Один контакт и несколько компаний в Битрикс24: как привязать без дублей

Чтобы один контакт в Битрикс24 был связан с несколькими компаниями, откройте карточку контакта, нажмите на поле «Компания», выберите первую компанию, затем нажмите «Добавить участника» и выберите следующую. После сохранения контакт появится в карточке каждой компании. Создавать второй контакт с тем же человеком под другую компанию не нужно: так и возникают дубли.

Ситуация знакома почти каждой компании, которая работает с юрлицами. Один и тот же бухгалтер на аутсорсе ведет учет у трех ваших клиентов. Директор владеет двумя ТОО и закупает то от одного, то от другого. Менеджер, не найдя человека в нужной компании, создает его заново, и через полгода в CRM три карточки одного человека с разными телефонами, разной историей звонков и разными ответственными. Привязать человека к нескольким компаниям можно в одной карточке, а со сделками при этом есть пара особенностей, о которых лучше знать заранее.

Можно ли в Битрикс24 привязать один контакт к нескольким компаниям?

Да, это штатная возможность CRM. В справке Битрикс24 о связи компаний, контактов и сделок прямо сказано: контакт можно связать с несколькими компаниями, а компанию с разными контактами. Пример из той же справки: директор и бухгалтер одной организации или один человек, который работает в двух компаниях.

Чтобы дальше не путаться, договоримся о терминах. Контакт в Битрикс24 — это карточка физического лица: имя, телефон, e-mail, мессенджеры. Компания — это карточка юридического лица: клиента, партнера, поставщика или другого контрагента, так ее определяет статья справки о компаниях в CRM. Связь между ними двусторонняя: привязали контакт к компании в карточке контакта, и в карточке компании этот контакт тоже появится.

Правила связей для трех основных сущностей удобно держать перед глазами:

Карточка	Сколько компаний	Сколько контактов
Контакт	Несколько	Не применяется
Компания	Не применяется	Несколько
Сделка	Только одна	Несколько

Последняя строка важна для практики. Контакт может быть связан хоть с пятью компаниями, но каждая сделка относится только к одной из них. Об этом подробнее ниже.

Как привязать контакт к нескольким компаниям: пошагово

Привязка делается в карточке контакта за минуту. Порядок по справке Битрикс24:

1. Перейдите в CRM, раздел «Клиенты», затем «Контакты», и откройте карточку нужного человека.
2. Нажмите на поле «Компания».
3. Начните вводить название компании и выберите ее из списка. Если компании еще нет в CRM, введите название и нажмите «Создать новую компанию».
4. Чтобы привязать вторую компанию, нажмите «Добавить участника» и выберите ее так же. Повторите для третьей и следующих.
5. Нажмите «Сохранить».

После сохранения в карточках всех выбранных компаний автоматически заполнится поле «Контакт». Ничего дополнительно открывать и связывать с другой стороны не нужно.

Если поля «Компания» в карточке контакта не видно, значит его скрыли при настройке карточки. Верните его так: в любом разделе карточки нажмите «Выбрать поле», найдите «Компания» в списке или через поиск, отметьте галочкой и нажмите «Выбрать». Это частая причина обращений: администратор когда-то убрал поле, чтобы карточка была короче, а менеджеры решили, что привязать компанию нельзя.

Связать элементы CRM могут администратор портала и сотрудники с правами на добавление или изменение элементов. Если у менеджера права только на просмотр чужих контактов, привязать к ним компанию он не сможет, и это тоже стоит проверить, прежде чем искать ошибку.

Как привязать контакты со стороны компании

Со стороны компании связь настраивается тем же способом. Откройте карточку компании, нажмите на поле «Контакт», выберите человека из списка, а для следующего нажмите «Добавить участника». Справка Битрикс24 описывает этот путь как зеркальный: результат одинаковый, с какой бы стороны вы ни начали.

Каким способом пользоваться, зависит от задачи:

• Пришел новый человек от уже известной компании, например новый закупщик. Удобнее начать с карточки компании и добавить контакт там.
• Известный вам человек перешел в другую компанию или открыл свое ТОО. Удобнее начать с карточки контакта и добавить ему новую компанию, сохранив старую связь и историю.

Во втором случае не удаляйте старую компанию из карточки, если с ней еще есть открытые сделки или вы хотите видеть историю. Связь можно оставить, а в комментарии или в отдельном поле указать, что человек там больше не работает.

Когда один человек связан с клиентом и с поставщиком

Контакт можно привязать к компаниям разных типов, и это частый случай в B2B. По умолчанию в Битрикс24 есть четыре типа компаний: клиенты, поставщики, партнеры и конкуренты. Список можно изменить или дополнить в разделе CRM, «Еще», «Настройки», «Настройки CRM», «Справочники», вкладка «Тип компании».

Пример: директор небольшого ТОО покупает у вас оборудование, а его второе ТОО поставляет вам комплектующие. Это одна карточка контакта и две компании: одна с типом «Клиент», другая с типом «Поставщик». Звонок директора попадает в одну карточку, и менеджер сразу видит, что человек одновременно покупатель и поставщик. Это полезно, например, при обсуждении взаимозачета или когда закупщик и продавец вашей компании звонят ему в один день и не знают друг о друге.

Если завести две отдельные карточки контакта, по одной на каждое ТОО, такой картины не будет. Отдел закупок и отдел продаж будут видеть только свою половину истории.

Где посмотреть все компании контакта

Полный список компаний контакта виден в поле «Компания» в его карточке. Здесь есть деталь, которая сбивает с толку: если к контакту привязано несколько компаний, на вкладке «Связи» отображается только последняя добавленная. Остальные смотрите в поле «Компания» и на вкладке «История». Так написано в справке, и именно поэтому менеджеры иногда думают, что вторая привязка не сохранилась, и создают контакт заново.

Если ваша команда регулярно работает с людьми, которые представляют несколько юрлиц, предупредите об этой особенности на внутреннем инструктаже. Одна фраза «смотрите поле Компания, а не вкладку Связи» экономит десятки дублей.

Как привязать контакт к компании в мобильном приложении

В мобильном приложении Битрикс24 контакт тоже привязывается к компании через карточку. По справке о работе с компаниями в мобильной CRM, при создании компании вручную есть поле «Контакт»: выберите в нем человека из списка, и он будет связан с компанией. Если в мобильной карточке нет нужного поля, его добавляют в версии для компьютера.

Это удобно менеджерам на выезде: после встречи с новым закупщиком клиента его можно сразу добавить к компании с телефона. Главное, перед созданием нового контакта поискать человека по номеру, чтобы не завести дубль прямо на встрече.

Почему появляются дубли контактов, когда у человека несколько компаний

Дубль почти всегда появляется в момент, когда сотрудник создает новый контакт вместо того, чтобы найти существующий. Самые частые сценарии, которые мы видим на проектах B2BPRO.KZ:

1. Контакт создают внутри новой сделки. Менеджер открывает сделку с ТОО «Бета», в поле «Клиент» пишет имя бухгалтера, не замечает, что такой человек уже есть у ТОО «Альфа», и нажимает «Создать новый контакт».
2. В имя контакта вписывают компанию. Карточки «Айгерим (Альфа)» и «Айгерим (Бета)» выглядят аккуратно, но это два контакта с разной историей. Связь с компанией для этого и придумана, вписывать ее в имя не нужно.
3. Человек звонит или пишет с другого номера. Он звонит с рабочего телефона второй компании, а CRM не находит номер и создает новый лид или контакт. Подробно о том, почему так происходит со звонками, мы писали в статье почему входящий звонок создает новый лид вместо привязки к клиенту.
4. Лид конвертируют в сделку. При переводе лида в сделку можно случайно создать новый контакт вместо выбора существующего. Порядок правильной конвертации разобран в материале как конвертировать лид в сделку без дублей контактов и компаний.
5. Базу импортируют из файла. При загрузке базы из Excel один и тот же человек в строках разных компаний превращается в несколько контактов.

Почти во всех этих случаях сотрудник ищет человека по имени, а имя плохой ключ: «Айгерим» в CRM может быть двадцать.

Как привязать контакт к компании и не создать дубль

Ищите существующий контакт по телефону или e-mail, а уже потом создавайте новый. Поле «Клиент» в карточке сделки, лида и других элементов это позволяет: по справке о поле «Клиент», можно начать вводить имя, название компании, телефон или e-mail, и CRM покажет до 20 подходящих вариантов. Если нужного элемента в списке нет, введите больше символов, чтобы сузить поиск.

Рабочее правило для отдела продаж выглядит так:

Ситуация	Как делать	Как не делать
Человек из новой для вас компании, но вы его уже знаете	Найти контакт по телефону и добавить ему компанию через «Добавить участника»	Создать новый контакт под новую компанию
Новая сделка с человеком из второй компании	Выбрать в сделке нужную компанию и существующий контакт	Набрать имя и нажать «Создать новый контакт»
Человек сменил работу	Добавить новую компанию, старую связь оставить для истории	Переименовать контакт или создать второй
У человека два рабочих номера	Добавить второй номер в ту же карточку	Завести отдельный контакт на каждый номер

Последняя строка неочевидна, но важна. Если второй номер человека есть в его карточке, следующий звонок с этого номера CRM привяжет к нему, а не создаст нового клиента.

Что происходит со сделкой, когда у контакта несколько компаний

В сделке может быть только одна компания и сколько угодно контактов. Поэтому сделка всегда «принадлежит» одному юрлицу, даже если контакт в ней представляет три. Если человек закупает от двух ТОО, заводите на каждое ТОО свою сделку и выбирайте в ней нужную компанию.

При заполнении поля «Компания» в сделке есть поведение, которое стоит знать заранее. Справка описывает его так:

• Когда вы выбираете компанию, все связанные с ней контакты автоматически добавляются в сделку и заменяют контакты, добавленные вручную.
• Лишние контакты, которые подтянулись вместе с компанией, можно удалить из сделки крестиком рядом с именем.
• Когда вы создаете следующую сделку с этой же компанией, в нее автоматически добавятся только те контакты, которые были в последней сделке. Остальные контакты компании остаются с ней связанными, но в новую сделку их нужно добавлять вручную.

Поэтому в новой сделке сначала выберите компанию, потом проверьте список контактов и при необходимости поправьте его. Если сделать наоборот, сначала вписать контакт, а потом компанию, ручной выбор контакта будет заменен контактами компании, и менеджер может этого не заметить.

Руководителю отдела продаж стоит помнить, что отчеты по компаниям строятся по полю «Компания» в сделках. Если человек представляет два ТОО, а менеджер заводит все сделки на одно из них, аналитика по второму клиенту окажется пустой, хотя продажи были.

Если дубли уже есть: в каком порядке наводить порядок

Если в CRM уже несколько карточек одного человека, сначала объедините их, а потом настраивайте связи с компаниями. Само объединение подробно описано в нашей инструкции как объединить дублирующиеся контакты в Битрикс24, повторять его здесь не будем. Перед объединением полезно сделать три вещи:

1. Выписать, к каким компаниям привязана каждая из карточек-дублей. После объединения проверьте, что в итоговой карточке в поле «Компания» есть все они.
2. Решить, какой ответственный останется у объединенного контакта. Если дубли вели разные менеджеры, договоритесь до объединения, иначе один из них потеряет клиента из своего списка.
3. Проверить открытые сделки с каждым дублем. После объединения убедитесь, что в каждой сделке стоит правильная компания.

Если дублей сотни, ручное объединение займет недели. В таких случаях обычно сначала разбирают базу выгрузкой и группировкой по телефонам, а потом объединяют пачками. Такую работу лучше планировать отдельно, а не делать между звонками.

Пример: дистрибьютор и бухгалтер на аутсорсе

Иллюстрация на условном примере. Дистрибьютор строительных материалов в Алматы продает трем ТОО одного владельца. Счета и акты со стороны клиента ведет один и тот же бухгалтер на аутсорсе. Закупщики у всех трех ТОО разные.

Как это выглядит в CRM, если настроено правильно:

• Три компании, по одной на каждое ТОО, с реквизитами.
• Один контакт владельца, привязанный ко всем трем компаниям.
• Один контакт бухгалтера, тоже привязанный ко всем трем.
• Три контакта закупщиков, каждый привязан к своей компании.
• Сделки заводятся на конкретное ТОО. В сделке стоит одна компания, ее закупщик и при необходимости бухгалтер.

Что получает компания при такой схеме. Когда бухгалтер звонит, менеджер видит одну карточку со всей историей по трем ТОО и сразу понимает, о каком счете речь. Когда владелец просит общую сверку, руководитель видит все его компании в одном поле. Когда закупщик уходит, его контакт отвязывают от компании, а история остается.

Как это выглядит, если настроено неправильно: шесть-семь карточек бухгалтера и владельца с подписями в скобках, звонки разбросаны по разным карточкам, ответственные разные, и никто не помнит, кто последним обещал отправить акт.

Что настроить заранее, чтобы связи не ломались

Инструкция помогает, только если ей следует весь отдел. Несколько настроек заметно снижают число ошибок:

• Проверьте, что в карточке контакта поле не скрыто, а в карточке сделки поле «Клиент» показывается всегда. В настройках поля «Клиент» есть опция «Показывать всегда» и возможность выбрать очередность: что показывать сначала, контакты или компанию.
• Поле «Клиент» можно сделать обязательным на нужной стадии сделки. Тогда менеджер не сохранит сделку без клиента и не оставит ее «ничьей».
• Напишите короткий регламент, одну страницу для отдела продаж: искать по телефону, не писать компанию в имени, в сделке сначала выбирать компанию. Это закрывает большинство дублей без всякой автоматизации.
• Раз в месяц руководитель или администратор смотрит новые контакты за месяц на повторы имен и телефонов.

Настройка карточек, прав доступа и регламента обычно занимает немного времени, но требует понимания, как ваш отдел продаж реально работает с клиентами. Если не хватает времени разобраться самому или дубли уже накопились, наша техподдержка Битрикс24 работает 24/7: поможем настроить связи контактов и компаний, вернуть скрытые поля и навести порядок в базе.

Частые вопросы

Можно ли привязать один контакт к нескольким компаниям в Битрикс24?

Да, это стандартная возможность CRM. Откройте карточку контакта, нажмите на поле «Компания», выберите первую компанию, затем нажмите «Добавить участника» и выберите следующую. После сохранения контакт автоматически появится в поле «Контакт» в карточке каждой выбранной компании.

Почему в карточке контакта видна только одна компания?

Скорее всего, вы смотрите вкладку «Связи». Если к контакту привязано несколько компаний, на этой вкладке отображается только последняя добавленная. Полный список компаний видно в поле «Компания» в карточке контакта и на вкладке «История». Повторно создавать контакт не нужно.

Можно ли добавить в одну сделку две компании?

Нет, в сделке может быть только одна компания и несколько контактов. Если человек закупает от двух юрлиц, заведите на каждое юрлицо отдельную сделку и выберите в ней нужную компанию. Так отчеты по компаниям будут правильными.

Почему контакты в сделке поменялись после выбора компании?

Так работает поле «Клиент»: при выборе компании все связанные с ней контакты автоматически добавляются в сделку и заменяют добавленных вручную. Лишние можно убрать крестиком рядом с именем. Чтобы избежать путаницы, в новой сделке сначала выбирайте компанию, а потом проверяйте список контактов.

Как не создавать дубли контактов при работе с несколькими компаниями?

Ищите человека в поле «Клиент» по телефону или e-mail, а не по имени: CRM покажет до 20 подходящих вариантов. Если контакт найден, добавьте ему компанию, а не создавайте новую карточку. Не вписывайте название компании в имя контакта, для этого есть связь с компанией.