Сотрудников больше лимита лицензии: как расширить коробочный Битрикс24 и из чего считается доплата

Если сотрудников стало больше, чем позволяет лимит пользователей коробочного Битрикс24, расширить лицензию можно двумя способами. На редакциях «Интернет-магазин + CRM» и «Корпоративный портал» это переход на редакцию с большим числом мест, и неизрасходованный срок текущей лицензии зачитывается. На «Энтерпрайзе» докупают расширение на каждую 1000 пользователей.

Обычно вопрос всплывает буднично. Отдел продаж вырос, HR завел карточки новичков, а портал отказывается пускать еще троих. Руководитель просит «докупить три места», бухгалтерия ждет счет на три места, а у коробки такой позиции в прайсе просто нет. Расчет начинается с редакции: у каждой свои ступени, свой способ пересчитать остаток оплаченного срока, а у «Энтерпрайза» еще и своя ловушка, если до продления осталось несколько месяцев.

Какой лимит пользователей у коробочного Битрикс24 в каждой редакции

Лимит пользователей Битрикс24 в коробке задан самой редакцией: у каждой лицензии в названии зашито число мест. Лимит пользователей — это максимальное количество учетных записей сотрудников, которые могут одновременно работать в портале по одной лицензии. Сейчас вендор продает такие ступени (по официальной странице цен на коробочную версию):

Редакция	Ступени по числу пользователей	Как растет лимит
Интернет-магазин + CRM	12 пользователей	Только переходом на другую лицензию
Корпоративный портал	50, 100, 250, 500 пользователей	Переходом на следующую ступень или на «Энтерпрайз»
Энтерпрайз	от 1000 пользователей с шагом 1000	Расширением на каждую 1000 пользователей

С 14 марта 2022 года все эти лицензии срочные: в названии стоит пометка «(12 мес.)», и через год лицензию нужно продлевать. Об этом прямо сказано в статье поддержки о новом типе лицензирования коробки. Там же указано, что вместо прежних «Энтерпрайз» на 5000 и 10 000 пользователей теперь продается расширение на каждую 1000 пользователей. Поэтому старые схемы из форумов пятилетней давности для расчета не годятся.

Для редакции «Интернет-магазин + CRM» справка поддержки отвечает коротко: количество пользователей расширяется переходом на другую лицензию. Тринадцатый сотрудник в такой портал без смены редакции не попадет.

Кто на самом деле занимает места в лицензии

Прежде чем считать доплату, проверьте, сколько мест вам действительно нужно. Почти в каждом портале, который работает дольше двух лет, часть лимита съедают учетные записи людей, которые уже не работают в компании или заходили один раз.

На проектах B2BPRO.KZ мы чаще всего видим три источника «лишних» пользователей. Первый: уволенные сотрудники, которых забыли уволить и в портале. Второй: служебные учетные записи, созданные под интеграцию, тестирование или общий ящик. Третий: сотрудники смежных компаний холдинга, которых пригласили «на время» и не отключили. Иногда после такой чистки оказывается, что переход на старшую редакцию можно отложить на полгода.

Здесь важна аккуратность. Учетную запись уволенного сотрудника лучше деактивировать через увольнение. Удалять ее не стоит: за ней остаются задачи, сделки и история переписки, и все это должно перейти к преемнику. Если вы работаете с подрядчиками и внешними участниками проектов, отдельно проверьте, как ваша редакция учитывает их в лимите. На эту тему у нас есть разбор о том, нужно ли покупать места внешним пользователям и подрядчикам.

Полезно заранее собрать три цифры: сколько сейчас активных сотрудников, сколько придет в ближайшие 12 месяцев по плану найма и сколько учетных записей можно освободить. От них зависит, на какую ступень переходить.

Как расширить лицензию Битрикс24 на «Корпоративном портале»

На «Корпоративном портале» лицензию расширяют переходом на ступень с большим количеством пользователей: например, с 100 на 250. Отдельной позиции «плюс пять мест» у этой редакции нет. Порядок перехода закреплен в правилах приобретения лицензий и переходов 1С-Битрикс (редакция от 24.08.2026).

Практически переход выглядит так:

1. Администратор или партнер проверяет текущую редакцию, ключ и дату окончания лицензии.
2. Компания считает нужную ступень с учетом найма на год вперед и освобожденных мест.
3. Партнер выставляет счет на лицензию нужной редакции.
4. После оплаты лицензия активируется, и срок новой лицензии увеличивается на неизрасходованный оплаченный срок текущей.
5. Администратор проверяет в портале, что лимит вырос, и только после этого приглашает новых сотрудников.

Учтите один технический нюанс из справки поддержки: срочные лицензии коробочной версии активируются автоматически на 8-й день после отгрузки, если владелец не сделал этого сам. Если новички уже вышли на работу, неделя ожидания обойдется дороже пяти минут: активируйте лицензию сразу и проверьте результат.

Из чего считается доплата при переходе на старшую редакцию

Доплата за переход между срочными лицензиями коробки складывается из полной цены новой редакции, а оплаченный остаток старой лицензии возвращается вам временем. По правилам вендора, при переходе на другой тип срочной лицензии срок новой лицензии увеличивается на неизрасходованный срок текущей «с учетом стоимости новой лицензии».

На этом месте чаще всего ошибаются в расчетах: остаток срока переносится не один к одному. Если у вас осталось шесть месяцев на «Корпоративном портале — 100», к новой лицензии на 250 пользователей добавится меньше шести месяцев, потому что каждый месяц старшей редакции стоит дороже. Остаток пересчитывается в деньгах, а затем снова в днях, уже по цене новой лицензии.

Вот иллюстрация в условных единицах. Цифры придуманы для наглядности, реальную стоимость в тенге назовет партнер на дату оплаты.

Параметр	Значение в примере
Текущая лицензия	Корпоративный портал — 100, цена 100 у. е. в год
Остаток оплаченного срока	6 месяцев, то есть 50 у. е.
Новая лицензия	Корпоративный портал — 250, цена 150 у. е. в год
Платеж сейчас	150 у. е. за новую лицензию
Во что превращается остаток	50 у. е. / 150 у. е. × 12 месяцев = 4 месяца
Срок новой лицензии	12 + 4 = 16 месяцев

Из примера видно, что «доплата» в бухгалтерском смысле равна полной цене новой редакции, а остаток старой лицензии вы получаете дополнительными месяцами работы. Для бюджета это значит две вещи. Сумма в счете будет больше, чем ожидает финансовый директор, если он считает только разницу цен. Зато следующее продление сдвинется на несколько месяцев вперед, и это стоит отразить в плане расходов на следующий год.

Когда людей становится больше постепенно, считайте два сценария: переход на ближайшую ступень сейчас и переход через одну ступень сразу. Если по плану найма через полгода вы снова упретесь в лимит, второй переход съест часть выгоды от пересчета. Сразу взять редакцию с запасом часто дешевле, чем подниматься на ступень дважды за год.

Почему переход на «Энтерпрайз» выгоднее планировать к концу срока

Переход на «Энтерпрайз» устроен иначе, чем переход между ступенями «Корпоративного портала»: неизрасходованный срок текущей лицензии в этом случае не зачитывается. Правила вендора отдельно оговаривают, что пересчет остатка не применяется к срочным лицензиям типа «Энтерпрайз». При переходе на «Энтерпрайз» срок новой лицензии считается с даты ее активации, а лицензия, с которой вы перешли, прекращается.

Для компании на «Корпоративном портале — 500», которая перерастает 500 человек, это прямые деньги. Если до окончания лицензии осталось девять месяцев, при переходе на «Энтерпрайз» эти девять месяцев просто сгорят. Поэтому переход на «Энтерпрайз» имеет смысл планировать ближе к дате окончания текущей лицензии, а до тех пор освобождать места чисткой неактивных учетных записей.

Если ждать нельзя (например, открывается новый филиал на 80 человек), это решение для руководителя. Сгоревший остаток лицензии сравнивают с потерями от того, что новые сотрудники месяцами работают вне системы. Чаще всего второе обходится дороже, но цифры стоит положить на стол до оплаты.

Как докупить пользователей Битрикс24 на «Энтерпрайзе»

На «Энтерпрайзе» пользователей докупают расширением лицензии на каждую 1000 пользователей, редакцию при этом менять не нужно. Такое расширение появилось вместе с переходом коробки на срочные лицензии и заменило прежние расширения на 5000 и 10 000 пользователей.

Расширение лицензии — это отдельная покупка, которая увеличивает возможности уже действующей лицензии, в нашем случае количество пользователей. Как работают расширения, описано в условиях использования расширений лицензий 1С-Битрикс24. Для расчета важны три пункта:

1. Расширение активируется автоматически в день поступления оплаты в 1С-Битрикс или вводом активационного кода.
2. Срок использования расширения равен сроку, указанному в его названии.
3. Если основная лицензия закончилась, расширение продолжает работать в рамках новой лицензии, но не дольше собственного срока. Срок расширения не замораживается в промежутке между старой и новой лицензией.

Последний пункт часто упускают. Расширение живет по своему календарю, и если основная лицензия продлена с опозданием, дни расширения в этот промежуток все равно идут. Даты окончания основной лицензии и расширений лучше вести в одной таблице и продлевать вместе.

Как расширение лицензии влияет на продление

Каждое расширение лицензии Битрикс24 поднимает базу, от которой считается следующее продление. По правилам вендора льготное продление коробочной лицензии стоит 30% от действующей цены лицензии: формально это скидка 70% на новую лицензию того же типа.

Льготные условия действуют в окне: купить продление можно не раньше чем за 90 дней до окончания лицензии и не позже 15 дней после. Если пропустить и это окно, продление станет стандартным, без скидки. Справка поддержки предупреждает и о более жестком последствии: без продления доступ к продукту закрывается через 15 дней после окончания оплаченного срока.

Ситуация	Что происходит
Продление за 90 дней до окончания и до 15 дней после	Льготная цена, срок прибавляется к окончанию предыдущего периода
Продление позже 15 дней после окончания	Стандартная цена, год отсчитывается с момента активации
Продление на два года сразу	Не допускается, продлить можно только один раз в течение года

Отсюда практическое правило. Если вы переходите на старшую редакцию за пару месяцев до продления, считайте оба платежа вместе: сколько стоит переход и сколько будет стоить продление новой, более дорогой редакции. Иногда выгоднее сначала льготно продлить текущую лицензию, а затем перейти на старшую ступень с зачетом остатка. Иногда наоборот. Решают конкретная дата окончания и план найма, поэтому мы каждый раз считаем это на цифрах клиента.

Подробнее о том, как устроены льготное и стандартное продление, читайте в статье о продлении лицензии Битрикс24 без потери данных и скидок.

Пример: торговая компания перерастает «Корпоративный портал — 100»

Проще всего логику расчета увидеть на примере. Ситуация условная, но собрана из типичных обращений. У торговой компании 96 активных пользователей на «Корпоративном портале — 100», до окончания лицензии семь месяцев. Отдел продаж планирует нанять 20 менеджеров в течение года, еще 10 человек придут на склад и в бухгалтерию.

Первым делом администратор выгружает список пользователей. Находится 9 учетных записей уволенных сотрудников и 3 служебные записи, которые давно никто не использует. После увольнения и деактивации в портале остается 84 активных пользователя, и на первые 16 новичков места хватает без всякой покупки. Срочность снята, теперь можно считать спокойно.

Дальше два сценария. Если остаться на 100 местах до продления, к концу срока компания упрется в лимит примерно на середине плана найма. Если перейти на «Корпоративный портал — 250» через пару месяцев, остаток оплаченного срока пересчитается по цене новой лицензии и добавится к ней, а запаса мест хватит и на план найма, и на непредвиденный рост. Переход через ступень на 500 пользователей в этой ситуации избыточен: компания заплатит за места, которые не понадобятся в ближайшие годы, и поднимет базу для каждого будущего продления.

В итоговый расчет для руководителя попадают три суммы: стоимость новой лицензии сейчас, дата следующего продления с учетом добавленных месяцев и стоимость этого продления уже по цене старшей редакции. С этими цифрами решение занимает одно совещание.

Что проверить на сервере, когда пользователей становится больше

Рост лицензии на коробке почти всегда означает рост нагрузки на сервер, и этот расход не попадает в счет за лицензию. Сто новых активных сотрудников открывают CRM, загружают файлы, звонят и пишут в чатах одновременно.

До перехода стоит проверить запас по процессору, памяти и диску, а также настройки сервера очередей, через который работают чаты и уведомления. Если запаса нет, переход на старшую редакцию лучше совместить с пересмотром ресурсов. Ориентиры по нагрузке мы собрали в материале о том, сколько ресурсов нужно коробочному Битрикс24.

Что делать, если сотрудников уже больше лимита

Если люди уже вышли на работу, а места в лицензии кончились, действуйте по порядку, чтобы не переплатить в спешке:

1. Выгрузите список активных пользователей и отметьте тех, кто не заходил в портал больше месяца.
2. Уволенных сотрудников проведите через увольнение, передав их задачи и сделки преемникам. Так освобождаются места под новичков на ближайшие дни.
3. Уточните дату окончания текущей лицензии: от нее зависит, что выгоднее, переход сейчас или после продления.
4. Посчитайте ступень с запасом на план найма на 12 месяцев.
5. Если вы на «Корпоративном портале — 500» и перерастаете его, отдельно посчитайте, сколько оплаченного срока сгорит при переходе на «Энтерпрайз».
6. Запросите у партнера счет и проверьте в нем редакцию, количество пользователей и срок.
7. После оплаты активируйте лицензию сами, не дожидаясь автоматической активации, и проверьте, что лимит вырос.

Первые два шага занимают час работы администратора и часто снимают срочность вопроса. Остальные шаги касаются бюджета, и их можно считать без спешки.

Как оформить расширение лицензии в Казахстане

В Казахстане коробочную лицензию, переход на старшую редакцию и расширение «Энтерпрайза» оформляют через партнера Битрикс24 со счетом в тенге и закрывающими документами для бухгалтерии. B2BPRO.KZ работает с Битрикс24 с 2012 года и с 2024 года является официальным партнером Битрикс24 в Казахстане.

Мы проверим текущую редакцию и дату окончания ключа, посчитаем варианты перехода с учетом пересчета остатка и ближайшего продления и подскажем, что выгоднее в вашей ситуации. Если нужен только документ на оплату, получите счет на лицензию Битрикс24 у официального партнера. Если вместе с ростом штата нужно перестроить права доступа, воронки и интеграции, посмотрите наши услуги по внедрению и настройке Битрикс24.

Если вы еще выбираете между облаком и коробкой, логика мест там другая: в облаке пользователей поштучно не добавляют, лимит меняется вместе с тарифом. Как считается доплата в облаке, мы разобрали в статье о смене количества пользователей в лицензии Битрикс24, а сравнение вариантов «докупить или пересмотреть тариф» есть в материале о дополнительных местах в Битрикс24.

Частые вопросы

Можно ли докупить пять пользователей к коробочному Битрикс24?

Нет, на редакциях «Интернет-магазин + CRM» и «Корпоративный портал» поштучных мест нет. Лимит растет только переходом на следующую ступень: 50, 100, 250 или 500 пользователей. На «Энтерпрайзе» пользователей добавляют расширением на каждую 1000 человек, редакцию при этом менять не нужно.

Сгорит ли оплаченный срок лицензии при переходе на старшую редакцию?

При переходе между ступенями «Корпоративного портала» остаток не сгорает: неизрасходованный срок пересчитывается по цене новой лицензии и добавляется к ее сроку. Исключение составляет переход на «Энтерпрайз»: срок новой лицензии считается с даты активации, а остаток прежней лицензии не зачитывается.

Как расширение лицензии влияет на стоимость продления?

Продление считается от цены той лицензии, которая у вас действует. Льготное продление коробки стоит 30% от действующей цены лицензии, поэтому после перехода на старшую редакцию ежегодный платеж за продление тоже вырастет. Это расход, который стоит заложить в бюджет на следующий год сразу при переходе.

Сколько ждать активации после оплаты расширения?

Расширение активируется автоматически в день поступления оплаты в 1С-Битрикс или вводом активационного кода. Срочные лицензии коробки, если владелец не активировал их сам, включаются автоматически на 8-й день после отгрузки. Чтобы новички не ждали, активируйте лицензию сразу после получения и проверьте, что лимит вырос.