Менеджер собирает коммерческое предложение в Word: копирует позиции из сделки, правит шапку, подставляет реквизиты клиента. На третьем КП за день он забывает поменять дату, на пятом оставляет ИНН предыдущего заказчика. Клиент это замечает раньше, чем руководитель отдела.
В Битрикс24 эта работа сводится к паре нажатий: система сама берёт данные из карточки, подставляет товары с ценами и суммами, присваивает номер. Работает это ровно настолько хорошо, насколько аккуратно собран шаблон. Ниже собран порядок действий, который приводит к рабочему шаблону КП, и места, где обычно всё ломается.
Предложение и документ — это две разные сущности
Первая путаница возникает уже на старте. В Битрикс24 есть «Предложение» как отдельный элемент CRM и есть «Документ» как файл, который печатают и отправляют. Это не синонимы.
Предложение живёт в разделе CRM → Продажи → Предложения. У него есть канбан, список и режим сроков, у него своя карточка с товарными позициями и суммами. Создать предложение можно кнопкой «Создать» в самом разделе, на основании сделки (тогда данные переносятся автоматически) или через вкладку «Предложения» в карточке другого элемента CRM. В сделке при этом сохраняется вся история работы с клиентом, включая ранее созданные предложения. Важная оговорка: коммерческие предложения доступны не на всех тарифах Битрикс24, так что первым делом стоит проверить, есть ли этот раздел на вашем портале.
Документ — это результат наложения данных карточки на макет в формате docx. Этот макет мы и настраиваем, когда говорим «шаблон КП Битрикс24». Причём документ по шаблону можно создать не только из предложения, но и прямо из сделки, лида, контакта или компании: механизм один и тот же.
Практический вывод: если у вас на портале нет раздела «Предложения», это не мешает настроить красивое коммерческое предложение из CRM. Шаблон просто привязывается к сделке, и менеджер формирует файл оттуда.
Шаг 1. Приведите в порядок реквизиты
Шаблон ничего не придумывает. Он берёт значения из карточек, и если карточка пустая, в документе останется пустое место. Поэтому до всякой вёрстки проверьте два блока данных.
Реквизиты вашей компании: название, юридический адрес, банковские данные, ИНН или БИН, подписант. В шаблоне они подставляются кодами вида {MyCompanyRequisiteName}. Туда же, в реквизиты компании, загружаются изображения подписи и печати. Если вы хотите, чтобы КП уходило клиенту сразу с факсимиле, картинки должны лежать именно там, а не быть вклеены в docx намертво.
Реквизиты клиента: данные компании или контакта, к которым обращаются коды вроде {RequisiteRqInn}. Здесь чаще всего и обнаруживается настоящая проблема: база заполнена наполовину. У половины компаний в CRM нет ни адреса, ни банковских данных, потому что менеджеры вносили только телефон. Шаблон это не лечит, он лишь делает дыры видимыми.
Полезный побочный эффект: после настройки шаблона качество данных в CRM обычно подтягивается само. Менеджеру проще один раз заполнить реквизиты, чем каждый раз доделывать документ руками.
Шаг 2. Скачайте стандартный шаблон и посмотрите, как он устроен
Собирать макет с нуля почти никогда не нужно. На каждом портале Битрикс24 уже лежит набор стандартных шаблонов: счета, акты, коммерческие предложения. Проще взять готовый и переделать под себя.
Откройте любую сделку, нажмите «Документ» → «Добавить новый шаблон». Появится список доступных макетов. Около нужного нажмите «Меню (≡)» → «Изменить» и выберите «Скачать шаблон». Вы получите файл docx, в котором уже расставлены коды полей, собрана таблица товаров и учтена базовая вёрстка.
Дальше вы работаете с этим файлом в обычном текстовом редакторе. Ограничения простые: итоговый файл должен остаться в формате docx и весить не больше 2 МБ. Второе ограничение чаще всего нарушают, когда вставляют логотип прямо из фотоаппарата на 8 мегапикселей. Сожмите картинку до разумного размера, и запас останется огромный.
Шаг 3. Возьмите список символьных кодов
Символьный код — это подсказка для CRM, откуда взять данные для документа. Выглядит он как слово в фигурных скобках: {DealTitle} для названия сделки, {CompanyName} для названия компании. При создании документа система заменяет код на значение из карточки.
Полный перечень кодов не нужно искать в интернете, он есть на портале. Путь: «Документ» → «Добавить новый шаблон» → «Настройки (⚙️)» → «Список полей». Откроется таблица со всеми доступными кодами для этого элемента CRM.
Одна деталь экономит много времени. Коды без приставки относятся к текущему элементу, а коды с приставкой берут данные через связанный элемент. Например, {CompanyAssignedWorkPhone} достанет рабочий телефон ответственного за компанию. Когда в шаблоне вместо телефона менеджера подставляется телефон клиента, причина почти всегда в этом: взяли код не с той приставкой.
Шаг 4. Соберите макет
Здесь начинается обычная вёрстка в Word, и здесь же живут самые обидные ошибки.
Не форматируйте код по частям. Если внутри {DealTitle} одна буква окажется жирной, а остальные обычными, редактор разобьёт слово на несколько фрагментов, и CRM перестанет узнавать код. Выделяйте плейсхолдер целиком, от открывающей скобки до закрывающей, и только потом меняйте шрифт или цвет.
Стройте разметку на таблицах, а не на пробелах. Шапка с реквизитами сторон, блок с итогами, подписи — всё это надёжнее собирается таблицами с невидимыми границами. Пробелы и табуляция расползаются, как только подставится длинное название компании вместо короткого.
Проверьте, что макет переживёт длинные значения. «ТОО Строительно-монтажное управление №7» занимает втрое больше места, чем «ИП Ким». Если поле зажато в узкую ячейку, вёрстка поедет.
Не увлекайтесь дизайном. Коммерческое предложение читают на телефоне и печатают на чёрно-белом принтере. Тонкий светло-серый текст на подложке в этих условиях исчезает.
Шаг 5. Таблица товаров — главная часть шаблона
Ради этого блока всё и затевается. Позиции, количество, цены и суммы должны попадать в документ автоматически, иначе смысла в шаблоне немного.
Битрикс24 поддерживает два способа вывести товары.
Первый — простой список. Вы обозначаете границы повторяющегося блока параметрами {PRODUCTS.BLOCK_START} и {PRODUCTS.BLOCK_END}, а внутри размещаете коды нужных полей. Всё, что окажется между этими метками, система повторит для каждой позиции. Способ удобен, когда позиции выводятся не таблицей, а обычным перечислением.
Второй — таблица. Вы рисуете в docx одну строку таблицы, вставляете коды полей в ячейки, и при генерации документа система сама создаст строку под каждый товар. Именно так собраны стандартные шаблоны, и для КП это правильный вариант: клиент видит нормальную таблицу с колонками, а не абзац текста.
Практическая рекомендация по составу колонок. Не тащите в таблицу всё подряд. Наименование, количество, единица измерения, цена, сумма — этого достаточно для большинства сделок. Артикулы, коды складов и внутренние обозначения нужны вам, а не клиенту, и они только удлиняют документ.
Шаг 6. Загрузите шаблон обратно и проверьте предпросмотр
Готовый файл возвращается на портал через кнопку «Выбрать на компьютере», дальше «Сохранить». Загрузить свой шаблон можно и сразу, минуя редактирование стандартного: в разделе «Документ» есть «Добавить новый шаблон» и возможность перетащить файл мышью.
Сразу после сохранения проверьте результат. Нажмите на шаблон во вкладке «Документ», и система покажет предпросмотр с подставленными данными конкретной сделки. Это единственный честный способ убедиться, что коды сработали.
Проверяйте не на идеальной тестовой сделке, а на трёх реальных, разных по характеру: одна позиция и двадцать позиций, физлицо и юрлицо, короткое название компании и длинное. Половина проблем вылезает именно на краях.
Нумерация: чтобы КП не повторялись по номерам
Если номер предложения менеджер вписывает руками, рано или поздно у двух разных клиентов окажется КП №14. Разбираться с этим неприятно, особенно когда речь о тендере.
В настройках шаблона есть параметр «Используемый нумератор». Он определяет, по какому правилу документу присваивается номер: последовательный номер, дата, идентификатор компании или клиента и другие варианты. Нумератор настраивается отдельно, и один раз выставленное правило дальше работает само.
Для коммерческих предложений обычно достаточно связки последовательного номера с годом. Такой номер легко ищется в переписке и понятен клиенту.
Что можно сделать с готовым коммерческим предложением
Документ, созданный по шаблону, дальше живёт внутри карточки, и это заметно удобнее, чем файл в папке на рабочем столе менеджера.
Сохранить его можно в pdf или docx. Pdf идёт клиенту, docx остаётся на случай правок. Есть кнопка печати, если КП везут на встречу распечатанным.
Отправить предложение можно тремя способами: СМС (при подключённом провайдере), email (если у клиента заполнен адрес) и в чат через Открытую линию. В последнем случае документ уходит ссылкой на pdf. Для B2B чаще работает связка email плюс дублирование ссылкой в мессенджер.
Все ранее созданные документы собираются в разделе «Документ» → «Список документов» карточки элемента. Там видно дату создания, название документа и шаблона, есть просмотр и удаление. Когда клиент через месяц спрашивает, какую цену вы ему давали, ответ находится за пять секунд.
Отдельно стоит упомянуть Битрикс24 Подпись — сервис электронной подписи, имеющей юридическую значимость. Для коммерческого предложения подпись обычно избыточна, но для договора, который идёт следом, она закрывает вопрос с пересылкой сканов. Для счетов есть ещё QR-код для оплаты, который подставляется в документ.
Автоматизация: когда шаблона мало
Сам по себе шаблон экономит менеджеру десять минут на документе. Дальше начинается более интересная часть, ради которой предложения и держат отдельной сущностью в CRM.
Для предложений доступна автоматизация роботами и триггерами. Из предложения можно создавать счета и документы по шаблонам, отправлять их клиенту. Логика выстраивается вокруг стадий: предложение переходит на определённую стадию, робот выполняет действие.
Типичный сценарий выглядит так. Менеджер формирует КП и переводит его на стадию «Отправлено». Через три дня, если стадия не изменилась, ответственному прилетает задача связаться с клиентом. Ещё через неделю предложение автоматически уходит в стадию «Нет ответа», и по нему запускается отдельная цепочка касаний. Руководитель при этом видит в канбане не список забытых КП, а живую картину: сколько предложений в работе, сколько зависло, на какую сумму.
Экономия от настройки шаблонов становится заметной как раз на этом уровне. Один аккуратный макет плюс три робота убирают пласт ручной работы и заодно закрывают ситуацию «отправил и забыл».
Что положить в шаблон, кроме таблицы с ценами
Техническая часть решается за полдня. Содержательная, то есть то, из-за чего КП либо продаёт, либо уходит в корзину, требует отдельного разговора с отделом продаж.
Минимальный набор блоков, который стоит зашить в макет один раз и больше к нему не возвращаться.
Срок действия предложения. Строка «предложение действительно до» превращает КП из справки в повод ответить. Дату удобно подставлять кодом, привязанным к соответствующему полю карточки, чтобы менеджер не считал её в уме.
Условия оплаты и поставки. Предоплата, отсрочка, сроки изготовления, стоимость доставки. Половина вопросов от клиента после получения КП касается именно этого. Если ответы уже в документе, цикл сделки сокращается на один круг переписки.
Что входит в цену, а что нет. Монтаж, обучение, гарантийное обслуживание, доставка до объекта. Отсутствие этой строки регулярно превращается в спор на этапе счёта.
Контакты конкретного менеджера. Не общий телефон компании, а имя, прямой номер и почта ответственного. Они подставляются кодами по ответственному сотруднику. Клиенту должно быть очевидно, кому писать.
Один короткий блок про компанию. Три-четыре строки о том, сколько лет на рынке и с кем работаете. Не полстраницы истории, а ровно столько, чтобы снять вопрос «а вы вообще кто».
Всё, что зависит от конкретной сделки, лучше выносить в поля карточки и подставлять кодами. Всё, что одинаково для всех КП, зашивается в макет текстом. Граница между этими двумя категориями и определяет, насколько шаблон окажется живучим: чем меньше менеджеру нужно дописывать руками, тем реже документ уходит клиенту с чужими условиями.
Пять ошибок, из-за которых шаблон не работает
Код разбит форматированием. Самая частая. Внешне всё выглядит правильно, а в документе вместо значения остаётся сам код в скобках. Лечится перенабором плейсхолдера одним куском.
Взят код не той сущности. Шаблон привязан к сделке, а в него вставлены коды предложения, или наоборот. Список полей открывается из карточки конкретного элемента и показывает коды именно для него. Берите оттуда, а не из чужого файла.
Файл больше 2 МБ или не в docx. Сохранение в старый формат doc или в pdf не пройдёт. Пересохраните как docx и сожмите изображения.
Пустые реквизиты. Документ формируется, но в шапке зияют дыры. Это не поломка шаблона, это состояние базы. Заведите обязательные поля в карточке компании, если проблема системная.
Проверка на одной сделке. Шаблон, протестированный на единственной аккуратной сделке с одной товарной позицией, разваливается на первой же реальной отгрузке с двадцатью строками.
Как это выглядит на практике
Дальше идёт иллюстративный пример: так подобные задачи обычно выглядят у оптовой компании со штатом в десяток менеджеров. Цифры условные, но пропорции узнаваемые.
До настройки каждое КП собиралось руками из старого файла коллеги. На документ уходило пятнадцать-двадцать минут, при десяти предложениях в день это два-три человеко-часа ежедневно. Плюс регулярные мелкие ошибки: чужие реквизиты, устаревшая цена, разъехавшаяся таблица.
После настройки шаблона документ формируется из карточки за минуту. Освободившееся время уходит в звонки, то есть в тот самый ресурс, которого отделу продаж всегда не хватает. Отдельно меняется поведение руководителя: раньше он спрашивал «что там с клиентом», теперь смотрит в канбан предложений и видит ответ сам.
Отдельная выгода обнаруживается на новичках. Раньше новый менеджер первую неделю переспрашивал, где взять актуальный файл КП и какие условия писать про доставку. Теперь он открывает сделку, нажимает «Документ» и получает правильный бланк с правильными условиями. Обучение сокращается до одного показа.
Настройка при этом занимает не месяц. Один рабочий день на приведение реквизитов в порядок, полдня на сборку макета, ещё несколько часов на тесты и правки. Дальше шаблон живёт годами, изредка обновляясь под смену логотипа или юридического лица.
Частые вопросы
Можно ли сделать несколько шаблонов КП под разные направления?
Да, количество шаблонов не ограничено логикой системы. Разумно завести отдельные макеты под разные линейки продуктов или под разные юридические лица, чтобы менеджер выбирал нужный из списка при создании документа.
Почему в документе вместо значения выводится сам код в фигурных скобках?
Почти всегда причина в форматировании: код разбит на фрагменты внутри docx. Второй вариант — код не подходит для той сущности, к которой привязан шаблон. Откройте «Список полей» из карточки нужного элемента и сверьте написание.
Подставится ли в таблицу скидка и НДС?
Состав доступных колонок определяется списком полей вашего портала. Откройте «Список полей» и посмотрите, какие коды по товарным позициям доступны именно у вас. Состав зависит от настроек портала и версии продукта.
Работает ли шаблон в коробочной версии Битрикс24?
Механизм документов по шаблонам есть и в облаке, и в коробке. Отличия могут быть в наборе доступных функций и в том, какие обновления установлены на конкретном сервере, поэтому перечень полей стоит смотреть на своём портале.
Что делать, если у клиента в CRM нет реквизитов?
Документ сформируется, но соответствующие места останутся пустыми. Системное решение — сделать ключевые реквизиты обязательными для заполнения в карточке компании и добавить их в форму, через которую менеджер заводит нового клиента.
Настройка шаблона коммерческого предложения — задача на один-два рабочих дня, и она окупается быстрее большинства других доработок CRM. Если на каком-то шаге застряли (коды не подставляются, таблица товаров не собирается, реквизиты выводятся не те), наша техподдержка Битрикс24 на связи 24/7 и разбирает такие вещи за один сеанс.