Внешние пользователи и подрядчики в Битрикс24: нужно ли покупать им места в лицензии

Подрядчику в Битрикс24 место в лицензии нужно, если вы заводите его как экстранет-пользователя или как сотрудника: по справке Битрикс24 экстранет-пользователи входят в общее число пользователей тарифа. Гостя проекта, клиента в открытой линии, участника видеозвонка или человека с публичной ссылкой на документ пользователем портала не считают, и отдельное место под них покупать не нужно.

Вопрос обычно всплывает в неудобный момент. Компания на тарифе Стандартный работает в портале впятидесятером, подключает подрядчика по рекламе с тремя специалистами, и через пару дней кто-то из своих не может войти: портал показывает уведомление о превышении лимита. Директор спрашивает, почему лицензия на 50 человек закончилась, если сотрудников по-прежнему 50. Ответ почти всегда в том, как именно пригласили внешних людей.

Кого Битрикс24 считает внешним пользователем

Внешний пользователь в Битрикс24 это любой человек вне штата компании, которому дали доступ к порталу или к отдельной его части. За этим названием скрываются четыре разных способа подключения, и лицензию они расходуют по-разному.

• Экстранет-пользователь имеет свою учетную запись в портале с ограниченными правами. Экстранет это закрытая часть портала, где внешние люди видят только группы, в которые их пригласили, свои задачи, файлы и участников этих групп.
• Гость проекта приглашается в конкретный проект по ссылке, по номеру телефона или e-mail. В справке гости описаны как внешние участники, которых нет в вашем Битрикс24: подрядчики, клиенты, поставщики.
• Внешний участник чата, видеозвонка, документа или доски заходит по ссылке, без учетной записи в портале.
• Клиент открытой линии пишет вам из мессенджера или с сайта, сам Битрикс24 при этом не открывает вообще.

Если подрядчика пригласили через «Пригласить сотрудника» как обычного пользователя, он для портала ничем не отличается от штатного менеджера. Такой вариант съедает место в лицензии и вдобавок открывает доступ к CRM и внутренним разделам, если права не ограничили вручную.

Нужно ли покупать место экстранет-пользователю?

Да, экстранет-пользователь занимает место в лицензии так же, как сотрудник. В справке Битрикс24 о максимальном количестве пользователей на тарифах это сказано одной фразой: экстранет-пользователи входят в общее число пользователей. То же повторяет статья справки об экстранет-пользователях, где число внешних пользователей привязано к лимиту тарифа.

Многие руководители уверены в обратном. Экстранет годами воспринимался как «гостевой доступ», а гостевой доступ по привычке кажется бесплатным. На портале с тарифом Базовый, где всего 5 мест, двое экстранет-пользователей от подрядчика оставляют штату три места.

Есть еще одно изменение, которое стоит знать. По справке, новые экстранет-группы создавать уже нельзя. В существующую экстранет-группу можно пригласить новых людей, но для новых сценариев работы с внешними командами Битрикс24 предлагает другой инструмент, о нем следующий раздел.

Экстранет-пользователя легко узнать: его имя в портале выделено желтым, в профиле стоит отметка «Экстранет», а в задачах и ленте рядом с ним значок глобуса. Если внешний человек на деле стал частью команды, его можно перевести в интранет из профиля. После перевода он становится полноценным сотрудником и, конечно, продолжает занимать место.

Гости в проектах: как работать с подрядчиком без учетной записи сотрудника

Гость проекта это внешний участник, которого приглашают в конкретное рабочее пространство, без создания полноценной учетной записи сотрудника. Летом 2026 года Битрикс24 объединил группы, коллабы и проекты в единый формат «Проекты AI». В частых вопросах о новых проектах сказано, что возможности остались прежними, и в том числе можно подключать гостей. Данные старых групп и коллаб сохранились.

Гостя приглашают из главного чата проекта, на вкладке «Гости». По инструкции справки способа два:

1. Скопировать ссылку-приглашение и отправить ее гостю в почту или мессенджер. Если ссылку нужно отозвать, ее перевыпускают, и старая перестает работать.
2. Ввести номер телефона или e-mail гостя и нажать «Пригласить». Гость получит СМС или письмо.

Проект с гостями и его главный чат помечаются зеленым, а аватар гостя в списке участников тоже выделен зеленым. Сотрудники сразу видят, что в обсуждении есть посторонний, и это помогает не написать лишнего в общий чат. Пригласить гостя можно только в уже созданный проект.

Теперь про лицензию. В справке о лимитах пользователей прямо упомянуты только экстранет-пользователи, о гостях проектов там ничего не сказано. Сама справка описывает гостей как людей, «которых нет в вашем Битрикс24», то есть они не числятся пользователями портала. Мы советуем один раз проверить это на своем портале: посмотрите счетчик пользователей во вкладке «Мой тариф» > «Лимиты тарифа», пригласите одного гостя в тестовый проект и сравните цифры. Внизу этой вкладки видно, сколько людей вмещает тариф и сколько уже заведено. Пять минут проверки защитят от сюрприза, если правила тарифов поменяются.

Какие сценарии вообще не требуют места в лицензии

Не требуют места все сценарии, где внешний человек не получает учетной записи в портале. На странице тарифов Битрикс24 для Казахстана перечислены несколько таких возможностей: приглашение внешних участников на видеозвонок, публичный доступ к документу и доске по ссылке на чтение или изменение, совместное редактирование с внешними участниками, доступ по паролю и по времени, внешние участники в проектах. В BI-аналитике есть функция «Поделиться отчетом с внешними пользователями».

Способ подключения	Учетная запись в портале	Место в лицензии	Когда подходит
Сотрудник (интранет)	Да, полная	Да	Подрядчик работает в CRM и задачах как часть команды
Экстранет-пользователь	Да, ограниченная	Да, по справке Битрикс24	Старые экстранет-группы, которые продолжают работать
Гость проекта	Нет, он вне портала	По описанию справки не входит, проверьте счетчик	Подрядчик на проекте: задачи, файлы, чат
Ссылка на документ, доску, видеозвонок	Нет	Нет	Согласовать макет, провести встречу, показать отчет
Клиент в открытой линии	Нет	Нет	Входящие обращения из мессенджеров и с сайта

Отдельно стоят чаты с клиентами по ссылке без регистрации. Подробно эта функция описана в нашей статье о внешних чатах Битрикс24 без регистрации. С точки зрения лицензии там все то же самое: человек по ссылке видит только переписку и в число пользователей портала не попадает.

Как решить, как подключить конкретного подрядчика

Выбор зависит от того, что подрядчик должен делать в портале. Его доступ к CRM здесь главный критерий. Если ему нужны сделки, контакты и воронка, без места в лицензии не обойтись. Если работа укладывается в задачи, файлы и обсуждения по одному направлению, хватит гостя в проекте.

На практике мы задаем руководителю четыре вопроса.

1. Нужна ли подрядчику CRM? Колл-центр на аутсорсе, который сам обрабатывает лиды, или внешний отдел продаж должны видеть карточки клиентов. Им нужны полноценные учетные записи с настроенными правами, и место они занимают.
2. Сколько длится работа? Разовый проект на месяц, например запуск сайта или монтаж оборудования, удобно вести через гостя. Постоянный бухгалтер на аутсорсе, который годами работает с вашими счетами, скорее всего, должен быть пользователем.
3. Сколько человек со стороны подрядчика? Агентство может прислать пятерых специалистов на один проект. Пять учетных записей на тарифе Стандартный это десятая часть лимита.
4. Какие данные ему нельзя видеть? Чем меньше подрядчик видит, тем спокойнее службе безопасности. Гость видит только инструменты своего проекта, а сотрудник с неаккуратно настроенными правами может видеть почти все.

Пример для иллюстрации. Производственная компания в Алматы ведет в Битрикс24 продажи и снабжение. Подрядчик по рекламе присылает таргетолога и дизайнера, им нужны задачи с макетами и чат с маркетологом. Обоих приглашают гостями в проект «Реклама», и лицензия не тратится. Внешний колл-центр из трех операторов обзванивает базу и меняет стадии сделок, поэтому операторам заводят учетные записи с правами только на свою воронку. В итоге место занимают трое из пяти внешних людей, и под них заранее планируют запас в лицензии.

Если подрядчику все же заводят учетную запись, права ему настраивают до первого входа. Внешнему оператору достаточно своей воронки и своих сделок, бухгалтеру на аутсорсе нужны счета и реквизиты, но вряд ли нужна переписка отдела продаж с клиентами. Удобно сразу записать в карточке подрядчика или в задаче на подключение, кто согласовал доступ и до какой даты он действует. Когда договор с подрядчиком заканчивается, администратор по этой записи понимает, чью учетную запись пора отключить, и место в лицензии освобождается без долгих выяснений.

Что будет, если внешних пользователей больше, чем мест в тарифе

Если пользователей больше, чем позволяет тариф, войти смогут только первые по порядку, остальные встанут в очередь. Справка разбирает это на примере тарифа Базовый с 5 местами и 10 приглашенными: Битрикс24 «запоминает» первых пятерых, остальные видят уведомление о превышении лимита. Администраторы тоже получают уведомление.

Неприятная деталь: счетчик доступных мест обновляется раз в 30 дней. Пока он не обновился, люди сверх лимита не войдут в портал. Справка предлагает два выхода: исключить из списка сотрудников тех, кто на портале не работает, или перейти на тариф с большим числом пользователей.

Лимиты облачных тарифов по той же справке такие: Бесплатный без ограничения числа пользователей, Базовый 5, Стандартный 50, Профессиональный 100, Энтерпрайз от 250 до 10 000. При переходе с 50 на 100 мест цена меняется заметно, поэтому сначала стоит почистить список. О том, когда докупать места, а когда менять тариф, мы подробно писали в статье «Дополнительные места в Битрикс24: когда докупать, а когда пересматривать тариф».

Как навести порядок с внешними пользователями за один вечер

Начните со списка сотрудников и проверьте каждого внешнего человека, у которого есть учетная запись. На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего находим одну и ту же картину: экстранет-пользователи подрядчиков, чей проект давно закончился, тестовые учетные записи интеграторов и бывшие сотрудники, которых забыли уволить в портале. Все они расходуют лимит.

1. Откройте «Мой тариф» > «Лимиты тарифа» и запишите, сколько мест вмещает тариф и сколько занято.
2. В списке сотрудников найдите экстранет-пользователей. Их проще всего узнать по желтому имени и отметке «Экстранет».
3. По каждому внешнему пользователю спросите ответственного руководителя, идет ли еще работа с этим подрядчиком.
4. Тех, с кем работа закончена, увольте в портале или исключите из списка сотрудников, как советует справка при превышении лимита.
5. Подрядчиков, которым нужны только задачи и файлы по одному направлению, переведите на работу через гостей проекта. Порядок такой: сначала пригласите гостем, потом отключите старую учетную запись, чтобы человек не остался без доступа посреди работы.
6. Заведите правило: внешнюю учетную запись создает только администратор портала по заявке руководителя, с датой окончания работ.

Раз в квартал стоит повторять проверку. Пятнадцати минут хватит, а свободные два-три места в запасе избавят от ситуации, когда новый менеджер в первый рабочий день не может войти в CRM.

Сколько мест закладывать под внешнюю команду: расчет на примере

Места под внешних пользователей считают так же, как под штат: по числу людей, которым нужна учетная запись, плюс запас. Цифры ниже условные, они показывают логику расчета.

Компания на тарифе Стандартный, лимит 50 мест. В штате 41 человек, работающий в портале. Весной планируют нанять четырех менеджеров. Внешних людей семеро: три оператора колл-центра работают в сделках, бухгалтер на аутсорсе ведет счета в CRM, а дизайнер, таргетолог и копирайтер агентства делают задачи по рекламе.

Кто	Человек	Нужна учетная запись	Мест в лицензии
Штат сейчас	41	Да	41
Найм весной	4	Да	4
Колл-центр на аутсорсе	3	Да, работают в сделках	3
Бухгалтер на аутсорсе	1	Да, работает со счетами в CRM	1
Команда агентства	3	Нет, хватит гостей проекта	0
Всего мест			49 из 50

Если бы агентство подключили обычными пользователями, к весне компании понадобилось бы 52 места, то есть переход на следующий тариф. С гостями расчет укладывается в текущий лимит, но запас всего одно место. Руководителю здесь полезно знать заранее, что следующий найм уже потребует смены тарифа, и заложить это в бюджет, а не узнавать в день выхода нового сотрудника.

Отдельный случай, когда у подрядчика свой Битрикс24. Крупные агентства и интеграторы часто ведут задачи клиентов у себя. Тогда лицензия отходит на второй план, и решать нужно, где живет общая работа: в вашем проекте с гостями от агентства или в связке двух порталов. Варианты такой связки мы описывали в материале о том, как связать несколько порталов Битрикс24 между собой.

Чем отличается ситуация в коробочной версии

В коробочном Битрикс24 лицензия тоже покупается на определенное число пользователей, но правила подсчета зависят от редакции и условий конкретной лицензии. Справка по облаку, на которую мы ссылались выше, к коробке напрямую не относится. Если у вас коробка, уточните у партнера, как в вашей редакции считаются внешние пользователи, прежде чем заводить подрядчикам учетные записи. Это лучше сделать до подключения внешней команды, а не после первого отказа во входе.

Как правильно докупить места, если они действительно нужны

Если после чистки списка мест все равно не хватает, тариф подбирают под реальное число пользователей с учетом найма на год вперед. Сезонные сотрудники, внешний колл-центр и подрядчики с доступом к CRM должны быть в этом расчете отдельной строкой. Тогда тариф не придется менять каждые три месяца.

B2BPRO.KZ официальный партнер Битрикс24 в Казахстане. Мы выставляем счет в тенге, продаем лицензии с закрывающими документами и помогаем посчитать, сколько мест нужно с учетом внешних пользователей. Перед покупкой можно прислать нам выгрузку списка пользователей, и мы подскажем, кого перевести в гости, а кого оставить в лицензии. Чтобы купить лицензию Битрикс24 через официального партнера, оставьте заявку на странице, и мы подготовим счет.

Порядок действий на каждого нового подрядчика простой. Сначала его оценивают по доступу к CRM и сроку работы. Тем, кому CRM не нужна, достаточно гостевого доступа в проект или ссылки на документ. Учетную запись получают только те, кто работает с клиентами и сделками, и их сразу закладывают в лицензию как обычных сотрудников.

Частые вопросы

Считается ли экстранет-пользователь в лимите тарифа Битрикс24?

Да, считается. По справке Битрикс24 экстранет-пользователи входят в общее число пользователей тарифа наравне с сотрудниками. Поэтому на тарифе Стандартный с 50 местами каждый внешний пользователь с учетной записью экстранета уменьшает число мест для штата. Учетные записи подрядчиков, с которыми работа закончена, лучше сразу отключать.

Можно ли бесплатно пригласить подрядчика в Битрикс24?

Да, можно, если пригласить его гостем в проект. Гостя зовут из главного чата проекта по ссылке, номеру телефона или e-mail, и он работает с задачами, файлами и чатом этого проекта. Справка описывает гостей как внешних участников, которых нет в вашем Битрикс24. Для надежности сверьте счетчик во вкладке «Лимиты тарифа» до и после приглашения.

Что будет, если пригласить больше людей, чем позволяет тариф?

Войти смогут только первые пользователи в пределах лимита, остальные увидят уведомление о превышении и окажутся в очереди. Счетчик мест обновляется раз в 30 дней, и до этого лишние пользователи в портал не попадут. Решение: уволить в портале неактивных пользователей или перейти на тариф с большим числом мест.

Нужна ли подрядчику учетная запись, чтобы согласовать документ или доску?

Нет, не нужна. В Битрикс24 есть публичный доступ к документам и доскам по ссылке на чтение или изменение, совместное редактирование с внешними участниками, а также доступ по паролю и по времени. Внешних участников можно пригласить и на видеозвонок. Место в лицензии для этого не расходуется.

Можно ли перевести экстранет-пользователя в обычные сотрудники?

Да. В профиле экстранет-пользователя нажмите на отметку «Экстранет» и выберите «Перевести в интранет». После этого человек становится полноценным сотрудником портала и получает доступ к разделам по правам своей роли. Место в лицензии он занимал и раньше, поэтому лимит при переводе не меняется.