.
Можно ли использовать разные шаблоны для разных юрлиц?
Да. Загрузите отдельный шаблон под каждое юрлицо и ограничьте доступ к нему нужными сотрудниками. Печать и подпись при этом лучше подставлять из реквизитов компании, а не вшивать картинкой в файл, иначе на документах разных юрлиц окажется одна и та же печать.
В каких форматах можно отдать готовый документ клиенту?
Скачать в PDF или DOCX, распечатать, отправить на email в PDF, отправить по СМС при подключённом провайдере или переслать ссылкой в чат открытой линии. Для электронного подписания есть сервис Битрикс24 Подпись.
Настройка первого шаблона занимает от часа до половины дня, в зависимости от того, насколько сложен ваш договор и все ли нужные поля уже есть в карточке. Каждый следующий документ после этого обходится в пару минут менеджерского времени вместо двадцати, а опечатки в реквизитах и расхождения между версиями бланков просто перестают появляться.